“新工科”背景下實(shí)驗(yàn)室設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)的構(gòu)建

肖新華

(湖北理工學(xué)院 機(jī)電工程學(xué)院，湖北 黃石435003)

0 引言

高校實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備一般是通過(guò)外部采購(gòu)、師生研制等形式形成資產(chǎn)。國(guó)家和企業(yè)對(duì)高等院校投入的資金大部分用于購(gòu)買先進(jìn)、精密的科研及實(shí)驗(yàn)教學(xué)儀器設(shè)備。然而，很多高校對(duì)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備的采購(gòu)、使用和維護(hù)等管理工作的重視程度還不夠，尚未建立統(tǒng)一有效的實(shí)驗(yàn)室設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)。若僅依靠傳統(tǒng)的人工管理方式來(lái)完成實(shí)驗(yàn)室設(shè)備的管理工作，既難以保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性[1]，又無(wú)法充分發(fā)揮設(shè)備的使用效益。高校實(shí)驗(yàn)室設(shè)備的采購(gòu)管理是高校教學(xué)、科研、資產(chǎn)和預(yù)算管理的核心，加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備的采購(gòu)管理是科學(xué)合理地分配使用經(jīng)費(fèi)、確保設(shè)備使用效益最大化的關(guān)鍵，也是實(shí)現(xiàn)國(guó)有固定資產(chǎn)管理與學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算管理以及教學(xué)、科研需求管理有機(jī)結(jié)合的橋頭堡?！靶鹿た啤崩砟畹奶岢鰹楦叩仍盒?shí)驗(yàn)室設(shè)備采購(gòu)的科學(xué)管理和實(shí)施提供了新的思路。

本文在“新工科”理念的指導(dǎo)下，結(jié)合管理信息系統(tǒng)的相關(guān)理論和最新發(fā)展動(dòng)態(tài)，對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室設(shè)備采購(gòu)管理系統(tǒng)進(jìn)行深入研究，并結(jié)合多年的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，提出采用精細(xì)化管理模式，初步構(gòu)建適應(yīng)“新工科”教學(xué)體系的高校實(shí)驗(yàn)室設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)，旨在加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)及實(shí)現(xiàn)設(shè)備配置的全過(guò)程管理。

1 實(shí)驗(yàn)室設(shè)備采購(gòu)管理的現(xiàn)狀

1.1 設(shè)備類型采購(gòu)不合理

目前，許多高校在進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)時(shí)，對(duì)實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)需求未進(jìn)行充分調(diào)研與統(tǒng)籌規(guī)劃，一方面購(gòu)買價(jià)格昂貴的“高精尖”儀器設(shè)備，另一方面又購(gòu)買低端演示參觀類儀器設(shè)備，而實(shí)驗(yàn)教學(xué)與教師科研真正需要的儀器設(shè)備卻采購(gòu)不到位。因此，設(shè)備采購(gòu)出現(xiàn)嚴(yán)重的兩級(jí)分化，“高精尖”儀器設(shè)備的功能沒(méi)有得到充分發(fā)揮，低端演示參觀類儀器設(shè)備形同擺設(shè)。這不僅影響了正常的實(shí)驗(yàn)教學(xué)，阻礙了教師科研水平的提高，降低了高校服務(wù)社會(huì)的能力，而且購(gòu)買不實(shí)用的實(shí)驗(yàn)設(shè)備還造成了嚴(yán)重的資金浪費(fèi)[2]。

1.2 實(shí)驗(yàn)設(shè)備資料檔案不齊全

實(shí)驗(yàn)設(shè)備資料的歸檔是實(shí)驗(yàn)室設(shè)備采購(gòu)管理的任務(wù)之一，也是設(shè)備后期使用管理和維護(hù)必不可少的指導(dǎo)性資料。 許多高校在實(shí)驗(yàn)設(shè)備購(gòu)買和驗(yàn)收合格后，未及時(shí)合理地將實(shí)驗(yàn)設(shè)備的相關(guān)資料收集整理和存檔。同時(shí)許多高校普遍存在設(shè)備管理規(guī)章制度不完善，或者規(guī)章制度的操作性不強(qiáng)、內(nèi)容空泛、執(zhí)行力度不夠的現(xiàn)象。設(shè)備使用情況記錄不詳細(xì)或無(wú)記錄、資料文件丟失，導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)設(shè)備的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，影響設(shè)備的日常使用與維護(hù)，甚至?xí)貜?fù)購(gòu)買類似設(shè)備而造成資金浪費(fèi)。

1.3 設(shè)備維護(hù)、保養(yǎng)落實(shí)不到位

目前，許多高校普遍存在重視新設(shè)備購(gòu)置，忽視對(duì)現(xiàn)有設(shè)備定期維護(hù)的現(xiàn)象。 在購(gòu)置的新設(shè)備驗(yàn)收合格后，往往忽視了設(shè)備的安裝與調(diào)試，給排查設(shè)備故障帶來(lái)很大的困難。特別是一些貴重精密實(shí)驗(yàn)設(shè)備，由于使用率低或長(zhǎng)時(shí)間閑置，缺少日常維護(hù)，再次使用設(shè)備就容易出現(xiàn)故障。此外，很多實(shí)驗(yàn)室人員沒(méi)有接受過(guò)操作專業(yè)設(shè)備的技術(shù)培訓(xùn)，因人員操作不規(guī)范或錯(cuò)誤操作，影響了新設(shè)備的正常使用[2]，提高了維修成本，增加了設(shè)備報(bào)廢率。

2 實(shí)驗(yàn)室設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)的功能

為滿足“新工科”背景下高校對(duì)高素質(zhì)人才培養(yǎng)和服務(wù)社會(huì)的需求，對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室設(shè)備的采購(gòu)流程進(jìn)行調(diào)研，并結(jié)合湖北理工學(xué)院機(jī)電工程學(xué)院實(shí)驗(yàn)室設(shè)備采購(gòu)管理的特色，運(yùn)用結(jié)構(gòu)化編程的分析方法，構(gòu)建一套完整的設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)，該平臺(tái)需具備如下管理功能。

2.1 項(xiàng)目采購(gòu)申報(bào)及采購(gòu)管理

各教學(xué)院根據(jù)學(xué)校下達(dá)的年度實(shí)驗(yàn)室建設(shè)采購(gòu)項(xiàng)目任務(wù)，本著“先進(jìn)、實(shí)用、通用”和優(yōu)勢(shì)售后服務(wù)原則選購(gòu)儀器設(shè)備，同時(shí)考慮儀器設(shè)備的安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)等相關(guān)工作條件，依照科學(xué)論證和規(guī)劃的原則，科學(xué)合理地制定采購(gòu)計(jì)劃，及時(shí)將相關(guān)信息錄入到設(shè)備采購(gòu)平臺(tái)的項(xiàng)目庫(kù)中。設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)能對(duì)申報(bào)的項(xiàng)目進(jìn)行受理、匯總、歸類，然后分送給主管部門及領(lǐng)導(dǎo)審核，審核通過(guò)后自動(dòng)生成采購(gòu)計(jì)劃書，由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)計(jì)劃并執(zhí)行采購(gòu)。項(xiàng)目采購(gòu)申報(bào)流程及采購(gòu)流程分別如圖1和圖2所示。

圖1 項(xiàng)目采購(gòu)申報(bào)流程

圖2 項(xiàng)目采購(gòu)流程

2.2 項(xiàng)目采購(gòu)合同管理

校設(shè)備處根據(jù)已審核通過(guò)的采購(gòu)項(xiàng)目與供應(yīng)商簽訂項(xiàng)目采購(gòu)合同，校法制辦備案報(bào)送省財(cái)政廳，授權(quán)同意后生成政府采購(gòu)合同備案表，最后簽訂采購(gòu)合同。合同生效后便可實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)供貨[3]。合同管理流程如圖3所示。

圖3 合同管理流程

2.3 項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理

根據(jù)合同規(guī)定，采購(gòu)管理平臺(tái)記錄資金的流向及狀態(tài)，并實(shí)時(shí)追蹤項(xiàng)目的余額，避免出現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)浪費(fèi)的現(xiàn)象。

2.4 項(xiàng)目進(jìn)展統(tǒng)計(jì)查詢

學(xué)校相關(guān)部門可以通過(guò)設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)查詢?cè)O(shè)備采購(gòu)和使用中的各種信息，以便對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、比較和統(tǒng)計(jì)，獲得相應(yīng)的數(shù)據(jù)報(bào)表，指導(dǎo)后續(xù)工作有序進(jìn)行。采購(gòu)管理平臺(tái)對(duì)所有采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理跟蹤，以項(xiàng)目執(zhí)行任務(wù)書、合同為依據(jù)，能以可視化的方式隨時(shí)將項(xiàng)目完整的資料展現(xiàn)出來(lái)，使得查詢更加直觀、便捷[4]。

2.5 設(shè)備遠(yuǎn)程管理

設(shè)備管理人員能通過(guò)設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)查看設(shè)備的存放位置、使用情況、報(bào)廢情況和責(zé)任人，對(duì)設(shè)備信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，提高設(shè)備管理水平[5]。

3 實(shí)驗(yàn)室設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)設(shè)計(jì)

3.1 軟件功能設(shè)計(jì)

實(shí)驗(yàn)室設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)的項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)流程如圖4所示，項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃審核流程如圖5所示。

圖4 項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)流程

圖5 項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃審核流程

3.2 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

本設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)按照計(jì)算機(jī)技術(shù)中的第三范式(Third Normal Form,3rd NF)要求設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)表、運(yùn)行數(shù)據(jù)庫(kù)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)等。該數(shù)據(jù)庫(kù)可以生成各類報(bào)表，并能夠根據(jù)用戶需要加入二次開發(fā)功能，包含經(jīng)費(fèi)預(yù)算表、項(xiàng)目計(jì)劃表、項(xiàng)目明細(xì)表、采購(gòu)計(jì)劃表、合同及明細(xì)表、付款記錄表、維護(hù)保養(yǎng)表[5]。

3.3 開發(fā)工具及模式的選擇

選用Microsoft Visual C++開發(fā)前臺(tái)軟件，利用Microsoft SQL Server 2000創(chuàng)建后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)。采用C/S模式(Client/Server,客戶機(jī)/服務(wù)器模式)開發(fā)管理系統(tǒng)，C/S模式充分利用了兩端硬件環(huán)境的優(yōu)勢(shì)，將任務(wù)合理地分配給客戶端和服務(wù)器，滿足系統(tǒng)通信速度的要求，具有可靠的交互性和安全性[6]。

4 設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)的具體實(shí)現(xiàn)

設(shè)計(jì)開發(fā)的實(shí)驗(yàn)室綜合管理系統(tǒng)、設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)分別如圖6～8所示。

圖6 實(shí)驗(yàn)室綜合管理系統(tǒng)

圖7 設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目管理系統(tǒng)

圖8 固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)

5 結(jié)束語(yǔ)

高校的實(shí)踐實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科研服務(wù)工作是“新工科”教學(xué)體系的核心組成部分。實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的管理水平對(duì)該工作的順利開展起到至關(guān)重要的作用[7-9]?；谀壳皟x器設(shè)備管理中存在的采購(gòu)不合理、實(shí)驗(yàn)設(shè)備資料建檔不完善和保養(yǎng)維護(hù)不到位問(wèn)題構(gòu)建了設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)。該設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)可對(duì)儀器設(shè)備使用和設(shè)備采購(gòu)的全過(guò)程進(jìn)行管理，增強(qiáng)設(shè)備信息的共享，提高儀器設(shè)備采購(gòu)管理的效率。