論大型企業(yè)檔案的計算機管理體系模式

劉冰潔

摘? ?要：現(xiàn)在人類社會進入信息科技時代，知識經(jīng)濟的特征日益明顯，在新的時代形勢下，企業(yè)檔案管理也面臨心得機遇，需要及時進行改革出更新，應(yīng)用先進的計算機管理模式。對檔案工作者來說，是機遇，同時也是更新的挑戰(zhàn)。因此，我們每一個檔案員必須不斷地學(xué)習(xí)和吸收新技術(shù)，來積極地面對檔案事業(yè)這一新的發(fā)展形勢。本文擬在理論和實際研究基礎(chǔ)上，探討大型企業(yè)檔案計算機管理體系模式問題，希冀研究結(jié)果能為企業(yè)檔案管理水平進一步提高，提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：計算機? 管理? 模式

中圖分類號：G275? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）06（b）-0176-02

大型企業(yè)的檔案管理部門承擔著保存和傳遞企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)的關(guān)鍵角色?，F(xiàn)代的大型企業(yè)檔案管理部門一般包括文字、圖紙、音頻、視頻、多媒體等多種檔案載體信息。其檔案積累的規(guī)模、收藏的結(jié)構(gòu)等構(gòu)成了一個有代表性的企業(yè)文明。因此，在當今信息技術(shù)高速發(fā)展的大環(huán)境下，大型企業(yè)檔案的計算機管理體系模式已成為評價一個大型企業(yè)技術(shù)水平的重要標準。

1? 大型企業(yè)檔案計算機管理體系模式發(fā)展概述

1.1 從數(shù)據(jù)準備開始

企業(yè)檔案管理在我國起步比較早，隨著計算機、信息技術(shù)等的不斷深化應(yīng)用，計算機也逐漸開始被引入到我國大型企業(yè)檔案管理中。在剛開始的時候，檔案機讀數(shù)據(jù)的數(shù)量與質(zhì)量是非常關(guān)鍵的，也是必須要進行解決的問題。為了實現(xiàn)這個目標，渤海造船廠集團有限公司檔案館的檔案員和科技與信息化處的程序員、網(wǎng)絡(luò)員一起搞研究和開發(fā)，在檔案工作人員辛辛苦苦一條一條地手工輸入的檔案數(shù)據(jù)已達10萬多條的基礎(chǔ)上初步建立了大型檔案目錄數(shù)據(jù)庫，檔案工作人員并沒有因為滿足而停下腳步，目前正在積極努力地開發(fā)多媒體檔案信息的數(shù)據(jù)庫，只有這樣不斷地開發(fā)新項目才能使大型企業(yè)檔案的計算機管理體系模式更先進、更科學(xué)。

1.2 積極應(yīng)用新技術(shù)，實現(xiàn)新功能拓展

在各方的積極推動下，計算機信息處理技術(shù)在各領(lǐng)域得到了進一步推廣應(yīng)用。在大型企業(yè)檔案管理中，計算機技術(shù)的引進，推動了計算機體系模式的建立健全，有效解決了其檔案管理中的問題與不足。最初是機讀目錄的編目，后來逐漸發(fā)展到光盤存儲的檔案全文信息保存。同時，處理能力也不斷提高，從只能處理一般文件信息，慢慢發(fā)展到可以處理很多錄音檔案、影像檔案等，而且，這些新型的多媒體檔案信息處理速率也越來越快。以及將部分檔案管理信息聯(lián)機進入大型企業(yè)的局域網(wǎng)絡(luò)上，實現(xiàn)了在現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，以計算機硬件及通訊設(shè)備為依托，以應(yīng)用軟件為手段、以數(shù)據(jù)庫信息為利用對象、以電子文獻的形式為提供的大型企業(yè)檔案的計算機管理體系模式。

1.3 建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享

現(xiàn)在所有歸檔單位的計算機已建立了大型企業(yè)的檔案計算機管理體系模式的信息管理局域網(wǎng)，改變了以往孤立的檔案信息系統(tǒng)中常見的應(yīng)用方式封閉的狀況，我們讓這些這歸檔單位的檔案信息數(shù)據(jù)庫走出深閨，充分利用現(xiàn)代化的大型企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)來共享各個歸檔案單位的檔案信息數(shù)據(jù)庫，使之全方位地參與到企業(yè)發(fā)展中來，應(yīng)用主頁發(fā)布技術(shù)合理有效地進行檔案資源的二次開發(fā)及利用服務(wù)，不僅使大型企業(yè)面臨的檔案數(shù)據(jù)存量激增、保存質(zhì)量降低、保管壽命減少等問題得到緩解，而且能進一步提高大型企業(yè)信息資源在規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化方面的管理。

2? 大型企業(yè)檔案計算機管理體系模式未來趨勢

2.1 網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的大型企業(yè)檔案信息的計算機管理體系模式，總的來說就是對計算機技術(shù)、文檔一體化技術(shù)及其設(shè)備的合理組配，建立完整、高效、安全、可靠的大型企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的大型企業(yè)檔案信息服務(wù)模式能夠逐步解決大型企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)信息無序、污染等問題，以科學(xué)的控制技術(shù)對大型企業(yè)檔案資源進行管理，以使檔案信息利用者獲取有效的檔案信息。

2.2 多媒體技術(shù)應(yīng)用

計算機多媒體技術(shù)在近幾年發(fā)展很快，實現(xiàn)大型企業(yè)檔案的計算機管理體系模式的多媒體化，已有了一些明顯的趨勢：從技術(shù)發(fā)展上看，現(xiàn)在3D音頻與視頻、新一代圖形處理AGP、MMx多媒體擴展、高速互聯(lián)網(wǎng)等都已經(jīng)出現(xiàn)。這正是大企業(yè)檔案的計算機管理體系的多媒體化的一個大好契機，我們新一代的檔案員要讓我們的死檔案活起來，計算機的多媒體技術(shù)正是實現(xiàn)這一目標最好的方法。

3? 大型企業(yè)檔案的計算機管理體系模式待解決問題

3.1 加強復(fù)合型人才的培養(yǎng)

（1）提高檔案工作的標準化程度。計算機檔案管理涉及的內(nèi)容比較多，需要設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)庫等相關(guān)技術(shù)支持，只有實現(xiàn)標準化，才能促進這些順利實現(xiàn)。

（2）在標準化的基礎(chǔ)上大力推進檔案工作人員的競爭意識，按照公平競爭、優(yōu)勝劣汰的原則先拔人才。這樣，才能由輸血式提高轉(zhuǎn)變?yōu)樵煅教岣摺?/p>

（3）除了采取優(yōu)惠政策吸引人才外，還要加快檔案工作人員的計算機知識普及。檔案工作者自身必須要加強學(xué)習(xí)，注重骨干和尖子人才的培養(yǎng)，企業(yè)也要積極引進具有計算機素養(yǎng)的檔案管理人才，使檔案管理工作隊伍水平不斷得到提升。

3.2 實現(xiàn)電子檔案信息數(shù)據(jù)長期保存

（1）大型企業(yè)要組織專業(yè)的檔案管理人才，對各類電子文件特性進行深入研究，深度剖析其生成機制至歸檔全過程，對各個環(huán)節(jié)的關(guān)鍵技術(shù)進行研究，以真正確保數(shù)據(jù)信息的真實性、安全性。

（2）加強與電子文件相關(guān)部門的配合與協(xié)作，通過共同交流完善相關(guān)的制度與機制等，形成標準化電子檔案信息管理。加強協(xié)作，也能促進電子檔案信息的搜集、整理，保證電子檔案信息資料搜集全面。

（3）有效解決電子文件歸檔后出現(xiàn)的不足情況，例如，解決邏輯歸檔存在的安全問題，物理歸檔需要應(yīng)用的載體等，同時，還要對設(shè)備進行及時的更新?lián)Q代，以保證電子檔案信息能得到長期保存，不會丟失或出現(xiàn)其他問題。

3.3 網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)具有公開性，對大型企業(yè)檔案信息進行計算機管理，就需要提高上網(wǎng)的安全性，如應(yīng)用防火墻、安全軟件等，以防止黑客、病毒等攻擊系統(tǒng)，造成信息資料泄露或被篡改。面對網(wǎng)絡(luò)的先天不足，應(yīng)用一定的資金投入來彌補上訴的安全缺陷。如采用相關(guān)的安全產(chǎn)品：采用主火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防病毒產(chǎn)品、實時入侵檢查手段、相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)漏洞掃描產(chǎn)品等。

3.4 多媒體信息管理的實用化要解決的問題

（1）工具化問題。在當前多媒體信息演示系統(tǒng)開發(fā)中，很多開發(fā)軟件都有其自身的特點，軟件缺乏通用性，如果想要開發(fā)系統(tǒng)，就需要先開發(fā)軟件，這樣就會造成大量資源浪費。入股歐式線開發(fā)工具化，就可以減少重復(fù)工作，只要少量改變參數(shù)，就可以進行不同系統(tǒng)的開發(fā)，實現(xiàn)降本增效。

（2）解決多媒體檔案信息標準化處理和長期保存問題。由于設(shè)備兼容性不強，多媒體信息技術(shù)在處理和保存方面，還存在一定的問題，盡管已有若干此方面的標準在制定和論證中，但還不能投入到實際使用中。

（3）檔案計算機管理技術(shù)更新問題。計算機技術(shù)日新月異地發(fā)展，將其應(yīng)用于大型企業(yè)電子檔案管理，還必須要及時進行技術(shù)更新，以增強技術(shù)的先進性，提高管理水平。

總之，檔案的計算機管理體系模式是大型企業(yè)局域信息網(wǎng)絡(luò)中所處理的所有信息的重要組成部分。在人類社會邁向知識經(jīng)濟信息化時代，敏捷的大型企業(yè)局域信息網(wǎng)絡(luò)中檔案資源的管理、開發(fā)和有效利用直接關(guān)系企業(yè)的發(fā)展命運。

參考文獻

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