關(guān)于辦公室工作精細(xì)化管理的探討

摘 要 隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)科學(xué)管理、創(chuàng)新管理步伐加快，規(guī)范化、精細(xì)化管理對(duì)企業(yè)提升辦公室管理質(zhì)量具有較大促進(jìn)作用，不僅能夠降低管理成本，促使辦公室管理達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)精細(xì)化管理的實(shí)施，也利于養(yǎng)成自我管理的良好行為習(xí)慣對(duì)于個(gè)人工作效率的提高也有重要意義。因此，本文介紹了辦公室管理的特點(diǎn)以及精細(xì)化管理視角下的辦公室管理的必要性，分析了辦公室管理質(zhì)量存在一些問(wèn)題，同時(shí)提出了精細(xì)化管理視角下辦公室管理的策略，以期提高辦公室工作的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞 辦公室工作;精細(xì)化;管理;分析

1 辦公室管理特點(diǎn)

1.1 約束性與規(guī)范性

辦公室管理在通過(guò)實(shí)施嚴(yán)格的規(guī)章制度達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，確保管理工作順利實(shí)施。主要是規(guī)章制度起到約束與規(guī)范的作用，能夠規(guī)范管理人員的行為，從而提升管理效率，以此適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。

1.2 政治性與原則性

辦公室管理工作要求管理人員在管理期間應(yīng)遵循一定原則，并且應(yīng)具有較高的政治觀念，只有這樣才能使管理工作向正確的方向發(fā)展，才能提高其責(zé)任感與使命感，并且注重自身知識(shí)積累與綜合素質(zhì)的提升。

1.3 無(wú)私性與連接性

因?yàn)楣芾淼哪繕?biāo)主要是以企業(yè)利益為重，所以工作人員在此基礎(chǔ)上應(yīng)遵循廉潔自律、公私分明原則，才能夠提高辦公室管理效率。因此辦公室管理具有無(wú)私性與連接性特點(diǎn)，需要管理人員提升自身思想覺(jué)悟，抵御各種利益誘惑，這對(duì)辦公室管理質(zhì)量的提升具有較大促進(jìn)作用。

1.4 服務(wù)性與奉獻(xiàn)性

辦公室工作人員具有重要的服務(wù)屬性，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)企業(yè)、服務(wù)其他部門等，辦公室工作管理處于承上啟下、上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)、樞紐橋梁、綜合性的“窗口”， 既要方方面面、全方位、開(kāi)放型、處理好關(guān)系，又要適應(yīng)工作的千頭萬(wàn)緒，把握好輕重緩急，做到不遺漏、不誤事，出成績(jī)時(shí)大家可能都是無(wú)名英雄，堅(jiān)守崗位積極奉獻(xiàn)以更高標(biāo)準(zhǔn)、更高要求，更好地做好辦公室工作[1]。

2 精細(xì)化管理視角下的辦公室管理的必要性

在精細(xì)化管理視角下，辦公室管理是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要部分，這在一定程度上體現(xiàn)了企業(yè)科學(xué)發(fā)展理念。從微觀角度分析，辦公室管理應(yīng)當(dāng)端正管理態(tài)度，細(xì)化管理過(guò)程。這不僅僅是一種管理理念，也是健全企業(yè)文化一部分。企業(yè)辦公室管理規(guī)范化、精細(xì)化以及個(gè)性化管理對(duì)企業(yè)提升辦公室管理質(zhì)量具有較大促進(jìn)作用，不僅能夠降低管理成本，提高工作人員工作效率，并且通過(guò)管理化結(jié)構(gòu)、精細(xì)化結(jié)構(gòu)、個(gè)性化層次三層管理模式相互制約與補(bǔ)充，使管理效率與質(zhì)量得到提高。除此之外，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)實(shí)踐細(xì)化管理內(nèi)容，為構(gòu)建規(guī)范、高效的管理機(jī)制與體系，落實(shí)企業(yè)持續(xù)發(fā)展觀念，實(shí)現(xiàn)辦公室管理質(zhì)量的提升，這對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展具有一定重要性。

3 精細(xì)化管理視角下辦公室管理存在的問(wèn)題

3.1 權(quán)責(zé)不統(tǒng)一

一些企業(yè)在辦公室管理的過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)權(quán)責(zé)不統(tǒng)一問(wèn)題，致使在管理期間產(chǎn)生沖突，主要因?yàn)楣芾砣藛T責(zé)任意識(shí)偏低，在解決管理問(wèn)題的過(guò)程中，很難尋找到有效的管理方法，只是將管理問(wèn)題匯報(bào)上級(jí)。此外，不同部門之間沒(méi)有高效的溝通與交流，并未明確辦公室管理人員自身工作范圍，導(dǎo)致崗位職責(zé)無(wú)法確定，以至于出現(xiàn)互相推諉現(xiàn)象，從而難以提高辦公室管理質(zhì)量。

3.2 對(duì)辦公室管理認(rèn)識(shí)不足

我國(guó)較多企業(yè)在辦公室管理的過(guò)程中，將重心放在提高質(zhì)量方面，在一定程度上忽略了工作人員自身管理水平，并且對(duì)管理具體內(nèi)容認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致管理質(zhì)量無(wú)法得到有效提升。此外，一些管理人員以消極心態(tài)面對(duì)管理工作，對(duì)管理中的一些問(wèn)題與要求很難以積極心態(tài)解決，導(dǎo)致在管理期間懶散情況的發(fā)生，不但阻礙了辦公室管理順利實(shí)施，而且對(duì)整個(gè)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生較大影響。

3.3 管理意識(shí)偏低

在辦公室管理的過(guò)程中，一些管理人員管理意識(shí)有待提升，主要體現(xiàn)在很難實(shí)施一些管理制度，即便實(shí)施，力度也無(wú)法達(dá)到要求，其主要原因便是管理人員管理意識(shí)普遍較低，管理者普遍認(rèn)為，辦公室管理只需將日常工作做好即可，從而在工作中存在懶散行為，導(dǎo)致管理期間出現(xiàn)不同問(wèn)題，嚴(yán)重影響不同部門之間的正常溝通與交流[2]。

3.4 管理制度不完善

管理是嚴(yán)格的“愛(ài)”，對(duì)提高辦公室精細(xì)化管理質(zhì)量具有較大促進(jìn)作用。然而，在實(shí)際管理中企業(yè)管理制度不完善，會(huì)導(dǎo)致管理效率無(wú)法得到有效提升，致使面對(duì)管理問(wèn)題很難將責(zé)任具體到人，同時(shí)獎(jiǎng)罰制度不明確，這在一定程度上降低了管理工作人員的工作積極性。

4 精細(xì)化管理視角下辦公室管理策略分析

4.1 制度化推動(dòng)精細(xì)化

企業(yè)應(yīng)在精細(xì)化管理的基礎(chǔ)上提升管理水平，落實(shí)精細(xì)化思想，以此使管理人員從思想上認(rèn)識(shí)到管理的重要性，這也需要以科學(xué)的制度管理作為保障。此外，在辦公室管理的過(guò)程中，還應(yīng)定期或不定期分析與總結(jié)日常管理經(jīng)驗(yàn)，并形成一套規(guī)范化的工作制度，這對(duì)提高辦公室管理人員精細(xì)化水平具有較大的促進(jìn)作用，比如在辦公室會(huì)議管理的過(guò)程中，需要將會(huì)議目的、會(huì)議申請(qǐng)以及意義等環(huán)節(jié)歸納成一套會(huì)議管理體系，為后續(xù)會(huì)議管理質(zhì)量的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

4.2 強(qiáng)化協(xié)同意識(shí)，應(yīng)用流程與標(biāo)準(zhǔn)化理論

我國(guó)企業(yè)辦公室管理需要不同部門之間良好的協(xié)同與配合，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理，對(duì)此，需要各部門工作人員具有較高的協(xié)同化意識(shí)，并且在此基礎(chǔ)上注重投入與產(chǎn)出關(guān)系，同時(shí)嚴(yán)格控制管理成本，以此確保辦公室精細(xì)化管理工作效率與質(zhì)量。此外，還應(yīng)將精細(xì)化管理理念融入管理中，并對(duì)不同管理工作進(jìn)行合理的分解，對(duì)分解后工作順序?qū)嵤┦崂?，確保不同工作環(huán)節(jié)之間的銜接性。

4.3 完善企業(yè)文化大力培育精細(xì)化文化

企業(yè)文化是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中較為重要的部分，能夠提高工作人員的積極性，并增強(qiáng)其歸屬感，因此進(jìn)行辦公室管理工作時(shí)應(yīng)該融入文化建設(shè)，開(kāi)展相關(guān)文化活動(dòng)，宣傳辦公室管理精神，并通過(guò)會(huì)議、年會(huì)的方式對(duì)管理價(jià)值觀念進(jìn)行充分解讀和宣傳，從而提高工作人員的歸屬感與凝聚力。辦公室精細(xì)化管理氛圍，能夠帶動(dòng)每一個(gè)人對(duì)于工作的精細(xì)化要求。反過(guò)來(lái)，每一個(gè)人都按精細(xì)化管理對(duì)自己要求，形成一種良好風(fēng)尚，也將大力促成整個(gè)辦公室管理的精細(xì)化，同時(shí)對(duì)于個(gè)人職業(yè)生涯和規(guī)劃具有積極效應(yīng)。辦公室精細(xì)化與個(gè)人精細(xì)化互為促進(jìn)。

4.4 構(gòu)建崗位目標(biāo)責(zé)任制度

在辦公室管理的過(guò)程中，首先需要明確管理責(zé)任與目標(biāo)，構(gòu)建崗位目標(biāo)責(zé)任制度，對(duì)工作任務(wù)制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，使工作人員在日常工作中根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。對(duì)于一些程序化較強(qiáng)的工作，應(yīng)當(dāng)界定工作責(zé)任與目標(biāo)，使每個(gè)工作環(huán)節(jié)責(zé)任落實(shí)到人，同時(shí)對(duì)工作目標(biāo)實(shí)施總結(jié)，以此使辦公室管理模式更加細(xì)化。

4.5 應(yīng)用辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)

當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)日新月異，互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展，企業(yè)要想提高辦公室精細(xì)化管理質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)應(yīng)用辦公室自動(dòng)化管理系統(tǒng)。此外，辦公室精細(xì)化管理的主要目標(biāo)是明確工作責(zé)任，通過(guò)規(guī)范化管理，將成本控制在一定范圍內(nèi)，以此實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況，在對(duì)辦公室職能分配的過(guò)程中應(yīng)根據(jù)不同特點(diǎn)，賦予辦公室在企業(yè)中的樞紐角色。除此之外，將信息技術(shù)應(yīng)用到辦公室管理中，能夠使各種信息及時(shí)傳遞，并且可將煩瑣的管理工作難度降低，為辦公室管理質(zhì)量的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

4.6 量化管理科目

我國(guó)企業(yè)在進(jìn)行辦公室管理的過(guò)程中，實(shí)效性與延續(xù)性很難較好實(shí)現(xiàn)，處于一種模糊狀態(tài)。辦公室管理人員在管理期間，一般情況下根據(jù)自身經(jīng)驗(yàn)管理，在一定程度上對(duì)管理量化不夠重視，很難使管理科目進(jìn)行有效量化。為此，首先需要改革傳統(tǒng)管理模式，再對(duì)管理科目進(jìn)行實(shí)時(shí)性量化，同時(shí)詳細(xì)劃分管理任務(wù)，以此為管理精細(xì)化和管理質(zhì)量的提高提供依據(jù)。在辦公室管理的過(guò)程中，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)有效配合，并對(duì)工作流程實(shí)施革新與優(yōu)化，從而提升辦公室管理水平。

此外，因辦公室管理具有較高的針對(duì)性，在實(shí)際管理的過(guò)程中，首先明確崗位職責(zé)，對(duì)臨時(shí)管理任務(wù)需要指派專業(yè)管理人員負(fù)責(zé)，這在較大程度上能夠確保辦公室管理工作的有序進(jìn)行，以此為辦公室管理質(zhì)量的提升奠定良好的基礎(chǔ)，這對(duì)企業(yè)整體管理效率的提高具有較大促進(jìn)作用。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)企業(yè)在精細(xì)化管理背景下，辦公室管理存在一些問(wèn)題，為此需要構(gòu)建合理的崗位目標(biāo)責(zé)任制度，并且在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化管理。同時(shí)，還應(yīng)提高辦公管理人員服務(wù)模式意識(shí)，形成濃郁積極氛圍，細(xì)化管理內(nèi)容，最大程度保障企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，同步實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值。這在較大程度上能夠確保企業(yè)正常運(yùn)行。此外，管理人員還應(yīng)認(rèn)識(shí)到提升辦公室管理質(zhì)量對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的重要性，逐步使管理模式向精細(xì)化管理方向發(fā)展，只有這樣才能提升辦公室管理效率與質(zhì)量，為企業(yè)未來(lái)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1] 許研.淺議精細(xì)化管理在辦公室內(nèi)務(wù)工作中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（30）：111.

[2] 王文棟.淺析國(guó)有企業(yè)辦公室工作的精細(xì)化管理[J].商情，2019 （2）：155.

作者簡(jiǎn)介：

龔海丹（1991-），女，廣西興安人;學(xué)歷：本科，職稱：助理政工師，現(xiàn)就職單位：資源縣水利電業(yè)有限公司，研究方向：文秘。