房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用效能的思考

[摘 要] 文章通過(guò)介紹房地產(chǎn)權(quán)屬檔案使用過(guò)程中存在的問(wèn)題，論述了提升房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用效率的重要性和緊迫性，以此來(lái)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

[關(guān)鍵詞] 檔案信息 檔案管理 利用效能

中圖分類(lèi)號(hào)：D035 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是指群眾在登記或變更房地產(chǎn)權(quán)屬過(guò)程中形成的有保存價(jià)值的文件、圖表、數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)記錄等信息資料，是重要的房地產(chǎn)信息資源。

隨著房地產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案數(shù)量也隨之迅猛增加，如何合理、科學(xué)地管理房地產(chǎn)檔案，使之發(fā)揮應(yīng)有功效，真正服務(wù)于社會(huì)是迫切研討的工作。同時(shí)結(jié)合機(jī)構(gòu)改革，被整合單位的業(yè)務(wù)如何銜接成了新部門(mén)的工作重點(diǎn)，在重新制定各業(yè)務(wù)流程的過(guò)程中突顯了檔案的作用，作為一位檔案工作者，如何為檔案使用者提供準(zhǔn)確、有效用的數(shù)據(jù)成為日常工作必須解決的問(wèn)題。為更好地完成本職工作，充分發(fā)揮房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用效果，本人通過(guò)走訪稅務(wù)、司法、檔案館大廳等部門(mén)，收集了使用單位意見(jiàn)和來(lái)訪群眾的需求，在此提出一些思考。

一、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案使用過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）檔案查檔封面的信息不是100%準(zhǔn)確。

因房屋登記工作變遷的歷史原因以及登記人員的素質(zhì)參差不齊，造成了房地產(chǎn)檔案信息存在各類(lèi)的缺陷，使用機(jī)關(guān)和群眾在查詢(xún)檔案封面時(shí)往往出現(xiàn)以下情況[1]：

1.房屋屬性不準(zhǔn)確，封面表述商住和住宅的，但與歷史購(gòu)買(mǎi)合同表述的房屋屬性不一致。

2.身份信息不全或不準(zhǔn)，特別是港澳臺(tái)人員，很多人員的身份證和結(jié)婚證復(fù)印件再?gòu)?fù)印時(shí)根本無(wú)法看清，使用者無(wú)法判斷。如果港澳臺(tái)人員在購(gòu)買(mǎi)房屋時(shí)提供的是回鄉(xiāng)證，若干年后，回鄉(xiāng)證的號(hào)碼會(huì)出現(xiàn)變化，導(dǎo)致有效證件與原始證件不符。

3.房屋坐落不完整、前后不一致。許多房屋地址因政府部門(mén)重新命名，但檔案沒(méi)有留底，增加了使用者使用難度。

4.權(quán)屬人姓名不完整，個(gè)別人員在改名后沒(méi)有及時(shí)報(bào)備以及部分生僻字與電腦備案的不一致，甚至出現(xiàn)錯(cuò)別字、同音字等。

5.部分檔案通過(guò)繼承、贈(zèng)予等方式取得的沒(méi)有在封面反映，部分房屋取得方式信息無(wú)顯示。

（二）查檔封面沒(méi)有檔案號(hào)

現(xiàn)行的查檔封面沒(méi)有打印檔案號(hào)，與查檔內(nèi)容沒(méi)有一個(gè)關(guān)聯(lián)一致的渠道，導(dǎo)致部分不法分子利用該漏洞進(jìn)行造假，特別是稅務(wù)部門(mén)在判斷是否給予納稅人享受優(yōu)惠稅率時(shí)難以判斷，需要群眾去尋找其他資料證明，耽誤了辦事的時(shí)間。

（三）檔案服務(wù)范圍較小

在現(xiàn)代社會(huì)，經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的同時(shí)帶來(lái)了各種經(jīng)濟(jì)糾紛。許多涉及房地產(chǎn)案件都通過(guò)法院拍賣(mài)進(jìn)行過(guò)戶(hù)以?xún)斶€債務(wù)，但公開(kāi)拍賣(mài)的產(chǎn)權(quán)信息狀況甚少，使買(mǎi)受人在競(jìng)買(mǎi)的過(guò)程中承受很大的風(fēng)險(xiǎn)，現(xiàn)行的檔案查詢(xún)制度滿(mǎn)足不了社會(huì)對(duì)房地產(chǎn)檔案信息的利用需求。

（四）檔案查詢(xún)途徑有待進(jìn)一步提升

目前，在檔案館查詢(xún)房地產(chǎn)檔案資料，一般是通過(guò)門(mén)前填表，然后排隊(duì)等候，由工作人員在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)上對(duì)群眾提出的要求進(jìn)行相關(guān)查詢(xún)，出具相關(guān)房產(chǎn)信息證明并打印蓋章的方式。但房地產(chǎn)檔案通過(guò)微信公眾號(hào)或網(wǎng)上查詢(xún)功能服務(wù)等暫未開(kāi)放，使許多有歷史價(jià)值的檔案信息不能為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供參考。

（五）查檔人員專(zhuān)業(yè)水平有待提升

因各部門(mén)對(duì)檔案的要求都不同，導(dǎo)致群眾在查詢(xún)時(shí)會(huì)出現(xiàn)不同的情況，可是群眾的素質(zhì)參差不齊需求也各有不同的，往往辦一個(gè)證明需跑檔案館查詢(xún)幾次。如果工作人員平時(shí)沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)積累，未能及時(shí)提醒辦事群眾或一次性告知，導(dǎo)致辦事群眾反復(fù)跑多趟的事情時(shí)有發(fā)生。另外，檔案類(lèi)別品種繁多，隨著科技發(fā)展，檔案載體更是日新月異，檔案工作者更需要?jiǎng)?chuàng)新管理技術(shù)能力才能跟得上時(shí)代需求。

（六）檔案管理軟件跟不上業(yè)務(wù)量的發(fā)展需要，檔案整理所需設(shè)備也需要增加配置

（七）檔案開(kāi)放力度不足

許多有價(jià)值的檔案直至今日一直不敢開(kāi)放，致使檔案的利用率大大降低。檔案之所以不公開(kāi)，主要是因?yàn)闄n案的鑒定工作跟不上，開(kāi)放鑒定已經(jīng)成為檔案開(kāi)放的一大障礙和瓶頸。我國(guó)檔案開(kāi)放鑒定仍然缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)或具體詳細(xì)的條文，綜合檔案判定是否控制使用的依據(jù)，主要是國(guó)家檔案局制發(fā)的《各級(jí)國(guó)家檔案館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》，但操作性不強(qiáng)，內(nèi)控信息、敏感信息規(guī)定不明確，主觀、人為因素較多。

二、提升房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用效率的建議

檔案管理部門(mén)要了解房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的作用，積極配合社會(huì)發(fā)展需求，重視廣大百姓對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用的迫切性，擺正服務(wù)意識(shí)，嚴(yán)格管理制度，以群眾滿(mǎn)意為己任。

（一）提高檔案錄入清晰度，創(chuàng)新檔案查詢(xún)模式

1.健全檔案工作規(guī)章制度，提高執(zhí)行力[2]。在基層部門(mén)，檔案種類(lèi)繁多，沒(méi)有一套完整的檔案工作規(guī)程約束，檔案管理就會(huì)非常凌亂，雖然有不少的規(guī)章制度，但基層部門(mén)和上級(jí)部門(mén)的監(jiān)察力度不大，使工作人員在日常工作得過(guò)且過(guò)，不認(rèn)真審核，錄入資料錯(cuò)誤，從源頭上群眾的登記資料都得不到正確的反應(yīng)，建議加大績(jī)效考核力度，真正將考核落到實(shí)處，提升檔案管理工作質(zhì)量，做到用制度規(guī)范檔案日常管理。

2.房地產(chǎn)檔案原件作為群眾進(jìn)行房產(chǎn)、土地登記的原始資料，是檔案數(shù)據(jù)來(lái)源及產(chǎn)權(quán)歸屬的具法律效力的證明。在歸檔時(shí)應(yīng)通過(guò)高清影像設(shè)備進(jìn)行掃描錄入存檔，清晰地看到原始檔案每一頁(yè)所記載的內(nèi)容，才能滿(mǎn)足日后不同用戶(hù)對(duì)信息的基本要求，使檔案利用更加方便，同時(shí)也降低管理成本。

3.大力推廣網(wǎng)上查詢(xún)功能，減少現(xiàn)場(chǎng)辦理等候時(shí)間。開(kāi)發(fā)自助查詢(xún)系統(tǒng)，使部分業(yè)務(wù)讓群眾首先通過(guò)人臉識(shí)別系統(tǒng)認(rèn)證，允許經(jīng)認(rèn)證后的群眾查詢(xún)屬于自己的檔案資料，例如不動(dòng)產(chǎn)登記證的信息、發(fā)票、契稅稅票內(nèi)容；如自建房產(chǎn)，允許查詢(xún)報(bào)建資料、土地購(gòu)買(mǎi)票據(jù)和合同等。

開(kāi)通網(wǎng)上查詢(xún)系統(tǒng)，通過(guò)密碼限制，讓群眾可以足不出戶(hù)辦理日常高頻率使用的檔案查詢(xún)并打印。

4.對(duì)港澳臺(tái)人員在購(gòu)買(mǎi)房產(chǎn)時(shí)，同時(shí)留存他們的身份證號(hào)、回鄉(xiāng)證或臺(tái)胞證，防止日后回鄉(xiāng)證或臺(tái)胞證變更時(shí)，可查驗(yàn)身份證的真實(shí)性讓群眾快速辦理業(yè)務(wù)。

（二）加強(qiáng)檔案歸檔工作

在登記錄入環(huán)節(jié)把好檔案信息質(zhì)量關(guān)，制定信息數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)，并按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范、完整的錄入。聯(lián)合其他部門(mén)加強(qiáng)原始檔案資料的歸集，務(wù)必保證資料清晰，數(shù)量完整，文字資料準(zhǔn)確，相關(guān)證件在有效期內(nèi)，對(duì)于地址變更的必須在規(guī)定期限內(nèi)辦理并及時(shí)歸檔。編制檔案整理工作方法，將日常整理檔案過(guò)程中形成的工作方法編制成冊(cè)，使檔案整理工作有章可循。

（三）完善檔案利用渠道

房地產(chǎn)檔案工作者要了解群眾所需所想，主動(dòng)走訪群眾，開(kāi)展調(diào)查研究，以需求為導(dǎo)向，在做好保密的前提下，拓寬利用渠道，最大限度地發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的價(jià)值。

1.在檔案館設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案信息咨詢(xún)點(diǎn)，接受群眾現(xiàn)場(chǎng)咨詢(xún)、電話咨詢(xún)、網(wǎng)上咨詢(xún)等，減少辦事多次來(lái)回走動(dòng)。

2.實(shí)行信息共享。建立市級(jí)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，選擇部分房地產(chǎn)檔案信息向部分部門(mén)公開(kāi)，實(shí)現(xiàn)信息共享，為房地產(chǎn)業(yè)健康發(fā)展提供更多的決策參考。

3.建立檔案利用頻度數(shù)據(jù)。對(duì)群眾經(jīng)常查詢(xún)的檔案數(shù)據(jù)重點(diǎn)監(jiān)控，了解群眾的重點(diǎn)需求從而從源頭進(jìn)行整改，對(duì)該部分內(nèi)容重點(diǎn)完善其資料的收集、錄入、歸檔、移交手續(xù)，聽(tīng)取使用者的意見(jiàn)和建議，建立更為合理的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便日常查詢(xún)。

（四）提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

1.提升工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平學(xué)習(xí)，使其全面系統(tǒng)地掌握檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高檔案收集、管理和開(kāi)發(fā)利用水平，逐步提高綜合歸納能力、協(xié)調(diào)組織能力、寫(xiě)作編輯能力。歸集各部門(mén)一般的查詢(xún)要求，一次性告知群眾查詢(xún)資料的漏缺。

2.提升檔案管理人員的職業(yè)歸屬感和榮譽(yù)感。檔案管理人員每天都面對(duì)繁瑣、重復(fù)性的工作，容易自我感覺(jué)工作沒(méi)有挑戰(zhàn)性，創(chuàng)新性不強(qiáng)導(dǎo)致工作熱情不足，這種典型的心理現(xiàn)象，會(huì)導(dǎo)致優(yōu)秀的檔案管理人員流失。建議加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)，給他們創(chuàng)造更好的工作環(huán)境和工作氛圍，引導(dǎo)他們樹(shù)立正確的職業(yè)價(jià)值觀和人生觀，檔案工作是社會(huì)生產(chǎn)力的必不可少的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，認(rèn)識(shí)到自身價(jià)值對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)。同時(shí)，要求工作人員在工作中時(shí)刻保持對(duì)工作的熱情。優(yōu)化考核和晉升制度，做到讓工作人員可進(jìn)可出，增加競(jìng)爭(zhēng)性，讓他們看到盼頭，充分認(rèn)識(shí)自己工作在當(dāng)今社會(huì)的重要性和群眾對(duì)檔案工作人員的依靠。

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★作者簡(jiǎn)介：聶春霞，出生于1976年3月9日，中央廣播電視大學(xué)、東北財(cái)經(jīng)大學(xué)工商管理本科畢業(yè)，主要從事房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案、測(cè)繪檔案管理工作20余年，2014年12月取得檔案專(zhuān)業(yè)館員資格。