企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題分析及創(chuàng)新思路

范友松

摘 要：企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作，在短時(shí)間內(nèi)難以完成，它作為一項(xiàng)極為復(fù)雜的工作，需要工作人員不斷提高自身的能力，并且在實(shí)踐中不斷強(qiáng)化自身的創(chuàng)新和服務(wù)理念。管理檔案工作的人員應(yīng)該樹(shù)立起服務(wù)意識(shí)，通過(guò)解決各種困難，從而滿足社會(huì)的發(fā)展需求。在當(dāng)前社會(huì)中，企業(yè)完成檔案信息化管理是全球化經(jīng)濟(jì)的必然。本文簡(jiǎn)要的對(duì)企業(yè)建立檔案管理信息化所存在的問(wèn)題進(jìn)行了敘述，并提出了相應(yīng)的解決措施，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)的檔案信息化建設(shè)提供幫助。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè)問(wèn)題;創(chuàng)新思路

1 導(dǎo)言

科技迅猛發(fā)展為社會(huì)帶來(lái)了全新變革，企業(yè)檔案管理工作面臨創(chuàng)新，將信息技術(shù)融入到檔案管理中，可以提高檔案管理效率，簡(jiǎn)化檔案管理內(nèi)容，企業(yè)迫切需要檔案管理信息化，應(yīng)從提高管理人員的素質(zhì)，重視經(jīng)費(fèi)投入等方面出發(fā)，完善企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)。

2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題分析

1）檔案信息化管理意識(shí)較為薄弱。在很多企業(yè)中，對(duì)檔案信息化管理都意識(shí)薄弱。面對(duì)當(dāng)下信息化的迅速發(fā)展和大數(shù)據(jù)時(shí)代的日趨形成，人們的生活方式和工作環(huán)境均受到了一定影響。打破傳統(tǒng)模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，是對(duì)檔案管理人員的一項(xiàng)挑戰(zhàn)。信息化時(shí)代下，企業(yè)針對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理所要耗費(fèi)的資金較高，大多數(shù)企業(yè)站在無(wú)關(guān)緊要的立場(chǎng)，認(rèn)為檔案信息化管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展不能夠起到較大影響，是可有可無(wú)的存在，降低了管理者對(duì)檔案信息化管理的重視程度。

2）檔案信息化管理人員素質(zhì)較低。在檔案信息化管理的過(guò)程中，無(wú)論是檔案的信息化建設(shè)，還是檔案的資源利用，都對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了新的要求。新時(shí)代的檔案管理人員除了要具有檔案管理能力，還要有計(jì)算機(jī)專業(yè)技能和信息處理的能力。但從實(shí)際情況來(lái)看，有些檔案管理人員缺乏檔案信息化管理知識(shí)，不能站在企業(yè)管理的高度上使企業(yè)管理者重視檔案信息化建設(shè)，更多的是依賴于固有的檔案管理模式，只重視紙質(zhì)檔案，認(rèn)為保存管理好紙質(zhì)檔案就是保存好企業(yè)資源。有些檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)管理能力，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，完全依賴于企業(yè)信息化管理人員，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)缺乏實(shí)操性，無(wú)法達(dá)到實(shí)際效果。

3）缺乏資金，設(shè)備落后。在進(jìn)行企業(yè)的檔案管理工作中，進(jìn)行軟硬件的建設(shè)是保證檔案管理信息化的基礎(chǔ)。但是，運(yùn)用軟硬件需要使用大量的資金。因此，許多企業(yè)只是將資金用于產(chǎn)品研發(fā)和市場(chǎng)開(kāi)發(fā)商，所以檔案管理工作上依然處于初級(jí)階段。不但資金不足，而且企業(yè)高層對(duì)于檔案的信息化不夠重視，所以，建設(shè)信息化檔案管理建設(shè)困難重重。在大部分企業(yè)中，技術(shù)檔案信息化體系還不夠完善，而且對(duì)于技術(shù)檔案的歸檔仍然在被動(dòng)狀態(tài)，上頭傳下來(lái)什么文件，便對(duì)什么文件進(jìn)行處理，工作人員的主動(dòng)性難以得到發(fā)揮，無(wú)法有意識(shí)地對(duì)檔案中的內(nèi)容進(jìn)行篩選，從而導(dǎo)致后期工作中資源整合工作的加重。另外，構(gòu)建檔案管理信息化時(shí)，前期需要用到大量的資金來(lái)對(duì)軟硬件進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)，而企業(yè)中許多設(shè)備需要升級(jí)，因此，企業(yè)還需要優(yōu)化其工作環(huán)境。

3 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新思路

1）制定企業(yè)信息化管理長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。要想對(duì)企業(yè)檔案實(shí)施信息化管理，首先，要做到的便是構(gòu)建企業(yè)信息化管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，以此來(lái)引起企業(yè)自身的高度重視，意識(shí)到檔案信息化管理在利用方面對(duì)企業(yè)所產(chǎn)生的效益。作為企業(yè)的檔案管理部門(mén)，應(yīng)該承擔(dān)起促進(jìn)企業(yè)綜合性發(fā)展的責(zé)任，憑借戰(zhàn)略性眼光與踏實(shí)肯干的作風(fēng)進(jìn)行內(nèi)部檔案信息化建設(shè)。其次，針對(duì)企業(yè)檔案信息化管理，應(yīng)該制定出明確的規(guī)劃和實(shí)施方法，以科學(xué)流程指導(dǎo)操作。在整個(gè)執(zhí)行過(guò)程中，都具備長(zhǎng)遠(yuǎn)性和復(fù)雜性，因此，相關(guān)部門(mén)之間的密切配合也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理的必要支持。為了真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息共享、資源配置以及相互協(xié)作，必須根據(jù)制定的目標(biāo)進(jìn)行建設(shè)和管理，一步一步穩(wěn)扎穩(wěn)打，切實(shí)推進(jìn)企業(yè)檔案向著信息化管理和利用方面轉(zhuǎn)型。

2）創(chuàng)新理念。想要完成企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，要做的便是創(chuàng)新相應(yīng)的理念。通過(guò)新的理念，從而完成實(shí)踐。首先，要以服務(wù)為檔案管理工作的首要目標(biāo)，其次，在新的形勢(shì)下，應(yīng)完成檔案管理的信息化建設(shè)，從而保證檔案信息管理能夠與時(shí)俱進(jìn)。另外，企業(yè)可以利用培訓(xùn)等方法，來(lái)強(qiáng)化員工對(duì)與自身工作的態(tài)度，通過(guò)不斷的提高自身的素養(yǎng)，從而為企業(yè)做出貢獻(xiàn)。

3）提高檔案服務(wù)能力。企業(yè)檔案管理工作能為企業(yè)決策者提供全面、詳細(xì)、具體的信息資料，有助于企業(yè)更好地完成運(yùn)營(yíng)管理活動(dòng)，提高管理效率，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。而目前，企業(yè)檔案服務(wù)僅僅是提供檔案信息的借閱，服務(wù)內(nèi)容有限，很難發(fā)揮檔案信息的作用，造成企業(yè)不重視檔案管理工作。因此，必須優(yōu)化和提升檔案服務(wù)能力。第一，優(yōu)化現(xiàn)有檔案服務(wù)功能。當(dāng)前檔案管理的主要功能是檔案資料的借閱。對(duì)此，檔案管理人員必須圍繞借閱服務(wù)進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，可以借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、快速檢索技術(shù)以及全文檢索技術(shù)，提升服務(wù)效率，便于利用。此外，還要根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，開(kāi)拓更多的服務(wù)功能，提升檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)水平。第二，加強(qiáng)新功能的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。企業(yè)要在確保檔案信息安全的基礎(chǔ)上，科學(xué)梳理檔案信息，并根據(jù)部門(mén)開(kāi)放相應(yīng)的檔案信息調(diào)取權(quán)限，使更多的企業(yè)人員能夠利用檔案信息，提升檔案信息服務(wù)范圍。

4）加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)和人員培訓(xùn)。在企業(yè)檔案信息管理和利用方面，除了需要制定長(zhǎng)遠(yuǎn)科學(xué)規(guī)劃以外，還需要加強(qiáng)軟硬件設(shè)施優(yōu)化和人員培訓(xùn)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。作為檔案管理部門(mén)，應(yīng)該重視與信息技術(shù)部門(mén)之間搭建良好的合作溝通關(guān)系，無(wú)論是業(yè)務(wù)上還是細(xì)節(jié)當(dāng)中，信息化技術(shù)部門(mén)都能夠及時(shí)給予良好支持，盡可能改善不足之處。對(duì)于一些較大型企業(yè)，可以設(shè)置較高的目標(biāo)，以最快的速度實(shí)現(xiàn)將檔案信息化建設(shè)歸納到企業(yè)的綜合建設(shè)當(dāng)中，做到資源配置全面化，充分解決軟硬件問(wèn)題以及人員培訓(xùn)方面的問(wèn)題。首先，在硬件設(shè)施方面，企業(yè)檔案信息化管理需要良好的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施做支持，利用主干網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)等進(jìn)行信息存儲(chǔ)，搭建良好的運(yùn)營(yíng)平臺(tái)。其次，在軟件方面，依據(jù)檔案信息化建設(shè)規(guī)模，決定企業(yè)自行開(kāi)發(fā)與購(gòu)買(mǎi)，考慮信息兼容性的同時(shí)也要科學(xué)控制成本，避免在這一過(guò)程中造成浪費(fèi)。最后，在人員培訓(xùn)方面，注重思想道德素質(zhì)教育和個(gè)人掌握的基本技能，培養(yǎng)有責(zé)任意識(shí)的檔案管理人才。在計(jì)算機(jī)軟件熟練運(yùn)用方面，盡可能運(yùn)用對(duì)系統(tǒng)熟悉的人員，減少在培訓(xùn)過(guò)程中基本操作方面浪費(fèi)時(shí)間。

5）創(chuàng)新信息化技術(shù)。建構(gòu)開(kāi)放式的平臺(tái)，讓網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能夠真正地為檔案管理工作進(jìn)行服務(wù)，并且在此基礎(chǔ)上，不斷的將檔案管理工作進(jìn)行完善，提高其使用效率?？茖W(xué)的完善電子檔案管理系統(tǒng)，保證技術(shù)的先進(jìn)性，在進(jìn)行電子信息系統(tǒng)建立時(shí)，充分使用電子信息技術(shù)。在進(jìn)行電子檔案信息管理構(gòu)建時(shí)，要對(duì)其管理行為進(jìn)行規(guī)范，從而保證資源能夠得到有效的開(kāi)發(fā)。進(jìn)行互換性檔案平臺(tái)的創(chuàng)建，能夠保證檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)信息化。通過(guò)推動(dòng)檔案管理互聯(lián)網(wǎng)化，從而完善電子檔案的管理系統(tǒng)，提高檔案的利用效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案信息化管理主要指的是運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)企業(yè)的重要檔案進(jìn)行系統(tǒng)信息化操作，在科學(xué)合理范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享，以此來(lái)促進(jìn)企業(yè)更好運(yùn)轉(zhuǎn)。相對(duì)于傳統(tǒng)方式下檔案管理，這樣的優(yōu)化方式不管是對(duì)于后期利用的便捷之處，還是對(duì)于整體數(shù)據(jù)的保存性而言，都有極大意義。

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