運(yùn)用信息化管理模式解決固定資產(chǎn)管理差異

張 丹 謝欣方 何 琬

0 引言

固定資產(chǎn)作為企業(yè)掌握的重要資源之一，在企業(yè)資產(chǎn)總額中占有較大的比例。核電企業(yè)占比達(dá)70%以上。管理好固定資產(chǎn)對于加強(qiáng)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)固發(fā)展具有重要意義。目前傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模式無論是從質(zhì)量上還是效率上，都難以適應(yīng)經(jīng)營管理新形式的需要。公司改革調(diào)整過程中，對原有固定資產(chǎn)管理差異進(jìn)行整合時，逐步形成了基于信息化全過程管控的固定資產(chǎn)管理模式。本文對該模式進(jìn)行了詳細(xì)介紹，并提出了管理建議。

1 固定資產(chǎn)管理差異存在的背景

根據(jù)中核集團(tuán)“集團(tuán)化運(yùn)作、專業(yè)化經(jīng)營”的總體思路，秦山核電基地率先開展了核電專業(yè)化改革。2010 年成立了專業(yè)化的運(yùn)行管理有限公司即中核核電運(yùn)行管理有限公司（以下簡稱“中核運(yùn)行”），并集中秦山資源優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)中國核電“資源集約化、技術(shù)專業(yè)化、運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)化和管理精益化”為目標(biāo)。2012 年，中核運(yùn)行受業(yè)主公司委托開始負(fù)責(zé)秦山核電有限公司、核電秦山聯(lián)營有限公司、秦山第三核電有限公司（以下分別簡稱“一期”、“二期”、“三期”）7 臺機(jī)組的運(yùn)行管理，同時承擔(dān)方家山核電工程兩臺機(jī)組的生產(chǎn)準(zhǔn)備和調(diào)試接產(chǎn)任務(wù)。中核運(yùn)行在核電專業(yè)化改革工作穩(wěn)步推進(jìn)的過程中，按既定目標(biāo)對部分資源進(jìn)行集中管理。作為公司的重要資源，固定資產(chǎn)按管理需要進(jìn)行了整合，但原一、二、三期固定資產(chǎn)種類繁多，數(shù)量巨大，管理標(biāo)準(zhǔn)各不一致，固定資產(chǎn)管理流程也存在著較大的差異。三家公司人員和機(jī)構(gòu)合并后，這些差異給固定資產(chǎn)管理帶來了很大的挑戰(zhàn)，加重了固定資產(chǎn)管理的難度、風(fēng)險。

2 固定資產(chǎn)管理差異分析

2.1 固定資產(chǎn)管理差異的具體內(nèi)容

原一、二、三期固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)，分別按不同需要滿足不同的管理要求，但源頭上管理標(biāo)準(zhǔn)的不一致，使固定資產(chǎn)管理無論從資產(chǎn)分類、資產(chǎn)編碼、資產(chǎn)確認(rèn)還是資產(chǎn)報廢上都存在著較大的差異（如表1 所示）。

表1 固定資產(chǎn)管理具體差異表

2.2 管理差異給后續(xù)固定資產(chǎn)管理帶來的問題

（1）管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。主要體現(xiàn)在各家固定資產(chǎn)分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、固定資產(chǎn)編碼規(guī)則不統(tǒng)一、各家資產(chǎn)確認(rèn)時點(diǎn)不統(tǒng)一。如一、二、三期及中核運(yùn)行的固定資產(chǎn)分類分別為 10 類、8 類、8 類、6 類。沒有一套完整、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)來明確各職能部門的職責(zé)和規(guī)范固定資產(chǎn)管理的流程。多標(biāo)準(zhǔn)的管理造成固定資產(chǎn)管理混亂。

（2）管理流程不統(tǒng)一。主要體現(xiàn)在固定資產(chǎn)從立項(xiàng)采購申請、形成到實(shí)物報廢退出，基本保持一、二、三期原先的做法。如提報廢申請時，一期系統(tǒng)工藝設(shè)備由項(xiàng)目經(jīng)理或?qū)嵤┎块T提出申請，三期由維修部門統(tǒng)一提出申請。多方式存在的流程造成固定資產(chǎn)流程繁雜且接口不清。業(yè)務(wù)辦理流程各異，必然使各業(yè)務(wù)人員在辦理過程中出現(xiàn)業(yè)務(wù)不暢的問題。

（3）管理平臺不統(tǒng)一。主要體現(xiàn)在各家使用的系統(tǒng)不一致。如一、二、三期及中核運(yùn)行分別使用 CEAS、CMS、TEMS、NC 系統(tǒng)。中核運(yùn)行成立之初使用的用友公司資產(chǎn)管理NC 系統(tǒng)，主要適用于財務(wù)靜態(tài)記賬形式，與用友公司財務(wù)軟件有很好的數(shù)據(jù)共享和連接。但缺乏流程控制，各種流程文件采用紙質(zhì)形式。自2012 年底投入運(yùn)行后，系統(tǒng)不穩(wěn)定、使用不方便、更新不及時，后一直處于停用狀態(tài)。

（4）管理理念不統(tǒng)一。主要表現(xiàn)在改革初期，人員和機(jī)構(gòu)合并后，原一、二、三期員工在固定資產(chǎn)管理過程中因固有管理文化和管理理念不一致，及個人本身的差異性，使固定資產(chǎn)的管理思路、管理方式、方法不統(tǒng)一。

（5）歷史遺留問題。如二期在原固定資產(chǎn)管理中財務(wù)臺賬和實(shí)物臺賬分開管理，管理方式的不一致使得財務(wù)賬和實(shí)物賬存在較大的差異（如表2 所示）；另外公司改革整合初期，固定資產(chǎn)清查核實(shí)工作的不到位，也使得資產(chǎn)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

表2 截至2013 年底代理二期的資產(chǎn)數(shù)據(jù)狀況

3 固定資產(chǎn)信息化管理模式的總體設(shè)計

為了改變這種局面，提高管理水平，使固定資產(chǎn)管理工作更系統(tǒng)化、科學(xué)化。鑒于原三家公司固定資產(chǎn)管理上的差異，資產(chǎn)歸口管理部門提出了以下解決途徑，并根據(jù)這些途徑形成了固定資產(chǎn)信息化管理最終的總體設(shè)計思路。

3.1 固定資產(chǎn)管理差異的解決途徑

（1）梳理管理程序，統(tǒng)一管理流程。為解決固定資產(chǎn)管理差異，首先梳理制定了統(tǒng)一的固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)與流程。在吸收原固定資產(chǎn)各流程特點(diǎn)基礎(chǔ)上，形成了固定資產(chǎn)流程。明確了固定資產(chǎn)管理全壽期的管理理念，升版了《經(jīng)營與資產(chǎn)管理大綱》和《固定資產(chǎn)管理》程序。

（2）統(tǒng)一固定資產(chǎn)分類、定義標(biāo)準(zhǔn)，制定目錄原則。 結(jié)合中核集團(tuán)《固定資產(chǎn)目錄》和原一、二、三期制定的標(biāo)準(zhǔn)，資產(chǎn)歸口管理部門在分別分析離線設(shè)備和在線設(shè)備的分類標(biāo)準(zhǔn)后，確定并整合了各類固定資產(chǎn)的分類、定義標(biāo)準(zhǔn)，制定完善了固定資產(chǎn)清單目錄。ERP 系統(tǒng)上線后，對ERP 物料主數(shù)據(jù)的固定資產(chǎn)屬性進(jìn)行了最終梳理，整理出了《ERP 物料主數(shù)據(jù)固定資產(chǎn)清單》，確定了ERP 物料主數(shù)據(jù)固定資產(chǎn)屬性轉(zhuǎn)換方案，完成了數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作。

圖1 固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)模型圖

（3）主動介入，以EAM、ERP 信息項(xiàng)目實(shí)施為契機(jī)，開發(fā)統(tǒng)一的固定資產(chǎn)信息化管理平臺?，F(xiàn)行的ERP 系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程包括購入或建造完成資產(chǎn)增加、資產(chǎn)盤虧、折舊提取等，依據(jù)ERP 固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)模型所示完成對固定資產(chǎn)臺賬的更新（如圖1 所示）。然而在這些業(yè)務(wù)流程中，線上僅僅實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的增加、減少等信息的錄入和核算功能。固定資產(chǎn)歸口管理部門和各使用部門所需的數(shù)據(jù)信息仍需在線下采集[1]，這就使得資產(chǎn)數(shù)據(jù)難以及時更新。因此需要建立專門的平臺與ERP 系統(tǒng)進(jìn)行對接，線上完成固定資產(chǎn)的新增、轉(zhuǎn)移、報廢審批流程，實(shí)現(xiàn)終端管理。于是在資產(chǎn)歸口管理部門的推動下，BPM 平臺固定資產(chǎn)信息化管理模塊應(yīng)運(yùn)而生。

3.2 設(shè)計思路

固定資產(chǎn)信息化管理模式設(shè)計的總體思路是與ERP 系統(tǒng)進(jìn)行無縫銜接，實(shí)現(xiàn)中核運(yùn)行固定資產(chǎn)實(shí)物從新增到轉(zhuǎn)移、報廢退出全過程動態(tài)管理。

3.3 BPM 平臺介紹

BPM，即業(yè)務(wù)流程管理，是企業(yè)架構(gòu)在應(yīng)用系統(tǒng)中的具體深化應(yīng)用，更強(qiáng)調(diào)管理、業(yè)務(wù)與技術(shù)的融合[2]。BPM 與ERP 系統(tǒng)的結(jié)合是非常密切的，作為ERP 系統(tǒng)的接口，BPM 為ERP 應(yīng)用帶來靈活性與便捷性，客戶端界面的友好性，并能實(shí)現(xiàn)與ERP系統(tǒng)的集成。

3.4 實(shí)施過程

目前，信息化已滲透到企業(yè)管理的方方面面，信息化所帶來的效率與便捷更是無可爭議?？紤]ERP 系統(tǒng)的上線，且現(xiàn)階段存在ERP 對固定資產(chǎn)實(shí)物管理流程不完備的情況。在此基礎(chǔ)上，我公司資產(chǎn)管理部門與信息部門合作對固定資產(chǎn)信息化管理模塊進(jìn)行了開發(fā)，先后完成了方案功能設(shè)計、流程藍(lán)圖確定、系統(tǒng)功能腳本編制、系統(tǒng)測試。經(jīng)兩次大規(guī)模的培訓(xùn)后，歷時4 個月，于2015 年8 月10 日正式投入使用。上線以來，業(yè)務(wù)人員在辦理業(yè)務(wù)過程中，脫離了原先的紙質(zhì)書面?zhèn)鬟f工作局面，極大地提高了工作效率，取得了預(yù)期效果。

4 固定資產(chǎn)信息化管理模塊功能介紹

按用途劃分，固定資產(chǎn)信息化管理模塊可分為日常管理、臺賬管理兩方面（如圖2 所示）。

圖2 中核運(yùn)行信息化管理模塊功能結(jié)構(gòu)圖

4.1 日常管理

日常管理是通過對全公司各類固定資產(chǎn)進(jìn)行日常業(yè)務(wù)的計算機(jī)處理，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)動態(tài)管理，使固定資產(chǎn)賬物相符[3]。日常管理業(yè)務(wù)共有四種，分別是固定資產(chǎn)卡片創(chuàng)建、新增資產(chǎn)的領(lǐng)用、固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移（封存）、固定資產(chǎn)報廢。日常管理主要供申請人和各部門固定資產(chǎn)管理工程師使用，便于業(yè)務(wù)人員對日常業(yè)務(wù)進(jìn)行操作，固定資產(chǎn)管理工程師及時掌握本部門的資產(chǎn)動態(tài)，也便于資產(chǎn)歸口部門人員對公司固定資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)時跟蹤，并按需求形成統(tǒng)計報表。

4.2 臺賬管理

臺賬管理包括實(shí)物信息數(shù)據(jù)更新、部門（公司）資產(chǎn)查詢、全過程報表。用戶可根據(jù)資產(chǎn)編號、資產(chǎn)所屬公司、使用部門、歸口管理部門、原資產(chǎn)編碼、原資產(chǎn)卡片號等多種條件進(jìn)行組合查詢。資產(chǎn)歸口管理部門人員可在數(shù)據(jù)有較大出入時直接進(jìn)行資產(chǎn)名稱、制造廠家、規(guī)格型號、使用人、使用地點(diǎn)、使用部門等信息的更新。根據(jù)需要可生成新增、轉(zhuǎn)移、報廢、數(shù)據(jù)變更報表，并以文件形式進(jìn)行輸出。查詢和更新數(shù)據(jù)的功能主要供固定資產(chǎn)歸口管理部門人員使用。

5 信息化管理在解決固定資產(chǎn)差異時取得的成效

信息化管理很大程度上解決了改革合并前的固定資產(chǎn)差異，減少了工作量，提高了工作效率。舉例而言：原一期固定資產(chǎn)報廢由申請人手工填寫《固定資產(chǎn)報廢申請審批單》，根據(jù)固定資產(chǎn)分類送往相關(guān)處室進(jìn)行報廢鑒定，鑒定完成后再送財務(wù)部門進(jìn)行手工核價，再交由資產(chǎn)歸口管理部門審核并逐級由領(lǐng)導(dǎo)審批，審批完成后資產(chǎn)歸口管理部門人員填寫報廢撤離通知單交由申請人送往倉儲部門進(jìn)行實(shí)物撤離。系統(tǒng)流程上線后，大大減少了手工帶來的時間和人力損失。申請人在系統(tǒng)提交報廢申請，上傳報廢鑒定附件，財務(wù)在系統(tǒng)上進(jìn)行核價，資產(chǎn)歸口管理部門和領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)上進(jìn)行審批。審批完成后，點(diǎn)“通知倉庫撤離”、“通知財務(wù)賬務(wù)處理”完成所有報廢流程，操作簡單快捷。工作效率提高1 倍以上。

根據(jù)目前各流程在系統(tǒng)中的應(yīng)用，取得的主要成效有以下幾方面。

5.1 完善了管理網(wǎng)絡(luò)

目前，中核運(yùn)行建立了固定資產(chǎn)完備的管理網(wǎng)絡(luò)體系。其中，固定資產(chǎn)歸口管理部門為一級管理部門，各業(yè)務(wù)歸口部門為固定資產(chǎn)的二級管理部門，使用部門為固定資產(chǎn)的三級管理部門。每個部門都配備了固定資產(chǎn)管理工程師。在一個數(shù)據(jù)庫下，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)分級，設(shè)置了不同的管理權(quán)限和業(yè)務(wù)分工，各級管理網(wǎng)絡(luò)間的聯(lián)系更為緊密。網(wǎng)絡(luò)成員的互動更為頻繁有效。

5.2 實(shí)現(xiàn)了信息同步

信息化管理解決了固定資產(chǎn)差異導(dǎo)致的數(shù)據(jù)更新緩慢的問題，各業(yè)務(wù)流程在BPM 平臺操作完成后，數(shù)據(jù)信息、資產(chǎn)狀態(tài)能自動返寫到ERP 系統(tǒng)中，保證了信息傳遞順暢，實(shí)現(xiàn)了信息的同步性。同步率達(dá)到90%以上。

5.3 方便了數(shù)據(jù)查詢

對公司各部門而言，在同一平臺上，系統(tǒng)可根據(jù)不同的條件對固定資產(chǎn)進(jìn)行篩選、查詢，能快捷地查到每一張卡片的相關(guān)信息。便于資產(chǎn)管理人員對資產(chǎn)狀態(tài)的掌握，并能及時提出固定資產(chǎn)新增、轉(zhuǎn)移、報廢需求。

5.4 提高了管理效率

固定資產(chǎn)信息化管理節(jié)約了大量的勞動力，解決了以往手工臺賬易出錯的老問題，簡單落后數(shù)據(jù)庫管理模式及三家公司管理差異帶來的工作量大、接口不清的問題。

5.5 涵蓋了自動預(yù)警機(jī)制

在系統(tǒng)內(nèi)針對業(yè)務(wù)流程設(shè)置了預(yù)警機(jī)制，使得系統(tǒng)在特定的步驟下，能自動提醒固定資產(chǎn)管理工程師、各級審批人員、固定資產(chǎn)歸口管理人員、財務(wù)人員做好數(shù)據(jù)的提交、審核、更新等工作。

6 固定資產(chǎn)信息化管理模式的延伸

隨著固定資產(chǎn)管理的不斷深化，人工操作的弊端也更加凸顯。結(jié)合現(xiàn)有固定資產(chǎn)信息化管理模塊和實(shí)際工作中遇到的問題，我公司固定資產(chǎn)歸口管理部門對固定資產(chǎn)信息化管理提出了新的需求。

6.1 與固定資產(chǎn)報廢計劃緊密結(jié)合

報廢計劃直接與報廢預(yù)算掛鉤。前期在工作中存在申請部門提出的報廢申請不在今年報廢計劃內(nèi)，無形中增加了報廢預(yù)算的壓力。目前固定資產(chǎn)管理正逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化，后續(xù)在報廢審批階段將嚴(yán)格按報廢計劃進(jìn)行控制。各部門在系統(tǒng)內(nèi)完成報廢計劃的填報，系統(tǒng)提取列入計劃的固定資產(chǎn)實(shí)物和財務(wù)數(shù)據(jù)。資產(chǎn)歸口管理部門人員審核并完成報廢計劃的匯編。在對固定資產(chǎn)報廢進(jìn)行審批時，系統(tǒng)會自動識別此項(xiàng)擬報廢資產(chǎn)是否在報廢計劃內(nèi)。此流程便于嚴(yán)格控制報廢預(yù)算，提升管理精益化水平。

6.2 完成人員與使用處室對應(yīng)報表的輸出

人員在調(diào)動或離職時，原流程是根據(jù)人力資源每月發(fā)出的人員調(diào)動表進(jìn)行人員和資產(chǎn)數(shù)據(jù)的人工匹配。人員調(diào)動表中的信息本身已滯后，這就導(dǎo)致資產(chǎn)數(shù)據(jù)的更新相對緩慢。人員與使用處室對應(yīng)報表的開發(fā)能及時發(fā)現(xiàn)人員與使用處室不匹配的資產(chǎn)信息，能實(shí)時進(jìn)行提醒與跟蹤。它的開發(fā)一方面減輕了工作量，另一方面又能保證數(shù)據(jù)的更新及時。

6.3 對接固定資產(chǎn)移動盤點(diǎn)

目前，固定資產(chǎn)信息化管理模塊還未與固定資產(chǎn)盤點(diǎn)進(jìn)行銜接。后續(xù)在清產(chǎn)核資時，將把要盤點(diǎn)部門的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)下載到條形碼采集器上，現(xiàn)場進(jìn)行掃描。掃描完畢后，可現(xiàn)場對數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，也可將采集到的信息上傳到固定資產(chǎn)信息化管理模塊中自動進(jìn)行更新，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)移動盤點(diǎn)工作。對照系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，計算機(jī)會自動整理出盤盈、盤虧的固定資產(chǎn)，相對人工盤點(diǎn)而言，使用起來將更簡單方便[4]。

7 結(jié)論

固定資產(chǎn)是企業(yè)的重要生產(chǎn)力要素之一，是企業(yè)賴以生存的物質(zhì)基礎(chǔ)。對固定資產(chǎn)進(jìn)行信息化管理，是實(shí)現(xiàn)中核運(yùn)行固定資產(chǎn)合理配備、節(jié)約使用、提高效率的有效途徑。目前公司固定資產(chǎn)信息化已取得初步成果，系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，符合工作實(shí)際，能滿足中核運(yùn)行固定資產(chǎn)管理的實(shí)際需求，大大提高了固定資產(chǎn)管理的工作效率。