對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探究

劉霞

摘 要：事業(yè)單位中一項關(guān)鍵工作是檔案管理，傳統(tǒng)管理以人為主，效率低且容易出現(xiàn)失誤。信息技術(shù)發(fā)展對檔案管理影響大，建立電子檔案，運(yùn)用信息系統(tǒng)管理，已經(jīng)成為主要方式。本文針對事業(yè)單位檔案管理展開研究，介紹現(xiàn)有管理問題基礎(chǔ)上，提出了檔案管理創(chuàng)新思路，僅供事業(yè)單位參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;具有問題;創(chuàng)新思路

引 言

事業(yè)單位在運(yùn)行中會產(chǎn)生大量信息，需要建立檔案，以確保各項工作有據(jù)可查，對于這類單位發(fā)展具有促進(jìn)性。但是，事業(yè)單位卻往往忽視這項管理工作，不注重管理方式創(chuàng)新，導(dǎo)致檔案管理成效差，利用率低。信息技術(shù)發(fā)展對檔案管理影響大，建立電子檔案，對其進(jìn)行高效管理，成為主流趨勢。下面主要針對這個進(jìn)行探討，提供了管理的創(chuàng)新思路。

一、檔案管理具有問題

事業(yè)單位對于檔案管理認(rèn)識不足，認(rèn)為其就是整理和保留資料，沒有太大的意義。在這種觀念主導(dǎo)下，檔案管理投入少，硬件和軟件建設(shè)不完善，阻礙了這項管理數(shù)字化發(fā)展。信息化時代檔案管理以電子方式為主，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，導(dǎo)致信息化管理問題較多，從而影響事業(yè)單位檔案管理成果。事業(yè)利用檔案資源意識低，建立電子檔案，運(yùn)用計算機(jī)管理能力有限，一些單位仍然以紙質(zhì)檔案為主，給檔案的查找和運(yùn)用帶來較大難度。檔案管理不受重視，相關(guān)制度不全，而且實際執(zhí)行的制度與現(xiàn)實需要有較大出入，致使檔案管理成果差。另外，檔案管理人員業(yè)務(wù)能力低，事業(yè)單位中這個部分管理人員，大多是一些年齡大的人員，還存在關(guān)系戶的問題，未系統(tǒng)學(xué)習(xí)過檔案管理，實際管理問題多。事業(yè)單位很少為檔案管理人員安排技能培訓(xùn)，亦或者外出交流學(xué)習(xí)機(jī)會，相關(guān)人員信息化管理能力有限，不利于檔案資源有效運(yùn)用，同時也會使得檔案處于安全風(fēng)險之中，阻礙事業(yè)單位發(fā)展。

二、檔案管理創(chuàng)新思路

（一）重視檔案管理

事業(yè)單位檔案管理要提升效率，推動創(chuàng)新發(fā)展，首先就要讓全體人員認(rèn)識到這項管理工作極其重要。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)在平時工作中，應(yīng)強(qiáng)調(diào)檔案管理重要性，做好宣傳，使所有部門支持這項管理工作，并強(qiáng)化利用檔案資源的意識。加大檔案管理資金投入，主要包括相關(guān)設(shè)備和人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)方面。

（二）完善管理制度

這項管理工作中需依據(jù)實際需求，確定檔案管理制度，規(guī)范管理行為。檔案管理部門分工明確，職責(zé)清晰，在實際管理中執(zhí)行制度。操作中發(fā)現(xiàn)制度存在弊端，應(yīng)進(jìn)行完善，確保檔案管理的先進(jìn)性，與實際需要契合，提高管理質(zhì)量。檔案管理應(yīng)強(qiáng)化監(jiān)督，對工作情況進(jìn)行績效考核，將其與管理人員晉升，以及工資掛鉤，促使其更加盡心盡力完成檔案管理工作，并尋求業(yè)務(wù)能力提升[1]。利用價值不大的檔案建立電子檔案，做好記錄就可以，重要的檔案需要雙重保障，既要建立電子檔案，做好備份，還要手寫備份。

（三）完善基礎(chǔ)建設(shè)

事業(yè)單位要建立檔案室，既要有保存紙質(zhì)檔案設(shè)施，又要做好信息化管理設(shè)施建設(shè)。事業(yè)單位為檔案管理部門購置計算機(jī)，完善硬件和軟件，為電子檔案建立與管理奠定基礎(chǔ)。事業(yè)單位開發(fā)屬于自己的檔案管理系統(tǒng)，相關(guān)人員按照要求錄入電子檔案，并依據(jù)不同菜單進(jìn)行分類管理。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)提供查詢、檢索、提取等功能，當(dāng)需要查找某個檔案時，通過關(guān)鍵詞快速檢索，提高檔案的利用率和價值。檔案管理系統(tǒng)具有實用性和兼容性，自動且高效率幫助管理人員完成電子檔案建設(shè)，避免人工錄入錯誤出現(xiàn)[2]。定期升級管理系統(tǒng)，并要不斷學(xué)習(xí)，優(yōu)化管理工具和方式，提高數(shù)字檔案管理能力。

（四）提高管理人員業(yè)務(wù)能力

事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理，從本質(zhì)上看都需要人去完成操作，所有檔案管理人員業(yè)務(wù)能力影響管理成效。故而，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)人員培訓(xùn)，一方面組織其學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，對這項管理工作形成系統(tǒng)認(rèn)知，具有一定的管理能力;另外一方面在信息化背景下，應(yīng)提高管理人員技術(shù)水平。通過信息技術(shù)培訓(xùn)，使其熟練運(yùn)用各種現(xiàn)代化工具和設(shè)備，完成電子檔案建立和管理。另外，電子檔案管理具有一定風(fēng)險，需提升管理人員識別能力。電子檔案加密處理，強(qiáng)化防火墻，防止非法人員入侵到檔案管理系統(tǒng)中，破壞或者是盜取機(jī)密檔案。平時做好病毒查殺，以及做好補(bǔ)丁升級，規(guī)避管理風(fēng)險。檔案管理人機(jī)固定，一旦離開要關(guān)閉系統(tǒng)，再次登錄需要賬號和密碼[3]。所有檔案進(jìn)行備份，責(zé)任到人，防止由于操作失誤或者外部攻擊，導(dǎo)致檔案丟失或不完整，保證檔案具有良好應(yīng)用價值。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展密切相關(guān)，所以需要依據(jù)檔案管理需求，不斷改進(jìn)管理方法。當(dāng)前檔案管理要完善硬件與軟件建設(shè)，提升管理技術(shù)水平，建立電子檔案，并運(yùn)用信息系統(tǒng)做好數(shù)字化檔案管理。

參考文獻(xiàn)

[1] 魏國莉. 新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路的探索[J]. 環(huán)球市場信息導(dǎo)報， 2015（3期）：58-59.

[2] 許莉莉. 探究事業(yè)單位檔案信息化管理的推動思路及舉措[J]. 科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新， 2016， 000（008）：173-173.

[3] 田爽. 新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路探究[J]. 科技傳播， 2016.