新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

吳倩

【摘? 要】隨著時代的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，當(dāng)前我國科技得到高速發(fā)展，且基本進(jìn)入信息化社會。大數(shù)據(jù)在社會各行各業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用，特別是在檔案管理工作中，通過對大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，檔案管理工作的效率和質(zhì)量均得到了顯著提升。事業(yè)單位中存儲了大量的檔案，所以對大數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)合理的應(yīng)用具有重要意義。因此，論文主要對新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略進(jìn)行相應(yīng)探索。

【Abstract】With the development of the times and the continuous improvement of economic level， at present， China's science and technology has been developing at a high speed， and China has basically entered the informatization society. Big data has been widely used in all walks of life in society， especially in archives management work. Through the application of big data， the efficiency and quality of archives management work have been significantly improved. A large number of archives are stored in public institutions， so it is of great significance to apply big data scientifically and reasonably. Therefore， the paper mainly explores the strategies of informatization construction of archives management in public institutions under the new situation.

【關(guān)鍵詞】新形勢;事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

【Keywords】new situation; public institutions; archives management; informatization construction

【中圖分類號】G270.7;D630? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）07-0007-02

1 引言

當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代隨之到來，大數(shù)據(jù)得到了越來越廣泛的應(yīng)用。對于事業(yè)單位來說，對大數(shù)據(jù)進(jìn)行應(yīng)用，其在發(fā)展過程中能夠具有更多優(yōu)勢。從實(shí)際情況來看，事業(yè)單位中的檔案管理工作能夠?qū)Ω鞣矫婀ぷ鞯拈_展產(chǎn)生重要影響，并且對大數(shù)據(jù)思維模式進(jìn)行應(yīng)用，有利于改進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理方式方法。

2 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要性

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集及分析均具有一定的復(fù)雜性，所以開展相應(yīng)的工作還需以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)。根據(jù)目前的情況來看，我國多個行業(yè)均已對大數(shù)據(jù)進(jìn)行不同程度的應(yīng)用。作為與人民群眾日常生活具有密切關(guān)聯(lián)性的組織，事業(yè)單位有必要對大數(shù)據(jù)進(jìn)行充分應(yīng)用，以提升工作的便捷性，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率及質(zhì)量的提升，可見對大數(shù)據(jù)進(jìn)行應(yīng)用，有利于推動事業(yè)單位管理工作的創(chuàng)新及發(fā)展。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

3.1 檔案管理制度不健全

根據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作目前的情況來看，檔案的載體已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，但是其管理模式仍然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，而傳統(tǒng)的管理標(biāo)準(zhǔn)只有一小部分能夠適用于當(dāng)代電子檔案管理之中，所以電子檔案的各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)以及法規(guī)制度的建立，是目前急需解決的重要問題。例如，在管理技術(shù)和管理方法方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案只要在使用結(jié)束之后進(jìn)行相應(yīng)的收集、整理、歸檔以及保存即可，不需注重其形成以及承辦的方式，而電子文件的歸檔工作則必須形成相應(yīng)的掃描流程、配備專業(yè)的電子設(shè)備，對形成的圖片要有格式、分辨率的標(biāo)準(zhǔn)要求。同時，相關(guān)工作人員有必要對其進(jìn)行管理和監(jiān)督，否則無法完成電子檔案的收集、管理以及歸檔工作。由此可見，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案從形成到最后歸檔的整個過程需要一套全新的管理模式，也就需要相關(guān)工作人員積極對檔案管理制度進(jìn)行改革和創(chuàng)新，以促使檔案管理制度得到有效的建立和健全。

3.2 基礎(chǔ)設(shè)施不完善

當(dāng)代的信息載體不斷多元化，管理對象逐漸實(shí)現(xiàn)電子數(shù)字化，同時，工作的方式也越來越現(xiàn)代化，受到以上各方面因素的影響，事業(yè)單位檔案館藏處于不斷發(fā)展壯大的狀態(tài)。從現(xiàn)代意義上來看，對事業(yè)單位檔案館進(jìn)行建設(shè)，有必要以實(shí)際發(fā)展情況為基礎(chǔ)，對當(dāng)前存在的面積不夠問題以及設(shè)備設(shè)施老化等多方面問題進(jìn)行切實(shí)解決。解決途徑主要為對技術(shù)設(shè)備進(jìn)行更新和完善、對檔案資源進(jìn)行發(fā)掘和整合，以促使檔案信息資源盡可能地得到強(qiáng)化，從而能夠?yàn)樯鐣娞峁└觾?yōu)質(zhì)的文化信息服務(wù)。

3.3 信息化水平低

當(dāng)前，多媒體信息技術(shù)已經(jīng)得到了高速發(fā)展，檔案載體已經(jīng)全面由傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)為電子格式，但是根據(jù)實(shí)際情況來看，事業(yè)單位沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，造成檔案信息無法共享，對于工作人員的職稱評定、退休工齡核對等，只能通過調(diào)檔的方式對檔案進(jìn)行查閱、審核。部分單位的檔案信息化管理工作不到位，例如，未對現(xiàn)代化的管理軟件進(jìn)行應(yīng)用，而主要依靠人工的方式進(jìn)行檢索，導(dǎo)致檔案的利用效率難以得到提升，這對檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展帶來了不利影響。

3.4 檔案管理人員素質(zhì)較低

目前，專業(yè)的檔案管理工作人才較為匱乏，且在一定程度上缺乏有效的工作經(jīng)驗(yàn)以及良好的專業(yè)技能，導(dǎo)致當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的需求難以得到有效滿足。同時，相關(guān)工作人員對于事業(yè)單位檔案管理工作的認(rèn)識不夠充分，未意識到檔案管理工作的重要性，也就不利于工作人員的工作積極性得到提升。另外，相關(guān)工作人員的計算機(jī)操作能力尚存在不足，同樣極易導(dǎo)致檔案管理工作難以得到發(fā)展。

3.5 檔案服務(wù)方式落后

應(yīng)用傳統(tǒng)方法對檔案進(jìn)行應(yīng)用，需要于檔案部門對檔案進(jìn)行閱讀，或參加檔案展覽等，而我國已經(jīng)基本進(jìn)入全面信息化的時代，人民群眾的工作、生活方式及環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化。以此為基礎(chǔ)，人民群眾對于信息的時效性更加關(guān)注，且對信息進(jìn)行獲取的渠道更加依賴于網(wǎng)絡(luò)，所以傳統(tǒng)意義上的手工、被動的檔案應(yīng)用方式，必然會逐漸被現(xiàn)代化的、便捷的、高效的管理方式所取代。

4 新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

4.1 強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)

信息化時代對檔案進(jìn)行管理的最終目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的一體化，以達(dá)到資源共享的目的，使檔案管理可以將其價值和作用發(fā)揮到最大。為了能夠?qū)⑦@一目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，就一定要強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)。事業(yè)單位需要做的是對新型科學(xué)技術(shù)進(jìn)行利用，將檔案信息自動化的處理方式實(shí)現(xiàn)，從而對檔案、文件等各項(xiàng)文件應(yīng)用一體化的管理模式，這樣就可以在對檔案進(jìn)行檢索的過程中，快速地找到所需要的文件。同時，要對不同類別的文件采取分類模式處理，如文字類、圖像類等，并在檔案信息處理過程中應(yīng)用新型技術(shù)，針對檔案管理中大量的信息采取有效性的管理模式。

4.2 加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)庫的管理

信息化時代人們交流的媒介主要以數(shù)字為主，通俗地講就是數(shù)據(jù)信息化。計算機(jī)在檔案管理工作中通過對數(shù)據(jù)庫的管理，可以將檔案信息進(jìn)行快速傳遞，然后通過計算機(jī)平臺對其進(jìn)行存儲。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)庫的管理，使數(shù)據(jù)庫的檔案管理和存儲能力能夠與時俱進(jìn)，滿足當(dāng)今社會所需。

4.3 強(qiáng)化檔案信息安全保障系統(tǒng)

針對資源信息開展管理工作向來十分重要，尤其是在政治建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及社會發(fā)展的過程中都有著非常重要的作用。在信息快速發(fā)展的當(dāng)今社會更是如此，采取保障信息安全性的有效措施極為必要，只有使信息的安全性得到保障，才可以使檔案管理系統(tǒng)更加完善，同時，這也是最基本的前提條件，所以應(yīng)該強(qiáng)化檔案信息安全保障系統(tǒng)。傳統(tǒng)的檔案管理模式雖然存在一些弊端，但不可否認(rèn)的是，傳統(tǒng)檔案信息管理中依然有一部分可取之處，因此，要多加利用，如傳統(tǒng)檔案信息管理嚴(yán)謹(jǐn)、有序的方式，在今天的信息時代中仍可以被采納。因此，將信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案信息管理中不是要將其替代，而是對傳統(tǒng)檔案信息管理進(jìn)行升級，以此滿足當(dāng)今社會的需求。

4.4 創(chuàng)新管理機(jī)制

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理機(jī)制已經(jīng)無法有效適應(yīng)當(dāng)前的電子化檔案管理系統(tǒng)，所以在大數(shù)據(jù)時代背景下，應(yīng)建立與新思維下的檔案管理方式相匹配的新制度。從多角度出發(fā)，對檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化，積極完善配套的終端設(shè)備，以促使管理工作的效率得到提升，同時，保障檔案管理工作能夠協(xié)調(diào)統(tǒng)一，最終使檔案管理的綜合水平得到顯著提升。

4.5 強(qiáng)化人才培養(yǎng)

為了有效提升大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作水平，有必要對檔案管理復(fù)合型人才進(jìn)行積極培養(yǎng)，因?yàn)闄n案管理工作不僅具有一定的復(fù)雜性，且專業(yè)性極強(qiáng)，將大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案管理工作之中，需要對海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行甄別和分析，為了避免數(shù)據(jù)流失和利用不充分，必須對專業(yè)水平較高的人才進(jìn)行應(yīng)用。由此可見，在大數(shù)據(jù)時代開展檔案管理工作，有必要對創(chuàng)新型管理人才進(jìn)行培養(yǎng)。

5 結(jié)語

目前，檔案管理模式雖然在傳統(tǒng)管理模式下有一定的改進(jìn)，但是隨著科技時代的快速發(fā)展，其已經(jīng)不能滿足社會檔案管理的需求，所需要對新型科學(xué)技術(shù)進(jìn)行進(jìn)一步利用，使檔案管理水平進(jìn)一步提升，使檔案管理更加安全。