淺談企業(yè)檔案管理風險防控

季小楠

摘 要：檔案管理是企業(yè)管理工作中較為重要的一項工作，記錄了企業(yè)職工的工作情況、各部門重要信息、用戶信息等等，如果管理不善，出現(xiàn)丟失、錯誤等，不僅會影響到企業(yè)各部門的正常運營，更會影響企業(yè)的整體運營，還會降低企業(yè)的權威性與社會影響力等，所以檔案管理對企業(yè)經(jīng)營十分重要，但隨著信息化技術在企業(yè)檔案管理中的應用程度不斷加深，當前很多企業(yè)已經(jīng)構建起了認識檔案信息化管理機制，但信息化技術在檔案管理中的應用，在加上從業(yè)隊伍能力素質(zhì)等原因，使得企業(yè)檔案管理風險一直存在，困擾著企業(yè)檔案管理工作發(fā)展，為此，企業(yè)必須要做好檔案風險防控工作。

關鍵詞：企業(yè);檔案管理;風險防控

前 言

檔案對任何企業(yè)來說都非常重要，檔案中詳細記錄了企業(yè)的工作記錄、員工信息、項目信息等等，可以說檔案纖細記錄了一企業(yè)的生長與發(fā)展，對企業(yè)的經(jīng)營管理有重要的意義。企業(yè)檔案中可以分為很多類型，有人事檔案、部門檔案、生產(chǎn)檔案等等，檔案不僅對企業(yè)發(fā)展意義重大，對員工職稱評定、崗位晉升、社保等都是重要的參考依據(jù)和憑證，所以必須要妥善保管好檔案。雖然檔案在原則上都是紙質(zhì)文件，但隨著科學技術的發(fā)展，檔案資料可以通過利用計算機保存到電腦當中，這樣既可以節(jié)省空間，又可以提高檔案管理效率。但即便這樣，企業(yè)檔案管理中仍然存在很多風險，歸檔、傳遞、保管等過程中稍有不注意，都可能造成檔案信息丟失、資料損壞等，所以檔案管理必須要引起企業(yè)的高度重視。

1 淺談企業(yè)檔案管理中存在的常見風險

1.1企業(yè)檔案管理歸檔過程中的風險

檔案歸檔就是檔案整理，這是企業(yè)檔案管理最基本的一個環(huán)節(jié)，也是必須要有的一個環(huán)節(jié)，是其他檔案環(huán)節(jié)工作開展的前提基礎。按照原則，企業(yè)檔案歸檔是需要專業(yè)的檔案管理人員來操作的，但是在很多企業(yè)中由于實力、成本等原因影響，造成專業(yè)化的檔案管理人員比較少，往往檔案管理交由人事人員來兼職完成，這種不專業(yè)的檔案歸檔行為，極易造成檔案歸檔不及時、信息資料整理不完整、檔案丟失未及時察覺等問題，不僅影響檔案歸檔質(zhì)量，還容易造成檔案管理風險，即便不造成企業(yè)損失，也可能造成企業(yè)員工的損失。如：在一些企業(yè)中，需要為員工辦理社保繳納，就需要使用檔案，在辦理過程中發(fā)現(xiàn)某個員工的檔案丟失了，從而影響到員工個人的利益與發(fā)展。

1.2企業(yè)檔案管理傳遞過程中的風險

正如上文所分析的，企業(yè)檔案資料具有很高的使用價值和流通價值，檔案資料并不是一直存放在檔案室的，當需要用到檔案資料時，就需要涉及到檔案資料的傳遞了。如：當企業(yè)中對某位員工需要進行提干時，企業(yè)領導可能就會審閱該員工的檔案資料，檔案管理人員需要從檔案室將該名員工的檔案資料移交到企業(yè)領導手中，進行查閱，待領導查閱完成之后，檔案管理人員需要將檔案歸檔，在這個過程中，由于一些檔案管理人員或者兼職人員，疏忽大意，很容易造成檔案未及時送回，隨手一放，在工作中又比較疏忽，造成檔案丟失的現(xiàn)象，從而形成檔案管理風險。今年在退休人員檔案集中移交過程中，各種問題凸顯出來。

1.3企業(yè)檔案管理保管過程中的風險

平日里，企業(yè)的各種檔案資料都是存放在檔案室里的，檔案管理人員需要對檔案資料進行分類，然后進行存放，但是在保管過程中也是存在一定風險的。如：檔案資料作為紙質(zhì)文件，對光照、濕度等都有一定的要求，如果檔案管理人員在檔案資料保管過程中，忽視了這些影響因素，將檔案資料長期存放在陰暗潮濕的位置，就會導致檔案受潮，造成檔案無法使用的情況等。

1.4企業(yè)檔案管理的信息化風險

隨著信息技術的不斷發(fā)展，信息化檔案管理逐漸被現(xiàn)代企業(yè)所接受，信息化檔案管理只需要將檔案資料轉換成信息數(shù)據(jù)，然后存儲在計算機當中便可，所以非常方便和實用，但信息化檔案管理風險也是存在的，這是信息技術無法避免的，有些企業(yè)在信息化檔案管理過程中信息化風險意識比較單薄，計算機系統(tǒng)中相關殺毒軟件、防御軟件等比較落后，就極易中毒或者被入侵，從而造成檔案管理風險。

2 淺談企業(yè)檔案管理風險防控手段

2.1 提高責任心，依法依規(guī)管理

企業(yè)想要做好檔案管理工作，必須要提高對檔案管理工作的認識與重視。首先：企業(yè)領導，作為單位發(fā)展的領頭人，其一舉一動、一言一行，都會影響到企業(yè)職工工作態(tài)度與工作表現(xiàn)，所以企業(yè)領導要從自身做起，加強對檔案管理工作的重視，積極引領企業(yè)各部門職工參與到檔案管理工作建設中去。其次：建立良好的發(fā)展氛圍與溝通機制，這就要求企業(yè)要多組織在職職工學習檔案管理知識、培養(yǎng)在職職工檔案意識，讓企業(yè)的各個部門職工都能夠有效的參與到檔案知識交流、學習當中，提高企業(yè)整體的檔案管理意識與氛圍。

3.2 夯實企業(yè)檔案管理隊伍，培養(yǎng)更多的人才

首先，企業(yè)要根據(jù)檔案管理的需要，進一步完善檔案管理培訓機制，制定符合企業(yè)檔案管理需要及信息化發(fā)展需要的培訓計劃，增強培訓的針對性與效率性，從而不斷提高企業(yè)檔案管理隊伍的能力水平，尤其要注重對其的信息化運用能力培訓。其次，企業(yè)檔案管理人員一定要建立科學的工作態(tài)度與工作認識，剔除不好的工作理念與行為，積極投身到人事檔案管理的各項工作建設中去，在實踐中不斷提高自身的信息化水平與檔案管理水平。

3.3 構建完備的企業(yè)人事檔案管理信息化體系

首先：落實信息化檔案管理工作，肯定信息化檔案管理對企業(yè)建設的重要性與價值，積極促成企業(yè)檔案信息化管理平臺的落成，要組織專人嚴抓此項工作，必須要發(fā)揚先進骨干分子帶頭精神、實踐精神、落實檔案信息化體系搭建工作。其次：信息化技術的運用雖然有很多益處，但風險卻是無法回避的一個話題，要客觀的對待信息化風險，加強檔案信息系統(tǒng)中的安全防御能力，對各種殺毒軟件、攔截軟件等要定期的及時更新，做好系統(tǒng)的維護，從而提高企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全性，防止檔案信息丟失。

結 語

鑒于檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，企業(yè)必須要加強檔案風險管理，提高檔案管理水平，從而更好地保障企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻

[1] 瞿立菲.企業(yè)檔案管理安全風險防控對策分析[J].科技創(chuàng)新導報，2020，17（09）：165-166.

[2] 趙晶晶.企業(yè)檔案管理安全風險防控與措施[J].辦公室業(yè)務，2019（22）：119-120.

[3] 劉維紅.簡論企業(yè)檔案管理風險防控[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2019（08）：53-54.

[4] 靳莉.企業(yè)檔案管理風險防控研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（18）：48-49.