關(guān)于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的探究

摘 要：隨著信息技術(shù)的持續(xù)突破，硬件和軟件技術(shù)都進入了更新?lián)Q代時期，為社會各行各業(yè)實現(xiàn)信息化發(fā)展提供了有力的支持?；诖耍疚囊云髽I(yè)檔案管理信息化建設(shè)為對象進行分析，通過介紹其內(nèi)涵、重要性以及實踐的挑戰(zhàn)、存在的問題等，綜合探討有效的實踐措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息化;有效措施

簡單來說，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)就是以當(dāng)前先進的信息技術(shù)為載體，構(gòu)建符合本企業(yè)實際的檔案管理體系，旨在通過系統(tǒng)組織檔案信息資源，進一步實現(xiàn)企業(yè)檔案信息管理的安全、高效，省時省力，在促進企業(yè)更高效地開展管理工作的同時，在一定程度上提高企業(yè)的核心競爭力。

一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）使文件歸檔高效便捷

傳統(tǒng)的手工檔案管理方式不僅耗時耗力，而且繁瑣的文件信息需要檔案管理人員相當(dāng)?shù)募毿?，否則歸檔過程中極易出現(xiàn)失誤，而對錯誤的糾正又會引起相關(guān) 信息的大面積修改，不僅增加了工作量，而且錯誤糾正不及時，也會給企業(yè)造成一定程度的損失。實現(xiàn)信息化之后，雖然也需要進行紙質(zhì)歸檔，但還是使文件歸檔變得簡便易操作，檔案管理人員利用計算機進行一系列操作即可完成歸檔任務(wù)，智能化系統(tǒng)也能自動檢索可能存在錯誤的地方并提醒糾正，非常高效便捷。

（二）檔案檢索自動化

傳統(tǒng)的檔案多存放在檔案室中，企業(yè)越大檔案資料就越多，查找起來就越 慢，工作量就越大。檔案管理工作實現(xiàn)信息化，能夠基于計算機通過在檢索框輸入關(guān)鍵詞或序號進行查詢，速度快、效率高，同時支持多角度搜索，全面保證信息查找的完整性和準(zhǔn)確性，檔案管理的效率也可以得到極大的提升，而需要人工操作的工作量則會大大降低。

（三）增強檔案的安全保密度

企業(yè)尤其是大型企業(yè)的檔案信息關(guān)乎企業(yè)的整體生存和長期發(fā)展，一旦泄露就會給企業(yè)乃至國家社會造成重大損失，甚至是不可挽回的損失。檔案管理實現(xiàn)信息化之后，其保密性和安全性要遠遠高于紙質(zhì)文件，加密設(shè)置、權(quán)限設(shè)置等，都能將檔案資料信息的查閱范圍限制在特定人群中，配合對企業(yè)員工管理意識 的強化，能夠降低檔案信息遭竊或外泄的風(fēng)險。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

（一）檔案信息量大、種類繁多且持續(xù)成倍增長

企業(yè)檔案信息涉及企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理各個方面，且除了傳統(tǒng)的文字形式之外，運用信息技術(shù)，增加了圖片、網(wǎng)頁、音視頻等多種結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非 結(jié)構(gòu)化的呈現(xiàn)方式，因此可以說企業(yè)檔案包含大量不同價值的信息和復(fù)雜的數(shù)據(jù)類型。同時，隨著企業(yè)規(guī)模的擴大、業(yè)務(wù)的拓展，企業(yè)檔案中的信息也從內(nèi)部延伸到外部，進一步囊括了社會化信息資源，且必須支持圖片、網(wǎng)頁以及音視頻等相結(jié)合的呈現(xiàn)方式。這就要求企業(yè)必須擴大數(shù)據(jù)存儲空間、優(yōu)化資源整合和利用方式，以應(yīng)對不斷增長的檔案信息管理的需求。

（二）信息化建設(shè)停留在表面

目前，不少企業(yè)的檔案信息化建設(shè)僅引起高層的重視，且大多數(shù)工作人員認為這是技術(shù)部門或檔案管理部門、人事部門的工作，檔案管理工作雖然實現(xiàn)了信息化，但是因為內(nèi)部人員的配合度較低而很難向更深層次發(fā)展。另外，不少企業(yè)的檔案管理信息化，只是簡單地將收集的信息錄入電腦系統(tǒng)，將檔案管理信息化等同于簡單的信息存儲，而沒有深入發(fā)掘和充分利用其功能。同時，在查閱檔案 信息時，仍然習(xí)慣通過管理人員的人工查找來完成，而不是第一時間通過計算機進行搜索、調(diào)用。企業(yè)整體利用率低，導(dǎo)致檔案管理信息化水平始終不高，信息化建設(shè)僅停留在表層，這并不是真正意義上的檔案管理信息化。

（三）缺乏相應(yīng)的技術(shù)投入和專業(yè)管理人員

企業(yè)檔案信息化建設(shè)對于信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的依賴性較強，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的管理要求不高，無論是技術(shù)還是專業(yè)人員，只要能進行簡單的分類歸檔就都能勝任管理工作。但實現(xiàn)信息化之后，檔案管理形成了數(shù)字體系，且需依賴相關(guān)設(shè)施設(shè)備的支持，但不少企業(yè)考慮到技術(shù)的使用和專業(yè)管理人員的聘用或培訓(xùn)都需要更高的投入，或是認為信息化管理沒有必要，從而導(dǎo)致相應(yīng)的技術(shù)人員和管理人員不到位，由此延緩了檔案管理信息化建設(shè)的進程。

三、實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

（一）普及和強化企業(yè)全體人員的管理意識

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)需要企業(yè)各個部門的配合，所以企業(yè)從高層到一 線工作人員，必須轉(zhuǎn)變自身觀念，參與到檔案管理信息化建設(shè)中去。企業(yè)可通過經(jīng)常對檔案管理人員進行相關(guān)培訓(xùn)和在全公司進行信息化宣傳的方式，首先要讓工作人員加深對網(wǎng)絡(luò)時代企業(yè)開展檔案管理信息化建設(shè)的背景和優(yōu)勢的認識，尤其是讓檔案管理人員認識到信息化建設(shè)能夠減輕工作量、提高工作效率，也能夠優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源和利用水平，進而提高企業(yè)服務(wù)于內(nèi)外部人員的能力，有效凸顯資源價值較大的信息并對其進行充分利用，構(gòu)建檔案信息資源共享的科學(xué)平臺。

（二）完善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的硬件、軟件技術(shù)設(shè)施

硬件技術(shù)和設(shè)施的完善，需要企業(yè)根據(jù)自身功能需求，購置和安裝配套的計算機、掃描儀、路由器、大型高速交換機等信息處理設(shè)備。軟件技術(shù)和設(shè)施的完善，則需要企業(yè)立足現(xiàn)實管理狀況，圍繞企業(yè)檔案管理資源，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，進一步開發(fā)和利用更多的功能，爭取使檔案管理信息化向智能化方向發(fā)展。企業(yè)檔案網(wǎng)站系統(tǒng)是現(xiàn)實中檔案管理部門的線上模式，在檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建過程中，要注重檔案工作的細化，根據(jù)需求查詢相關(guān)檔案信息以及關(guān)鍵功能服務(wù)的開發(fā)利用等。同時也要根據(jù)企業(yè)檔案信息的實際調(diào)整和改變，不斷更新系統(tǒng)中的檔案信息，以便員工在需要時可以及時查詢檔案信息。

（三）培養(yǎng)或外聘專業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)人才

針對企業(yè)檔案管理人員進行相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，或根據(jù)企業(yè)需要聘請專門的信息化建設(shè)人才，培養(yǎng)檔案管理人員對企業(yè)檔案信息保密的職業(yè)素質(zhì)，使他們能夠不斷提升研發(fā)企業(yè)檔案管理優(yōu)化相關(guān)信息技術(shù)的能力。此外，還需要培養(yǎng)檔案管理人員過硬的專業(yè)能力，熟練掌握檔案管理的內(nèi)容及流程;具備較強的信息化技能，能夠應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)維護、軟件開發(fā)等高難度工作，如此才能有效地完成企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)任務(wù)。

總之，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然趨勢，也是企業(yè)檔案管理的必由之路。為此，企業(yè)必須辯證地看待信息化建設(shè)面臨的機遇和挑戰(zhàn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題并逐一有效解決，優(yōu)化檔案信息資源的管理和利用，為企業(yè)管理工作和企業(yè)運作奠定基礎(chǔ)。

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作者簡介：呂婧（1993.9—），女，漢族，云南省昆明市人，職務(wù)：昆明地鐵運營有限公司檔案管理員，職稱：助理館員，學(xué)歷：本科雙學(xué)位，研究方向：企業(yè)檔案管理