關(guān)于衛(wèi)生健康檔案管理工作的幾點思考

韓芳

檔案是具有保存價值的各種形式和載體的珍貴歷史記錄，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，是事業(yè)發(fā)展的重要支撐，也是科學(xué)研究、基礎(chǔ)建設(shè)等工作的可靠資料。做好檔案管理工作，充分開發(fā)利用好檔案資源意義重大。當(dāng)前，隨著改革的不斷深化和信息技術(shù)的快速發(fā)展，給衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理和開發(fā)利用提出了更高要求，也帶來了前所未有的機遇。下面是筆者從事衛(wèi)生健康檔案管理工作的幾點思考。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的首要前提

檔案管理工作，由于其政績性不強，經(jīng)濟(jì)效益不明顯等特點，往往不受重視，尤其是常常被單位或部門的主要領(lǐng)導(dǎo)忽略。事實上，任何一項工作如果得不到領(lǐng)導(dǎo)尤其是主要領(lǐng)導(dǎo)的重視，工作推進(jìn)落實將大打折扣，甚至舉步維艱，在工作實踐中，也恰恰印證了這一點。就石家莊市衛(wèi)生健康系統(tǒng)而言，近年來，檔案管理工作取得了顯著成效，12個獨立承擔(dān)檔案管理任務(wù)的委屬單位，已有11個單位達(dá)到檔案管理AAAA等級，占比91.7%，其中石家莊市衛(wèi)生監(jiān)督局更是達(dá)到檔案管理AAAAA等級，在全市乃至全省處于領(lǐng)先水平?？偨Y(jié)回顧，石家莊市衛(wèi)生健康系統(tǒng)在檔案管理方面，能夠在短短幾年內(nèi)取得突破性進(jìn)展，其中最重要的一個因素就是領(lǐng)導(dǎo)重視。一直以來，石家莊市衛(wèi)生健康委歷任主要領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，始終將檔案管理作為一項重要任務(wù)，年年納入年度重點工作臺賬，作為重要考核指標(biāo)，做到了與其他重點工作同部署、同實施、同考核，為做好檔案管理工作奠定了堅實基礎(chǔ)。分管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)高度負(fù)責(zé)，定期調(diào)度檔案管理工作推進(jìn)落實情況，經(jīng)常邀請省市檔案局專家開展專業(yè)培訓(xùn)和現(xiàn)場指導(dǎo)，不定期到委屬單位實地調(diào)研指導(dǎo)檔案管理工作，每半年選派專人進(jìn)行檔案管理目標(biāo)任務(wù)落實情況督查，發(fā)現(xiàn)問題立行立改，從全系統(tǒng)層面，有力有序推動檔案管理工作沿著良性發(fā)展的道路不斷前進(jìn)。另外，委屬各單位主要領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)班子專題研究經(jīng)費保障、檔案室設(shè)置、硬件設(shè)備配置、軟件系統(tǒng)采購、專業(yè)專職檔案人員配備等工作，并專門成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由主要領(lǐng)導(dǎo)親自任組長，定期開會研究，持續(xù)推動落實。分管檔案管理工作的班子成員兼任檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室主任，專門負(fù)責(zé)抓好檔案管理工作。從領(lǐng)導(dǎo)層面建立完備的組織領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，并認(rèn)真負(fù)責(zé)、積極主動推動工作落實，是做好檔案管理工作的首要條件。

二、軟硬件完善是做好檔案管理工作的堅實基礎(chǔ)

建設(shè)符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代化軟硬件環(huán)境是檔案存放、管理、利用等最基礎(chǔ)的保障和支撐，必須從財力物力等方面予以保障。一是重點抓好檔案用房建設(shè)。當(dāng)前，由于醫(yī)院檔案部門所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)日益龐大、類型多樣，不僅涵蓋了醫(yī)院的歷史和當(dāng)前各項管理工作，同時還包括了特色業(yè)務(wù)檔案，如住院病歷、門診記錄、科研教學(xué)、基建等檔案。因設(shè)備設(shè)施和存放空間受到極大限制，無法滿足存放要求，造成部分檔案沒有實現(xiàn)集中管理，為了改變這一現(xiàn)狀，石家莊市衛(wèi)生健康委從檔案用房選址入手，按照建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，從房屋面積、承重、三分設(shè)、長期發(fā)展空間、防水、防潮等多方面，向委屬各單位提出了明確要求，并重點盯辦落實，各單位克服業(yè)務(wù)用房緊張的情況，積極配合，委機關(guān)和12個委屬單位均選配了建筑面積符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，從根本上解決了檔案業(yè)務(wù)用房面積不足這一頑疾，為將來檔案管理留足了發(fā)展空間。二是全面完善內(nèi)部設(shè)施。為了使檔案管理規(guī)范有序，形成標(biāo)準(zhǔn)化和程序化，近年來，石家莊市衛(wèi)生健康委在各委屬單位資金預(yù)算合理范圍內(nèi)分批分期推進(jìn)，提升了檔案庫房、電腦硬件設(shè)施，信息系統(tǒng)軟件裝備等，逐步完成了檔案保管設(shè)施更新?lián)Q代，90%以上的單位都設(shè)計采購安裝了標(biāo)準(zhǔn)的密集架，為檔案集中管理提供了有力支撐。另一方面，統(tǒng)一規(guī)定委屬各單位按照檔案室管理“十防”要求，配備相關(guān)設(shè)備，淘汰不達(dá)標(biāo)的設(shè)備設(shè)施，全部更換為符合標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施，為檔案長期保存和開發(fā)利用提供了堅實保障。三是加快推進(jìn)檔案管理信息化。當(dāng)前，社會已步入“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代，石家莊市衛(wèi)生健康委主動適應(yīng)社會信息化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化的趨勢，把檔案信息化建設(shè)納入單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃，逐步加快檔案管理信息化進(jìn)程，加大檔案數(shù)字化力度，大力推進(jìn)存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化。衛(wèi)生系統(tǒng)病歷檔案查找利用較頻繁，涉及病歷檔案的人員多、范圍廣，鑒于此，2017年督促獨立承擔(dān)檔案管理任務(wù)的直屬單位組織統(tǒng)一招標(biāo)，完成了檔案管理信息系統(tǒng)采購、安裝和使用，基本實現(xiàn)了各門類檔案快速查詢圖像數(shù)據(jù)庫，部分單位實現(xiàn)了檔案信息的全管控、全服務(wù)和智能化。提升了檔案現(xiàn)代化管理水平，為打造信息資源中心，進(jìn)一步規(guī)范電子文件歸檔，積極推進(jìn)文檔一體化，把檔案工作延伸至文件產(chǎn)生源頭，實現(xiàn)對電子文件的前端控制、集中保存創(chuàng)造了條件。通過推進(jìn)檔案電子化發(fā)展，使得檔案開發(fā)利用率也大幅提升，利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)，利用檔案信息資源，為深化檢索、查詢利用提供更大的便利，檔案作用和價值也得到極大發(fā)揮，并且提高現(xiàn)有各門類檔案資源的社會利用效益，促進(jìn)資源的可持續(xù)利用，為促進(jìn)事業(yè)發(fā)展發(fā)揮更加突出的作用。

三、建立專業(yè)的檔案工作者隊伍是做好檔案管理工作的關(guān)鍵因素

檔案管理專業(yè)性較強，需要專職人員予以保障，從各方面提升檔案工作者的專業(yè)水平，促進(jìn)傳統(tǒng)技能與新技能的融合。從近年來石家莊市衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理取得的成效來看，凡是達(dá)到AAAA及以上等級的單位，均配有2-3名專職檔案管理人員，而且從事檔案管理工作平均達(dá)到5年以上，經(jīng)驗豐富、熟悉工作、精通業(yè)務(wù)，熱愛檔案管理工作，在檔案室建設(shè)、檔案室管理、檔案管理、檔案信息化、達(dá)標(biāo)升級等方方面面發(fā)揮了中流砥柱作用。另外，各單位在配備專職檔案管理人員的同時，每個處室（科室）均至少明確1名檔案管理兼職人員，負(fù)責(zé)本處室（科室）檔案收集、整理、歸檔等工作，并協(xié)助檔案專職人員做好檔案信息化、達(dá)標(biāo)升級等工作，在檔案管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用。正是因為石家莊市衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案專兼職人員配備齊整，形成檔案網(wǎng)格式管理，整體素質(zhì)較高，業(yè)務(wù)能力突出等關(guān)鍵因素，為檔案管理工作不斷提檔升級提供了強有力的保證。

四、機制健全是做好檔案管理工作的重要保障

檔案管理涵蓋一個單位的所有部門，涉及環(huán)節(jié)多，牽扯面廣，如果沒有有效的工作機制和健全的工作制度作為保障，檔案管理工作將很難保證其延續(xù)性、科學(xué)性、高效性和規(guī)范性。石家莊市衛(wèi)生健康系統(tǒng)從委機關(guān)到直屬單位，多年來在檔案管理工作推進(jìn)過程中，不斷摸索完善管理制度和工作機制，形成了從檔案管理機構(gòu)、管理網(wǎng)絡(luò)到職責(zé)分工，從檔案分類、預(yù)立卷、收集、整理、立卷歸檔到檔案移交、保管、借閱、利用、銷毀、信息化，從總的檔案管理制度到會計、基建、科研等專項管理制度等，每一項工作制度、工作機制專門集印成冊，檔案領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案專職人員、檔案兼職人員、科室主要管理人員等人手一冊，并開展定期培訓(xùn)和制度掌握情況考核，促進(jìn)有關(guān)人員掌握檔案管理工作制度，為做好檔案管理工作提供了重要保障。

作者單位：石家莊市急救中心