圖書(shū)資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)探析構(gòu)建

歐海龍

摘要：當(dāng)今社會(huì)飛速發(fā)展，尤其是大數(shù)據(jù)，云計(jì)算等的出現(xiàn)，給人們的信息管理模式提供了一個(gè)新的發(fā)展方向。圖書(shū)資料檔案信息化管理，應(yīng)用信息化管理方式是一種必然趨勢(shì)。它能夠?qū)崿F(xiàn)圖書(shū)資料檔案管理的全面發(fā)展和資源共享，打造更全面的知識(shí)系統(tǒng)，為更多的人提供更加快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。本文深入研究了圖書(shū)檔案信息化管理的三個(gè)優(yōu)勢(shì)，體現(xiàn)了圖書(shū)檔案信息化管理的必要性。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館;檔案管理;信息化;優(yōu)勢(shì)

中圖分類(lèi)號(hào)：G251;G270.7?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A?文章編號(hào)：1672-9129（2020）05-0080-01

Abstract：The?rapid?development?of?today's?society，especially?the?emergence?of?big?data?and?cloud?computing，provides?a?new?development?direction?for?people's?information?management?model.?It?is?an?inevitable?trend?to?apply?informatization?management?methods?to?the?information?management?of?library?materials?and?files.?It?can?realize?the?comprehensive?development?and?resource?sharing?of?library?materials?and?file?management，create?a?more?comprehensive?knowledge?system，and?provide?more?rapid?and?high-quality?services?for?more?people.?This?article?deeply?studies?the?three?advantages?of?the?information?management?of?books?and?archives，which?reflects?the?necessity?of?the?information?management?of?books?and?archives.

Key?words：library;archive?management;informatization;advantages

在如今的信息化時(shí)代，圖書(shū)資料檔案的信息化管理順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，能夠大大提升圖書(shū)資料管理的效率。圖書(shū)資料檔案的信息化管理有利于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)圖書(shū)管理、歸檔和管理的方式，更加及時(shí)，快速和全面的獲取相關(guān)檔案的內(nèi)容。信息化管理有著傳統(tǒng)管理方式不具備的各種條件，有很多優(yōu)勢(shì)。

1?有利于提高管理水平

圖書(shū)資料檔案信息化管理能夠提升圖書(shū)館的管理水平。在信息時(shí)代的高速發(fā)展，圖書(shū)館作為存儲(chǔ)、交流、傳播、管理信息知識(shí)的重要載體和信息媒介，對(duì)于加快信息知識(shí)的傳播應(yīng)用具有重要作用。圖書(shū)檔案信息化管理能夠提升圖書(shū)館的管理水平，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

首先，圖書(shū)資料信息化管理，在一定程度上優(yōu)化了圖書(shū)館的人員結(jié)構(gòu)，細(xì)化了成員在工作中的分工。這樣員工有更加明確了工作責(zé)任與工作方向。在以往的圖書(shū)館管理系統(tǒng)中，往往一位工作人員負(fù)責(zé)多種職責(zé)，不僅增加了他們繁重的任務(wù)，而且在圖書(shū)館人員管理方面存在具有一定的缺陷。圖書(shū)館信息化管理將所有的工作人員處于統(tǒng)一的管理平臺(tái)之下，給予每個(gè)人明確的分工，提升了圖書(shū)館管理的水平。

其次，在信息化程度如此之高的時(shí)代，信息化管理已成常態(tài)。這對(duì)圖書(shū)館的管理工作人員提出了更高的技能要求。因此，工作人員為了適合現(xiàn)在的崗位，必須要始終堅(jiān)持提升自己的能力，才能適應(yīng)時(shí)代的變化發(fā)展。圖書(shū)館管理人員一方面要明確自身的工作屬性，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)做到對(duì)紙質(zhì)資源、電子資源的充分了解，針對(duì)不同種類(lèi)的數(shù)據(jù)庫(kù)、參考書(shū)等，進(jìn)行細(xì)致的分類(lèi)。另一方面，圖書(shū)管理人員還需加強(qiáng)其工作技能的學(xué)習(xí)，不斷地學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，不斷完善其管理服務(wù)水平。

2?有利于提高管理效率

圖書(shū)資料檔案信息化管理的一大優(yōu)勢(shì)就是有利于提升管理的效率。傳統(tǒng)的圖書(shū)資料檔案管理模式往往采用的是人工錄入的方式單一方式，需要很多的人力物力，并且在錄入時(shí)還有一定的錯(cuò)誤性，對(duì)于繁多復(fù)雜的檔案資料，更是需要耗費(fèi)很多的時(shí)間與精力。對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用能夠減少錄入編號(hào)的失誤率，通過(guò)對(duì)書(shū)的條碼或者檔案的編號(hào)進(jìn)行快速的整理以達(dá)到檔案快速整理的目的。這樣在處理很多的圖書(shū)與各種資料的時(shí)候就可以很大程度上減輕工作人員的勞動(dòng)量，而且在錄入的準(zhǔn)確性上能得到一定的提升。

圖書(shū)資料檔案室信息化管理還能夠節(jié)約有限的人力資源。利用信息化管理能夠準(zhǔn)確的掌握?qǐng)D書(shū)的位置、圖書(shū)的編號(hào)、讀書(shū)的年限和圖書(shū)的庫(kù)存等問(wèn)題。在進(jìn)行文獻(xiàn)資料查找的時(shí)候，直接利用電子信息檔案到相應(yīng)的房間相應(yīng)的書(shū)架、相應(yīng)的圖書(shū)號(hào)去索取。在圖書(shū)資料的歸檔問(wèn)題上也可以直接用掃碼解決，信息化管理系統(tǒng)可以讓人們?cè)谔幚硪磺袉?wèn)題時(shí)，只需要一臺(tái)簡(jiǎn)單的電腦，減少了人力資源的浪費(fèi)。

圖書(shū)資料檔案信息化管理能夠方便讀者進(jìn)行有效查閱?，F(xiàn)在讀者進(jìn)行館藏查詢(xún)可以利用自主服務(wù)系統(tǒng)，與檔案信息化管理系統(tǒng)相聯(lián)系，方便查找。只需要輸入相應(yīng)的圖書(shū)信息即可查詢(xún)館藏。這樣既能夠方便讀者進(jìn)行一些查詢(xún)，而且能夠減少工作人員的工作量，提升圖書(shū)館管理系統(tǒng)的管理效率。

3?有利于優(yōu)化管理機(jī)能

圖書(shū)館檔案信息化管理還有助于圖書(shū)館優(yōu)化管理機(jī)能。圖書(shū)館的五大管理機(jī)能分別是計(jì)劃，組織，指揮，協(xié)調(diào)與控制，這五大管理機(jī)能，作為統(tǒng)籌全局的方式是圖書(shū)館管理的重要部分。圖書(shū)館檔案信息化管理有助于圖書(shū)館提升這些管理機(jī)能。

首先，信息化技術(shù)的應(yīng)用，縮短了館員們的工作時(shí)間，因此，在進(jìn)行統(tǒng)籌全局的發(fā)展時(shí)，能夠有更多的精力去進(jìn)行館員組織建設(shè)，在不斷的發(fā)展中改善突出的管理模式與突出的運(yùn)行模式，更深入的解決圖書(shū)館現(xiàn)存的問(wèn)題，為讀者提供更好的服務(wù)。

圖書(shū)資料檔案信息化管理改善了圖書(shū)資料的保存方式。現(xiàn)在很多的資源都能夠通過(guò)大數(shù)據(jù)的方式存儲(chǔ)于云端，然后用戶可以云端查看或者下載使用，提升了圖書(shū)館管理的協(xié)調(diào)機(jī)能，提升圖書(shū)館的容納能力。傳統(tǒng)的檔案管理模式不利于信息化管理，通過(guò)信息化管理能夠使圖書(shū)檔案管理更加完善。圖書(shū)館管理技能的提升離不開(kāi)信息化管理的方式。信息化利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，大數(shù)據(jù)等。在圖書(shū)館的數(shù)據(jù)管理方面體現(xiàn)出巨大的效率。在一定程度上提升了圖書(shū)館的統(tǒng)籌資源的機(jī)能，圖書(shū)館在未來(lái)呈現(xiàn)出更加智能化的趨勢(shì)，信息更加完善。運(yùn)用相關(guān)的技術(shù)手段，加強(qiáng)相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的共享，全面提升檔案管理力度和相關(guān)知識(shí)，加強(qiáng)圖書(shū)館的全面建設(shè)和管理，滿足大部分人的資料查找要求。

4?小結(jié)

圖書(shū)資料檔案信息化管理具有很多優(yōu)勢(shì)，集中表現(xiàn)在三個(gè)方向，分別是提升管理水平，提升管理效率和提升管理機(jī)能。圖書(shū)質(zhì)量檔案信息化管理。為圖書(shū)管理，提供了一個(gè)項(xiàng)新的發(fā)展方向。圖書(shū)檔案信息化管理，優(yōu)化了圖書(shū)館的人員結(jié)構(gòu)，給予每個(gè)人明確的分工，館員在信息化管理的背景下，綜合能力得到不斷的提升，同樣增強(qiáng)了圖書(shū)館的管理水平。圖書(shū)資料檔案信息化管理在信息錄入、信息采集、信息檢測(cè)等方面都具有比人工更加快捷的運(yùn)營(yíng)方式，節(jié)約資源，為工作人員與讀者都提供了更加便捷快速的服務(wù)。同時(shí)，圖書(shū)檔案信息化管理，提升了圖書(shū)館的計(jì)劃，組織，協(xié)調(diào)，指揮和控制五大管理機(jī)能。圖書(shū)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)巨大，是當(dāng)今信息化社會(huì)必定需要發(fā)展的一種新型的管理模式。

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