規(guī)范企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理，助力企業(yè)提質(zhì)增效

摘要：費(fèi)用報(bào)銷是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，一個(gè)企業(yè)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的高低，在很大程度上受費(fèi)用報(bào)銷管理的規(guī)范性、費(fèi)用報(bào)銷的準(zhǔn)確性及費(fèi)用報(bào)銷的及時(shí)性的影響。本文對(duì)目前企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出針對(duì)性的解決方法，助力于企業(yè)提質(zhì)增效。

關(guān)鍵詞：企業(yè)費(fèi)用;報(bào)銷;管理;對(duì)策

隨著國(guó)有企業(yè)“提質(zhì)增效”改革的推進(jìn)，近幾年來(lái)，國(guó)資委對(duì)各中央企業(yè)財(cái)務(wù)管理方面的要求越來(lái)越高。為了提升企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平，作為財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)性工作的費(fèi)用報(bào)銷是一個(gè)重要的抓手，嚴(yán)格規(guī)范的費(fèi)用報(bào)銷，可以提高企業(yè)的資金有效利用率，提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性，夯實(shí)的財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)可以更好的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

一、企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷情況介紹

為了適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化管理工作的需要，提升日常費(fèi)用報(bào)銷效率及企業(yè)經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理水平，我公司在2016年開(kāi)發(fā)了網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，并于2017年推廣至所有分公司本部，徹底結(jié)束了“一支筆”“面對(duì)面”的報(bào)銷審批流程。通過(guò)將審批流程與審批權(quán)限、預(yù)算控制數(shù)、填寫(xiě)要求、附件要求以及集團(tuán)公司履職待遇各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)范內(nèi)置于系統(tǒng)控制，并將費(fèi)用支出與會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)轉(zhuǎn)化相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了資金支出審批流程化、規(guī)范化、財(cái)務(wù)信息處理標(biāo)準(zhǔn)化，費(fèi)用報(bào)銷效率及經(jīng)費(fèi)預(yù)算管控水平取得了立竿見(jiàn)影的效果。但是在日常的費(fèi)用報(bào)銷過(guò)程中，還是存在一些問(wèn)題，比如財(cái)務(wù)管理觀念落后、審核責(zé)任制不完善、報(bào)銷單據(jù)填制不規(guī)范等，下面對(duì)目前企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷中存在的問(wèn)題進(jìn)行列示說(shuō)明，并提出針對(duì)性的對(duì)策及建議。

二、企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷中存在的問(wèn)題

1.財(cái)務(wù)管理思想觀念陳舊。公司很多員工乃至于部分管理人員都認(rèn)為財(cái)務(wù)工作完全是財(cái)務(wù)部門的事，和自己所在的部門及自己沒(méi)有多大的關(guān)系，將財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)人為分裂，殊不知沒(méi)有脫離財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)，也沒(méi)有脫離業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)。如果業(yè)務(wù)人員在日常的業(yè)務(wù)活動(dòng)中只注重業(yè)務(wù)合規(guī)，財(cái)務(wù)人員只負(fù)責(zé)報(bào)銷付款與憑證核對(duì)，沒(méi)有在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)及時(shí)進(jìn)行業(yè)財(cái)融合，那么很可能會(huì)出現(xiàn)報(bào)銷時(shí)費(fèi)用單據(jù)不合規(guī)、已列示的報(bào)銷事項(xiàng)缺乏業(yè)務(wù)部門監(jiān)督，真實(shí)性有待考量等情況。

2.財(cái)務(wù)報(bào)銷審核責(zé)任制有待完善。以目前的報(bào)銷流程來(lái)看，報(bào)銷人員交到財(cái)務(wù)稽核處的單據(jù)，已經(jīng)由本部門相關(guān)人員審批，但是很多審批人員在簽字審批的時(shí)候基本沒(méi)有和報(bào)銷人員確認(rèn)過(guò)業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)性及報(bào)銷金額的合理性，財(cái)務(wù)稽核人員更無(wú)從查證業(yè)務(wù)的真實(shí)性，這就容易給有心之人制造鉆空子的機(jī)會(huì)，將業(yè)務(wù)外費(fèi)用單據(jù)或個(gè)人消費(fèi)單據(jù)混入業(yè)務(wù)單據(jù)之中，蒙混過(guò)關(guān)。以至于最后監(jiān)督檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，財(cái)務(wù)人員和經(jīng)辦人員均受到處分。

3.報(bào)銷經(jīng)辦人員缺乏基本的財(cái)務(wù)知識(shí)。企業(yè)中絕大部分的報(bào)銷經(jīng)辦人員為非財(cái)務(wù)人員，由于其缺乏基本的財(cái)務(wù)知識(shí)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員稽核中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)報(bào)銷發(fā)票抬頭開(kāi)錯(cuò)，增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)漏交、丟失或者毀損，報(bào)銷收款賬號(hào)填成發(fā)票稅號(hào)，報(bào)銷金額填制不準(zhǔn)確，原始發(fā)票粘貼不規(guī)范等問(wèn)題。而且在電子網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷單據(jù)填報(bào)中，經(jīng)常出現(xiàn)將應(yīng)該歸進(jìn)差旅費(fèi)的支出填到通用支出審批中，差旅費(fèi)支出中又滾入通用支出費(fèi)用的情況，這大大增加了報(bào)銷稽核人員的工作強(qiáng)度，問(wèn)題單據(jù)的退回重新填報(bào)也降低了費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)效性。

4.財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù)提交不及時(shí)。有些報(bào)銷經(jīng)辦人員，由于某些原因在費(fèi)用發(fā)生后沒(méi)有及時(shí)填制報(bào)銷單據(jù)履行報(bào)銷手續(xù)，導(dǎo)致本應(yīng)當(dāng)計(jì)入本期（本月）的費(fèi)用需要計(jì)入下期或者下下期核算，導(dǎo)致期間費(fèi)用歸集出現(xiàn)了很大的人為的不規(guī)范性，降低了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性。而且長(zhǎng)時(shí)間拖著費(fèi)用不報(bào)銷，導(dǎo)致發(fā)票期限超出費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定時(shí)間，財(cái)務(wù)稽核人員不予報(bào)銷，經(jīng)辦人員也蒙受了一定的經(jīng)濟(jì)損失。

5.報(bào)銷原始單據(jù)交接記錄未建立。報(bào)銷人員需在規(guī)定的報(bào)銷日期將單據(jù)狀態(tài)為“稽核”的原始紙質(zhì)發(fā)票等材料交由財(cái)務(wù)稽核人員審核，但是由于出差等特殊情況，有些報(bào)銷人員并未在單據(jù)狀態(tài)到達(dá)“稽核”狀態(tài)時(shí)提交單據(jù)，而是提前提交或者在單據(jù)狀態(tài)達(dá)到“稽核”狀態(tài)很久以后才提交單據(jù)，導(dǎo)致報(bào)銷單據(jù)在財(cái)務(wù)稽核審批時(shí)間上出現(xiàn)糾紛，財(cái)務(wù)人員覺(jué)得委屈，經(jīng)辦人員由于費(fèi)用支付延遲牢騷滿腹。

6.報(bào)銷單據(jù)預(yù)算科目分?jǐn)偛灰?guī)范。為了更好地發(fā)揮好經(jīng)費(fèi)預(yù)算對(duì)日常費(fèi)用分?jǐn)偟墓芸刈饔?，?bào)銷人員在填制報(bào)銷單據(jù)的時(shí)候需要選擇預(yù)算分?jǐn)偪颇?，確定該項(xiàng)費(fèi)用的支出是在預(yù)算中列示過(guò)的，但是經(jīng)辦人員在單據(jù)填制過(guò)程中會(huì)嘗試選擇多個(gè)預(yù)算分?jǐn)偪颇浚茨膫€(gè)科目有預(yù)算額度就確定用這個(gè)科目的預(yù)算，而不是按照業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)選擇對(duì)應(yīng)的科目，這就導(dǎo)致稽核人員在稽核時(shí)還需要幫助調(diào)整預(yù)算分?jǐn)偪颇炕蛘咄嘶貓?bào)銷單據(jù)。

7.原始票據(jù)真?zhèn)尾轵?yàn)耗時(shí)、耗力。財(cái)務(wù)報(bào)銷稽核工作中，原始票據(jù)真?zhèn)蔚牟轵?yàn)是一項(xiàng)很耗時(shí)、耗力的工作，突出表現(xiàn)在報(bào)銷業(yè)務(wù)量大的單位，原始票據(jù)的真?zhèn)尾轵?yàn)占據(jù)了財(cái)務(wù)人員很多時(shí)間。尤其在科技發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的當(dāng)下，電子發(fā)票的出現(xiàn)又為財(cái)務(wù)人員在發(fā)票的驗(yàn)證和監(jiān)管方面增加了難度。

8.“老好人”現(xiàn)象。很多企業(yè)的員工綜合考評(píng)，采用的模式是員工互評(píng)，以至財(cái)務(wù)人員在日常的報(bào)銷稽核中怕得罪人而畏首畏尾。

三、對(duì)策及建議

1.完善財(cái)務(wù)報(bào)銷管理體制，用制度界定責(zé)任。企業(yè)可以根據(jù)自身實(shí)際，在財(cái)務(wù)報(bào)銷方面建立明確的會(huì)計(jì)信息責(zé)任制度，不論是領(lǐng)導(dǎo)、還是部門負(fù)責(zé)人以及普通會(huì)計(jì)人員、報(bào)銷經(jīng)辦人，都制定明確的責(zé)任和義務(wù)，用制度明確責(zé)任，用責(zé)任倒逼思想觀念提升，加強(qiáng)財(cái)務(wù)報(bào)銷各個(gè)環(huán)節(jié)的控制，把好審核關(guān)，提高財(cái)務(wù)報(bào)銷的管理和審核力度。

2.加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督檢查力度。企業(yè)可以通過(guò)內(nèi)部檢查及外部審計(jì)相結(jié)合的監(jiān)督檢查方式，對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)的真實(shí)性和合規(guī)性檢查。檢查機(jī)制可以采用年度普查、專項(xiàng)業(yè)務(wù)檢查并結(jié)合定期檢查和不定期抽查等形式開(kāi)展，重點(diǎn)關(guān)注企業(yè)報(bào)銷資料的齊全性、報(bào)銷手續(xù)的完備性及賬務(wù)處理的合規(guī)性等內(nèi)容。這樣的監(jiān)督檢查機(jī)制和手段可以形成一定的震懾效果，督促企業(yè)加強(qiáng)日常財(cái)務(wù)報(bào)銷管理和保障賬務(wù)處理的合規(guī)性。

3.提高費(fèi)用歸口管理力度。費(fèi)用歸口管理部門要對(duì)其歸口管理費(fèi)用的使用范圍、使用權(quán)責(zé)、審批流程、預(yù)算執(zhí)行分析及考核等進(jìn)行統(tǒng)一管理，加強(qiáng)費(fèi)用歸口管理部門對(duì)所管資金的監(jiān)督管理力度，促進(jìn)部門和環(huán)節(jié)之間的相互監(jiān)督和制衡，從而規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷。

4.費(fèi)用報(bào)銷專人負(fù)責(zé)，加強(qiáng)培訓(xùn)。為了減少費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)的填制錯(cuò)誤，提高費(fèi)用報(bào)銷效率，各部門可以選拔一兩名責(zé)任心強(qiáng)的員工專門負(fù)責(zé)本部門費(fèi)用報(bào)銷，財(cái)務(wù)部將對(duì)這些員工進(jìn)行專門的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)和費(fèi)用報(bào)銷注意事項(xiàng)培訓(xùn)，提高其費(fèi)用單據(jù)的處理水平。這些被培訓(xùn)過(guò)的員工可以在日常的工作中發(fā)揮“費(fèi)用報(bào)銷指導(dǎo)員”的作用，對(duì)本部門其他員工在費(fèi)用報(bào)銷過(guò)程中遇到的問(wèn)題進(jìn)行初步的指導(dǎo)幫助，減輕財(cái)務(wù)部專職財(cái)務(wù)人員接電話指導(dǎo)報(bào)銷單據(jù)填報(bào)工作量，使其把更多的精力投入到其他財(cái)務(wù)工作中去。

5.改革會(huì)計(jì)人員管理體制，實(shí)行會(huì)計(jì)委派制度。企業(yè)專職財(cái)務(wù)人員可以采用上級(jí)主管部門委派制度，使財(cái)務(wù)人員在人事管理方面脫離企業(yè)管理的范疇，獨(dú)立于企業(yè)之外，提高會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管等會(huì)計(jì)人員的獨(dú)立性，避免企業(yè)行政權(quán)力的干預(yù)，促進(jìn)會(huì)計(jì)內(nèi)部自控能力的提高，提高會(huì)計(jì)審計(jì)工作的透明度和嚴(yán)格性，從而有效避免財(cái)務(wù)報(bào)銷出現(xiàn)各種腐敗和不良行為。

6.運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，提高報(bào)銷效率。一是改進(jìn)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)報(bào)銷軟件，增加差旅管家等類似功能，待差旅任務(wù)結(jié)束后及時(shí)提醒出差人員履行報(bào)銷手續(xù)，同時(shí)增加報(bào)銷單據(jù)狀態(tài)變更提醒功能，待報(bào)銷單據(jù)狀態(tài)發(fā)生變動(dòng)時(shí)及時(shí)通知報(bào)銷人和待審批人，提高單據(jù)的審批效率。二是引進(jìn)先進(jìn)的發(fā)票查驗(yàn)工具，實(shí)現(xiàn)發(fā)票信息的自動(dòng)錄入、自動(dòng)保存、自動(dòng)查重、重復(fù)報(bào)銷自動(dòng)提示等，提高發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)效率，有效防范財(cái)務(wù)漏洞，規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，企業(yè)對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷需要加強(qiáng)重視，要通過(guò)制度建設(shè)，完善相關(guān)機(jī)制，從而促進(jìn)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理機(jī)制的健全和完善。企業(yè)還要重視提高財(cái)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)能力和報(bào)銷經(jīng)辦人員的財(cái)務(wù)素養(yǎng)，提高費(fèi)用支出管控水平。夯實(shí)的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作，可以有效降低企業(yè)的各項(xiàng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李瓊.企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略[J].時(shí)代經(jīng)貿(mào)，2019（21）：24–25.

作者簡(jiǎn)介：鄭飛（1985—），女，漢族，河北保定人，對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)國(guó)際商學(xué)院在職人員高級(jí)課程研修班學(xué)員。