檔案館員的素質(zhì)與檔案管理探討

劉文

摘 要： 由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各個(gè)行業(yè)也隨之不斷進(jìn)步推進(jìn)，每個(gè)單位都有屬于自己的檔案管理，里面記錄著各個(gè)職工的行為軌跡和單位的資料機(jī)密，因此，對(duì)這些檔案做出相應(yīng)的管理是十分關(guān)鍵的任務(wù)。經(jīng)過(guò)對(duì)單位中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)和信息資料的管理和儲(chǔ)存，有利于對(duì)目前工作內(nèi)容的開(kāi)展和以后整體發(fā)展的規(guī)劃，對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的指導(dǎo)和提供參考。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)進(jìn)步的大環(huán)境下，檔案管理員必須擁有各個(gè)方面的整體素養(yǎng)，其中涵蓋了較好的職業(yè)道德，友好的服務(wù)態(tài)度，專業(yè)的工作能力和勇于思考創(chuàng)新的精神等等。要想增加檔案管理員的行為和能力，改善管理品質(zhì)和標(biāo)準(zhǔn)，就必須得建立完善的管理系統(tǒng)，使文件更加規(guī)范化儲(chǔ)存，完善基礎(chǔ)配置和相應(yīng)的設(shè)備。本篇文章就針對(duì)如何對(duì)檔案管理員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)和檔案管理的改進(jìn)措施進(jìn)行了相應(yīng)的分析和探討，給行業(yè)提供一定的參考。

關(guān)鍵詞： 新形勢(shì);檔案館員;素質(zhì)要求;檔案管理;措施

【中圖分類號(hào)】G271???? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A???? 【文章編號(hào)】1674-3733（2020）17-0297-01

引言：管理員的工作內(nèi)容就是維護(hù)檔案的一系列工作，由于他們掌握著一個(gè)單位最重要的資料，所以說(shuō)必須有較高的文化素養(yǎng)和道德品質(zhì)。在如今新形勢(shì)下，檔案管理員必須跟隨時(shí)代的發(fā)展強(qiáng)化本身的職業(yè)道德和文化水平，持續(xù)增強(qiáng)自身的整體素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，最好在日常的工作當(dāng)中重視檔案管理方式，并進(jìn)行完善和優(yōu)化，使用合理的工作方式，不斷增強(qiáng)其工作的效率和質(zhì)量，推進(jìn)檔案管理工作的安全性、智能性和規(guī)范性等目標(biāo)前進(jìn)，達(dá)到現(xiàn)實(shí)生活中企業(yè)的需求。

1 新形勢(shì)下對(duì)檔案館員的素質(zhì)要求

1.1 良好的職業(yè)道德。

檔案管理并不是一份普通常見(jiàn)的工作，但是卻對(duì)整個(gè)單位的業(yè)務(wù)和流程有著十分重要的影響。因此，在對(duì)檔案管理員的招聘上對(duì)他們的品德素養(yǎng)和保密行為有著非常高的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)要求也是進(jìn)行檔案管理最基本且必備的條件。作為一名檔案管理員，她必須有著非常敬業(yè)愛(ài)崗的職業(yè)原則，對(duì)自己的工作內(nèi)容和企業(yè)資料按照嚴(yán)格的保密性開(kāi)展，并且還要有一定的法律意識(shí)，能夠按照相關(guān)的法律法規(guī)規(guī)范自己的行為，特別是那些保密程度較高的文件，更應(yīng)該嚴(yán)格遵守，防止機(jī)密泄露。

1.2 熱情周到的服務(wù)意識(shí)。

對(duì)單位的資料進(jìn)行檔案歸納整理，目的就在于可以更好的對(duì)檔案進(jìn)行運(yùn)用，方便查找。因此，在相關(guān)工作人員需要進(jìn)行查找資料時(shí)，檔案管理人員必須有較高的服務(wù)意識(shí)設(shè)身處地的考慮到資料的方便程度，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)分類，在需要時(shí)可以及時(shí)的調(diào)取和查看，給單位的發(fā)展提供有利的參考價(jià)值。另外，管理人員還必須要充足的了解到自身工作的重要性，有強(qiáng)烈的責(zé)任感。而且應(yīng)該誠(chéng)實(shí)守信，實(shí)事求是，不偷奸?；米约旱臋?quán)利做一些違法亂紀(jì)的事情，應(yīng)該忠于職守，給他人展現(xiàn)出良好的服務(wù)意識(shí)和態(tài)度，并且嚴(yán)格按照《檔案使用管理制度》《檔案借閱制度》等有關(guān)的條例執(zhí)行，發(fā)揮無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，切實(shí)完善本職工作內(nèi)容，給企業(yè)的實(shí)際發(fā)展提供相應(yīng)的幫助。

1.3 精湛的業(yè)務(wù)能力。

對(duì)檔案進(jìn)行分類管理還需要一定的專業(yè)程度，能夠?qū)︻悇e有較好的整體規(guī)劃。因此，需要管理人員具備相應(yīng)的專業(yè)能力，并且在進(jìn)行管理工作時(shí)能夠持續(xù)的學(xué)習(xí)鉆研，培養(yǎng)學(xué)習(xí)觀念，進(jìn)而可以提升自己的專業(yè)程度。這樣才能夠在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)處理，不至于手忙腳亂。要想跟隨時(shí)代的腳步滿足其持續(xù)變化的需求，第一，對(duì)檔案進(jìn)行歸類管理必須要有較強(qiáng)的文化素養(yǎng)和專業(yè)的技能，在具體工作過(guò)程中，要加大自身對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，分析問(wèn)題和處理問(wèn)題的能力，鍛煉臨場(chǎng)反應(yīng)，處理突發(fā)性事件。其二，由于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展及網(wǎng)絡(luò)信息的涉及范圍越來(lái)越廣，各行各業(yè)都開(kāi)始運(yùn)用到信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)。以往的手工操作和紙質(zhì)檔案的管理模式已經(jīng)過(guò)于落后，無(wú)法滿足快速發(fā)展的需求。因此要立馬更新工作方式和相應(yīng)的設(shè)備，借助計(jì)算機(jī)、掃描儀等輔助工具為檔案的歸納、整理、保存、搜索提供更便捷的方式。還有一點(diǎn)需要注意的就是網(wǎng)絡(luò)安全信息泄露問(wèn)題，必須要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，防止遭到木馬病毒的侵入，保障檔案信息的秘密性。最后，部門之間的交流協(xié)調(diào)性也非常重要，因?yàn)閹缀趺總€(gè)部門都會(huì)涉及到檔案的查看和調(diào)用，也都需要跟管理人員進(jìn)行配合，管理人員和其他部門的工作人員之間應(yīng)該相互支持，多多溝通，完善資料信息，維持良好的關(guān)系，在相互的配合下順利地開(kāi)展自己的工作內(nèi)容，并高質(zhì)量高效率的達(dá)成目標(biāo)。

1.4 勇于探索的創(chuàng)新精神。

由于目前大環(huán)境下，科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，各種方面的行業(yè)形勢(shì)也隨之變化，以前較為落后的思想觀念和工作方式不能適應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)展趨勢(shì)。因此，檔案管理員務(wù)必要隨時(shí)更新做到與時(shí)俱進(jìn)，并且要有創(chuàng)新意識(shí)和勇于探索的精神，在常規(guī)的工作中能夠有新想法并研究分析，提供更便捷高效的管理方法。開(kāi)創(chuàng)檔案管理的新局面，要把對(duì)檔案的單純管理內(nèi)容發(fā)展為更好地開(kāi)發(fā)利用，將被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)換為主動(dòng)服務(wù)，積極發(fā)揮超前的探索能力，提供新的思考。

2 加強(qiáng)檔案管理工作的有效措施

2.1 以人為本，完善檔案管理制度。

無(wú)論什么工作要想進(jìn)行下去，都不能離開(kāi)規(guī)范性的制度，對(duì)檔案進(jìn)行管理也需要相應(yīng)的法律制度進(jìn)行約束。除了要將《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)的法律知識(shí)作為參考，企業(yè)內(nèi)部也最好制定合理完善的檔案管理制度，規(guī)范工作步驟，明確檔案館員權(quán)責(zé)，把它作為非常重要的工作來(lái)開(kāi)展，堅(jiān)持以人為本的原則。把單位職工的個(gè)人需求與公司整體價(jià)值進(jìn)行協(xié)調(diào)，營(yíng)造學(xué)習(xí)的工作氛圍，推動(dòng)職工與團(tuán)體的交流，進(jìn)一步達(dá)到個(gè)人價(jià)值的實(shí)現(xiàn)和整個(gè)團(tuán)體的發(fā)展，也只有堅(jiān)持將職工的需求為中心，才能夠使檔案管理發(fā)揮更大的作用，同時(shí)與企業(yè)的整體發(fā)展相結(jié)合，在所有職工的關(guān)注和努力當(dāng)中，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展和有效的推進(jìn)。

2.2 培養(yǎng)專業(yè)知識(shí)人才。

在這個(gè)信息化時(shí)代，檔案管理要實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)代化建設(shè)，就必須要制定規(guī)劃，優(yōu)化資源，組建以管理人才、技術(shù)人才、業(yè)務(wù)人才為核心的高素質(zhì)精英隊(duì)伍。對(duì)此，要依據(jù)檔案工作人員的不同個(gè)體情況、素質(zhì)水平以及崗位特點(diǎn)來(lái)為他們制定一個(gè)科學(xué)化、制度化的人才培訓(xùn)計(jì)劃，通過(guò)講座、研討會(huì)甚至是進(jìn)修等方式，來(lái)對(duì)他們進(jìn)行繼續(xù)教育。與高校教育相比，對(duì)檔案管理者的繼續(xù)教育將更具直接性、目的性和高效性。

2.3 強(qiáng)化考核制度。

對(duì)人員進(jìn)行階段性的考核，每隔一個(gè)時(shí)間段就要對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行整理和規(guī)劃，對(duì)相關(guān)知識(shí)的掌握程度進(jìn)行考核。實(shí)際的工作就是按照崗位需求和工作特點(diǎn)對(duì)檔案管理人員制定一套系統(tǒng)規(guī)范的考核方案，以業(yè)績(jī)當(dāng)做重點(diǎn)，再與職業(yè)道德素養(yǎng)和專業(yè)知識(shí)相關(guān)聯(lián)，制定標(biāo)準(zhǔn)。另外，在進(jìn)行考核之后，還要建立激勵(lì)性的機(jī)制，來(lái)激發(fā)檔案管理工作者的工作熱情。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理在單位當(dāng)中扮演著至關(guān)重要的角色，其中的各個(gè)細(xì)節(jié)都不容忽視，在新時(shí)代的發(fā)展下必須要對(duì)人員管理和工作內(nèi)容的開(kāi)展進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)和完善。因此，應(yīng)該不斷的制定方案，加強(qiáng)管理，為檔案資料的質(zhì)量和價(jià)值提供相應(yīng)的保障。

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