信息時(shí)代高職院校人事檔案管理的研究

摘 要：在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，信息化已經(jīng)席卷全球，對(duì)于各行各業(yè)都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，對(duì)于高職院校人事檔案管理也會(huì)產(chǎn)生影響。本文以信息時(shí)代高職院校人事檔案管理為分析對(duì)象，首先概述了人事檔案，接著分析了信息時(shí)代高職院校人事檔案管理問(wèn)題及原因，最后論述了信息時(shí)代高職院校人事檔案管理改進(jìn)措施，以便提升信息時(shí)代高職院校人事檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;高職院校;人事檔案

檔案具有客觀記錄世界文明與發(fā)展歷史的功能，是人類社會(huì)的一筆寶貴財(cái)富。隨著信息化時(shí)代到來(lái)，信息化環(huán)境之下的人事檔案管理工作變化越來(lái)越大。在高職院校日常管理中，做好人事檔案管理有助于促進(jìn)高職院校發(fā)展，是當(dāng)前高職院校管理的課題之一。

1 人事檔案的概述

目前，學(xué)術(shù)界對(duì)于人事檔案并沒(méi)有統(tǒng)一定義，不同學(xué)者對(duì)于人事檔案具有不同理解。一些學(xué)者認(rèn)為，人事檔案是記錄和反映一個(gè)人社會(huì)經(jīng)歷和品行的檔案材料。一些學(xué)者認(rèn)為，人事檔案主要是指?jìng)€(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中所形成的社會(huì)經(jīng)歷以及德才能力表現(xiàn)。本文認(rèn)為，人事檔案是一個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等各方面的證據(jù)，與一個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷息息相關(guān)，具有一定法律效用，可以真實(shí)記錄一個(gè)人的人生軌跡。一般而言，人事檔案具有以下幾方面特點(diǎn)。

第一，全面性。人事檔案包含一個(gè)人成長(zhǎng)發(fā)展經(jīng)歷，記錄一個(gè)人的成長(zhǎng)歷史，也可以展現(xiàn)一個(gè)人的專業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和家庭狀況，是個(gè)人信息儲(chǔ)存庫(kù)，可對(duì)一個(gè)人進(jìn)行較為全面的反映。第二，真實(shí)性。人事檔案的材料相對(duì)完善，各類材料客觀真實(shí)，具有較強(qiáng)的真實(shí)性，可以為用人部門(mén)提供良好的參考意見(jiàn)。第三，動(dòng)態(tài)性。人事檔案內(nèi)容并不是一成不變的，它會(huì)隨著個(gè)人成長(zhǎng)而融入許多新的東西，處于不斷變化之中。第四，流動(dòng)性。人事檔案常常與人事管理相統(tǒng)一，這樣可以發(fā)揮出人事檔案管理的重要作用，因此人事檔案會(huì)隨著一個(gè)人工作環(huán)境調(diào)動(dòng)而不斷流動(dòng)。第五，機(jī)密性。人事檔案涉及一個(gè)人的功過(guò)是非，同時(shí)也可以反映一個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷，因此人事檔案包含了許多個(gè)人隱私內(nèi)容，具有一定機(jī)密性。

2 信息時(shí)代高職院校人事檔案管理的問(wèn)題及原因

1）管理體制陳舊、檔案觀念淡薄。目前，高職院校人事檔案管理非常分散，教務(wù)處、學(xué)生處、人事處都儲(chǔ)存有人事檔案，這就使得人事檔案資料非常分散，難以形成科學(xué)有效的管理體系。與此同時(shí)，高職院校人事檔案管理依舊是以手工操作方式為主，網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程非常緩慢。高職院校并沒(méi)有就檔案信息化建設(shè)設(shè)置一個(gè)統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)，這就使得各個(gè)部門(mén)各自為政，難以做到資源共享[1]。除此之外，高職院校人事檔案管理理念陳舊，沒(méi)有樹(shù)立起信息化管理思想，一些檔案管理人員甚至根本就不重視檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作對(duì)于高職院校發(fā)展無(wú)足輕重，這也導(dǎo)致了檔案管理信息化建設(shè)滯后。

2）人事檔案保存形式單一。在信息化背景之下，高職院校人事檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化就必須在保存形式方面有所改變，但是當(dāng)前高職院校人事檔案保存方式依舊存在很多問(wèn)題。目前，高職院校的人事檔案管理依舊采用傳統(tǒng)人工手段，是一種重復(fù)機(jī)械性工作，保管方式依舊是以紙質(zhì)為主，缺乏利用信息技術(shù)來(lái)保管的形式。在一些高職院校，人事檔案管理缺乏專業(yè)硬件設(shè)備，當(dāng)前所使用的設(shè)備也沒(méi)有及時(shí)更新，大部分設(shè)備沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)拓展功能，導(dǎo)致人事檔案管理質(zhì)量較差。

3）人事檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)、應(yīng)用開(kāi)發(fā)滯后。當(dāng)前，高職院校人事檔案管理人員服務(wù)意識(shí)不夠強(qiáng)，并沒(méi)有樹(shù)立起主動(dòng)為高職院校服務(wù)的意識(shí)，導(dǎo)致了高職院校在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)被動(dòng)情形。目前，高職院校人事檔案管理人員大部分是退居二線的老師，這些老師臨近退休，個(gè)人精力有限，這也導(dǎo)致他們服務(wù)意識(shí)不夠強(qiáng)，難以滿足信息化背景之下人事檔案主動(dòng)服務(wù)要求[2]。此外，高職院校內(nèi)部缺乏人事檔案應(yīng)用開(kāi)發(fā)系統(tǒng)，很多人員習(xí)慣于傳統(tǒng)工作模式，對(duì)于應(yīng)用開(kāi)發(fā)系統(tǒng)關(guān)注度和積極性都不夠高，這使得高職院校人事檔案信息應(yīng)用開(kāi)發(fā)非常滯后。

4）人員素質(zhì)不高、缺乏復(fù)合型人才。人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜管理工作，不僅僅要求檔案管理人員擁有專業(yè)人事檔案知識(shí)，也要求檔案管理人員了解其他方面知識(shí)內(nèi)容，這樣才能勝任信息化背景之下人事檔案管理工作。但是，當(dāng)前高職院校人事檔案管理人員數(shù)量較少，很多人員屬于兼職，工作積極性并不高，而且并沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)人事檔案訓(xùn)練，并不懂得如何將人事檔案與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，導(dǎo)致高職院校缺乏人事檔案復(fù)合型管理人才，會(huì)影響到信息時(shí)代高職院校人事檔案管理工作。

5）重視程度不夠，資金投入不足。目前，高職院校領(lǐng)導(dǎo)更多關(guān)注學(xué)院專業(yè)建設(shè)，同時(shí)也關(guān)注學(xué)生就業(yè)率，對(duì)于人事檔案管理工作的關(guān)注度并不高，這使得高職院校人事檔案管理工作信息化建設(shè)處于停滯狀態(tài)。目前，很多高職院校正在加強(qiáng)特色專業(yè)建設(shè)，很多資金被投入到了特色專業(yè)建設(shè)之中，對(duì)于人事檔案信息化方面的投入資金相對(duì)較少，這也會(huì)影響到高職院校人事檔案信息化建設(shè)。

3 信息時(shí)代高職院校人事檔案管理的改進(jìn)措施

1）完善管理體制，增強(qiáng)檔案意識(shí)。為了做好信息時(shí)代高職院校人事檔案管理工作，高職院校需要加強(qiáng)人事檔案管理信息化體制建設(shè)，形成人事檔案網(wǎng)絡(luò)化格局，設(shè)置統(tǒng)一信息管理機(jī)構(gòu)，不斷完善信息管理體制，更新檔案管理理念，推動(dòng)高職院校人事檔案管理工作信息化進(jìn)程。

2）采用檔案信息化保管方式。為了適應(yīng)信息化發(fā)展要求，高職院校人事檔案管理人員需要更新檔案保存方式，逐步放棄傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)保存方式，積極采用信息化技術(shù)進(jìn)行保管。為此，高職院校需要采購(gòu)各種信息化的工具，做好人事檔案信息化布局，提高人事檔案管理質(zhì)量[3]。與此同時(shí)，高職院校還需要統(tǒng)一信息化保存的格式，讓全校通過(guò)統(tǒng)一的格式做好檔案的保管。

3）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，做好應(yīng)用開(kāi)發(fā)工作。在信息化背景之下，高職院校人事檔案管理人員需要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，工作人員需要樹(shù)立起主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，放棄傳統(tǒng)被動(dòng)服務(wù)思想，可以探索將服務(wù)意識(shí)納入高職院校人事檔案管理人員的考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)之中，與其績(jī)效工資進(jìn)行掛鉤。與此同時(shí)，高職院校也需要做好人事檔案信息應(yīng)用開(kāi)發(fā)，通過(guò)信息應(yīng)用開(kāi)發(fā)來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化改造，這樣有助于提高人事檔案管理效率，提高人事檔案管理質(zhì)量。

4）培養(yǎng)復(fù)合型人才。為了促進(jìn)高職院校人事檔案管理工作信息化建設(shè)，高職院校還需要加強(qiáng)復(fù)合型檔案管理人才培養(yǎng)。在人才培養(yǎng)方面，高職院校首先必須做好人才選拔工作，可以從應(yīng)屆檔案管理人才之中招聘優(yōu)秀人才，夯實(shí)高職院校人事檔案管理人才基礎(chǔ)。與此同時(shí)，高職院校也需要加強(qiáng)人才培育工作，對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行全脫產(chǎn)式培訓(xùn)，豐富他們的檔案知識(shí)，增強(qiáng)信息化操作能力，提高信息時(shí)代人事檔案管理質(zhì)量。

5）提高重視程度，持續(xù)投入資金。高職院校領(lǐng)導(dǎo)需要重視人事檔案管理工作，要認(rèn)識(shí)到信息化時(shí)代人事檔案管理工作對(duì)于高職院校建設(shè)的重要意義，持續(xù)為人事檔案的信息化建設(shè)提供資金，以便推動(dòng)高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)上一個(gè)新臺(tái)階。除了由學(xué)校提供資金之外，人事檔案管理人員還可以充分發(fā)揮出社會(huì)募捐的作用，通過(guò)社會(huì)募捐的方式來(lái)獲得更多資金，以便為人事檔案信息化建設(shè)提供源源不斷的資金。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為了推動(dòng)信息時(shí)代高職院校人事檔案管理工作，高職院校需要完善管理體系，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，采用信息化保管方式，增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)，做好應(yīng)用開(kāi)發(fā)工作，加強(qiáng)復(fù)合型人才培養(yǎng)，重視檔案管理的信息化工作，持續(xù)投入資金，促進(jìn)信息時(shí)代高職院校人事檔案管理上一個(gè)新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

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[2]黃昆.高職院校人事檔案信息化管理研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（08）：79.

[3]趙瑩.高職院校人事檔案信息化管理初探[J].勞動(dòng)保障世界，2017（05）：58.

作者簡(jiǎn)介

郝晨光，男，山東省濟(jì)南市，中級(jí)職稱，人事檔案管理。