會議空間的智能化管理

真視通

隨著信息技術和多媒體技術的飛速發(fā)展，以音頻、視頻和數(shù)據(jù)為信息載體的多媒體會議已經(jīng)成為企業(yè)加強溝通協(xié)作，提高工作效率的一種重要方式。會議空間則是多媒體會議得以順利召開的基礎設施。

會議空間（conference space）指的是可以召開會議的場所及其技術支撐系統(tǒng)，包括會議室，報告廳，多功能廳，禮堂，以及近年來比較流行的huddle room等。

會議空間類型眾多，其技術復雜性和需求多樣性也在日益增加，因此，需要一套會議空間管理平臺（CSMP，conference space management platform，下文簡稱會管）對其進行統(tǒng)一的管理。根據(jù)多年的會管業(yè)務實踐，筆者認為：會議空間的管理，應該是以會管為核心，以會議流程為主線，以靈活、高效、智能為目標的一體化（軟件+硬件）解決方案。

會議空間的智能化管理

會議是企業(yè)的一種組織活動，有其特定的流程和規(guī)范，因此，會議空間的管理應遵循會議的通用流程，下文將基于會議流程中前后關聯(lián)的各個階段，論述在會管的統(tǒng)一調(diào)度下，是如何進行會議空間的智能化管理的。鑒于會議室是最常見的一種會議空間類型，以下論述將以會議室為例。

在論述之前，先介紹一下會管的硬件輔助設備（受會管的控制，是會管功能的延伸），典型的有兩種，本文稱之為“一屏一板”。

一屏，指的是會議信息顯示屏（下文簡稱CID，conference information display），通常置于會議室門口，也可以根據(jù)需要置于樓層的電梯口或大堂。除了顯示信息，CID也支持觸控交互操作。

一板，指的是會議管理面板（下文簡稱CMP，conference management panel），通常置于會議桌上，或嵌入會議室的墻面。

一屏一板的功能，將在下文的論述中逐一說明。

以下就按照會議的通用流程，對基于會管的會議空間管理進行闡述。流程示意圖如下所示：

1.會前階段

會議預約

預約會議前通常需要查詢可用的會議室資源，會管可以圖形化地展示所有會議室在任意時段的占用/空閑狀態(tài)，并提供預約入口，一鍵預約空閑的會議室。

在實現(xiàn)方式上，既可以在會管（web界面或APP界面）里進行資源查詢和會議預約，也可以在會議室門口的CID上預訂該會議室（輕觸屏幕，點擊完成）。

會議通知

會議通知應有多種可選方式，既要支持郵件，短信和APP消息，也應支持和企業(yè)已有的辦公系統(tǒng)集成，實現(xiàn)定制化的通知方式，如OA，企業(yè)微信，釘釘?shù)鹊南⑼扑汀?/p>

會議指引

會議開始前，會管的會議指引功能可以協(xié)助與會人有序參會，幫助企業(yè)維持良好的參會秩序。會議指引功能是通過CID實現(xiàn)的：

？電梯口或大堂的CID可以顯示該層或該樓所有會議室當天的會議安排。

？會議室門口的CID可以展示該會議室當天的所有會議日程，并且標識其當前的狀態(tài)（占用/空閑/即將使用），一般是用CID上醒目的實時更新的有色燈帶來標識。

會議簽到

會議的簽到管理是會議流程規(guī)范化的一個重要環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽到存在不少弊端，比如，填寫繁瑣，易丟失，不易辨認，不易統(tǒng)計，漏簽，代簽等，因此，電子化簽到是一個必然的趨勢。

利用會管即可實現(xiàn)電子化簽到及統(tǒng)計。參會人員可以用APP掃描CID上的二維碼進行簽到。會管也可以和人臉識別系統(tǒng)，語音識別系統(tǒng)或門禁系統(tǒng)對接，實現(xiàn)更加智能的會議準入和簽到。

2.啟會階段

對于使用模式相對固定的會議室，無人值守的自動啟會將會極大地減少管理員的工作量，降低誤操作概率。通過會管的會議預約設置，當會議開始時間到達時（或提前預設的時間間隔），可以實現(xiàn)對會議室的自動操作，比如，打開會議室的系統(tǒng)電源，開啟投影機，調(diào)用預設的中控模式等。

3.會中階段

會議期間，會管可以在一個界面上管控所有會議室的會議相關設備，實現(xiàn)了遠程集中管控。當會議涉及多間分布在不同樓層的會議室時，這種遠程集控功能就顯得尤為便捷，管理員只需一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦，足不出戶，即可輕松管控企業(yè)的所有會議室。

此外，置于會議室內(nèi)的CMP（也可稱之為會議伴侶，是一種受會管控制的平板觸控設備）也可協(xié)助會議室管理員輕松完成會議保障工作，CMP主要具備如下功能：

？一鍵式會議操作，如：入會，掉線重連，申請發(fā)言，點對點呼叫等。

？一鍵式中控操作，如：開啟設備，切換中控模式等。

？一鍵式服務呼叫，如：呼叫會議服務（有服務明細項可選），一鍵報修等。

對于有會議服務人員的單位，可以在會服人員等候間配備一塊顯示屏，實時顯示CMP推送過來的會議服務呼叫信息，以便會服人員提供及時、準確的會議服務。

CMP支持語音識別，可以根據(jù)會議室管理員的語音指令執(zhí)行相應的操作。

4.會后階段

在會議室的實際使用中，難免會出現(xiàn)會議提前結束或臨時取消（會議預約成功后會議取消，但未在會管里執(zhí)行取消操作）的情況，這些情況都會使會議室空置，造成資源的浪費。為了解決這一問題，會管可以集成智能感知設備（比如紅外感知），當會議室里無人達到一定時間（比如15分鐘，可以設置）后，自動釋放會議室資源，提高了會議室的利用率。

會議室在一段時期內(nèi)的使用情況，是很有價值的數(shù)據(jù)，可以幫助企業(yè)管理人員評估使用現(xiàn)狀，并做出改進的決策。每次會議結束后，會管都會自動生成定制的會議統(tǒng)計圖表，可以自動（即時或定期）發(fā)送至指定的郵箱。

上文以會議室為例，簡要描述了基于會議流程的會議空間智能化管理，具體的技術實現(xiàn)，本文不做詳細闡述。

總結

隨著IT、AI技術和產(chǎn)品的發(fā)展，會管必將和更多的IT系統(tǒng)、智能化系統(tǒng)進行整合，不斷改善會議空間的使用體驗。由此可見，實現(xiàn)會議空間的智能化管理，是會管的重要設計目標之一，可以極大地提升企業(yè)的信息化管理水平。

綜上所述，基于會管的后臺驅(qū)動和調(diào)度，會議空間的功能可以靈活組合，按需配置。因此，同一個會議空間只需通過軟件的配置，即可適用不同的應用場景，相當于在不同的會議空間類型間平滑切換，這種全新的理念可以稱之為軟件定義的會議空間或軟件定義的會議室，即SDCS或SDCR（software defined conference space或software defined conference room），這也是多媒體會議管理的一個發(fā)展趨勢。