新時期如何推進事業(yè)單位會計檔案管理工作規(guī)范化

楊小鴻

摘 要：新時期對事業(yè)單位會計檔案管理提出了更高的要求，尤其是在信息化背景下，事業(yè)單位要加快信息化建設進程，充分利用現(xiàn)代信息技術，在確保會計檔案管理效率提升的同時，促使事業(yè)單位會計檔案管理工作更加規(guī)范化，進而進一步促進事業(yè)單位的改革與發(fā)展?；诖?，本文主要分析新時期下事業(yè)單位會計檔案規(guī)范化管理的推進策略，以供參考。

關鍵詞：新時期;事業(yè)單位;會計檔案管理;規(guī)范化

隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，國家出臺了系列關于事業(yè)單位改革的方案方法，使得事業(yè)單位財務環(huán)境發(fā)生了較大的變化，事業(yè)單位財務工作不再是以往國家統(tǒng)一調撥與管理所有自己，而是需要事業(yè)單位實現(xiàn)財務自主和自理，以此促進事業(yè)單位的進一步改革與發(fā)展。而這正體現(xiàn)出了會計檔案的重要作用，因為會計檔案記錄了事業(yè)單位財務方面的發(fā)展過程，且由于財務工作涉及到單位各個方面，如人事、會計等，因此需要事業(yè)單位加強會計檔案的規(guī)范化管理，尤其是信息技術快速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位應充分利用信息技術，提高信息的收集、整理及分析的效率，并提高會計檔案管理信息化水平，進而促進事業(yè)單位的深入改革與發(fā)展。

一、當前事業(yè)單位會計檔案管理中主要存在的問題

（一）管理工作不到位

管理工作不到位是當前事業(yè)單位會計檔案管理工作中主要存在的矛盾之一，尤其是隨著大量數(shù)字化會計檔案的出現(xiàn)，在事業(yè)單位現(xiàn)有的專業(yè)檔案管理人員不足的情況下，許多檔案管理人員專業(yè)素質水平并不高。同時，當前許多事業(yè)單位的會計檔案管理制度也不完善，主要表現(xiàn)在現(xiàn)有的會計檔案管理制度在數(shù)字化方面并沒有作出太多的要求，并且存在工作職責模糊的問題，存在職責不清、權責不明的情況，以致于會計檔案管理工作具有較多的隱患。另外，還存在會計檔案利用程度不高的問題，主要是因為新舊會計檔案部分，有用的和無用的會計檔案都摻雜在一起，不能有效進行分類管理，不僅導致會計檔案管理的效率較低，同時也影響了會計檔案數(shù)據(jù)的有效利用。

（二）安全管理不足

安全問題始終是事業(yè)單位會計檔案管理工作中一個重點關注的問題，尤其是在數(shù)字化浪潮下，大量的檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)，如果不能夠有效保證會計檔案數(shù)據(jù)的安全性，勢必會給事業(yè)單位帶來嚴重的損失。然而從實際的情況來看，許多事業(yè)單位在會計檔案安全管理方面仍然存在許多不足，主要表現(xiàn)在：一是相關人員并不重視檔案的管理，使得檔案材料在收集過程中出現(xiàn)遺漏或缺失的情況，同時部分人員并不熟悉信息技術的操作，或者不重視信息技術的利用，在數(shù)據(jù)錄入時出現(xiàn)各種差異，影響了會計檔案數(shù)據(jù)的的真實性和權威性;二是在會計檔案防護技術方面待提升，所設置的網(wǎng)絡防火墻或者防盜軟件并不能夠滿足單位會計檔案管理系統(tǒng)的要求，容易出現(xiàn)信息泄露的問題，加之檔案管理人員操作不規(guī)范，在處理會計檔案數(shù)據(jù)時出現(xiàn)丟失或遺漏，從而給事業(yè)單位留下許多安全隱患。

（三）管理方式待更新

目前事業(yè)單位檔案管理人員仍然保留傳統(tǒng)的會計檔案管理方式，即以月度、季度和年度為周期進行管理，使得會計工作完成了但是對應的會計檔案資料卻沒有及時管理，導致會計資料滯后的現(xiàn)象發(fā)生，不僅會產(chǎn)生會計工作的誤差，而且也不便于利用會計檔案進行有效的核查。另外，許多事業(yè)檔案會計檔案管理模式也逐漸朝著數(shù)字化管理模式轉變，但這是一項長期的工作，且許多人員仍然受到傳統(tǒng)管理模式的影響，短時間內還不能夠很快適應新的管理模式，所以還需要不斷提升會計檔案管理人員的工作能力，以此更好地實現(xiàn)會計檔案管理的創(chuàng)新。

二、新時期事業(yè)單位會計檔案規(guī)范化管理的策略

（一）建立健全會計檔案管理制度

首先，事業(yè)單位要制定科學完善的會計檔案管理制度，明確會計檔案收集、整理的相關規(guī)定，并設立專門的會計檔案機構，以此對會計檔案進行統(tǒng)一的管理。其次，事業(yè)單位要重視內部環(huán)境的建設，加大硬件軟件的投入力度，為會計檔案管理工作營造良好的發(fā)展環(huán)境，同時對會計檔案管理流程進行細化處理，落實會計檔案管理的保密措施，包括硬件設備防潮、防磁等處理工作，以此增強會計檔案管理的質量。同時創(chuàng)新檔案管理的方法，正確認識到會計檔案數(shù)字化管理的重要性，落實相關的工作職責，并積極利用現(xiàn)代科技，優(yōu)化會計檔案管理工作的同時，維護會計檔案的安全性，從而促進事業(yè)單位會計檔案管理工作的發(fā)展。最后，強化檔案管理及人員的管理意識，提高檔案管理人員的責任心，強調會計檔案管理的重要性，并積極挖掘優(yōu)秀的人才，發(fā)揮每個人的優(yōu)勢及特長，從而促使工作效率的提高，實現(xiàn)會計檔案規(guī)范化管理。

（二）加快會計檔案管理信息化進程

新時期事業(yè)單位要想進一步推進會計檔案規(guī)范化管理，還需要加快會計檔案管理的信息化進程。為此，事業(yè)單位要加大信息化建設的力度，實現(xiàn)傳統(tǒng)會計檔案管理模式向數(shù)字化檔案管理模式的轉變，并制定規(guī)范化的數(shù)字化會計檔案工作標準，實現(xiàn)數(shù)字化的會計檔案管理，共享檔案信息，從而提高會計檔案信息的利用率。同時，借助信息技術進行電子會計檔案的分類、編輯、統(tǒng)計等工作，建立相應的會計檔案信息系統(tǒng)平臺，以便工作人員進行會計檔案的檢索及查閱。另外，由于會計檔案現(xiàn)代化管理實現(xiàn)標準化和規(guī)范化是一個長期的過程，需要全單位人員都了解檔案管理的規(guī)定，并嚴格按照規(guī)定進行規(guī)定進行檔案資料的編制，從而實現(xiàn)會計檔案規(guī)范化管理。

（三）提高會計檔案管理人員綜合素質

隨著科技的快速發(fā)展，事業(yè)單位財務管理工作進入了電子時代，相應的會計檔案管理也進入到了電子時代，促使了檔案管理方案的改變，這對會計檔案管理人員的要求更高，不僅要具備專業(yè)檔案管理知識，同時也要具備會計檔案信息化能力。為此，事業(yè)單位在推進會計檔案管理工作規(guī)范化的同時，要重視會計檔案管理人員素質的提升，積極引入優(yōu)秀的會計檔案管理人才，同時定期或不定期開展培訓，提高會計檔案管理人員的綜合能力，從而更好地促進會計檔案管理工作的順利開展。

結 語

綜上所述，新時期事業(yè)單位要想推進會計檔案規(guī)范化管理，要加快完善會計檔案管理制度，并積極應用科技手段，實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化管理，提高人員綜合素質，以此提高會計檔案管理的效率，從而滿足新時期事業(yè)單位改革與發(fā)展的需求。

參考文獻

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