檔案管理的重要地位及加強(qiáng)檔案管理的方法研究

胡寶

摘要： 檔案管理工作質(zhì)量的有效提高離不開檔案管理人員的管理，檔案管理手段創(chuàng)新要求檔案管理工作者要解放思想、與時(shí)俱進(jìn)、破除因循守舊的觀念，跟上信息化發(fā)展的社會(huì)，學(xué)會(huì)利用更先進(jìn)的科技處理手段完成檔案的匯總和整理，全面開發(fā)和利用檔案信息資源，為社會(huì)發(fā)展提供信息支持。

關(guān)鍵詞： 檔案管理;方法

【中圖分類號(hào)】TE55【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1674-3733（2020）15-0294-01

引言：現(xiàn)階段檔案管理工作想要為社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量就要具備更強(qiáng)大的信息處理和儲(chǔ)存能力，這樣檔案管理服務(wù)才能夠更加快捷準(zhǔn)確。檔案對(duì)于企業(yè)來說是一個(gè)企業(yè)的重要的核心資源，一個(gè)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案可謂是一個(gè)重點(diǎn)的參考對(duì)象，一個(gè)企業(yè)基礎(chǔ)工作也是檔案管理工作，檔案的質(zhì)量和價(jià)值是隨著時(shí)代的發(fā)展從而不斷的升高的，在當(dāng)今的社會(huì)中，每一個(gè)企業(yè)都應(yīng)該抓住當(dāng)代社會(huì)可以利用的價(jià)值的事物，伴隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的完善，檔案管理方面的意識(shí)也不斷提高，但是把檔案管理部門和企業(yè)的管理相磨合是應(yīng)該注意的問題。

1檔案的利用工作

檔案管理工作主要是指企業(yè)內(nèi)部需要對(duì)各項(xiàng)日常生產(chǎn)活動(dòng)所產(chǎn)生的資料進(jìn)行分類管理，所以從企業(yè)工作人員到整個(gè)企業(yè)都屬于檔案管理的工作范疇。檔案管理和員工個(gè)人的隱私密切相關(guān)，和企業(yè)能否實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期發(fā)展息息相關(guān)，所以企業(yè)和負(fù)責(zé)管理檔案的都應(yīng)該注重檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。檔案管理工作如果出現(xiàn)處理不當(dāng)行為一定要及時(shí)改正過來，并且要及時(shí)和相關(guān)部門進(jìn)行溝通，保證信息正確安全，確保工作效率不被耽誤。如果檔案因?yàn)楣ぷ魇д`被銷毀，檔案管理人員要及時(shí)和相關(guān)管理部門聯(lián)系，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)事件的過程和結(jié)果，以最快時(shí)間找出補(bǔ)救方案，以免造成更大損失。保護(hù)檔案的完整性，嚴(yán)格保守國(guó)家機(jī)密是每一個(gè)公民應(yīng)當(dāng)具備的責(zé)任意識(shí)，也是檔案管理工作的主要職責(zé)，但在當(dāng)前檔案管理工作中，大部分管理工作者不重視檔案管理的重要性，經(jīng)常出現(xiàn)玩忽職守粗心大意的情況，從而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失或者泄露。因此為了能夠有效提高檔案管理工作質(zhì)量，最大程度做好保密工作，則需要檔案管理人員根據(jù)檔案的不同特點(diǎn)以及工作內(nèi)容的不同性質(zhì)來進(jìn)行不同程度的保密工作，要充分平衡保密和利用之間的關(guān)系，不能傾向任何一方，這樣既能夠做好檔案的保密工作，還不會(huì)造成企業(yè)或國(guó)家的機(jī)密遺失、泄露等嚴(yán)重后果。

2企業(yè)檔案管理的必要性

企業(yè)檔案管理的必要性主要涉及到以下方面具體內(nèi)容：知識(shí)經(jīng)濟(jì)以及“衍生”的知識(shí)管理對(duì)企業(yè)的檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)。如何面對(duì)挑戰(zhàn)，關(guān)鍵在于能夠科學(xué)管理，在科學(xué)管理的基礎(chǔ)上，將知識(shí)管理的觀念和方法貫穿于企業(yè)檔案管理工作中，這就要求檔案管理必須創(chuàng)新。因而，企業(yè)檔案館要迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)所帶來的挑戰(zhàn)必須要在管理上進(jìn)行改革創(chuàng)新。首先，企業(yè)檔案管理能夠提高企業(yè)檔案館的整體管理水平。檔案工作本身不僅是一個(gè)企業(yè)能夠加強(qiáng)內(nèi)部管理和控制的非常重要的基礎(chǔ)，同時(shí)也是一個(gè)企業(yè)以及該企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)接受各項(xiàng)審計(jì)、檢查的重要基礎(chǔ)。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)工作和員工的各種活動(dòng)過程中的直接記錄，通過企業(yè)檔案能夠?qū)υ撈髽I(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和員工以及企業(yè)的各個(gè)工作流程進(jìn)行監(jiān)督和檢查。企業(yè)檔案工作也是一個(gè)企業(yè)的窗口，企業(yè)檔案工作的水平可以體現(xiàn)出企業(yè)的整體管理水平?，F(xiàn)在，一個(gè)企業(yè)的檔案工作已經(jīng)不僅限于加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案自身的管理，而是要立足于通過加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案的管理來提升該企業(yè)的整體管理水平。其次，企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新也是一個(gè)企業(yè)檔案管理工作自身發(fā)展的需要。企業(yè)的檔案管理工作一定要緊跟企業(yè)發(fā)展步伐，不能夠滯后。如果一個(gè)企業(yè)檔案不被利用，而常年沉睡在檔案庫(kù)房里，那樣的話，就會(huì)成為該企業(yè)的負(fù)擔(dān)和包袱。長(zhǎng)此以往，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)重視該企業(yè)的檔案工作。企業(yè)檔案管理工作要持續(xù)發(fā)展，就要進(jìn)行內(nèi)部的挖掘和創(chuàng)新。夯實(shí)企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作的同時(shí)，樹立“服務(wù)創(chuàng)造價(jià)值”的檔案工作理念。企業(yè)檔案部門一定要充分開發(fā)檔案信息資源，積極主動(dòng)地為企業(yè)各項(xiàng)工作提供利用服務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造一定的價(jià)值和利益。只有這樣，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)才能夠?qū)⑵髽I(yè)檔案工作重視起來，進(jìn)而為企業(yè)檔案工作的發(fā)展提供支撐。

3加強(qiáng)檔案管理的方法

3.1增強(qiáng)檔案管理的系統(tǒng)性。

加強(qiáng)檔案管理的方法之一是增強(qiáng)檔案管理的系統(tǒng)性。首先，在檔案管理的過程當(dāng)中，要對(duì)各個(gè)步驟的主要目的和中心環(huán)節(jié)進(jìn)行項(xiàng)目任務(wù)化的管理，并結(jié)合大數(shù)據(jù)的管理思維，做好檔案移交的核對(duì)工作，做到一一對(duì)應(yīng)，確保二維碼和條形碼當(dāng)中反饋的數(shù)據(jù)信息，可以和文件資料當(dāng)中的內(nèi)容信息一一對(duì)應(yīng)。如果出現(xiàn)任何問題，都要及時(shí)向上級(jí)的檔案管理部門和檔案的移送部門進(jìn)行溝通，及時(shí)找到正確的檔案信息，避免遺漏。其次，在檔案接收入庫(kù)管理的過程當(dāng)中，也要按照這種信息化的管理方式，成立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，為后期的檔案借用和檔案查閱提供方便的信息，同時(shí)，還要按照系統(tǒng)化的管理原則，對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新，避免檔案內(nèi)容過于陳舊。除此之外，還要對(duì)檔案的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，探討哪一類的檔案查詢的次數(shù)和頻次最高，這樣可以方便后期管理。

3.2轉(zhuǎn)變思維，提高檔案管理人員的素質(zhì)。

加強(qiáng)檔案管理的方法之二是轉(zhuǎn)變思維，提高檔案管理人員的素質(zhì)。大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式造成了一定的沖擊，作為服務(wù)社會(huì)的重要機(jī)構(gòu)，檔案館應(yīng)該轉(zhuǎn)變思維，提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先，檔案館應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案在社會(huì)發(fā)展中的作用，增強(qiáng)社會(huì)服務(wù)意識(shí)。其次，檔案管理人員應(yīng)該了解檔案信息的價(jià)值，提高對(duì)檔案管理的重視程度，增強(qiáng)自身的職責(zé)意識(shí)。再次，檔案管理人員應(yīng)該改變管理方式，將單一的檔案保管轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案保管→檔案價(jià)值挖掘→檔案綜合利用，構(gòu)建信息化管理模式。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)資料收集，實(shí)現(xiàn)集中管理，建立信息保密制度。檔案管理人員還應(yīng)該深入分析檔案信息，挖掘檔案信息的潛在價(jià)值，在為檔案用戶提供檔案的同時(shí)提供內(nèi)在的檔案信息。此外，檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)，深入研究大數(shù)據(jù)技術(shù)，掌握相關(guān)的操作技能，以適應(yīng)時(shí)代需要。

3.3其他注意事項(xiàng)。

加強(qiáng)檔案管理的方法之三是其他注意事項(xiàng)。在開展檔案管理工作時(shí)，檔案管理人員需要找出檔案管理中存在的問題并及時(shí)解決問題，并借鑒相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)檔案管理效果，還應(yīng)該注意一些事項(xiàng)。首先，檔案管理人員應(yīng)該按照《檔案法》等相關(guān)法律政策的要求優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理質(zhì)量。其次，檔案管理人員應(yīng)該注意潛在的風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理工作中存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患、保管風(fēng)險(xiǎn)等風(fēng)險(xiǎn)。在創(chuàng)建和使用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)需要啟用訪問控制服務(wù)以及防入侵功能，降低網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。還應(yīng)該完善責(zé)任制，明確保管人員的職責(zé)，降低保管風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)語：總之，能夠做好檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)發(fā)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，企業(yè)和員工都應(yīng)該積極運(yùn)營(yíng)符合當(dāng)今時(shí)代的檔案管理體系，主動(dòng)自主地為企業(yè)和國(guó)家做出貢獻(xiàn)。有效為生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)貢獻(xiàn)出每一個(gè)人的力量，充分發(fā)揮每個(gè)人的價(jià)值。

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