高校電子檔案基于信息化發(fā)展應(yīng)用短板及改進(jìn)策略分析

劉洋

摘要：新時(shí)期對高校電子檔案信息化發(fā)展提出了較高的要求，檔案管理工作應(yīng)該全面的分析新時(shí)期高校電子檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展進(jìn)而開拓出新模式。本文以新時(shí)期高校電子檔案基于信息化發(fā)展的重要性入手，分析其中存在的不足之處，并針對性的提出相應(yīng)的策略，使得高校電子檔案信息化發(fā)展更完善，同時(shí)為其他行業(yè)電子檔案的信息化研究提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案;信息化發(fā)展

伴隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們已經(jīng)步入信息化發(fā)展的新時(shí)期。高科技的電子信息技術(shù)也融入了高校電子檔案管理的各個(gè)方面，并且是目前高校電子檔案不斷發(fā)展的新型助力。如何全面分析高校電子檔案的信息化發(fā)展現(xiàn)狀，解決人才不足、制度不完善等不足，是目前高校建設(shè)電子檔案亟需面對的問題。因此應(yīng)該采取新時(shí)期的觀念與技術(shù)來將信息技術(shù)充分的與檔案館的工作相結(jié)合，進(jìn)而推動高校檔案工作的信息化發(fā)展。

一、新時(shí)期高校電子檔案信息化發(fā)展的重要性

一方面，高校電子檔案信息化發(fā)展能夠提高檔案的安全性。高校傳統(tǒng)的檔案管理就是將文書以紙質(zhì)材料的方式并進(jìn)行保存或服務(wù)，這種方式會嚴(yán)重的受到天氣的影響、圖書館的環(huán)境溫度等因素的影響。如果環(huán)境濕度過大就會使圖書館的檔案嚴(yán)重收到損害，這種情況在我國南方以及沿海地區(qū)更為常見。目前很多事業(yè)單位都積極嘗試應(yīng)用電子信息化檔案管理的模式。也就是通過自動化辦公軟件將紙質(zhì)的材料存儲到硬盤中，再利用計(jì)算機(jī)的傳輸功能將文件進(jìn)行保存。這種方式能夠大大減少紙張用量，同時(shí)對于檔案的完整性也提供了更好的保障。應(yīng)用電子化檔案，能夠避免更多人員的參與，借助網(wǎng)絡(luò)先進(jìn)技術(shù)將檔案信息精準(zhǔn)傳送，并且還能夠做到信息的大量儲備。

另一方面，高校電子檔案信息化發(fā)展能夠有效的提高網(wǎng)絡(luò)資源的共享性。高校檔案人員在管理檔案的過程中應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)先進(jìn)技術(shù)，建立了具有共享功能的數(shù)據(jù)庫，同時(shí)還能夠?qū)巫訖n案設(shè)計(jì)相應(yīng)的訪問權(quán)限。根據(jù)實(shí)際情況分為公共與私密兩種端口，按照檔案的重要性進(jìn)行分類的錄入到互聯(lián)網(wǎng)平臺中。高校內(nèi)的人員能夠通過自身的不同需求申請閱覽，然后通過不同的需求進(jìn)行訪問數(shù)據(jù)庫，讀取電子檔案。這就在較大程度上實(shí)現(xiàn)了高校的電子檔案的共享性，進(jìn)而更好的促進(jìn)高校電子檔案信息化的發(fā)展。

二、新時(shí)期高校電子檔案基于信息化發(fā)展存在的問題

（一）傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換過程有待完善

高校電子檔案傳統(tǒng)工作管理較為復(fù)雜，檔案的種類較多，并且數(shù)量較大。通過高校的不斷創(chuàng)新，目前的高校檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)由分散到集中管理的模式。但是隨著新時(shí)期信息化時(shí)代的到來，這種檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)電子檔案高效率的要求，因此在傳統(tǒng)檔案管理方式向電子檔案管理方式的過程中存在較多的問題。其中問題主要是以下三個(gè)方面：

一方面，隨著每年新生入學(xué)，高校的數(shù)量明顯增加。在新增學(xué)生檔案中存在學(xué)籍、專業(yè)以及學(xué)業(yè)檔案等各個(gè)方面，因此如果想要對這些大量復(fù)雜的檔案進(jìn)行電子化管理需要更多的時(shí)間以及更加專業(yè)的平臺。第二方面，高校對電子檔案的使用頻率不高。一般高校學(xué)生僅僅是通過電子檔案進(jìn)行查詢資料，查找后仍然是通過原有的方案進(jìn)行調(diào)取檔案。同時(shí)在目前這種電子化信息技術(shù)的情況下，高校的電子檔案管理各項(xiàng)信息不能夠?qū)崿F(xiàn)有效的整合。第三方面，很多政府機(jī)關(guān)的電子檔案仍然存在著安全不能保障的問題。高校的文件檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的效果并不理想，使得電子檔案管理無法真正發(fā)揮作用。在新時(shí)期下，檔案工作應(yīng)該根據(jù)數(shù)字化與信息化的特征進(jìn)行不斷地創(chuàng)新，將檔案原有的內(nèi)容不斷的進(jìn)行擴(kuò)展，最終為提升檔案管理質(zhì)量提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）缺乏具有信息化數(shù)據(jù)處理能力的檔案管理人才

在檔案管理工作中，很多高校的檔案人員存在教師兼職的現(xiàn)象，使得檔案管理專業(yè)的人才較少。這種情況下，能夠熟練掌握檔案管理與數(shù)據(jù)處理能力的檔案人員屈指可數(shù)。實(shí)際中，高校引進(jìn)的人才將家屬引進(jìn)檔案館的現(xiàn)象十分普遍，這就無形中增加了高校管理人才專業(yè)素質(zhì)較差的問題。

高校的職工大多是以教學(xué)為主，檔案管理方面的人才較少，并且現(xiàn)有的檔案管理人才晉升較為困難，這也是檔案管理專業(yè)人才缺失的主要原因之一。新時(shí)期電子檔案管理人員需要更高的專業(yè)知識，需要兼具信息化技術(shù)、數(shù)據(jù)處理以及計(jì)算機(jī)技能的復(fù)合人才，因此這種形式下就需要引進(jìn)更多的專業(yè)電子檔案管理人才。

（三）檔案管理制度不規(guī)范

目前正處于大數(shù)據(jù)到來的新時(shí)期，國家檔案局出臺了關(guān)于電子文件歸檔管理方案，這一舉措就意味著電子檔案的管理工作有了明確規(guī)定。盡管如此，高校的電子檔案管理制度仍然有很多不完善的地方。其中具體表現(xiàn)為以下三部分：首先，高校各個(gè)部門對于電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)并沒有統(tǒng)一，這就對高校電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)管理造成嚴(yán)重的阻礙。其次，我國高校電子檔案管理方面的軟件都不盡相同，這在客觀上阻礙了檔案的信息共享能力。最后，高校是專業(yè)的教學(xué)單位，對于檔案管理方面的工作難免會忽視，因此這就使得高校的檔案管理制度存在很多不完善的地方。

三、新時(shí)期高校電子檔案基于信息化發(fā)展改進(jìn)策略

（一）豐富高校電子檔案資源

豐富的電子檔案資源時(shí)開展高校電子檔案管理的基礎(chǔ)保障。因此高校首先就應(yīng)該想辦法將電子檔案的資源遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于傳統(tǒng)檔案。具體時(shí)間過程中可以從以下三個(gè)方面入手：

首先，高校要提高電子檔案的管理意識。重視電子檔案管理是開展電子檔案工作的前提。因此高校應(yīng)該重視對電子檔案的宣傳，結(jié)合檔案部門與電子信息學(xué)院進(jìn)行綜合推廣，可以采取講座的方式以及宣傳周的方式來推廣，調(diào)動師生的參與度，促進(jìn)學(xué)校的各個(gè)部門支持，推動形成電子檔案資源的擴(kuò)張建設(shè)。其次，高校應(yīng)該從全方面的角度進(jìn)行采集信息，將檔案館的傳統(tǒng)紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)檔案統(tǒng)一存儲編號，通過統(tǒng)一的方式加大了對數(shù)據(jù)使用的方便性。同時(shí)要開拓渠道進(jìn)行推廣，利用公共賬號、微博以及短視頻的形式進(jìn)行推廣高效電子信息檔案的建設(shè)。調(diào)動學(xué)校各個(gè)部門之間的合作，將本部門檔案協(xié)調(diào)性管理。最后，高校要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案上傳思路，過去高校的檔案上傳都是處于落后的狀態(tài)，因此在電子檔案處理過程中高校應(yīng)該建設(shè)統(tǒng)一的電子檔案平臺，同時(shí)按照標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理規(guī)范進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，并將資料統(tǒng)一交由檔案管理部門，防止檔案積壓的現(xiàn)象發(fā)生，從源頭上杜絕檔案之后的問題發(fā)生。

（二）培養(yǎng)與引進(jìn)檔案專業(yè)人才

新時(shí)期高校電子檔案管理是需要兼具檔案管理與信息技術(shù)的人才，專業(yè)人才能夠進(jìn)行高效科學(xué)的工作，通過電子信息化平臺進(jìn)行數(shù)據(jù)資源融合。因此擁有專業(yè)的電子檔案管理人才是高校電子檔案工作開展成功的關(guān)鍵。電子檔案管理人才是需要同時(shí)具備計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理知識、信息化技能以及公共服務(wù)知識等，通過發(fā)揮這些知識特長才能夠使電子檔案管理工作更加順利。因此解決電子檔案管理人才，首先要招納吸引更多的人才，要完全杜絕非專業(yè)人才兼職的現(xiàn)象發(fā)生，并且高校應(yīng)該爭取將檔案人員納入編制，并且將招聘的人才設(shè)置為檔案專業(yè)研究生的門檻。其次，檔案管理專業(yè)人才方面應(yīng)該制定更多的引進(jìn)政策，即通過工資、福利待遇等廣泛的引進(jìn)更多的檔案管理人才。最后高校應(yīng)該從內(nèi)部加強(qiáng)力度挖掘人才。對現(xiàn)有的檔案人才進(jìn)行定期的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容可以從檔案管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)安全等知識，將傳統(tǒng)的專項(xiàng)人才提升為復(fù)合型人才。同時(shí)還要挖掘信息人才進(jìn)行定期的管理培訓(xùn)，在內(nèi)部培養(yǎng)更多的電子檔案管理人才。

（三）完善電子檔案管理制度

建設(shè)電子檔案的基礎(chǔ)就是建設(shè)完善的電子檔案管理制度。因?yàn)闆]有規(guī)范的制度，檔案的安全性就無法保障。要想建立科學(xué)完善的電子檔案管理制度，首先就要以高校的實(shí)際情況出發(fā)，開展電子檔案座談會。同時(shí)就高校電子檔案現(xiàn)狀展開問卷調(diào)查，充分全面的調(diào)查高校對電子檔案的實(shí)際需求。其次，要建立電子檔案的安全保障制度。環(huán)境上要保證恒溫恒濕的環(huán)境，保證電子檔案系統(tǒng)的安全實(shí)施;軟件方面要設(shè)置使用密碼以及安裝殺毒軟件等保障電子檔案在使用過程中的安全性。同時(shí)還要做好數(shù)據(jù)備份工作，一旦數(shù)據(jù)發(fā)生任何問題能夠及時(shí)的恢復(fù)。

結(jié)語

綜上所述，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，新時(shí)期高校電子檔案信息化管理應(yīng)該采用更加高效的管理方法，并且全面的對比傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的差異性，更好的完善電子檔案的信息化管理。因此高校應(yīng)該豐富電子檔案資源，引進(jìn)與培養(yǎng)專業(yè)的檔案人才，并且完善電子檔案管理制度，通過這種方式不斷的提高高校電子檔案信息化發(fā)展的優(yōu)勢，為高校教育事業(yè)的發(fā)展提供一定的幫助。

參考文獻(xiàn)：

[1]于英香，孫遜.從文件結(jié)構(gòu)演化看電子文件數(shù)據(jù)化管理的發(fā)展——基于技術(shù)變遷的視角[J].檔案學(xué)通訊，2019（05）.

[2]任冬莉，華宏.電子檔案移交與接收工作之思考——以南京市審計(jì)局電子檔案移交與接收為例[J].檔案與建設(shè)，2019（07）.

[3]彭蒙蒙.數(shù)字時(shí)代下企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理模式研究——以國泰君安證券股份有限公司為例[J].檔案與建設(shè)，2018（06）.