信息化背景下的高校內(nèi)部控制建設(shè)探究

蔣玉珩

摘要：高校在新時(shí)期的改革發(fā)展當(dāng)中，不僅應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)自身教學(xué)體系的關(guān)注，還應(yīng)該積極完善內(nèi)部控制，通過(guò)一系列措施來(lái)推動(dòng)高校內(nèi)部控制的有效建設(shè)。在信息化背景下，高校內(nèi)部控制建設(shè)迎來(lái)了全新的發(fā)展契機(jī)，但由于現(xiàn)階段的內(nèi)部控制存在較多問(wèn)題，有待于進(jìn)一步做出調(diào)整和優(yōu)化，才能緊緊跟隨信息化步伐，實(shí)現(xiàn)全面的內(nèi)部控制建設(shè)。

關(guān)鍵詞：信息化;高校;內(nèi)部控制;建設(shè)

近些年，國(guó)家要求加強(qiáng)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)力度，并提出了相關(guān)的規(guī)范意見，高校本身是內(nèi)部控制建設(shè)所監(jiān)管的主要單位，因而在信息化建設(shè)背景下，高校應(yīng)當(dāng)將內(nèi)部控制建設(shè)與信息化緊密結(jié)合起來(lái)，進(jìn)而滿足內(nèi)部控制需求，逐步實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的事務(wù)管理，全面提高高校的內(nèi)部控制與管理能力。

一、現(xiàn)階段高校內(nèi)部控制信息化存在的主要問(wèn)題

（一）不同部門之間的信息化建設(shè)水平有著明顯差異

當(dāng)前，高校對(duì)于信息化管理已經(jīng)有了一定的認(rèn)知，并且在會(huì)計(jì)管理與財(cái)務(wù)管理方面已經(jīng)形成了對(duì)應(yīng)的平臺(tái)建設(shè)。通過(guò)這些平臺(tái)的穩(wěn)定運(yùn)行，能夠?qū)W(xué)校的財(cái)務(wù)狀況有一個(gè)清晰的認(rèn)知，也能夠發(fā)揮良好的會(huì)計(jì)管理作用。在資產(chǎn)方面的管理主要通過(guò)管理系統(tǒng)來(lái)展開核算與管理，但是資產(chǎn)管理系統(tǒng)所具備的功能相對(duì)較為簡(jiǎn)單。在業(yè)務(wù)預(yù)算方面，一些高校已經(jīng)加強(qiáng)了預(yù)算管理系統(tǒng)的建設(shè)，但依舊有許多高校延續(xù)著傳統(tǒng)的手工編制預(yù)算管理。在開展預(yù)算管理信息化平臺(tái)建設(shè)的高校當(dāng)中，還有一部分并沒(méi)有將大量預(yù)算編制程序納入實(shí)際的信息系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行管理。此外，在其他業(yè)務(wù)管理上應(yīng)用信息化的高校依舊非常少，而且不同業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)處理并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)互聯(lián)共享，所采用的信息管理系統(tǒng)更存在著諸多漏洞，使得信息平臺(tái)無(wú)法充分整合現(xiàn)有資源，造成了一定程度上的浪費(fèi)。

（二）高校信息系統(tǒng)建設(shè)與內(nèi)部控制要求不相適應(yīng)

高校在現(xiàn)有業(yè)務(wù)的信息化管理實(shí)踐當(dāng)中所呈現(xiàn)出來(lái)的信息化建設(shè)水平有著明顯的差異，不同業(yè)務(wù)部門都是以自身業(yè)務(wù)為基準(zhǔn)來(lái)建設(shè)相應(yīng)的信息管理體系，所建成的信息平臺(tái)僅僅服務(wù)于部門自身，缺乏內(nèi)部控制的整體思維，更沒(méi)有考慮到信息化平臺(tái)在推動(dòng)高校內(nèi)部控制上的重要作用，相應(yīng)的執(zhí)行與運(yùn)用都存在較多的不足。同時(shí)，在高校內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中，多數(shù)人并沒(méi)有關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警這一內(nèi)容，因而導(dǎo)致在風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警方面有著嚴(yán)重缺失，無(wú)法滿足內(nèi)部控制的整體需要。為此，高校信息化系統(tǒng)難以滿足內(nèi)部控制的實(shí)際目標(biāo)，內(nèi)控監(jiān)督以及相關(guān)的評(píng)價(jià)工作都需要監(jiān)察和審計(jì)部門做好專項(xiàng)檢查，在具體的工作當(dāng)中無(wú)法依賴信息化技術(shù)，更不能準(zhǔn)確利用數(shù)據(jù)信息技術(shù)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)，也沒(méi)有辦法將內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制覆蓋到不同的業(yè)務(wù)鏈環(huán)節(jié)。

（三）高校信息系統(tǒng)建設(shè)不符合內(nèi)部控制的發(fā)展需要

雖然一些高校已經(jīng)加快了內(nèi)部控制體系的建設(shè)，內(nèi)部控制系統(tǒng)也呈現(xiàn)出了良好的運(yùn)行狀態(tài)，但是在實(shí)際的內(nèi)部控制執(zhí)行過(guò)程中依舊會(huì)忽視各種風(fēng)險(xiǎn)。首先，高校信息系統(tǒng)在密碼管理方面不是特別嚴(yán)謹(jǐn)，雖然高校會(huì)要求全體教職員工設(shè)置相應(yīng)的密碼，但在實(shí)際操作中非常容易出現(xiàn)密碼共用或者串用的狀況，業(yè)務(wù)人員對(duì)此并沒(méi)有過(guò)多關(guān)注。其次，在寒暑假期間，值班人員很可能為了優(yōu)化業(yè)務(wù)操作流程，做出適當(dāng)信息系統(tǒng)通融，整個(gè)授權(quán)審批原則過(guò)于寬松，一旦出現(xiàn)問(wèn)題將無(wú)從查起，極易引發(fā)安全隱患。最后，高校信息系統(tǒng)的建設(shè)，主要目的是為了滿足內(nèi)部控制的發(fā)展需要，實(shí)現(xiàn)高水平的內(nèi)部控制，但是在現(xiàn)階段的信息系統(tǒng)建設(shè)當(dāng)中，許多操作內(nèi)容都與內(nèi)部控制的發(fā)展需要不相適應(yīng)，與內(nèi)部控制的最終目的有著明顯沖突。

二、高校內(nèi)部控制信息化建設(shè)的實(shí)踐思路

（一）運(yùn)用內(nèi)部控制指導(dǎo)思想來(lái)優(yōu)化信息化系統(tǒng)建設(shè)

在內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的建設(shè)初期，高校有必要結(jié)合內(nèi)部控制的具體目標(biāo)合理建設(shè)信息系統(tǒng)控制體系，著重優(yōu)化信息系統(tǒng)控制流程，并在運(yùn)行信息管理系統(tǒng)的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)高水平的內(nèi)部控制，從而為不同部門的信息管理業(yè)務(wù)提供相互關(guān)聯(lián)渠道，避免出現(xiàn)信息傳遞滯后問(wèn)題。通過(guò)合理運(yùn)用信息技術(shù)，不僅能夠?qū)?jīng)濟(jì)活動(dòng)展開動(dòng)態(tài)追蹤，還能夠掌握活動(dòng)的實(shí)際進(jìn)度。在設(shè)置內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的時(shí)候，高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同性質(zhì)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，分別設(shè)置對(duì)應(yīng)的審核機(jī)制，并通過(guò)業(yè)務(wù)梳理發(fā)現(xiàn)其中的風(fēng)險(xiǎn)，抓住高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)展開重點(diǎn)監(jiān)督管理。審核人員在這個(gè)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)主動(dòng)建立多級(jí)審核機(jī)制，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)化與合理化。此外，高校內(nèi)部控制信息化發(fā)展還能夠保障財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為財(cái)務(wù)工作的整體優(yōu)化形成全新的方向。

（二）注重加強(qiáng)內(nèi)部控制與信息系統(tǒng)之間的聯(lián)系

高校內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的建設(shè)主要是借助信息技術(shù)手段，針對(duì)內(nèi)部控制的各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合，逐步將其中的方法、措施以及不同程序形成一個(gè)完整的系統(tǒng)。這一系統(tǒng)的有效運(yùn)行，不僅能夠提高工作效率，還能夠規(guī)避各種人為操作容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤，使得業(yè)務(wù)執(zhí)行變得更加流暢有序。從執(zhí)行角度考慮，通過(guò)數(shù)據(jù)相互聯(lián)通能夠?qū)I(yè)務(wù)模塊納入實(shí)際的信息系統(tǒng)當(dāng)中，進(jìn)而完善內(nèi)部控制?，F(xiàn)階段，高校的業(yè)務(wù)系統(tǒng)主要包括教務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng)以及財(cái)務(wù)系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)之間缺乏一定的聯(lián)系，對(duì)于一部分信息沒(méi)有實(shí)現(xiàn)及時(shí)共享，因而不利于加強(qiáng)內(nèi)部控制。而通過(guò)內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的建設(shè)，能夠?qū)⑦@些系統(tǒng)的信息進(jìn)行整合運(yùn)用，進(jìn)而與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)相協(xié)調(diào)，形成一個(gè)有機(jī)管理控制體系，全面提高內(nèi)部控制與管理效率。

（三）優(yōu)化內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)建設(shè)

高校在內(nèi)部控制體系信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)逐步統(tǒng)一內(nèi)部控制的相關(guān)數(shù)據(jù)，并通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確傳輸來(lái)建設(shè)信息化目標(biāo)，以全新的業(yè)務(wù)覆蓋來(lái)優(yōu)化內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)，逐步完善授權(quán)審批、會(huì)計(jì)控制等活動(dòng)內(nèi)容，將高校的資產(chǎn)數(shù)據(jù)完全納入信息控制系統(tǒng)中，為后期的內(nèi)部控制運(yùn)行奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，高校應(yīng)當(dāng)從預(yù)算管理信息化出發(fā)，將業(yè)務(wù)采購(gòu)、資產(chǎn)管理、合同管理等系統(tǒng)與預(yù)警系統(tǒng)緊密結(jié)合在一起，再通過(guò)內(nèi)部控制來(lái)優(yōu)化相關(guān)功能，形成整體而全面的業(yè)務(wù)體系。

（四）完善內(nèi)部控制信息化預(yù)警系統(tǒng)

預(yù)警系統(tǒng)在建設(shè)高校內(nèi)部控制信息化平臺(tái)的過(guò)程中屬于非常重要的系統(tǒng)，通過(guò)這一系統(tǒng)的優(yōu)化與完善，能夠?qū)Ω咝５母黜?xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)展開全方面的監(jiān)督管理，并且可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)不同的風(fēng)險(xiǎn)因素，采取相應(yīng)的措施加以消除和預(yù)防。在優(yōu)化內(nèi)部控制信息化預(yù)警系統(tǒng)的同時(shí)，高校審計(jì)和監(jiān)察部門還應(yīng)當(dāng)對(duì)內(nèi)部控制的預(yù)警功能展開評(píng)估，持續(xù)完善監(jiān)督管理措施，強(qiáng)化不同業(yè)務(wù)事項(xiàng)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制。在具體建設(shè)預(yù)警功能的時(shí)候，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合業(yè)務(wù)信息化流程來(lái)分析不同活動(dòng)的特點(diǎn)，進(jìn)而找出潛在的風(fēng)險(xiǎn)。此外，高校還可以在預(yù)警功能的基礎(chǔ)上，對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的各項(xiàng)指標(biāo)數(shù)據(jù)展開評(píng)估，并將最終的評(píng)價(jià)結(jié)果作為內(nèi)部控制活動(dòng)的調(diào)整依據(jù)。通過(guò)內(nèi)部控制機(jī)制的不斷優(yōu)化，能夠持續(xù)監(jiān)控當(dāng)前的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，使得經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的可能性不斷下降。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，高校內(nèi)部控制信息化建設(shè)的核心在于加強(qiáng)對(duì)管理層的認(rèn)知，對(duì)于不同業(yè)務(wù)部門都需要投入資金來(lái)形成高質(zhì)量的信息管理系統(tǒng)，只需要對(duì)當(dāng)前的信息進(jìn)行整合，并完善數(shù)據(jù)傳輸和交換平臺(tái)，便能夠?qū)Σ煌目刂乒?jié)點(diǎn)加以深層次控制，使得內(nèi)部控制信息化建設(shè)能夠與信息傳輸機(jī)制緊密聯(lián)系起來(lái)，逐步提高內(nèi)部控制活動(dòng)質(zhì)量，推動(dòng)高校內(nèi)部控制體系的全面發(fā)展。