知識(shí)管理系統(tǒng)在黨校圖書館管理中的作用研究

摘要：本文通過對(duì)黨校圖書館的功能及定位進(jìn)行分析，梳理黨校圖書館在管理過程中所面臨的主要困難。以知識(shí)管理系統(tǒng)的SWOT分析為框架，將知識(shí)管理系統(tǒng)作為解決問題的突破口，提出知識(shí)管理系統(tǒng)在黨校圖書館管理過程中應(yīng)用方向主要為：打造知識(shí)庫;建立信息庫;規(guī)范事務(wù)性流程和共享行動(dòng)經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：黨校;圖書館;知識(shí)管理系統(tǒng)

1.黨校圖書館的服務(wù)與定位

黨校圖書館不同于公共圖書館和高校圖書館。一方面不像公共圖書館對(duì)公眾開放;另一方面沒有高校圖書館穩(wěn)定的讀者群。在館藏方面黨校圖書館主要側(cè)重于收藏黨的經(jīng)典理論著作和政策性文獻(xiàn)以及一些有關(guān)地方市情的資料為主，其主要職責(zé)是為黨校教師的教學(xué)和科研服務(wù)，也承擔(dān)著一些資政任務(wù)。通常黨校圖書館都被定位為黨校的文獻(xiàn)信息中心、黨校培訓(xùn)的知識(shí)庫、為黨校教學(xué)科研決策咨詢服務(wù)的輔助部門。

2.黨校圖書館管理中的困難與障礙

目前，黨校圖書館在管理過程中面臨著許多的困難和障礙，但總的來說主要包括以下幾個(gè)方面：

（一）特色數(shù)據(jù)庫建設(shè)不平衡、質(zhì)量不夠高。

特色數(shù)據(jù)庫是指對(duì)充分反映本單位在同行中具有文獻(xiàn)和數(shù)據(jù)資源特色的信息資源進(jìn)行儲(chǔ)存、收集、分析、評(píng)價(jià)加工，按照一定準(zhǔn)則利用數(shù)字化組織管理起來的信息集合。特色數(shù)據(jù)庫是根據(jù)圖書館特色或是本地特色，集中整合各類文獻(xiàn)資料而建成的數(shù)據(jù)庫，是反映館藏文獻(xiàn)信息資源和數(shù)據(jù)資源特色的總匯。

由于黨校圖書館缺乏足夠數(shù)量的穩(wěn)定的讀者群，因此在建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫時(shí)不得不受到多方面的掣肘。具體表現(xiàn)為特色信息資源難以獲取、整合;重點(diǎn)、特色文獻(xiàn)未能有效集中匯總。但總的來說還是由于建設(shè)資源的投入不足所導(dǎo)致。

（二）館藏資源陳舊且共享不足。

由于黨校圖書館館藏主要的信息資源是黨的經(jīng)典理論著作和政策性文獻(xiàn)以及一些有關(guān)地方市情的資料為主，因此相關(guān)資源以紙媒為主，信息化程度較低，更新速度較慢。同時(shí)，由于各地黨校圖書館發(fā)展情況不同步，信息化程度差異較大，致使各地黨校圖書館之間館藏難以共享，難以形成合力。簡(jiǎn)而言之就是由于黨校圖書館信息化程度較低，導(dǎo)致館藏資源更新慢、共享難。

（三）服務(wù)形式單一，服務(wù)手段落后。

目前黨校圖書館所能夠提供的服務(wù)還是主要集中在提供信息檢索和圖書借取等傳統(tǒng)圖書館服務(wù)模式上，其形式較為單一。另一方面，黨校圖書館能夠提供的服務(wù)仍主要是面對(duì)面進(jìn)行服務(wù)，線上信息服務(wù)的手段較少。究其主要原因，仍是黨校圖書館建設(shè)、創(chuàng)新服務(wù)模式的人才極其缺乏，推進(jìn)新型信息服務(wù)模式的隊(duì)伍仍未有效建立。

一、知識(shí)管理系統(tǒng)的SWOT分析

（一）知識(shí)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

1.有效積累知識(shí)

任何一個(gè)組織在不斷發(fā)展的過程中都需要盡可能地豐富組織知識(shí)、提升組織記憶，同時(shí)還需要減少重復(fù)性勞動(dòng)，從而把知識(shí)積累起來。因此，當(dāng)很多組織在管理知識(shí)服務(wù)的時(shí)候采取了系統(tǒng)化的方式，也就是知識(shí)管理系統(tǒng)，從而能夠穩(wěn)定地積累所獲得的知識(shí)。

2.全面管理知識(shí)

組織在運(yùn)行的過程中將產(chǎn)生種類繁多的知識(shí)內(nèi)容，在管理的過程中還無法將這些知識(shí)全部都進(jìn)行結(jié)構(gòu)化。因此在組織開展知識(shí)管理的過程中不僅需要將原始的知識(shí)數(shù)據(jù)全面地納入管理范疇，更需要構(gòu)建專門的知識(shí)庫，對(duì)種類紛繁的知識(shí)內(nèi)容和數(shù)據(jù)類型進(jìn)行專門管理，并最終實(shí)現(xiàn)對(duì)組織知識(shí)資產(chǎn)的有效評(píng)估。

3.充分應(yīng)用知識(shí)

知識(shí)管理系統(tǒng)能夠幫助組織充分掌握已有知識(shí)成果，提高現(xiàn)有工作效率，并讓成員能夠以更低的成本查詢和調(diào)用已有的自身，避免重復(fù)性的知識(shí)勞動(dòng)。還能夠讓組織中的成員通過針對(duì)性的學(xué)習(xí)計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)個(gè)人知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)技能的不斷提高，從而讓組織中的“行動(dòng)型團(tuán)隊(duì)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤鞍l(fā)展型團(tuán)隊(duì)”。

（二）知識(shí)管理系統(tǒng)的劣勢(shì)

1.學(xué)習(xí)成本高。

知識(shí)管理系統(tǒng)作為新興的技術(shù)和管理行動(dòng)，需要每一位組織成員重新學(xué)習(xí)相應(yīng)的流程、步驟和具體方法。因此作為組織而言，建立新的自身管理系統(tǒng)不僅需要重新培訓(xùn)其原有的所有成員，還需要讓新加入的成員盡快加入這套系統(tǒng)。也就是說，對(duì)于組織而言，采用知識(shí)管理系統(tǒng)其學(xué)習(xí)成本不僅包括其內(nèi)部成員為能夠熟練使用而花費(fèi)的時(shí)間成本，還包括組織持續(xù)使用這套系統(tǒng)所產(chǎn)生的運(yùn)行和維護(hù)成本。

2.需要專門隊(duì)伍。

由于知識(shí)管理系統(tǒng)屬于專門化程度非常高的組織行為，這就需要組建專門性隊(duì)伍進(jìn)行相應(yīng)的管理、組織、推進(jìn)以及維護(hù)。在這樣一個(gè)過程中，不僅要求組織能夠有效地從人才市場(chǎng)當(dāng)中招攬相應(yīng)的專門人才，更對(duì)組織中人力資源的管理提出更高的要求。

3.部署應(yīng)用難。

在組織當(dāng)中應(yīng)用知識(shí)管理系統(tǒng)，不僅面臨著學(xué)習(xí)成本高和人力資源匱乏等直接的障礙，還存在著間接的困難。首先就是組織中高層對(duì)于知識(shí)管理系統(tǒng)的認(rèn)知程度。這是由于作為組織高層對(duì)新事物的認(rèn)知程度直接等于推動(dòng)的力度，如果認(rèn)知程度不足則意味著推動(dòng)力度不足。其次就是組織中層學(xué)習(xí)掌握相關(guān)管理規(guī)范的程度。組織中層作為組織行動(dòng)的關(guān)鍵單位，是知識(shí)管理系統(tǒng)的直接應(yīng)用單元，中層對(duì)于知識(shí)管理規(guī)范的掌握程度與知識(shí)管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果呈正相關(guān)性。

（三）知識(shí)管理系統(tǒng)的機(jī)遇

1.政策機(jī)遇

2009年11月1日中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)正式實(shí)施了知識(shí)管理第一部分：框架的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。并于2011年8月1日，由國(guó)家質(zhì)檢總局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委正式實(shí)施了包括術(shù)語、組織文化、知識(shí)活動(dòng)、實(shí)施指南以及評(píng)價(jià)等5項(xiàng)知識(shí)管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。這是我國(guó)首次以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的形式對(duì)知識(shí)管理進(jìn)行規(guī)范化，為通過知識(shí)管理提高競(jìng)爭(zhēng)力的組織、為提供知識(shí)管理服務(wù)的組織以及提供知識(shí)管理評(píng)估的組織提供標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的文件依據(jù)。

2.技術(shù)機(jī)遇

所謂知識(shí)管理技術(shù)就是指能夠協(xié)助人們生產(chǎn)、分享、應(yīng)用以及創(chuàng)新知識(shí)的基于計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代信息技術(shù)。與數(shù)據(jù)管理技術(shù)或是信息管理技術(shù)不同的是，知識(shí)管理技術(shù)針對(duì)的是隱性知識(shí)，能夠把握知識(shí)的豐富性和知識(shí)背景的復(fù)雜性，還能有效支撐知識(shí)管理所強(qiáng)調(diào)的知識(shí)分享和協(xié)作功能。知識(shí)管理技術(shù)針對(duì)知識(shí)特性而開發(fā)的、能夠協(xié)助知識(shí)工作者進(jìn)行知識(shí)生產(chǎn)、分享、應(yīng)用以及創(chuàng)新的技術(shù)，是現(xiàn)代信息技術(shù)在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的新發(fā)展。

（四）知識(shí)管理系統(tǒng)的威脅

1.服務(wù)能力不匹配

不同的組織中對(duì)知識(shí)管理服務(wù)的需求不同，能夠提供服務(wù)模式相對(duì)單一，不能有效匹配對(duì)應(yīng)組織中的具體需求以及服務(wù)對(duì)象，造成需求與服務(wù)對(duì)象不匹配、龐大需求與服務(wù)能力不匹配、隱形需求與挖掘創(chuàng)新能力不匹配等問題。

2.協(xié)同機(jī)制不清晰

所謂協(xié)同知識(shí)管理，就是在廣義組織范圍內(nèi)，通過將知識(shí)共享嵌入到業(yè)務(wù)過程中去管理環(huán)境、產(chǎn)品、過程和資源等業(yè)務(wù)發(fā)生的變化，以增強(qiáng)廣義組織的柔性，并提高決策質(zhì)量。開展協(xié)同知識(shí)管理需要戰(zhàn)略人力資源管理與知識(shí)管理的有機(jī)結(jié)合，從理念與文化、組織扁平化、執(zhí)行、過程控制及方法體系、知識(shí)門戶四個(gè)方面為組織提供管理思想、咨詢服務(wù)（培訓(xùn)）、信息技術(shù)解決方案。這需要組織在制定內(nèi)部協(xié)同機(jī)制時(shí)需要由明確、清晰的行動(dòng)流程。

二、個(gè)人知識(shí)管理系統(tǒng)在黨校圖書館管理過程中的應(yīng)用

（一）打造知識(shí)庫。

知識(shí)庫可以被簡(jiǎn)單的理解為是知識(shí)的集合，這當(dāng)中主要包含兩層含義：一是指知識(shí)被存儲(chǔ)在某一個(gè)特定的位置，也就是知識(shí)得以儲(chǔ)存的一種邏輯或物理實(shí)體存在;二是指知識(shí)本身，即由許多不可細(xì)分的知識(shí)最小結(jié)構(gòu)（即知識(shí)元）按照特定邏輯框架所組成的一整套體系。

個(gè)人作為信息的使用者和知識(shí)的創(chuàng)造者，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)中的最小單位，通過高效地獲得知識(shí)，解決問題，滿足個(gè)人需求，使得個(gè)人能夠在知識(shí)爆炸的時(shí)代得以快速成長(zhǎng)。而個(gè)人知識(shí)庫就是以個(gè)人為中心，建立面向用戶和個(gè)性化服務(wù)的自組織模式;通過高速網(wǎng)絡(luò)，可以為用戶提供一站式服務(wù)，確保用戶能夠方便獲得所需知識(shí);在基于知識(shí)元的知識(shí)分類方法的基礎(chǔ)上，利用語義本體構(gòu)建知識(shí)元庫，并通過學(xué)習(xí)推理，抽象知識(shí)元邏輯關(guān)系，實(shí)現(xiàn)知識(shí)元庫的自組織，形成個(gè)人知識(shí)的“神經(jīng)系統(tǒng)”;應(yīng)用網(wǎng)格技術(shù)，結(jié)合網(wǎng)格精神，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，最終建立“知識(shí)巨腦”——知識(shí)網(wǎng)格。

黨校圖書館可以將館藏資源電子化后，根據(jù)個(gè)人的實(shí)際需要，建立基于個(gè)人的知識(shí)庫，通過個(gè)性化的信息服務(wù)和知識(shí)服務(wù)，形成每個(gè)人特有的知識(shí)網(wǎng)絡(luò)。

（二）規(guī)范事務(wù)性流程。

事務(wù)性流程，即標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序（Standard Operating Procedure，SOP），指將某一事件的標(biāo)準(zhǔn)操作步驟和要求以統(tǒng)一的格式描述出來，用于指導(dǎo)和規(guī)范日常的工作。SOP的精髓是將細(xì)節(jié)進(jìn)行量化，通俗來講，SOP就是對(duì)某一程序中的關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行細(xì)化和量化。

標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程的目標(biāo)是全面、準(zhǔn)確，能處理的問題越多，組織的反應(yīng)越迅速、越準(zhǔn)確，留給戰(zhàn)略決策的問題就越少，戰(zhàn)略決策的效率也就越高，而建立組織標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程的過程依賴於知識(shí)管理所創(chuàng)造的價(jià)值，標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程的持續(xù)改進(jìn)是對(duì)組織中各種知識(shí)、歷史的成功與失敗和企業(yè)各種經(jīng)驗(yàn)的收集、處理、分析和總結(jié)的結(jié)果，是對(duì)突發(fā)事件決策結(jié)論的固化，屬於知識(shí)管理范疇的工作，所以說好的知識(shí)管理是推動(dòng)組織標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程的有效手段。

（三）分享實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

組織經(jīng)驗(yàn)是介于通用的學(xué)科理論、方法論、模型與企業(yè)自身優(yōu)秀的工作案例之間的抽象知識(shí)。因此組織經(jīng)驗(yàn)也可被稱為組織當(dāng)中的最佳實(shí)踐，通過分享組織中的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)?zāi)康氖钦页鼋M織當(dāng)中優(yōu)秀工作案例背后的思維邏輯與工作方法論。這些優(yōu)秀案例對(duì)于啟發(fā)組織成員思考，提高他們的判斷能力與實(shí)踐能力有很強(qiáng)的借鑒意義。另一方面，對(duì)組織而言，分享這一行為本身就是一個(gè)知識(shí)輸出的過程。只有通過向外的知識(shí)輸出，我們才能夠讓“知識(shí)管理”產(chǎn)生現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

黨校作為中國(guó)共產(chǎn)黨的理論前沿和宣傳陣地，不僅僅只是向參訓(xùn)學(xué)員提供豐富、扎實(shí)的理論武裝，更需要為學(xué)員們提供相互交流、溝通的平臺(tái)和機(jī)制，讓學(xué)員彼此能夠通過交流與溝通，在學(xué)習(xí)理論知識(shí)的同時(shí)也積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

結(jié)語

黨校圖書館作為黨校的一個(gè)重要組成部分，在革命戰(zhàn)爭(zhēng)年代發(fā)揮了重要作用，在新時(shí)代條件下更應(yīng)該走在發(fā)展的前列，發(fā)揮作為黨和政府多年發(fā)展與改革成功經(jīng)驗(yàn)的知識(shí)庫，更要主動(dòng)作為，全面地為黨和國(guó)家提供系統(tǒng)性的知識(shí)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]國(guó)家質(zhì)檢總局. 非書資料：GB/T 23703.1-2009[S]. 北京：中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2009.

[2]國(guó)家質(zhì)檢總局. 非書資料：GB/T 23703.2-2010[S]. 北京：中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2010.

[3]國(guó)家質(zhì)檢總局. 非書資料：GB/T 23703.3-2010[S]. 北京：中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2010.

[4]國(guó)家質(zhì)檢總局. 非書資料：GB/T 23703.4-2010[S]. 北京：中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2010.

[5]國(guó)家質(zhì)檢總局. 非書資料：GB/T 23703.5-2010[S]. 北京：中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2010.

[6]國(guó)家質(zhì)檢總局. 非書資料：GB/T 23703.6-2010[S]. 北京：中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2010.

[7]安小米 等著，知識(shí)管理方法與技術(shù)[M]，南京：南京大學(xué)出版社， 2012： 25

[8]羅煒，童秉樞，田凌.協(xié)同知識(shí)管理中利用共享本體建立產(chǎn)品狀態(tài)模型[J].計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)與圖形學(xué)學(xué)報(bào)，2004，16（2）：191-196.

作者簡(jiǎn)介：

江冬梅（1986年-），女，漢族，廣東德慶人，本科，研究方向：知識(shí)管理和圖書館信息化。