淺談如何加強體育賽事電子檔案管理

宋婷婷

秦皇島市作為舉辦過奧運會和亞運會的體育名城，每年開展的體育活動約110余項，產生了大量檔案資料。隨著計算機、網(wǎng)絡、多媒體技術的發(fā)展，檔案載體也由傳統(tǒng)的紙質向電子數(shù)碼方面發(fā)展，產生了大量的電子檔案。目前秦皇島市體育局保存有體育賽事電子檔案光盤200余張、音像資料500GB，真實記錄和再現(xiàn)了體育賽事的整個過程與各方面情況，在指導、協(xié)調全市競技、群眾體育活動，組織運動員赴全國各地參加比賽，主辦、承辦各項大型體育賽事，全面貫徹實施全民健身計劃等方面發(fā)揮了至關重要的作用。為了加強對體育賽事電子檔案的管理，形成了一套完整體系和制度，充分發(fā)揮檔案作用為賽事服務。

一、領導重視，建立健全各種管理制度

沒有規(guī)矩不成方圓，建立健全科學的管理制度對加強檔案工作意義重大。一是明確分管領導，由分管領導負責檔案管理工作，并將檔案工作列入議事日程。對檔案工作的機構設置、人員配備、庫房建設、業(yè)務建設、所需經(jīng)費等方面發(fā)現(xiàn)的問題及時研究解決。二是制定符合單位檔案特點的檔案管理辦法并納入機關管理制度中。建立了文件收集歸檔制度，檔案保管、整理、利用、保密、統(tǒng)計、利用和鑒定銷毀、檔案庫房管理、電子檔案管理等專項制度。制定了符合本單位特點的檔案歸檔制度，以保證歸檔文件的齊全、完整。由于制度完善，檔案工作做到了有法可依，有章可循，逐步實現(xiàn)了依法治檔。三是明確專人負責檔案的收集、保管、利用。局里明確一人負責檔案工作，其他社團設置一名兼職人員負責本部門體育賽事檔案工作。遇到重大賽事，則直接派人全程參與收集。四是實行績效管理，制定明確的崗位績效目標。明確職責和任務及完成時限，保證賽后及時收集、歸檔，確保檔案齊全完整，并進行規(guī)范整理，最后由局檔案室統(tǒng)一保管。并將此項內容作為工作人員的評先及獎懲依據(jù)。

二、增強檔案意識，提高服務理念

檔案意識，是指人們對于檔案和檔案工作在國民經(jīng)濟、文化和社會生活各個方面所起作用、所處地位的認識。檔案意識的強弱，直接影響著人們對檔案工作的認識程度。一是結合檔案目標管理認定工作，將檔案工作納入議事日程，得到領導的大力支持，使檔案工作準確清晰、健康發(fā)展。二是領導帶頭做好體育檔案資料的歸檔工作，將外出參加外地舉辦賽事的活動手冊、宣傳資料以及采集到的視頻資料及時交檔案部門作為檔案資料進行保管。三是樹立“為國守史、為黨管檔”意識。每年利用國際檔案日及法制宣傳日，開展《檔案法》宣傳教育，提高社會的檔案意識。通過舉辦展覽、培訓、參觀學習、交流經(jīng)驗等方式提高工作人員的檔案意識，增強從事檔案工作的自豪感和榮譽感。

三、完善設備設施，提供物質保障

秦皇島市體育局十分重視體育賽事電子檔案工作，為電子檔案的保管提供強有力的物質保障。一是按照電子檔案管理要求設立專門的檔案室，并按照庫房“八防”標準嚴格進行管理。二是配備與各部門相互兼容的計算機及操作系統(tǒng)，保證歸檔的電子文件有效識別。三是購置檔案柜、空調、防磁柜、消毒機等設施設備，專門用于聲像、電子檔案的保管。

四、科學分類，規(guī)范管理

為規(guī)范管理每年產生的大量體育賽事檔案，首先進行科學分類。按照比賽項目結合年度的整理方法對體育賽事檔案進行分類，并劃分保管期限。整理過程中遵循檔案的形成規(guī)律，保持檔案之間的有機聯(lián)系。其次將整理好的檔案分門類錄入計算機，錄入時嚴格按照著錄規(guī)范進行，確保不漏項，實現(xiàn)檔案計算機檢索，利用計算機進行管理，提高了查全率、查準率。同時按照檔案信息化要求，對非電子檔案進行數(shù)字化，實現(xiàn)資源共享。再次按照檔案的內容及載體分類保存。按照文件、照片、影片、光盤及實物等分類保存。最后，電子檔案至少制作兩套，一套用于封存保管，一套用于平時利用。同時對入庫的電子檔案每兩年進行一次抽檢，抽檢率要不低于40%，確保發(fā)現(xiàn)問題及時補救。

五、發(fā)揮參考作用，為社會服務

檔案工作的最終目的就是為了利用。體育賽事電子檔案是重大體育活動過程中直接形成的具有保存價值的錄音、錄像等，真實記錄了比賽的各個環(huán)節(jié)。由于賽事電子檔案客觀真實、體積小攜帶方便、可以多次復制并反復利用也不損失其原貌的特點，可以隨時隨地滿足多人同時對同一檔案的需求，提高檔案的利用率，最大限度發(fā)揮檔案的作用。

秦皇島市體育局在進行大型賽事組織之前，都調取往年的比賽錄音、錄像，詳細分析各環(huán)節(jié)設置的特色及應注意改進的問題，吸取比賽中的教訓，總結相關重大體育賽事舉辦經(jīng)驗，制定更加完備的賽事工作計劃，達到事半功倍的效果。如2018年秦皇島國際馬拉松暨全國馬拉松錦標賽，查閱前幾年馬拉松賽事電子檔案資料，參考之前馬拉松賽前準備、賽中運營及賽后收尾工作，掌握有效數(shù)據(jù)，制定《2018年馬拉松總體工作方案》《目標責任分解表》《倒排工期表》，為此次馬拉松成功舉辦打下了堅實的基礎。

利用賽事電子檔案進行宣傳。我們利用賽事電子檔案制作成宣傳片，在電視、微信、微博等網(wǎng)絡平臺上播放。通過真實再現(xiàn)賽事過程中的各種奮勇拼搏、激勵人心的場景，來豐富和拓展秦皇島體育名城的內涵，成為宣傳賽事、擴大賽事影響力的有利武器。為推介秦皇島，宣傳秦皇島起到了很好的社會效果。

六、加強體育社團管理，規(guī)范賽事活動檔案

秦皇島市體育局按照體育社團發(fā)展的總體要求，推進“放管服”改革，實現(xiàn)行政監(jiān)管、誠信自律與社會監(jiān)督有效結合。制定體育社團賽事管理辦法，加強業(yè)務主管單位對社團業(yè)務范圍內活動的業(yè)務指導和賽事的跟蹤管理。不斷完善賽事活動管理體制和運行機制，保證賽事檔案歸檔齊全完整。利用檔案服務“體育+”和“+體育”，推動體育與文化、旅游、衛(wèi)生、教育、健康、養(yǎng)老等深度融合，促進體育與相關領域形成相互包容、相互融合的發(fā)展新格局，助推沿海強市、美麗港城和國際化城市建設。

體育賽事電子檔案就是為了更好地服務賽事，提高賽事水平。在如何加強賽事檔案管理和服務理念上不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，以適應新形勢下體育賽事電子檔案的管理。

作者單位：秦皇島市體育局