多查 多思 多改

張英輝

今年以來，隨著省檔案館“業(yè)務(wù)提升年”各項(xiàng)工作的順利推進(jìn)，《河北省檔案館指南》的修訂工作已全面啟動(dòng)。編寫好《檔案館指南》是省館業(yè)務(wù)建設(shè)總體規(guī)劃，也是國家檔案局業(yè)務(wù)測(cè)評(píng)提出的整改要求。全宗介紹作為《檔案館指南》的基礎(chǔ)，是《檔案館指南》的重點(diǎn)和主要部分，沒有高質(zhì)量的全宗介紹，編寫出高水平的《檔案館指南》就無從談起。省檔案干部培訓(xùn)中心承擔(dān)了24個(gè)全宗介紹的編寫任務(wù)。經(jīng)過編寫省直有關(guān)單位的全宗介紹，談以下幾點(diǎn)粗淺體會(huì)：

一是多查。在編寫全宗介紹過程中堅(jiān)持多查，有多方面的原因。一方面，每個(gè)單位在它成立、撤銷或更改等機(jī)構(gòu)演變過程中，都會(huì)留下相應(yīng)的文字材料，有的保存齊全、完整，查找起來比較容易。但也有相當(dāng)一部分，由于機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁，檔案整理基礎(chǔ)較差，編寫起來就需要多查多找。如河北省省直某個(gè)單位的全宗，一本目錄，永久、長(zhǎng)期、短期的攙雜在一塊，排列不按組織機(jī)構(gòu)、不按年代、也不按類別，該單位主要職責(zé)的文件，經(jīng)反復(fù)查找后，才在全宗的最后一卷找到。又如在編寫河北省國稅局、地稅局全宗介紹時(shí)，發(fā)現(xiàn)只有1994年以后的檔案資料，查找?guī)妆?，也沒有找到立檔單位機(jī)構(gòu)沿革和全宗歷史方面的材料，詢問在稅務(wù)工作的朋友，也是一知半解，說不清楚。我先試著在國家稅務(wù)局官網(wǎng)進(jìn)行查找，找到這樣一段文字：1949年11月，政務(wù)院確定建立副部級(jí)稅務(wù)總局，由此，才弄明白稅務(wù)機(jī)構(gòu)的成立時(shí)間。我又在河北省國家稅務(wù)局官網(wǎng)查找有關(guān)我省稅務(wù)機(jī)構(gòu)的歷史沿革，但沒有找到有價(jià)值的信息。檔案是歷史的真實(shí)紀(jì)錄，因此在全宗介紹中所引用的資料，都必須真實(shí)可靠，經(jīng)過認(rèn)真考證，符合歷史的實(shí)際。為此，經(jīng)過多方聯(lián)系溝通，終于在《稅務(wù)志》的資料上有了新的發(fā)現(xiàn)：河北省的稅務(wù)機(jī)構(gòu)和管理體制大致分為兩個(gè)時(shí)期：一是財(cái)稅合設(shè)與分設(shè)時(shí)期。1970年2月，河北省成立財(cái)金局，設(shè)稅務(wù)組負(fù)責(zé)全省稅收工作。二是稅務(wù)系統(tǒng)垂直管理時(shí)期。1989年3月，省政府下發(fā)《關(guān)于堅(jiān)持依法治稅強(qiáng)化稅收管理的通知》，決定自1989年1月1日起，全省稅務(wù)系統(tǒng)實(shí)行上級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)和同級(jí)政府雙重領(lǐng)導(dǎo)，以稅務(wù)系統(tǒng)垂直領(lǐng)導(dǎo)為主。1994年，河北省實(shí)行分稅制財(cái)政管理體制，在這種條件下將過去的稅務(wù)局分為國家稅務(wù)局和地方稅務(wù)局。由此，經(jīng)過多方查找，終于明白了國稅局、地稅局館藏檔案為什么沒有1994年以前獨(dú)立的檔案資料。

在編寫全宗介紹時(shí)堅(jiān)持多查還有另外一個(gè)原因，有些立檔單位不注意保持檔案的完整性，向省檔案館采取選擇性、有保留地移交檔案造成的，遇到這些問題，解決的辦法只能是通過多調(diào)卷，或是通過查找省編辦有關(guān)文件進(jìn)行論證，所以，幾乎每寫一篇全宗介紹，都不得不多查多看很多資料。

二是多思。編寫全宗介紹對(duì)我來說，是一項(xiàng)新工作，做起來困難很多。經(jīng)過學(xué)習(xí)全宗介紹方面的基本知識(shí)，掌握了全宗介紹大都有立檔單位的歷史沿革、檔案的完整程度和整理情況、檔案的主要內(nèi)容等組成。

在編寫全宗介紹的過程中，我了解到，有的立檔單位，檔案數(shù)量龐大，如果按照常規(guī)的編寫方法，該單位的全宗介紹編寫下來就會(huì)產(chǎn)生很大的篇幅。對(duì)反映立檔單位主要職能和活動(dòng)的檔案要力求精練、簡(jiǎn)明。因?yàn)橐粋€(gè)單位往往有多項(xiàng)主要職能，每年的工作重點(diǎn)不同，若將反映主要職能的檔案詳細(xì)介紹，勢(shì)必會(huì)增加全宗介紹的篇幅，易使利用者只見樹木，不見森林，難以從整體上利用檔案、分析檔案，給利用者帶來查詢上的不便，就不會(huì)起到應(yīng)有的作用。只有既反映立檔單位某一主要職能，又具有全省、全國影響的歷史事件或知名人物（如館藏的建國初期發(fā)生在我省的劉青山、張子善案件，被稱為新中國第一大案），或具有地方特色和重要科研價(jià)值的檔案，或館藏年代久遠(yuǎn)和特殊載體的檔案，才作為重點(diǎn)詳細(xì)介紹。

在編寫某單位的全宗介紹時(shí)，還發(fā)現(xiàn)有的單位案卷標(biāo)題不能準(zhǔn)確揭示檔案內(nèi)容，甚至出現(xiàn)錯(cuò)字漏字，忽略了某些需要?dú)w納的重要的東西;有的證明同一件事的文件被分散在幾個(gè)案卷中，特別在歷次政治運(yùn)動(dòng)中保留的檔案，幾經(jīng)反復(fù)，組卷時(shí)難免混亂，而檔案內(nèi)容介紹又要求編寫者提供準(zhǔn)確的查檔線索，因此工作中就需要認(rèn)真加以思考和權(quán)衡，除了認(rèn)真翻閱每一個(gè)案卷全宗目錄外，還應(yīng)多調(diào)閱一些案卷，力求深入檔案，較為徹底的了解檔案內(nèi)容。

在全面了解檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，就需要對(duì)其準(zhǔn)確總結(jié)、科學(xué)分類（綜合類、黨務(wù)人事類、業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類等等），才能使這些材料眉目清楚、主次分明，讓利用者一目了然。因此，在全宗介紹編寫中更要重視思考，只有深刻而全面的思考，才會(huì)有新的發(fā)現(xiàn)，才有可能避免許多可以避免的失誤。

三是多改。有人可能會(huì)說“寫全宗介紹有什么，不就是查查目錄，把有關(guān)的文件資料摘抄下來么，湊到一塊就大功告成了么。”誠然，摘抄是必要的，但摘抄只是全宗介紹編寫過程中的最基礎(chǔ)的準(zhǔn)備工作，只是給編寫工作提供必要的依據(jù)和參考，從編寫到成品全宗介紹，中間需要投入大量的、復(fù)雜的勞動(dòng)。這些勞動(dòng)主要包括：從大量的目錄或案卷中選擇摘抄出可以利用的部分，章節(jié)內(nèi)容的增加和刪減、語意表達(dá)的反復(fù)修改等等，最終形成經(jīng)得起利用者和歷史的檢驗(yàn)的全宗介紹。

結(jié)合省檔案館去年開展的“解放思想、創(chuàng)新機(jī)制、轉(zhuǎn)變作風(fēng)、提升能力”大討論活動(dòng)的成果轉(zhuǎn)化，作為全宗介紹的編寫者，只有牢固樹立為利用者服務(wù)的思想，站在利用者的角度對(duì)已完成的全宗介紹經(jīng)?！盎仡^看”，仔細(xì)品一品，打開思路，既要控制一般性、重復(fù)性內(nèi)容，也要確保重點(diǎn)內(nèi)容不遺漏，力求用最準(zhǔn)確和精煉的語言去表述，只有堅(jiān)持反復(fù)多閱讀、多思考、多修改，才會(huì)使全宗介紹符合邏輯、言簡(jiǎn)意賅。

作者單位：河北省檔案館