6個(gè)常見(jiàn)的項(xiàng)目管理錯(cuò)誤及其規(guī)避方法

Moira Alexander Charles

很少有項(xiàng)目能夠順利地完成，因?yàn)轫?xiàng)目從構(gòu)思到批準(zhǔn)的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題。冷靜、高效地處理問(wèn)題是項(xiàng)目經(jīng)理的一項(xiàng)關(guān)鍵職能，作為項(xiàng)目經(jīng)理，你面臨的一些挑戰(zhàn)其實(shí)可以相對(duì)輕松地隨時(shí)解決掉。然而，其他的挑戰(zhàn)則會(huì)對(duì)項(xiàng)目能否成功產(chǎn)生很大的影響。

以下介紹困擾項(xiàng)目成功的6個(gè)常見(jiàn)的項(xiàng)目管理錯(cuò)誤，以及風(fēng)險(xiǎn)管理策略和針對(duì)這些錯(cuò)誤的建議，目的是避免項(xiàng)目進(jìn)度受阻。

戰(zhàn)略目標(biāo)不一致

企業(yè)啟動(dòng)的每個(gè)項(xiàng)目都必須與整個(gè)企業(yè)的目標(biāo)密切相關(guān)。當(dāng)寶貴的時(shí)間和資源被用于執(zhí)行與企業(yè)愿景不符的項(xiàng)目時(shí)，更重要的項(xiàng)目就會(huì)面臨風(fēng)險(xiǎn)，最終也會(huì)使企業(yè)的長(zhǎng)期成功面臨風(fēng)險(xiǎn)。

為了確保不會(huì)出現(xiàn)這種情況，每個(gè)項(xiàng)目都應(yīng)該有一個(gè)可靠的、經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)案例，具體說(shuō)明是怎樣與企業(yè)高管設(shè)定的目標(biāo)保持一致的。每個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)都必須記錄在案，以確保項(xiàng)目是有針對(duì)性的、可衡量的、可實(shí)現(xiàn)的、與整個(gè)企業(yè)的目標(biāo)相關(guān)，而且是及時(shí)的（又名S.M.A.R.T）。確定所有目標(biāo)，并將其記錄在項(xiàng)目章程中，以幫助明確項(xiàng)目的目的，并通過(guò)重溫章程和協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)工作來(lái)堅(jiān)持目標(biāo)不變。

項(xiàng)目沒(méi)有倡議人

正如項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及其相關(guān)方依賴于項(xiàng)目經(jīng)理的支持和指導(dǎo)一樣，項(xiàng)目經(jīng)理也同樣依賴于項(xiàng)目倡議人。項(xiàng)目倡議人通常是執(zhí)行團(tuán)隊(duì)的成員，這名高管不但支持項(xiàng)目，有深刻的見(jiàn)解，而且在必要時(shí)能幫助項(xiàng)目經(jīng)理解決沖突。倡議人還為項(xiàng)目定下基調(diào)，以影響整個(gè)公司的支持。大多數(shù)相關(guān)方不容易接受變革。如果沒(méi)有倡議人來(lái)幫助鋪平道路，項(xiàng)目經(jīng)理極有可能會(huì)與高管、跨職能部門(mén)、客戶和最終用戶糾纏不清。每個(gè)項(xiàng)目都應(yīng)該有一個(gè)倡議人，他們組織會(huì)議，與其他高管和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)討論項(xiàng)目為什么應(yīng)該繼續(xù)進(jìn)行下去。他們還應(yīng)傳達(dá)利益訴求，指派誰(shuí)來(lái)領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目，并要求跨職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)與他們的部門(mén)共享信息。

容量規(guī)劃和資源管理不力

企業(yè)在分配和管理項(xiàng)目資源之前，首先需要計(jì)劃資源容量。在計(jì)劃階段，這意味著確定項(xiàng)目可能需要的資源，然后確定可用資源池。如果跳過(guò)這一步可能會(huì)危及項(xiàng)目的成功。

很多企業(yè)利用不同的工具，在計(jì)劃階段和資源管理階段運(yùn)行假設(shè)場(chǎng)景規(guī)劃，作為一種風(fēng)險(xiǎn)管理工具來(lái)測(cè)試分配、管理和移交項(xiàng)目時(shí)間表和資源的影響。假設(shè)場(chǎng)景規(guī)劃有很多好處。它可以幫助企業(yè)實(shí)時(shí)識(shí)別資源選項(xiàng)，平衡工作負(fù)載，優(yōu)化所有資源的使用，以確保團(tuán)隊(duì)成員和相關(guān)方不會(huì)被過(guò)度分配。它還能保證任務(wù)或者項(xiàng)目的開(kāi)始和結(jié)束日期不會(huì)受到負(fù)面影響。

方法不符

項(xiàng)目管理方法為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供了在管理單個(gè)項(xiàng)目時(shí)要遵循的一組標(biāo)準(zhǔn)。選擇正確的方法來(lái)執(zhí)行項(xiàng)目是確保快速準(zhǔn)確交付項(xiàng)目的關(guān)鍵所在。如果沒(méi)有有效的方法來(lái)執(zhí)行項(xiàng)目，或者項(xiàng)目使用了錯(cuò)誤的方法，與團(tuán)隊(duì)專業(yè)知識(shí)不符，那么都會(huì)增加失敗的風(fēng)險(xiǎn)。

有很多方法可供選擇——每種方法都有不同的目的，但有時(shí)目的會(huì)有重疊。項(xiàng)目管理方法可以指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)怎樣實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。一些應(yīng)用得很好的方法是為了減少產(chǎn)品缺陷;有的方法則是要保證過(guò)程的效率;還有的方法是為了更快地交付產(chǎn)品和服務(wù)。至關(guān)重要的是，團(tuán)隊(duì)能力應(yīng)與所選擇的方法相匹配。

溝通不暢

據(jù)估計(jì)，20%的項(xiàng)目因溝通不暢而失敗。在日常工作和項(xiàng)目工作中，很多因素都會(huì)導(dǎo)致溝通不暢，項(xiàng)目被迫中斷。溝通方式或者方法、現(xiàn)有的緊張關(guān)系、相互沖突的目標(biāo)、不及時(shí)的溝通，甚至錯(cuò)誤的溝通等問(wèn)題，都有可能給項(xiàng)目帶來(lái)重大隱患。

考慮到溝通是項(xiàng)目高效管理最重要的一個(gè)方面，因此，制定有效的溝通策略對(duì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)非常重要。了解自己的受眾是制定正確溝通策略的關(guān)鍵。溝通應(yīng)及時(shí)、頻繁、清晰、透明。包容和尊重同樣重要。項(xiàng)目經(jīng)理需要注意的另一件事是確保整個(gè)項(xiàng)目的溝通保持一致，這有助于項(xiàng)目更順利地進(jìn)行。

沒(méi)有合適的軟件和工具

如果沒(méi)有某種形式的項(xiàng)目管理軟件或者工具，幾乎不可能成功地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。如果沒(méi)有計(jì)劃、執(zhí)行和監(jiān)視項(xiàng)目的工具，那么項(xiàng)目經(jīng)理也很難勝任自己的角色。有這么多的移動(dòng)部件，即使是最小的企業(yè)和最小的項(xiàng)目，其內(nèi)部的項(xiàng)目管理也會(huì)令人望而生畏。具有多個(gè)任務(wù)、目標(biāo)和資源的大型項(xiàng)目不可能得到有效或者高效的管理。在考慮要處理哪些項(xiàng)目之前，應(yīng)確定并評(píng)估合適的項(xiàng)目管理解決方案，以幫助團(tuán)隊(duì)管理任務(wù)、資源、工作進(jìn)度和協(xié)作。

解決這些常見(jiàn)的項(xiàng)目管理問(wèn)題能夠降低很多相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，使項(xiàng)目一直保持在實(shí)現(xiàn)收益的正確軌道上。

Moira Alexander是《領(lǐng)先還是落后：鏈接戰(zhàn)略項(xiàng)目管理和思想領(lǐng)導(dǎo)力》的作者，并且是Lead-Her-Ship集團(tuán)的創(chuàng)始人。她也是一名項(xiàng)目管理專業(yè)人士，是商業(yè)價(jià)格談話節(jié)目“技術(shù)開(kāi)講”欄目的撰稿人和聯(lián)合主持人。Moira曾在美國(guó)和加拿大從事了20多年的商業(yè)（IS&T）和項(xiàng)目管理工作。

原文網(wǎng)址

https：//www.cio.com/article/2391872/8-common-project-management-mistakes-and-how-to-avoid-them.html