事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

王雅梅

摘 要：事業(yè)單位的檔案資料不僅涵蓋了單位工作人員的詳細(xì)信息，還包括了事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容，深刻影響著事業(yè)單位開(kāi)展工作的順利程度。而一旦事業(yè)單位檔案資料遭到泄露，后果將不堪設(shè)想。而就目前來(lái)看，很多事業(yè)單位檔案管理工作仍存在一些漏洞亟待解決。因此，加強(qiáng)并優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作將是事業(yè)單位檔案科今后的重要工作方向?；诖耍疚膶⒃谔接懯聵I(yè)單位檔案管理工作的意義的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題一一分析，其次提出優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的有關(guān)對(duì)策，以此來(lái)供相關(guān)人士交流參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化路徑

近年來(lái)，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，有關(guān)檔案管理的工作也逐漸凸顯其信息化水平，這對(duì)事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理具有一定的促進(jìn)作用。但與此同時(shí)，新型檔案管理工作形式的引入也與傳統(tǒng)的工作模式存在相當(dāng)?shù)牟粎f(xié)調(diào)性，導(dǎo)致事業(yè)單位管理工作運(yùn)行的不暢。因而，這即要求事業(yè)單位中處理檔案的工作人員隨著時(shí)代的進(jìn)步而更新工作觀念和方法，充分發(fā)揮新型檔案管理工作形式的作用，并適當(dāng)加以創(chuàng)新，使檔案管理工作以更高效的方式運(yùn)行，從而獲得巨大的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的意義

1）有利于協(xié)調(diào)各單位工作內(nèi)容。事業(yè)單位在開(kāi)展每一項(xiàng)工作時(shí)，都離不開(kāi)各個(gè)部門(mén)的所發(fā)揮的職能，若要保證工作的順利進(jìn)行，則要求各個(gè)部門(mén)能夠分工明確、協(xié)調(diào)運(yùn)作。這具體體現(xiàn)于一些基本設(shè)施的建設(shè)或?qū)ξ幕逃袠I(yè)的扶持都需要通過(guò)有關(guān)事業(yè)單位的部門(mén)之間按照規(guī)定進(jìn)行分工合作來(lái)進(jìn)行。例如，在事業(yè)單位開(kāi)展扶貧工作之前，都需要檔案管理人員首先從各個(gè)方面搜集、整理信息，并從以往資料中得出研究結(jié)果，以此來(lái)對(duì)扶貧對(duì)象的基本情況獲得大致了解，從而再?gòu)牡缆方ㄔO(shè)、農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施改造等方面一步步針對(duì)性地開(kāi)展工作，幫助協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容和進(jìn)展[1]。

2）有利于提升事業(yè)單位工作效率。事業(yè)單位的檔案管理工作不僅要負(fù)責(zé)某一項(xiàng)工作中的資料搜集工作，還要保證往期每項(xiàng)工作中具有重要參考價(jià)值的有關(guān)資料得到有效梳理和保存，以便后續(xù)工作的高效進(jìn)行。例如，在以往開(kāi)展工作中運(yùn)用的工作手法、管理方式以及關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息等都對(duì)后期工作有極大的借鑒意義。另外，事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，可適當(dāng)?shù)貙?duì)其他部門(mén)工作人員保持開(kāi)放，以便有需要的工作人員充分利用這些檔案資料，發(fā)揮其最大價(jià)值，以此促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作效率的提升。

2 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）檔案管理的設(shè)備相對(duì)落后。信息化技術(shù)的不斷發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作提供大量便利性條件，但目前有很多事業(yè)單位用于檔案管理的設(shè)備相對(duì)落后，未做到充分利用信息化技術(shù)來(lái)開(kāi)展工作，而是依舊沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄和人工檢索形式，由此導(dǎo)致在大量工作同步進(jìn)行時(shí)，一些重要資料無(wú)法及時(shí)被保存下來(lái)，甚至在檔案管理的過(guò)程中，造成關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息遺失的現(xiàn)象[2]。這都將導(dǎo)致整個(gè)事業(yè)單位在執(zhí)行工作任務(wù)時(shí)的效率低下以及成效不佳。

2）檔案管理的人才較為稀缺。檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)高低將直接決定檔案管理工作的效率和質(zhì)量，相關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作中即使貫徹了信息技術(shù)的應(yīng)用，但由于缺乏信息化檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)人才，一些管理操作的復(fù)雜性會(huì)間接影響到檔案管理工作的效率和進(jìn)度，從而造成一些基礎(chǔ)檔案收集、保管以及整理不恰當(dāng)?shù)姆N種問(wèn)題，對(duì)后續(xù)工作中的需要造成不利影響，使檔案自身具有的價(jià)值大打折扣。

3）對(duì)檔案管理的重視程度不高。一些事業(yè)單位的管理人員的思想認(rèn)識(shí)不夠深刻，往往容易形成檔案管理不重要、對(duì)工作效益的提升幫助不大的固有思想，導(dǎo)致其在檔案管理工作方面沒(méi)有予以一定的重視，因而不管是管理制度或是資源投入等都尚且不到位，在檔案管理工作內(nèi)容的劃分上仍保持傳統(tǒng)思想，停留于信息輸入及保存方面，而缺少對(duì)重要信息進(jìn)行系統(tǒng)、全面性的整理和分析，由此致使檔案資料不能物盡其用。此外，忽視檔案管理工作通常還會(huì)使配備的檔案管理人員數(shù)量較少，同時(shí)各人員之間工作內(nèi)容劃分不明確，這將造成檔案管理不科學(xué)合理的狀況。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)策

1）轉(zhuǎn)變工作人員的工作理念。事業(yè)單位檔案管理工作的首要宗旨即是通過(guò)對(duì)各類(lèi)檔案資料的歸類(lèi)整理、分析凝練，以此形成更具價(jià)值的檔案資料和數(shù)據(jù)信息，在檔案管理工作科學(xué)化、信息化、規(guī)范化的同時(shí)，也為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的進(jìn)展和決策提供具有參考價(jià)值的高質(zhì)量信息資源[3]。而作為事業(yè)單位檔案管理工作中的核心力量，相關(guān)管理人員還需隨著時(shí)代的發(fā)展適當(dāng)轉(zhuǎn)變自身的工作觀念和工作方法，做到思想意識(shí)上的創(chuàng)新，使管理理念更加現(xiàn)代化，符合社會(huì)發(fā)展需要，同時(shí)，檔案管理人員還能借助檔案管理工作來(lái)深入了解信息技術(shù)，以此來(lái)促進(jìn)自身專(zhuān)業(yè)水平的提升，從而形成巨大的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展。

2）吸納優(yōu)質(zhì)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才。隨著信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的推廣使用，事業(yè)單位的檔案管理工作也逐漸趨于技術(shù)化、系統(tǒng)化，這對(duì)相關(guān)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和素質(zhì)也隨之提出了更高的要求。因此，事業(yè)單位檔案科在開(kāi)展招賢納新工作時(shí)，尤其需要注重通過(guò)設(shè)置特定崗位或較為豐厚的報(bào)酬來(lái)專(zhuān)項(xiàng)引進(jìn)較高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)人才。另外，針對(duì)事業(yè)檔案科的管理人員還可以制定一些人才培養(yǎng)計(jì)劃，定時(shí)定量地開(kāi)展專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使其能夠更好地服務(wù)于檔案管理的工作。事業(yè)單位還需對(duì)檔案管理人員的工作熱情加以激發(fā)，通過(guò)制定檔案管理章程來(lái)培養(yǎng)其對(duì)該工作責(zé)任感的同時(shí)，利用人性化的管理方式讓其對(duì)檔案管理工作更加投入。

3）建立健全檔案管理機(jī)制。事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展需以完善的檔案管理機(jī)制作為前提條件，而相關(guān)的機(jī)制涵蓋工作內(nèi)容的規(guī)范性、保密性以及工作人員的考評(píng)機(jī)制等。例如，涉及類(lèi)似調(diào)用電子文檔等部分普遍性的操作時(shí)，即可依據(jù)嚴(yán)格的檔案管理制度來(lái)進(jìn)行操作，保證檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。此外，事業(yè)單位還能對(duì)檔案管理人員進(jìn)行關(guān)于規(guī)范操作方面的培訓(xùn)會(huì)議，通過(guò)制度化來(lái)確保工作開(kāi)展的精確性，以此減少工作中的誤差。再者，還可以利用國(guó)內(nèi)外事業(yè)單位在檔案管理機(jī)制方面的優(yōu)秀案例來(lái)不斷優(yōu)化自身的管理機(jī)制[4]。

4）加大用于檔案管理的資源投入。信息化檔案管理的方式要求有關(guān)事業(yè)單位加大對(duì)檔案管理工作的資源投入，通過(guò)建立供內(nèi)部職員瀏覽使用網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺(tái)來(lái)使檔案管理工作朝著科技化、信息化發(fā)展。與此同時(shí)，檔案管理人員需高度重視網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的安全性，以防重要的檔案資料被竊取。而這些都需要事業(yè)單位加大信息設(shè)備等檔案管理資源的投入，為此創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，保障檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，加強(qiáng)優(yōu)化檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)具有重大意義，與單位工作人員的培養(yǎng)甚至單位其他部門(mén)都息息相關(guān)。但由于目前一些事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作未給予一定程度的重視，專(zhuān)業(yè)化的管理人才稀缺以及檔案管理設(shè)備的落后等問(wèn)題均導(dǎo)致了單位檔案管理工作不力、效率低下的結(jié)果。因此，為充分發(fā)揮檔案管理工作的作用、提升工作成效，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)不斷更新工作觀念，提升自身專(zhuān)業(yè)化水平，同時(shí)通過(guò)建立健全檔案管理機(jī)制以及加大資源的投入來(lái)提升工作效率。

參考文獻(xiàn)

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