信息技術(shù)在高職院校文書(shū)檔案管理中的運(yùn)用探討

朱瑩

摘 ?要：在信息時(shí)代背景下，檔案資源的重要性日漸凸顯，高職院校在開(kāi)展文書(shū)檔案管理的過(guò)程中也積極探索信息技術(shù)的應(yīng)用，希望能構(gòu)建信息化檔案管理體系，促進(jìn)綜合管理效能得到顯著的提升。本文結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用，針對(duì)高職院校文書(shū)檔案管理工作的優(yōu)化開(kāi)展進(jìn)行了探究，僅供參考。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);高職院校;文書(shū)檔案管理

在有效組織開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中，有效探索信息技術(shù)的合理化應(yīng)用，能逐步構(gòu)成信息化文書(shū)檔案管理綜合體系，文書(shū)檔案管理水平和綜合影響力會(huì)進(jìn)一步增強(qiáng)，對(duì)于高職院校信息化檔案管理體系的構(gòu)建和檔案管理綜合發(fā)展效能的提升起到良好的促進(jìn)作用，能優(yōu)化檔案管理效果，促進(jìn)高職院校文書(shū)檔案資源實(shí)現(xiàn)高效化利用的目標(biāo)，真真更彰顯文書(shū)檔案管理價(jià)值，因此要重點(diǎn)針對(duì)信息技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析，為高職院校穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造條件。

一、信息技術(shù)應(yīng)用于高職院校文書(shū)檔案管理的優(yōu)勢(shì)

信息技術(shù)在高職院校文書(shū)檔案管理工作中的實(shí)踐應(yīng)用能對(duì)文書(shū)檔案管理工作的科學(xué)穩(wěn)定開(kāi)展產(chǎn)生積極的影響，從不同的角度促進(jìn)文書(shū)檔案資源的優(yōu)化利用和管理效能的逐步提升。具體解讀信息技術(shù)應(yīng)用于高職院校文書(shū)檔案管理工作中產(chǎn)生的優(yōu)勢(shì)作用，發(fā)現(xiàn)主要體現(xiàn)在以下方面：

其一，能增強(qiáng)高職院校文書(shū)檔案管理工作的完整性。在信息化檔案管理平臺(tái)的作用下，能對(duì)高職院校文書(shū)檔案管理工作中涉及到的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行整合，將管理流程向網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)轉(zhuǎn)移，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支撐下對(duì)不同環(huán)節(jié)的管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的控制，促進(jìn)多種檔案資源的合理化應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理效能得到進(jìn)一步提升[1]。

其二，能提高高職院校文書(shū)檔案管理綜合效率。在引入信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作的情況下，能高效率針對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行歸檔和整理，有助于形成完善的、系統(tǒng)化的管理模式，促進(jìn)各環(huán)節(jié)工作的高效率開(kāi)展，從而保障文書(shū)檔案管理效率和綜合水平不斷提升。

其三，有助于促進(jìn)文書(shū)檔案資源的優(yōu)勢(shì)共享。在信息技術(shù)的支撐下，高職院校文書(shū)檔案資源在大范圍內(nèi)的共享成為可能，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，能多渠道促進(jìn)檔案管理資源的分享和傳遞，有助于提高管理水平，實(shí)現(xiàn)高職院校文書(shū)檔案資源的高效化利用目標(biāo)。

二、信息技術(shù)在高職院校文書(shū)檔案管理中的有效應(yīng)用措施

信息技術(shù)在高職院校文書(shū)檔案管理實(shí)踐中的合理化應(yīng)用，需要完善的措施作為支撐，只有能從多角度探索信息技術(shù)的科學(xué)合理應(yīng)用，才能促進(jìn)文書(shū)檔案管理體系的構(gòu)建，突出文書(shū)檔案管理綜合發(fā)展效能。

（一）全面推進(jìn)文書(shū)檔案管理自動(dòng)化建設(shè)

在實(shí)際組織開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中，有效的管理制度和信息技術(shù)支持能促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作自動(dòng)化和智能化發(fā)展。因此在文書(shū)檔案管理工作實(shí)踐中，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用的重視，并對(duì)信息化、自動(dòng)化文書(shū)檔案管理工作涉及到的法律法規(guī)和規(guī)章制度進(jìn)行完善，選取合適的技術(shù)與文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，保障管理工作的開(kāi)展能突出高職院校文書(shū)檔案管理的特色，能在文書(shū)檔案材料歸檔、使用、調(diào)用等方面實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和智能化管理，確保促進(jìn)文書(shū)檔案管理水平進(jìn)一步提升，為檔案管理工作的科學(xué)穩(wěn)定推進(jìn)創(chuàng)造良好的條件。

（二）優(yōu)化文書(shū)檔案管理信息化工作模式

在實(shí)際組織開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中，探索信息化工作模式的有效應(yīng)用簡(jiǎn)單的說(shuō)就是要健全檔案管理機(jī)制，引入信息化管理工作，可以嘗試綜合分析高校文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求，構(gòu)建信息化文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，能具體按照不同的管理需求設(shè)置相應(yīng)的信息化管理模塊，形成信息化文書(shū)檔案管理工作機(jī)制，降低傳統(tǒng)管理的不良影響，提升文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展水平[2]。

如高校在探索文書(shū)檔案管理信息化模式建設(shè)和實(shí)施的過(guò)程中，針對(duì)文書(shū)檔案加工工作，可以引入傳真機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)等，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并開(kāi)展文書(shū)檔案數(shù)字化管理服務(wù)，對(duì)資源實(shí)施數(shù)字化存儲(chǔ)和共享，促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的優(yōu)化開(kāi)展，保障管理效率和效能得到進(jìn)一步提升。

（三）構(gòu)建文書(shū)檔案管理信息安全保障機(jī)制

在深入推進(jìn)文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須明確認(rèn)識(shí)到信息安全的重要性，只有能結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用構(gòu)建完善的信息化管理體系，重點(diǎn)針對(duì)文書(shū)檔案管理中涉及到的問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化，保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全、檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、檔案共享傳輸安全，在登陸身份驗(yàn)證、密匙管理、數(shù)據(jù)證書(shū)等多種安全管理模式的作用下，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全監(jiān)控和殺毒軟件安全監(jiān)控的作用下，提升文書(shū)檔案信息化建設(shè)安全保障水平，為資源的高效化管理和利用創(chuàng)造便利，切實(shí)彰顯高校文書(shū)檔案管理工作的價(jià)值，為高職院校在文書(shū)檔案管理工作中資源的高效化利用創(chuàng)造便利[3]。

（四）培養(yǎng)高素質(zhì)文書(shū)檔案管理隊(duì)伍

高職院校文書(shū)檔案管理隊(duì)伍的信息素養(yǎng)關(guān)系到檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化開(kāi)展，因此在信息時(shí)代背景下，為了更好的將信息技術(shù)融入到高職院校文書(shū)檔案管理實(shí)踐中，就要通過(guò)強(qiáng)化文書(shū)檔案管理人員的信息素養(yǎng)、專業(yè)能力、業(yè)務(wù)能力等，構(gòu)建能與信息化文書(shū)檔案管理需求相適應(yīng)的人才隊(duì)伍，結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)高職院校文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化，如此才能提高文書(shū)檔案管理工作的整體水平，促進(jìn)信息化管理工作的科學(xué)穩(wěn)定開(kāi)展。在高素質(zhì)文書(shū)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)方面，有條件的高職院?？梢試L試聘請(qǐng)專家學(xué)者對(duì)本校檔案管理人員實(shí)施教育培訓(xùn)，使他們能借助先進(jìn)的管理理念優(yōu)化管理工作，加快高職院校文書(shū)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，促進(jìn)文書(shū)檔案資源在高職院校人才培養(yǎng)工作中得到良好的應(yīng)用[4]。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代背景下，高職院校開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中，將信息技術(shù)融入到具體的檔案管理實(shí)踐中，能顯著提升文書(shū)檔案管理綜合效果，促進(jìn)資源的合理化和高效化利用，對(duì)于高校教學(xué)和研究工作的優(yōu)化發(fā)展也產(chǎn)生著相應(yīng)的積極影響。

參考文獻(xiàn)

[1] 呂偉.信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的應(yīng)用[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（20）：19-21.

[2] 黃寧.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的應(yīng)用[J].湖北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2019，32（03）：32-34.

[3] 秦鳳萍.信息化時(shí)代文書(shū)檔案管理創(chuàng)新策略研究[J].城建檔案，2018（01）：81-82.

[4] 秦鳳萍.信息技術(shù)在高職院校文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用[J].城建檔案，2017（12）：74-75.