對辦公自動化中的計算機技術應用分析

摘 要：近年來，信息技術在不斷的進步和發(fā)展，計算機技術也得到了越來越廣泛的應用，其不僅使人們的生活更加便捷，也實現(xiàn)了對工作效率的有效提升。本文對計算機技術在辦公自動化中的應用意義及其應用實例進行了分析和論述，希望對辦公效率的提升有所幫助。

關鍵詞：辦公自動化;計算機技術;技術應用

現(xiàn)階段，我國的經(jīng)濟建設取得了較好發(fā)展，多種新興行業(yè)逐漸崛起，由此帶來了相對龐大的信息量，傳統(tǒng)的信息處理方式已經(jīng)無法滿足當前的發(fā)展需求。將信息技術應用在辦公自動化系統(tǒng)中，實現(xiàn)了對信息的有效收集、整合和利用，對我國經(jīng)濟的進一步發(fā)展有益。

1 計算機技術在辦公自動化中應用意義

1.1 節(jié)約辦公成本

在傳統(tǒng)的辦公模式下，多數(shù)工作都是由人工操作完成的，因此，需要投入大量的人力成本。在工作過程中，還要應用到很多辦公設備并消耗一些辦公用具，也造成了成本的消耗，隨著信息量的不斷增大，各項成本的投入也在不斷增加。隨著計算機技術應用的日漸普及，其在辦公自動化的過程中也得到了廣泛應用，文件傳輸?shù)榷囗椆ぷ鞫纪ㄟ^線上的方式進行，有效減少了的人力和很多辦公資源的消耗，節(jié)約了辦公成本。

1.2 提高辦公效率

在日常工作過程中，時常會面對龐大的數(shù)據(jù)信息，在傳統(tǒng)的辦公模式下，需要投入大量的人力成本，對數(shù)據(jù)信息進行整理、分析，這種方式不僅要消耗大量的時間成本，還可能在計算的過程中出現(xiàn)偏差，嚴重降低了辦公的效率。通過對計算機技術的應用，實現(xiàn)了對信息的有效收集、整合和分析，不僅保證了結果的準確性，也縮短了辦公時間，實現(xiàn)了辦公效率的提升[1]。

1.3 優(yōu)化辦公流程

將計算機應用在辦公自動化的過程中，辦公人員在工作時，不僅可以按照指定的流程進行相關的操作，也可以對操作的流程進行優(yōu)化，從而實現(xiàn)工作效率的提升。這種將工作流程簡化的方式，可以為工作人員節(jié)約出更多的時間專注于業(yè)務操作，進而提高其工作的積極性，保證工作的效果。

1.4 實現(xiàn)資源共享

在開展各項工作的過程中有很多公開的數(shù)據(jù)資料可以在企業(yè)內部共享，通過對計算機技術的有效運用，能夠實現(xiàn)對公開數(shù)據(jù)資源的有效流通，進而提升其利用率，推動企業(yè)的進一步發(fā)展。

1.5 優(yōu)化辦公環(huán)境

傳統(tǒng)的辦公模式中，很多數(shù)據(jù)信息多通過紙質材料進行記載，由此導致辦公區(qū)域內有大量的文件簿，這嚴重影響了對辦公空間的有效利用。通過運用計算機辦公自動化技術，可以將大量繁雜的數(shù)據(jù)信息在網(wǎng)絡上進行傳輸和保存，這樣可以減少對紙張和辦公設備的應用，從而創(chuàng)造出更多的辦公空間，再將節(jié)約出的辦公空間規(guī)劃為員工的放松區(qū)域，營造出更舒適的辦公環(huán)境，使員工的工作效率得到提升。

2 計算機技術在辦公自動化中的應用

2.1 處理圖像、表格

盡管計算機技術在對圖像和表格進行處理時應用較少，但是，在實際辦公過程中仍舊十分常見。在對圖像進行處理時，要確保其能夠將制作者的想法完全的表達出來，更好的實現(xiàn)對信息的傳遞。在處理表格時，要通過對數(shù)據(jù)的準確呈現(xiàn)，更全面的展示出信息之間的關聯(lián)性，這種方式能夠讓人們對數(shù)據(jù)信息有一個更加直觀的了解。在這一過程中，要實現(xiàn)對顏色、比例的合理搭配，因此需要對相關技術進行不斷學習和反復應用，更好的地呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)信息。

2.2 文字處理

文字處理是將計算機技術應用在辦公自動化過程中的一種相對簡單且常見的方式，具有重要意義，其形式十分多樣，包括對格式進行整理、對文字進行排版等。WPS、Microsoft Office在現(xiàn)階段的辦公過程中較為常用，辦公人員可以直接運用這些軟件，對文字信息進行及時、高效的處理，一改以往紙質辦公的繁雜，不僅大大提高了辦公效率，還實現(xiàn)了對資源的節(jié)約。此外，部分軟件可以直接對文檔進行管理，節(jié)約了尋找資料的時間，也避免了文件的丟失。學會并熟練運用文字處理技術，能夠實現(xiàn)對文字信息高效、有序的整理，在當前的辦公背景下十分必要。

2.3 數(shù)據(jù)處理

數(shù)據(jù)處理主要包括以下幾個過程：第一，數(shù)據(jù)的生成。該過程主要是數(shù)據(jù)的形成過程，這一過程包括對語音、文字、圖片等信息的生成。第二，數(shù)據(jù)的傳輸。即將生成的數(shù)據(jù)信息通過先進的技術進行傳輸?shù)倪^程。第三，數(shù)據(jù)的存儲。數(shù)據(jù)的存儲主要有三種形式，分別為文件存儲、數(shù)據(jù)庫存儲和云存儲。文件存儲的方式主要是將數(shù)據(jù)進行本地保存，難以實現(xiàn)對資源的有效利用。相比之下，數(shù)據(jù)庫存儲的方式能夠有效保證數(shù)據(jù)的安全性、確保數(shù)據(jù)信息的完整性，還能夠運用數(shù)據(jù)分析工具實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的定量分析，現(xiàn)今該種基本的數(shù)據(jù)存儲形式在各類信息系統(tǒng)中都得到了廣泛應用。云存儲的方式是將相關信息存儲在云端設備當中，該方式能夠更好的實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的保護，使其可靠性得到進一步保證。將計算機技術在辦公自動化系統(tǒng)中應用，主要是對數(shù)據(jù)信息進行高效處理，在辦公過程中發(fā)揮著至關重要的作用[2]。

2.4 用于通信

計算機技術作為信息技術的一種，主要目的是實現(xiàn)對資源的共同利用和數(shù)據(jù)的有效傳遞，在工作過程中，主要包括兩種技術類型：第一種為局域網(wǎng)通信技術，該技術一般應用在部門或本地網(wǎng)絡之間，通過對該技術的應用，能夠在相互之間進行有效的信息溝通和創(chuàng)立，與傳統(tǒng)的人工傳遞方式相比具有更快的速度和更高的效率。第二種為互聯(lián)網(wǎng)通信技術，該技術一般在辦公環(huán)境中應用，其中郵件技術得到了廣泛應用，可以通過郵件的方式，與客戶之間進行及時有效的交流，隨時了解客戶的需求并作出及時的反饋，不僅實現(xiàn)了信息的有效傳遞，還節(jié)約了大量的成本。近年來越來越多的通信工具成為進行信息傳遞的優(yōu)良媒介，為企業(yè)進行數(shù)據(jù)傳輸提供了便利。

可以運用該技術開展視頻會議，這種方式在近年來的辦公自動化過程中得到了廣泛應用，在集團性辦公狀態(tài)下應用更多。該種方式可以充分發(fā)揮傳統(tǒng)會議的作用，但是，其能夠突破地域、部門之間的局限性，有效提升了辦公的效率，同時降低了會議的成本，值得被大力推廣、使用。

3 結論

在辦公自動化的過程中，通過對信息技術的合理應用，不僅能夠提高辦公效率，還能夠確保數(shù)據(jù)信息的安全性。此外，其能夠實現(xiàn)較為高效的信息收集、整合，并根據(jù)公司的實際狀況給出適當?shù)臎Q策，對于企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。

參考文獻

[1]楊志強.計算機辦公自動化技術分析及應用探討[J].時代經(jīng)貿，2019（12）：98-99.

[2]韓云飛.計算機技術在辦公自動化中的應用分析[J].無線互聯(lián)科技，2018，15（15）：135-136.

作者簡介

苗偉（1982-），男，河南省駐馬店，本科，一級實習指導教師，研究方向：計算機應用基礎。