信息化背景下的高校檔案管理研究

鄭雯莉

摘 ?要：在全球信息化不斷發(fā)展的大背景下，我國信息技術(shù)也得到了前所未有的發(fā)展，當(dāng)前我國很多單位的檔案管理工作都存在一定的難度，尤其是高校檔案數(shù)量較為巨大，但檔案的質(zhì)量參差不齊，且其檔案管理的空間還有明顯提升空間。做好高校檔案管理工作，可促進(jìn)高校事業(yè)發(fā)展，可直接記錄高校履行科學(xué)研究、培養(yǎng)人才、實(shí)施社會(huì)服務(wù)功能、開展各項(xiàng)校園活動(dòng)等，本文簡單闡述了在新形勢下，如何創(chuàng)新高校的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：新形勢 ?創(chuàng)新 ?高校檔案管理工作

我國高等教育這些年得到了飛速的發(fā)展，但是隨著各大高校的辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大，高校的檔案管理工作越來越被高校管理人員重視，其地位與作用日益增強(qiáng)。高校的檔案管理工作是支撐維持高等教育健康發(fā)展的基礎(chǔ)。新形勢對(duì)高校的檔案管理工作有了新的要求，要求高校檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，能夠不斷創(chuàng)新，能夠?qū)鹘y(tǒng)封閉的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殚_發(fā)的、現(xiàn)代化的信息資源，這是當(dāng)前高校發(fā)展的必然要求。

一、我國高等學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)存問題

（一）檔案管理資源配置不當(dāng)

不可否認(rèn)的是當(dāng)前我國大部分高校的檔案管理工作依然是最原始、最傳統(tǒng)的狀態(tài)，高校并未深層次的開發(fā)利用檔案信息資源，沒有為高校的中心工作提供主動(dòng)服務(wù)，無法體現(xiàn)高校檔案在高校建設(shè)過程中的重要性^[1]。

（二）部分高校對(duì)檔案管理相關(guān)工作不夠重視

高校是高等人才的培養(yǎng)基地，但在新形勢背景下，迫于自身的發(fā)展壓力，很多高校的工作重心是如何開展有效教學(xué)，如何做好科研工作，對(duì)高校檔案管理工作并不重視，導(dǎo)致很多高校的檔案管理工作均有不斷邊緣化、不斷弱化的現(xiàn)象。

（三）檔案管理人員自身素質(zhì)還有待提升

管理工作的重點(diǎn)實(shí)際上是體系的管理，我國大部分高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，也沒有設(shè)置相應(yīng)的檔案管理人員，部分檔案管理人員在業(yè)務(wù)上并非專業(yè)的，因此在實(shí)施檔案管理工作時(shí)，往往存在臨時(shí)配備、能者多勞（兼職）的情況，因此大部分檔案管理人員自身并不具備較高的工作責(zé)任心，自身素質(zhì)不高，實(shí)際工作情況欠佳。有部分高校配置了相應(yīng)的檔案管理人員，但多數(shù)人員非專業(yè)出身，未經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，工作能力有效，專業(yè)素質(zhì)不高^[2]。

二、信息化大背景下我國檔案管理工作的方法

（一）以信息化為依托，不斷創(chuàng)新管理服務(wù)方法

檔案管理工作是一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工作，在實(shí)際的工作中相對(duì)較為繁雜，因此需要根據(jù)自身的實(shí)際情況制定科學(xué)、合理的檔案服務(wù)體系。學(xué)校應(yīng)該不斷豐富、不斷完善、不斷創(chuàng)新檔案管理工作的內(nèi)容，不斷推動(dòng)檔案服務(wù)工作，才能促使檔案服務(wù)工作逐漸向高層次、高標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展。才能促使檔案服務(wù)工作從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)服務(wù)。高校需要在檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化、數(shù)字化、創(chuàng)新化、服務(wù)化上花心思，積極建立反應(yīng)靈敏、科學(xué)合理、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活的管理方案，廣泛開展信息互通、聯(lián)機(jī)檢索、資源共享等工作，不斷優(yōu)化檔案管理工作的資源配置，才能與時(shí)俱進(jìn)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，這是檔案管理發(fā)展的必然要求。高校管理人員需認(rèn)識(shí)到打破傳統(tǒng)檔案管理工作理念與傳統(tǒng)檔案管理方法的重要性，需創(chuàng)新檔案管理人員的管理機(jī)制。以往，高校檔案管理工作多憑借著經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，但這種管理方法在一定程度上限制了人才的流動(dòng)，導(dǎo)致檔案管理人員產(chǎn)生不思進(jìn)取的想法，更不會(huì)主動(dòng)創(chuàng)新檔案的管理方法。因此，高校必須創(chuàng)新人才的管理機(jī)制，引入激勵(lì)制度，從源頭上解決創(chuàng)新的問題。高校需積極推廣競爭上崗體制，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勝劣汰，最大程度上的挖掘人才的潛力，充分調(diào)動(dòng)人才的積極性，讓檔案管理工作充滿競爭活力，不斷開拓新的高校檔案管理局面。

（二）以計(jì)算機(jī)為背景不斷創(chuàng)新管理理念思想

想要?jiǎng)?chuàng)新檔案工作，就必須徹底解決高校管理人員的思想認(rèn)識(shí)問題，讓高校管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)促進(jìn)高校建設(shè)的積極影響。同時(shí)，在高校檔案管理工作中嚴(yán)格實(shí)施部門立卷的歸檔制度。在校內(nèi)反復(fù)強(qiáng)調(diào)全校教職工共同參與檔案工作，讓全校職工認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，充分調(diào)動(dòng)教職工（尤其是各級(jí)檔案管理人員）的主觀能動(dòng)性與工作積極性，從而提高部門立卷的工作效率與工作質(zhì)量。

（三）從信息化的角度出發(fā)創(chuàng)新管理方法

作為高校學(xué)校應(yīng)該盡可能地做到與時(shí)俱進(jìn)，需明確認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化檔案管理的必要性。積極引入科學(xué)技術(shù)，利用科學(xué)進(jìn)行檔案管理工作，推動(dòng)全校信息化建設(shè)。通過信息化建設(shè)滿足高校檔案管理工作的客觀需求，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展，為檔案事業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。高校需在檔案管理工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷簡化檔案管理工作的難度，明確每一份檔案的位置，減輕檔案管理工作的難度。同時(shí)，高校需在信息化背景下，積極實(shí)現(xiàn)高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化、檢索自動(dòng)化。高校還需與時(shí)俱進(jìn)，增加對(duì)檔案管理的資金投入，配備齊全的管理設(shè)備與管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)化。徹底解決檔案管理工作手工操作慢、手工操作效率低、實(shí)際管理煩瑣等問題。高校需充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，強(qiáng)化檔案信息儲(chǔ)存、加工整理工作，促使檔案工作信息化。

（四）提升專業(yè)人才的素養(yǎng)

明確檔案管理工作對(duì)人才的需求，積極引入專業(yè)水平高的人才。確保人才不僅擁有專業(yè)的理論知識(shí)、現(xiàn)代化管理技能，還要有持續(xù)創(chuàng)新的精神，善于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，可結(jié)合實(shí)際情況提出新的方案，解決以往工作中的問題。在引入人才后，積極開展人才的素質(zhì)教育，促使檔案管理工作人員愛崗敬業(yè)、品德優(yōu)良。還具有相應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)、強(qiáng)大的職業(yè)奉獻(xiàn)精神與創(chuàng)新精神。保證人才能夠在高校檔案管理工作中不斷發(fā)揮自己的價(jià)值，不斷提高高校檔案管理工作的價(jià)值。

結(jié)語

總而言之，高校檔案管理應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，從信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的角度出發(fā)，不斷創(chuàng)新高校檔案管理工作過，才能不斷讓高校檔案管理事業(yè)適應(yīng)現(xiàn)代化理念，才能跟上社會(huì)發(fā)展的步伐，才能不斷優(yōu)化高校檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]邱橋.信息化時(shí)代圖書檔案的管理策略分析[J].科技經(jīng)濟(jì)市場，2019，21（7）：113-114，119.

[2]邵英儉.淺談高校檔案固定資產(chǎn)的信息化管理[J].進(jìn)出口經(jīng)理人，2016，22（5）：23.