基于協(xié)同模式的外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)的精細(xì)化管理

王運(yùn)玲 姚博

摘 要：產(chǎn)品數(shù)據(jù)控制是整個質(zhì)量管理體系管理的關(guān)鍵要素之一，產(chǎn)品數(shù)據(jù)控制的目的是監(jiān)視產(chǎn)品數(shù)據(jù)資料的制定、審批、發(fā)布、傳遞、使用和管理等過程，以確保產(chǎn)品研制過程的產(chǎn)品數(shù)據(jù)系統(tǒng)、完整和有效性。通過利用協(xié)同模式，將外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)進(jìn)行精細(xì)化管理，使外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理閉環(huán)，保障科研生產(chǎn)。

關(guān)鍵詞：協(xié)同模式;外來產(chǎn)品數(shù)據(jù);精細(xì)化管理

1 外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理存在的問題

產(chǎn)品數(shù)據(jù)按其來源可分為內(nèi)部產(chǎn)品數(shù)據(jù)和外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)，外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)是指上級主管機(jī)關(guān)下發(fā)或其他相關(guān)單位下發(fā)的公文、上級標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品研制過程中相關(guān)參研單位的傳遞產(chǎn)品數(shù)據(jù)，涉及技術(shù)性或管理性產(chǎn)品數(shù)據(jù)。

但隨著研究所研制工作的發(fā)展，型號項(xiàng)目越來越多，自主研制拓展為協(xié)同設(shè)計，型號從設(shè)計制造延伸到外場，對接的外部業(yè)務(wù)單位增加，外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)數(shù)量增大、傳遞形式多樣化。因此信息來源多樣化和協(xié)同設(shè)計等需求，原有管理制度不能滿足產(chǎn)品數(shù)據(jù)的有效管控，外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理的薄弱主要體現(xiàn)在：

1.1各類產(chǎn)品數(shù)據(jù)的歸口管理部門不明確，即使有的類別明確了歸口管理部門，但各部門對產(chǎn)品數(shù)據(jù)的接收、傳遞、歸檔、有效性控制的方式不一致，導(dǎo)致型號研制過程中難以獲得全面、有效的外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)信息。在型號研制過程中出現(xiàn)了未落實(shí)外部要求、引用無效外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)的質(zhì)量問題。

1.2科研類外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)由接收部門負(fù)責(zé)接收后移交設(shè)計單位，因缺少流程控制環(huán)節(jié)，經(jīng)常出現(xiàn)找不到承接單位導(dǎo)致外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)無法處理、對承接單位判斷不全面導(dǎo)致應(yīng)該承接的單位未承接、參研單位需要而未向下游傳遞、外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)不歸檔等現(xiàn)象，對型號研制和生產(chǎn)進(jìn)度帶來極大的質(zhì)量隱患。

1.3未對外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)的接收、傳遞、歸檔、有效性控制的過程及過程職責(zé)進(jìn)行明確，外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)的管理缺少依據(jù)性標(biāo)準(zhǔn)，流轉(zhuǎn)周期過長，容易造成產(chǎn)品數(shù)據(jù)執(zhí)行和落實(shí)不到位的后果。

2 精細(xì)化管理的目標(biāo)

加強(qiáng)外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)管控力度，滿足產(chǎn)品數(shù)據(jù)控制規(guī)定的“識別、確定策劃和運(yùn)行質(zhì)量管理體系所必需的來自外部的產(chǎn)品數(shù)據(jù)，記錄并對其予以控制”的要求。具體目標(biāo)如下：

2.1識別并合理分類，確保歸類放置、方便獲取;

2.2分類細(xì)化管控流程，保證全過程受控;

2.3細(xì)化部門職責(zé)，確保產(chǎn)品數(shù)據(jù)閉環(huán)管理;

2.4利用信息化平臺創(chuàng)新管理模式，縮短產(chǎn)品數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)時間50%。

3 協(xié)同模式的外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)精細(xì)化管理模式的做法

按照“問題搜集→關(guān)鍵問題分析→業(yè)務(wù)流程設(shè)計→標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建→信息化流程構(gòu)建→標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施”六個步驟，以收集的問題為切入點(diǎn)，解決關(guān)鍵問題為主線，合理確定分類并細(xì)化流程過程，結(jié)合流程明確職責(zé)、行動項(xiàng)和閉環(huán)管控要求，確立外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理制度，依托信息化平臺提升進(jìn)行流轉(zhuǎn)效率，實(shí)現(xiàn)整體目標(biāo)為思路，具體的做法如下：

3.1外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)問題搜集

為充分掌握外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)在分發(fā)、訪問、檢索和使用等方面存在管理不規(guī)范現(xiàn)象和現(xiàn)存問題，了解各方在外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)獲取和使用方面的需求，對外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理的問題進(jìn)行了廣泛征集。共征集到相關(guān)問題和建議22項(xiàng)，其中分類及編號6個、職責(zé)3個、過程6個、歸檔發(fā)放7個。

3.2關(guān)鍵問題分析及處理

分析收集問題，初步確定關(guān)鍵問題并制定解決措施。成立了問題研討組，從業(yè)務(wù)影響、改善收益角度出發(fā)，經(jīng)多次研討確定關(guān)鍵問題3項(xiàng)、解決措施11條。

3.3業(yè)務(wù)流程設(shè)計

調(diào)研各類外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)現(xiàn)行管理模式和管控需求，新增5類流程涉及節(jié)點(diǎn)48個，分別制定初步業(yè)務(wù)流程及流程說明。為保證流程可操作性，經(jīng)多輪次研討，焦點(diǎn)問題主要集中體現(xiàn)在如下方面：

3.3.1協(xié)同和非協(xié)類等產(chǎn)品數(shù)據(jù)如何明確區(qū)分，合理選擇流程？

3.3.2紙介質(zhì)產(chǎn)品數(shù)據(jù)的電子化，誰來承擔(dān)，如何周轉(zhuǎn)？編號及信息導(dǎo)入如何設(shè)置并方便實(shí)現(xiàn)？

3.3.3電子類產(chǎn)品數(shù)據(jù)的如何實(shí)現(xiàn)線上周轉(zhuǎn)，易操作可追溯？

3.3.4未明確執(zhí)行部門時，產(chǎn)品數(shù)據(jù)處理部門如何判定并易操作？

針對上述焦點(diǎn)問題，標(biāo)準(zhǔn)編制組與涉及部門進(jìn)行專項(xiàng)研討，以主責(zé)專業(yè)多承擔(dān)、線上周轉(zhuǎn)為原則，確定處理措施14項(xiàng)。

3.4標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建

為保證外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理流程職責(zé)的落地，成立了標(biāo)準(zhǔn)編制組，以全面解決問題為出發(fā)點(diǎn)，落實(shí)流程梳理成果、研討問題及解決措施為導(dǎo)向，多次完善構(gòu)建了新標(biāo)準(zhǔn)。

3.4.1產(chǎn)品數(shù)據(jù)分類、各類產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理流程、各部門管理職責(zé)、退回機(jī)制和分發(fā)原則等;

3.4.2提出了有效性控制要求、信息發(fā)布要求、活動周期要求等各業(yè)務(wù)活動的通用質(zhì)量要求11項(xiàng);

3.4.3重新確定編號、歸檔流程、歸檔方式，明確了外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)編號使用原則，滿足外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)查詢、使用和對接的需求;

3.4.5分別從發(fā)放單位和內(nèi)容要素兩個緯度梳理了識別主體單位，以加快外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)效率，最大限度實(shí)現(xiàn)外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)相關(guān)性一次判別成功。

3.5信息化流程構(gòu)建

針對電子產(chǎn)品數(shù)據(jù)線上傳遞需求，為保證外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理流程和管理規(guī)定的有效落實(shí)，保障外來技術(shù)產(chǎn)品數(shù)據(jù)的有序高效流轉(zhuǎn)，依托OA辦公平臺，綜合考慮涉密載體閉環(huán)要求，采用信息化手段，開發(fā)相應(yīng)管理模塊，模塊實(shí)現(xiàn)如下功能：

3.5.1實(shí)現(xiàn)外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)接收、識別、歸檔/退回、分發(fā)使用流程;

3.5.2流程設(shè)計過程中綜合考慮了涉密載體閉環(huán)要求、工作適宜性，對普遍涉及的掃描、介質(zhì)移交等流程進(jìn)行了集成，提高流程處理效率。

4 實(shí)施效果

通過本成果建立的外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理流程、標(biāo)準(zhǔn)和信息化平臺，能夠滿足質(zhì)量管理體系關(guān)于“來自外部的成文信息”的管控要求，大大降低因外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)管控不到位導(dǎo)致的外部要求未及時獲取、傳遞和落實(shí)的風(fēng)險，排除部分對型號研制過程產(chǎn)生影響的質(zhì)量隱患。

4.1提升外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)處理單位識別的充分性

通過本課題建立了外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)“初判、再判、終判”的三級分級判斷機(jī)制，能夠保證外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)識別主體判斷的準(zhǔn)確性，落實(shí)“誰主管，誰負(fù)責(zé)識別”。根據(jù)發(fā)文單位的業(yè)務(wù)側(cè)重點(diǎn)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)內(nèi)容以及業(yè)務(wù)對接部門的關(guān)聯(lián)關(guān)系，以表格形式明確了產(chǎn)品數(shù)據(jù)承接單位判定規(guī)則，可操作性強(qiáng)，滿足使用需求。本管理成果實(shí)施以來，未出現(xiàn)過識別主體不清晰、外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)是否接收無法判斷、業(yè)務(wù)相關(guān)部門未接到外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)信息的情況。

4.2規(guī)范各類外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理的全流程管理

建立了5類產(chǎn)品數(shù)據(jù)對應(yīng)的5個流程、48個節(jié)點(diǎn)，明確了“接收、處理、歸檔、使用”全流程涉及的單位及工作項(xiàng)，為各類外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)的管理提供了依據(jù)。

本管理成果實(shí)施以來，未出現(xiàn)個人接收產(chǎn)品數(shù)據(jù)未歸檔、承接單位產(chǎn)品數(shù)據(jù)滯留、無承接單位產(chǎn)品數(shù)據(jù)長期掛起、參研單位外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)未傳遞等現(xiàn)象，流程制定合理，全過程要求明確。

4.3完善外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)閉環(huán)管理

新制度加強(qiáng)外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)相關(guān)管理部門職能，促進(jìn)外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)的閉環(huán)管理，1）增加掃描存檔信息錄入功能，確保歸檔閉環(huán);2）完善無承接單位外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)公示及退回管理，確保非相關(guān)產(chǎn)品數(shù)據(jù)閉環(huán);3）流程設(shè)置二次轉(zhuǎn)發(fā)節(jié)點(diǎn)及管理要求，反饋信息到接收部門，增加向參研單位傳遞要求，確保內(nèi)、外部均實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。

4.4用戶滿意度提高

經(jīng)過對外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理制度的修定和管理流程的創(chuàng)建實(shí)施，各設(shè)計部門的人員對此工作提出高度肯定，減少設(shè)計人員處理外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)花費(fèi)的時間成本，同時明確責(zé)任，優(yōu)化流程，使外來產(chǎn)品數(shù)據(jù)的管理過程運(yùn)行得更通暢，獲得設(shè)計部門和管理部門的高度好評。

參考文獻(xiàn)：

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