從內(nèi)部審計(jì)視角探究高校經(jīng)濟(jì)合同管理

唐晨曦

摘要：我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使得高校在發(fā)展建設(shè)中大量的參與到社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)當(dāng)中，高校與社會(huì)單位簽訂的合同也越來(lái)越多。合同管理近年來(lái)引起高校的高度重視，加強(qiáng)合同管理成為高校的重要工作任務(wù)。提高經(jīng)濟(jì)合同的審計(jì)水平，有助于降低合同風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有序進(jìn)行。本文從審計(jì)角度分析高校合同管理的情況，總結(jié)優(yōu)化高校經(jīng)濟(jì)合同管理的方法。

關(guān)鍵詞：高校;經(jīng)濟(jì)合同;管理辦法;優(yōu)化措施

一、高校經(jīng)濟(jì)合同控制現(xiàn)狀

（一）合同管理機(jī)制問(wèn)題

合同管理需要有良好的運(yùn)行機(jī)制，強(qiáng)調(diào)由專(zhuān)門(mén)人員和部門(mén)進(jìn)行管理。但是，有些高校未能設(shè)置專(zhuān)門(mén)的合同管理機(jī)構(gòu)，合同管理缺乏歸口管理，合同管理的分工不明確，責(zé)任劃分不清晰，合同管理工作中存在著盲區(qū)。有的高校合同管理的制度不完善，合同管理的職能較為混亂，合同管理存在各自為政的現(xiàn)象，甚至存在多頭管理的情況。不同的部門(mén)對(duì)不同的合同具有審批權(quán)，簽署合同時(shí)未能經(jīng)過(guò)全面的審計(jì)，還有的采用化整為零的合同管理方式，嚴(yán)重增加合同風(fēng)險(xiǎn)。

（二）合同訂立的問(wèn)題

在合同訂立時(shí)存在著簽約人法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄的問(wèn)題，一些沿用傳統(tǒng)合同管理經(jīng)驗(yàn)的做法制約了合同訂立的有效性。例如，有些合同未能建立信用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)機(jī)制，有時(shí)泄漏了合同的談判策略，還有的未能建立合同的信用評(píng)價(jià)體系，或者存在合同簽訂雙方主體資格不合法的問(wèn)題。還有的合同內(nèi)容與條款管理不合理，存在合同管理不嚴(yán)密、不完整、文字表述不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r。或者在合同談判時(shí)缺乏法律、財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)等方面的知識(shí)支撐，以及因?yàn)橛≌鹿芾聿划?dāng)，沒(méi)能使用合同的專(zhuān)用章，造成合同簽署后被篡改的情況，或者一些相互侵權(quán)條款未能得到有效審議。

（三）合同履行的問(wèn)題

合同履行時(shí)沒(méi)能從合同角度對(duì)相關(guān)工作予以有效控制，校內(nèi)各部門(mén)缺乏有效的溝通機(jī)制，合同條款履行中存在一些未明確的事項(xiàng)，有時(shí)未能按照合同的約定履行，一些問(wèn)題未能及時(shí)的溝通和處理。還有的高校缺乏合同變更的相關(guān)程序，有時(shí)未能建立良好的合同糾紛的處理機(jī)制，合同糾紛有時(shí)處理不當(dāng)，錯(cuò)過(guò)了國(guó)家的法律訴訟時(shí)限，因此貽誤了合同管理的最佳時(shí)機(jī)。由于合同履行控制不當(dāng)，導(dǎo)致合同未按照約束期限履行，合同的金額與付款方式不正確，造成了合同終止的現(xiàn)象。

（四）合同的歸檔問(wèn)題

在合同歸檔評(píng)估方面，還存在未能妥善保管合同文本及相關(guān)資料的問(wèn)題，有些高校還采用傳統(tǒng)的人工合同管理的方式，未能及時(shí)的收集合同相關(guān)數(shù)據(jù)信息，合同歸檔不到位，歸檔合同有紕漏。有些高校未能建立合同檔案的保密機(jī)制，合同管理不嚴(yán)格，合同在訂立、履行過(guò)程中存在商業(yè)機(jī)密泄露的風(fēng)險(xiǎn)。有些高校不重視對(duì)合同歸檔的評(píng)估，存在合同歸檔管理不科學(xué)的問(wèn)題。

二、強(qiáng)化高校合同管理的審計(jì)方法

（一）完善合同控制組織體系

高校加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合作管理還要取得高校領(lǐng)導(dǎo)的高度重重視，必須建立完善的合同審計(jì)內(nèi)部控制體系，把經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)作為高校審計(jì)工作的重要組成部分，要求所有經(jīng)濟(jì)合同在訂立前都必須進(jìn)行審計(jì)。首先，完善經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)管理的組織機(jī)構(gòu)，做到對(duì)高校經(jīng)濟(jì)合同的統(tǒng)一審計(jì)管理，設(shè)置合同審計(jì)管理崗位，實(shí)現(xiàn)合同管理、審計(jì)、監(jiān)督的崗位分離，做到對(duì)合同事務(wù)的統(tǒng)一把關(guān)。其次，完善合同管理的溝通機(jī)制，建立合同審計(jì)與財(cái)務(wù)部門(mén)、歸口管理部門(mén)之間的溝通機(jī)制，促進(jìn)合同管理與財(cái)務(wù)預(yù)算、資金收支、工程項(xiàng)目管理相結(jié)合。第三，優(yōu)化合同管理的流程，設(shè)置嚴(yán)密的審計(jì)業(yè)務(wù)流程，重點(diǎn)審計(jì)是否存在越權(quán)審批經(jīng)濟(jì)合同問(wèn)題，積極由專(zhuān)職部門(mén)查找相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)合同運(yùn)轉(zhuǎn)的痕跡管理，確保合同訂立、履行與后續(xù)管理的有效進(jìn)行。第四，合同管理采用歸口控制的方法，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)合同管理施行定編、定崗、定責(zé)，定期進(jìn)行合同管理的自我評(píng)價(jià)，及時(shí)糾正和控制合同管理的高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)合同管理的不斷優(yōu)化。

（二）加強(qiáng)合同前期準(zhǔn)備控制

合同前期準(zhǔn)備不充分是造成合同經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)的主要原因，應(yīng)當(dāng)把合同審計(jì)放在前期的合同準(zhǔn)備環(huán)節(jié)。首先，提高合同策劃控制水平，學(xué)校應(yīng)當(dāng)明確合同簽訂范圍，優(yōu)化合同訂立的業(yè)務(wù)流程，要求所有應(yīng)當(dāng)簽訂合同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須依照要求簽訂書(shū)面合同，不得將經(jīng)濟(jì)合同化整為零，嚴(yán)格審查合同策劃是否符合學(xué)校當(dāng)前及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要。其次，提高合同調(diào)查控制水平，建立合同調(diào)查機(jī)制，落實(shí)合同調(diào)查的主體責(zé)任，明確合同調(diào)查人員的權(quán)限，重點(diǎn)調(diào)查合同相關(guān)方的資信情況，主體資格，履約能力，財(cái)務(wù)報(bào)告、政府專(zhuān)項(xiàng)檢查報(bào)告，以往交易記錄和社會(huì)評(píng)價(jià)等。第三，加強(qiáng)合同談判環(huán)節(jié)的控制，建立合同談判的集體會(huì)審制度，由行業(yè)相關(guān)專(zhuān)家學(xué)者組織談判團(tuán)，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)智慧，在合法前提下選擇正確的洽談方式，及時(shí)對(duì)合同談判核心環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)加強(qiáng)合同的名稱(chēng)、規(guī)格、計(jì)量單位、價(jià)款、履約期限、方式等易爭(zhēng)議問(wèn)題進(jìn)行審核。

（三）合同訂立環(huán)節(jié)的控制

合同訂立必須按照雙方當(dāng)事人的真實(shí)意愿進(jìn)行，這一階段主要審查合同文本是否規(guī)范有效，是否符合國(guó)家法律相關(guān)要求，涉及的內(nèi)容是否符合國(guó)家制定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。合同可以由學(xué)校的法務(wù)部門(mén)起草，由法務(wù)部門(mén)審核，對(duì)于金額較大的合同還要聘請(qǐng)專(zhuān)家或技術(shù)顧問(wèn)進(jìn)行審核。建立合同會(huì)審制度，編制合同審核的底稿，規(guī)定法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門(mén)的具體審核任務(wù)內(nèi)容，從而切實(shí)提高合同審計(jì)與管理的工作效率。還要進(jìn)一步加強(qiáng)合同簽署與登記的控制工作，建立合同專(zhuān)用章保證制度，建立統(tǒng)一編號(hào)的合同臺(tái)賬，應(yīng)當(dāng)加蓋合同齊縫章，使用有專(zhuān)用防偽印記的合同紙，嚴(yán)格的防止合同被篡改，從而達(dá)到提高合同管理控制整體有效性的目標(biāo)。

（四）合同履行環(huán)節(jié)的審計(jì)控制

應(yīng)當(dāng)提高合同履行的監(jiān)控水平，做到對(duì)合同履行情況的全面監(jiān)控，及時(shí)根據(jù)合同內(nèi)容要求督促各方履行合同，并且對(duì)合同的履行情況進(jìn)行檢查，做好相關(guān)的分析與驗(yàn)收工作。應(yīng)當(dāng)就合同出現(xiàn)的變更、終止、轉(zhuǎn)讓或者其它事項(xiàng)進(jìn)行審計(jì)，建立合同履行責(zé)任制，由相關(guān)部門(mén)出具合同履行的報(bào)告。還要嚴(yán)格的控制合同的變更，對(duì)于不能及時(shí)履行的合同應(yīng)當(dāng)及時(shí)地采用控制措施，防止各種因素造成的合同偏離訂立初衷的情況。對(duì)合同履行中出現(xiàn)糾紛的可以按照國(guó)家法律處理，能夠協(xié)商解決的需要雙方簽訂書(shū)面協(xié)議，合同經(jīng)協(xié)商仍無(wú)法解決的，根據(jù)合同約定進(jìn)行仲裁或訴訟。提高合同價(jià)款的計(jì)算能力，建立合同履行信息臺(tái)賬，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理與合同監(jiān)控系統(tǒng)的有效銜接，按照條款規(guī)定進(jìn)行合同審查，掌握合同履行情況與付款情況等。

（五）提高合同歸檔控制水平

高校還要高度的重視合同的歸檔管理，強(qiáng)調(diào)采用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高合同歸檔管理的質(zhì)量。定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，做好合同歸類(lèi)工作，詳細(xì)的記錄合同訂立、變更、履行與終結(jié)方面的情況。建立合同文本的統(tǒng)一分類(lèi)與統(tǒng)一編號(hào)制度，及時(shí)建立合同臺(tái)賬，同時(shí)保證合同涉及商業(yè)秘密不被泄露。合同原則上不外借，明確合同文本的流轉(zhuǎn)程序，實(shí)現(xiàn)對(duì)借閱的有效控制。還要加強(qiáng)合同管理的檢查工作，建立合同檢查評(píng)估制度，及時(shí)總結(jié)合同管理工作的經(jīng)驗(yàn)，分析合同簽署是否在授權(quán)范圍內(nèi)，合同歸檔管理應(yīng)當(dāng)保證資料全部歸檔，加強(qiáng)相關(guān)資料的檢查工作。