基于空間管理系統(tǒng)的醫(yī)院樓宇與空間管理探討

□ 鄭建 ZHENG Jian 李奕璋 LI Yi-zhang 洪楠 HONG Nan

為促進(jìn)和規(guī)范醫(yī)院信息化建設(shè)，國家衛(wèi)生健康委員會于2018年制定了《全國醫(yī)院信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范(試行)》，其中將“樓宇智能管理”列為“后勤管理”中的首要二級指標(biāo)，并針對不同等級的醫(yī)院提出了相應(yīng)建設(shè)內(nèi)容和要求[1]。然而，由于我國大部分二級和三級公立醫(yī)院的主要功能樓宇興建時間較早，又缺乏建筑空間及位置管理的思想，固定資產(chǎn)和后勤管理部門始終被各種歷史遺留問題所困擾[2]。北京大學(xué)人民醫(yī)院(以下簡稱R醫(yī)院)當(dāng)前主院區(qū)投入使用近30年，也存在著“對不上”(實(shí)際樓宇房間數(shù)量、面積、水電、管線布局、歸屬、用途與圖紙不符)，“記不住”(運(yùn)行負(fù)荷大和設(shè)施老化引起安全隱患，但報(bào)修、維護(hù)記錄未能得到有效整理)，“管不到”(基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不明并且缺乏空間變更制度，多頭管理引起職責(zé)劃分不清和管理盲區(qū))，“調(diào)不動”(原本屬于醫(yī)院的公用空間資源被科室變成自有資產(chǎn)，難以調(diào)動臨床科室的病區(qū))，“干不了”(通過圖紙推算設(shè)計(jì)出的改造方案實(shí)際可執(zhí)行性差，設(shè)施變更困難重重)等五大空間管理難題。為解決上述共性和個性問題，R醫(yī)院決定以醫(yī)院信息化建設(shè)為契機(jī)、以智能樓宇管理系統(tǒng)的建立為抓手，進(jìn)行醫(yī)院空間管理的探索。

方案的設(shè)計(jì)和實(shí)施

計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)(Computer Aided Design，CAD)是一種標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)方法，尤其是在設(shè)計(jì)和表示復(fù)雜區(qū)域或元素時，是一種較為常見的電子化圖紙?jiān)O(shè)計(jì)方法。借助建筑信息建模(Building Information Modeling，BIM)的概念和應(yīng)用，CAD在三維空間中的應(yīng)用越來越廣泛[3]。但國內(nèi)外應(yīng)用于醫(yī)院建筑的實(shí)踐表明，BIM雖然能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院建筑的三維可視化、集成化和智能化的運(yùn)維管理，提升管理效率并降低故障發(fā)生率[4]，其核心目標(biāo)卻是建筑項(xiàng)目從設(shè)計(jì)到完成的完整建設(shè)環(huán)節(jié)，對已建成項(xiàng)目進(jìn)行可視化展示僅能發(fā)揮其諸多附帶功能之一，而且成本頗高。因此，R醫(yī)院決定以CAD圖紙為基礎(chǔ)，采用定位于建筑表現(xiàn)、提供效果圖級別圖像和動畫的3Dmax軟件搭建空間管理系統(tǒng)。

系統(tǒng)的建設(shè)工作可以交由外包軟件公司完成，但素材卻需要醫(yī)院的空間管理團(tuán)隊(duì)提供，并且仍有兩個關(guān)鍵問題亟待解決：圖紙的準(zhǔn)確性問題和空間信息的收集問題，也就是前文所述的“對不上”和“記不住”問題。為此，空間管理團(tuán)隊(duì)對全院近3700余個房間進(jìn)行了三輪排查：第一輪是工作量最大的普查，對于所有能進(jìn)入的房間都要確認(rèn)房間歸屬、用途和房間結(jié)構(gòu)，對上鎖的或無人管理的房間則張貼管理通知；第二輪是簡單結(jié)構(gòu)變動的測量，同時對首輪管理通知無響應(yīng)的上鎖無人房間進(jìn)行開鎖和回收；第三輪則是復(fù)雜結(jié)構(gòu)變動以及圖紙遺失部分的測量，需要由外包勘測公司進(jìn)行測量和繪圖。三輪房屋排查工作結(jié)束之后，空間管理團(tuán)隊(duì)將終版圖紙進(jìn)行房間編碼，然后與空間管理臺賬一并轉(zhuǎn)交給外包軟件公司進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)。

方案的成果

1.空間管理臺賬整理成果。R醫(yī)院空間管理臺賬的基礎(chǔ)信息是2015年前后向各科室收集后進(jìn)行簡單核對得到的，經(jīng)過三輪核查后房間歸屬情況如表1所示：原臺賬中近400個房間存在拆改或重建等情況，本次整理時進(jìn)行了增補(bǔ)或刪除；181個歸屬不明房間在本次整理過程中探明了實(shí)際歸屬，進(jìn)行了重新劃分。此外，從管理角度出發(fā)，將位于臨床科室內(nèi)部、但實(shí)際由行政科室維護(hù)的衛(wèi)生間、管井、配電室等房間劃回行政分類。如表2所示，經(jīng)整理后能明顯發(fā)現(xiàn)R醫(yī)院各類用房在總建筑面積中所占比例與指導(dǎo)文件存在較大差距，臨床用房的建筑面積占比有較大提升空間。

表1 R醫(yī)院空間管理臺賬整理前后情況對比

2.系統(tǒng)建設(shè)成果。R醫(yī)院空間管理系統(tǒng)主要由展示界面、報(bào)表查詢統(tǒng)計(jì)和系統(tǒng)管理三大功能模塊構(gòu)成。展示界面按照宏觀到微觀分為院區(qū)界面、樓宇界面和房間界面。其中院區(qū)界面可多角度展示院區(qū)整體情況，并可展示地下管線信息，可顯示樓宇主要信息并進(jìn)入樓宇界面；樓宇界面可實(shí)現(xiàn)分類查詢房間信息功能，點(diǎn)擊具體樓層后可進(jìn)入具體房間查看信息；在房間界面可詳細(xì)查看每個房間的歸屬、用途、面積等信息，今后還將添加管線、墻體和固定資產(chǎn)等信息。在報(bào)表查詢功能中，可按照歸屬用途和面積進(jìn)行篩選，亦可用關(guān)鍵字進(jìn)行模糊搜索；通過報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能可以統(tǒng)計(jì)并展示全院或者各樓宇的各種歸屬、用途的房間數(shù)量和面積情況。系統(tǒng)管理模塊提供了系統(tǒng)維護(hù)和用戶管理功能，可通過系統(tǒng)日志記錄登錄和修改痕跡，并增加修改時的附件上傳功能，讓所有修改可追溯。可通過用戶管理功能設(shè)置多層級權(quán)限，對不同層級的空間管理員賦予相應(yīng)權(quán)限。

表2 R醫(yī)院各類用房在總建筑面積中所占比例與指導(dǎo)文件對比(%)*

討論

1.系統(tǒng)的建立過程就是問題的解決過程。前文提到的五大空間管理難題，其實(shí)是一個環(huán)環(huán)相扣的系統(tǒng)性問題，只要理順管理流程、找對突破口，就能將它們逐個擊破。R醫(yī)院在建立空間管理系統(tǒng)的過程中，就將這些問題進(jìn)行了逐一解決：首先建立空間管理辦法和辦公用房管理辦法，明晰空間管理過程中的主體責(zé)任，并設(shè)置空間分配和變更的線下和線上審批流程，解決了“管不到”的問題；通過排查全院房間數(shù)量、面積、水電氣暖管線、歸屬、用途等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，導(dǎo)入系統(tǒng)形成數(shù)據(jù)庫，解決了“對不上”的問題；通過建立空間管理臺賬、留存系統(tǒng)變更日志、空間歸屬和用途變更時轉(zhuǎn)簽文件存檔等方式解決了“記不住”的問題；以空間管理文件為依據(jù)回收科室空間權(quán)限，并逐步將空間成本分?jǐn)偟娇剖?，讓科室迫于管理壓力和成本?fù)擔(dān)配合空間統(tǒng)一管理工作，解決了“調(diào)不動”的問題；前四個問題的順利解決，打通了空間管理過程中主體責(zé)任、工具和手段、工作流程、對象和目標(biāo)的完整通路，讓管理者和使用者能明確感知醫(yī)院空間管理現(xiàn)狀與文件標(biāo)準(zhǔn)的差距，使得“干不了”的問題自然而然地迎刃而解。

2.系統(tǒng)功能的擴(kuò)展和智能化探索?？臻g管理系統(tǒng)雖然提供了管理工具并解決了部分空間管理問題，但其當(dāng)前狀態(tài)僅是一個提供了基礎(chǔ)功能的靜態(tài)系統(tǒng)，距離智能樓宇管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)仍然有兩項(xiàng)工作需要完善。首先是對空間管理系統(tǒng)進(jìn)行功能深化：擴(kuò)展基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，添加樓宇內(nèi)水電氣暖管線信息以及輕體墻、承重墻的墻體信息；與其他系統(tǒng)進(jìn)行對接，可通過其他系統(tǒng)的地址號與當(dāng)前空間管理系統(tǒng)中的地址碼進(jìn)行匹配，將空間管理系統(tǒng)發(fā)展成數(shù)據(jù)平臺，集中展示相應(yīng)空間的固定資產(chǎn)、設(shè)備、耗材等配置情況，便于后期盤點(diǎn)和管理。其次是增加系統(tǒng)的動態(tài)管理功能：通過匯集房間信息的二維碼增加系統(tǒng)與現(xiàn)實(shí)空間的交互性，使用移動端掃碼可登錄空間管理系統(tǒng)查看房間信息和固定資產(chǎn)信息，后期實(shí)現(xiàn)即時資產(chǎn)管理和空間管理；增設(shè)管線和電路的實(shí)時監(jiān)測和控制設(shè)備，對基礎(chǔ)運(yùn)維情況和安全隱患施行動態(tài)監(jiān)控，促進(jìn)運(yùn)營和后勤管理的智能化。

展望

在人口疏解、人口流動的大背景下，勢必有越來越多的醫(yī)院按照政策隨著人口流向進(jìn)行擴(kuò)建、搬遷和新建，將空間管理系統(tǒng)作為一套數(shù)據(jù)庫和管理工具，能有效避免新院區(qū)重復(fù)老院區(qū)的空間管理問題。此外，及早引入空間管理系統(tǒng)，還能夠在院區(qū)建設(shè)的過程中優(yōu)化規(guī)劃流程，將原本必須依次進(jìn)行的施工和管理環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)同步進(jìn)行，起到節(jié)約資源、提升工程效率、壓縮施工時間的作用。因此，今后還需研究如何在醫(yī)院新院區(qū)規(guī)劃和建設(shè)過程中發(fā)揮智能空間管理系統(tǒng)管理作用。