企事業(yè)單位人事檔案管理初探

李林

摘要：目前大多數(shù)單位都在響應(yīng)中央號(hào)召，積極進(jìn)行各項(xiàng)改革工作，原有人事管理模式面臨巨大挑戰(zhàn)，怎樣提高單位人事檔案的完整性、真實(shí)性，為單位提供可靠的人才資源，這是在管理人事檔案時(shí)必須注意的部分。所以本文主要闡述企事業(yè)單位人事檔案管理問(wèn)題，提出解決對(duì)策，希望能為各單位改革的正常運(yùn)行提供一定的借鑒。

關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位;人事檔案;檔案管理;問(wèn)題與對(duì)策

現(xiàn)如今，企事業(yè)單位的人事檔案管理在其改革與發(fā)展進(jìn)程中得到顯著的改善，但依舊存在一些問(wèn)題，急需探索切實(shí)可行的對(duì)策，妥善解決問(wèn)題，有效提高單位人事檔案管理水平，使其更好地履行服務(wù)職能。

一、企事業(yè)單位人事檔案管理的普遍問(wèn)題

（一）檔案管理制度還不完善。完善的制度對(duì)于單位加強(qiáng)人事檔案管理是不可或缺的，但不少企事業(yè)單位基于目前條件正缺乏完善、系統(tǒng)的人事檔案管理制度，導(dǎo)致業(yè)務(wù)工作無(wú)從著手，落實(shí)不到位。沒(méi)能建立系統(tǒng)的、規(guī)范的人事檔案體系，引發(fā)人事檔案混亂以及人力資源流失等問(wèn)題，不利于單位各項(xiàng)工作的正常進(jìn)行。

（二）檔案管理內(nèi)容不夠豐富。在過(guò)去，單位的人事檔案管理工作主要是收集、保存、管理查閱等。新時(shí)期檔案工作不但要做好這些工作，還要能夠促進(jìn)單位的發(fā)展。然而人事檔案管理的內(nèi)容并不豐富，無(wú)法滿足新時(shí)代的新要求，也不利于一些企事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型，從而影響單位服務(wù)能力的提升，無(wú)法讓群眾獲得更多幫助，有待改善。

（三）檔案的信息化程度不高。隨著科技手段的持續(xù)更新，人事檔案普遍使用新的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，但很多單位特別是部分事業(yè)單位并未使用一些先進(jìn)有效的技術(shù)手段。在管理人事檔案時(shí)缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，不僅阻礙單位提高人事檔案管理工作效率，還會(huì)在一定程度上浪費(fèi)人事檔案資源，不利于企事業(yè)單位優(yōu)化人事檔案信息服務(wù)。

二、企事業(yè)單位人事檔案管理的對(duì)策建議

（一）出臺(tái)規(guī)章制度，強(qiáng)化人事檔案管理。領(lǐng)導(dǎo)干部要秉承我們是為了不忘初心，堅(jiān)持真理而來(lái)，我們的初心，真理就蘊(yùn)含在這些檔案中，充分認(rèn)識(shí)人事檔案的重要性，在單位出臺(tái)一系列強(qiáng)化檔案管理的規(guī)章制度，配備專(zhuān)人管理人事檔案，并對(duì)檔案專(zhuān)員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。對(duì)單位其他部門(mén)也要提出嚴(yán)格要求，要建立主動(dòng)送交職工檔案材料歸檔的制度，對(duì)于要及時(shí)歸檔的相關(guān)資料，及時(shí)交至人力資源部，做到不拖資料，不欠材料。此外，隨著人事檔案信息化程度的不斷加強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)們應(yīng)配備經(jīng)費(fèi)，購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的設(shè)備，早日實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子信息化，提高檔案的安全性、可利用性。

（三）人事檔案管理者要全面提高自身素質(zhì)。樹(shù)立“以人為本”的公共服務(wù)理念，提供細(xì)致、耐心、熱情的檔案服務(wù)。隨著檔案信息化程度的不斷加強(qiáng)，檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)整理、調(diào)檔向電子化轉(zhuǎn)變，人事檔案管理者不僅要熟識(shí)傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)，改變以往的僅僅對(duì)人事檔案目錄實(shí)現(xiàn)電子化，而應(yīng)更加深層次地挖掘人事檔案信息，使其為領(lǐng)導(dǎo)干部作出正確的決策提供可靠的資料。通過(guò)參加每年的全省檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育培訓(xùn)班發(fā)現(xiàn)，從事檔案工作的95%以上為女性，且年齡普遍為40歲以上，但是研究表明，男性的邏輯思維較女性強(qiáng)，且對(duì)電子計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的敏感程度高于女性，對(duì)人事檔案信息化的發(fā)展能夠提供更多的幫助，因此單位領(lǐng)導(dǎo)在選擇人員從事人事檔案工作時(shí)要適當(dāng)考慮當(dāng)前檔案信息化這一大趨勢(shì)，合理安排匹配人員。（二）擴(kuò)充檔案工作內(nèi)容，豐富信息資源。對(duì)于新時(shí)代的企事業(yè)單位而言，原有人事檔案管理內(nèi)容不夠豐富，應(yīng)注意擴(kuò)充，豐富人事檔案信息資源。例如在人事檔案管理工作過(guò)程中要注意保留以前整理、收集、存儲(chǔ)單位相關(guān)人員信息的部分，在此基礎(chǔ)上針對(duì)人員信息與特點(diǎn)開(kāi)展分析工作，在分析中找到人事信息的一些規(guī)律，加強(qiáng)對(duì)人力資源的開(kāi)發(fā)，最大限度挖掘人員的工作潛力，幫助單位儲(chǔ)備更多優(yōu)秀人才，為有需要的單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù);各單位的人事檔案管理工作不但要管理紙質(zhì)檔案，還要根據(jù)新要求管理好電子版人事檔案，工作內(nèi)容不但涉及到電子版人事檔案的收集、整理、存儲(chǔ)，還要加以核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，聯(lián)系當(dāng)事人即刻改正，開(kāi)展定期備份工作和信息錄入、信息核對(duì)、信息安全、信息分享等工作，提升人事檔案管理水平。

（四）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案利用率。單位的人事檔案是寶貴的人才信息資源庫(kù)，應(yīng)利用各種新技術(shù)和資源，提高檔案工作效率，延長(zhǎng)單位人事檔案的壽命，最大限度發(fā)揮檔案信息的作用。特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)基于信息技術(shù)的支持做好人事檔案的收集工作、分析工作，從軟硬件兩個(gè)方面加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案信息的利用率。例如在硬件上增加建設(shè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入，定期檢修事業(yè)單位的硬件設(shè)備，確保其順暢運(yùn)行;在軟件上按照人事檔案管理需要優(yōu)選合適的軟件，做好安全控制，安裝防火墻和補(bǔ)丁，實(shí)現(xiàn)信息加密，確保人事檔案信息的安全性、完整性。另外，基于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完善管理人事檔案的流程，建立信息庫(kù)，為利用者快速準(zhǔn)確地調(diào)出所需檔案信息;轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案存儲(chǔ)模式，通過(guò)信息化手段確保及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理，了解人員的個(gè)人技能特征、工資發(fā)放情況以及獎(jiǎng)懲情況等;構(gòu)建人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，為單位的決策者配置人力資源提供參考，促使人才和崗位匹配，為單位的運(yùn)作、管理與發(fā)展提供便利。

（五）專(zhuān)項(xiàng)審核要做到細(xì)致仔細(xì)，認(rèn)而有據(jù)。隨著專(zhuān)項(xiàng)審核工作的推進(jìn)，對(duì)人事檔案管理提出了更高的要求，管理人員要認(rèn)真參加培訓(xùn)，研習(xí)政策，工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，一絲不茍，做到認(rèn)而有據(jù)、不錯(cuò)認(rèn)、不漏認(rèn)。

人事檔案是工具價(jià)值和信息價(jià)值雙元價(jià)值的結(jié)合體，既能為個(gè)人提供必要的個(gè)人證明信息，又能為單位作出決策提供依據(jù)，是重要的人才信息庫(kù);人事檔案工作者是精細(xì)管理的實(shí)踐者、文獻(xiàn)邏輯的構(gòu)造者，核心信息的守護(hù)者，身兼重任。新時(shí)期人事檔案工作為單位及人事檔案工作者提出了更高的要求，人事檔案工作由傳統(tǒng)載體向數(shù)據(jù)管理模式轉(zhuǎn)變，實(shí)體管理朝著自動(dòng)化發(fā)展，服務(wù)向智慧化、遠(yuǎn)程化轉(zhuǎn)換，這值得單位及人事檔案管理工作者深思。

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