淺談高校檔案數(shù)字化外包的注意事項

摘 要：由于社會發(fā)展對人才的高度重視，使得高校檔案利用率快速的提升，信息時代的崛起倒逼高校檔案加快數(shù)字化進(jìn)程，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包給專業(yè)技術(shù)公司是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。本文闡述了外包合同簽訂前期的注意事項，數(shù)字化過程中面對的問題和應(yīng)對措施，以及后期如何保存數(shù)字化成果等方面提供參考意見。

關(guān)鍵詞：高校檔案;數(shù)字化;外包

鑒于高校檔案面對高頻率的查詢和利用，將檔案數(shù)字化的勞動密集型工作外包給具備專業(yè)技術(shù)的公司來完成，是大勢所趨，是實現(xiàn)科學(xué)化、專業(yè)化管理檔案的有效途徑，不僅可以有效的保護(hù)好檔案防止老化，發(fā)揮應(yīng)有價值，同時讓檔案工作者把精力集中在整理和管理檔案，和對外提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)上。

檔案數(shù)字化外包需要單位投入大量資金設(shè)備，嚴(yán)格把控數(shù)字化的每一個環(huán)節(jié)，以及后期持續(xù)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)維護(hù)，這對職工提出了極大的挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化主要包括檔案整理、數(shù)字化掃描及圖像處理、目錄錄入、原文掛接、數(shù)字化成果移交以及簽訂安全保密協(xié)議等相關(guān)環(huán)節(jié)。[1]下文就簽訂外包合同的前期注意事項，把控數(shù)字化加工的質(zhì)量，保護(hù)成果等問題提出建議。

1 外包程序公開透明化

檔案管理單位應(yīng)該將外包程序公開化，招投標(biāo)過程接受所有基層職工監(jiān)督。監(jiān)督是為了集合大家的判斷能力，避免承擔(dān)風(fēng)險，同時有效的避免某些人員暗箱操作，讓過程不合理，結(jié)果不達(dá)標(biāo)。由監(jiān)督小組對外包公司進(jìn)行資格審查，是否有保密資質(zhì)證書，包括有豐富的檔案加工經(jīng)驗、管理制度健全、專業(yè)能力、設(shè)備等，通過集體討論決定選取哪一家公司，項目進(jìn)行中間雙方負(fù)責(zé)人有效溝通對接，驗收小組檢查和驗收，皆由檔案職工親力親為。

2 外包合同的簽訂

對檔案數(shù)字化工作來說，單位領(lǐng)導(dǎo)必須十分重視，在合同中要注明清楚檔案數(shù)字化外包的數(shù)量、質(zhì)量要求、完成時限、驗收標(biāo)準(zhǔn)等信息。在合同審核、簽訂時，可聘請第三方專業(yè)人士對合同內(nèi)容進(jìn)行分析，避免法律風(fēng)險。[2]外包數(shù)字公司工作人員必須簽訂保密協(xié)議，對內(nèi)容完全保密，違法違規(guī)需要承擔(dān)相關(guān)法律責(zé)任，加工現(xiàn)場加裝視頻監(jiān)控設(shè)備，數(shù)字化加工期間封斷無線網(wǎng)絡(luò)功能，

3 數(shù)字化質(zhì)量的控制

1）單位要安排有強(qiáng)有力的執(zhí)行人來負(fù)責(zé)，嚴(yán)格把控工作進(jìn)度，隨時抽查數(shù)字化質(zhì)量。嚴(yán)格保證原始紙質(zhì)檔案安全，每一次出入庫房的清點交接必須由直接責(zé)任人親力親為，如發(fā)現(xiàn)殘損檔案，先手工修補(bǔ)再登記掃描。出庫的時候分批次的移出，逐份清點移交和回收，在數(shù)字化交接登記表上雙方簽字，將交接表永久保存。為了保護(hù)好紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)字化最好是做到不拆釘子，不拆開原件，有效的避免破損和漏頁，降低安全風(fēng)險。拆釘后的檔案按照頁碼順序排列好，必須采用不銹鋼裝訂。加工現(xiàn)場禁止將食物和水帶入加工現(xiàn)場。

2）采用平板高清掃描儀以及全彩色掃描模式，分辨率不低于 300dpi。對于原件里字跡不清晰，顏色淡字體小的圖片要求經(jīng)過手工的圖片處理，達(dá)到直接打印機(jī)出圖能清晰辨認(rèn)的程度。對數(shù)字化中要錄入的歸檔年度、分類號、目錄名、題名、保管期限、編碼、符號、關(guān)鍵詞等都要仔細(xì)交代給外包公司，避免檢查后發(fā)現(xiàn)大量雷同的錯誤，費力去修正。對于高校錄取新生名冊，畢業(yè)名冊等具有大量人名的檔案，錄入關(guān)鍵詞要具體錄入到每一個人名。因為這類材料字體小，清晰度差，基本每一頁圖片手工處理后要由負(fù)責(zé)人仔細(xì)檢查，確保文字可辨認(rèn)，亮度合適。專利證書錄入要具體到專利號，發(fā)明人，具體名稱。涉密件檔案要抽出，其他不需要掃描存檔的部分，要列好單子詳細(xì)告知對方，減少不必要的開支。雙方的有效溝通，及時反饋非常重要。整個過程中不能夠突然更換負(fù)責(zé)人，導(dǎo)致信息傳達(dá)不全。

3）重視驗收過程。驗收小組反復(fù)檢查，抽查。如果達(dá)不到質(zhì)量的情況下，單位有權(quán)利要求返工重新做，如果工期超過合同規(guī)定，單位有權(quán)利扣減部分合同金額作為補(bǔ)償。每一種類別的檔案都要抽檢，每一個年份都要檢查。

4 確保數(shù)字化成果安全

1）光盤和硬盤存儲安全。因為電子檔案對存儲硬件的依賴較為嚴(yán)重，外部環(huán)境不穩(wěn)定都有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的丟失。首先要選用優(yōu)質(zhì)的品牌硬盤來存儲數(shù)據(jù)，每件硬盤拷貝兩份以上，最好選擇用不同型號的兩塊硬盤，防止出現(xiàn)某個批次的整體故障。其次要選用安全的存儲設(shè)備如防磁柜來存放硬盤，保證庫房的溫度濕度的穩(wěn)定。有條件的單位要分地域存儲，分散風(fēng)險，以防止出現(xiàn)被盜、潮濕等特殊情況受損。多年前檔案數(shù)字化是采用光盤刻錄，多年以后難保數(shù)據(jù)正常使用，應(yīng)該盡早的把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)錄成硬盤，每年都要檢查一次硬盤的好壞，如果發(fā)現(xiàn)任何小故障，立即更換。

2）檔案操作系統(tǒng)運行安全。檔案數(shù)據(jù)庫是承擔(dān)檔案的電子載體，信息安全需要專門人員來保障，需要不斷加強(qiáng)職工專業(yè)技能，加強(qiáng)安全系統(tǒng)的防御能力，定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞的修補(bǔ)，優(yōu)化升級系統(tǒng)。[3]工作中持續(xù)強(qiáng)化職工的信息安全管理意識，在硬件上配備高配置的計算機(jī)、服務(wù)器來達(dá)到保衛(wèi)信息安全的目的。具有職業(yè)素養(yǎng)的檔案人和先進(jìn)的工作設(shè)備缺一不可。

5 結(jié)語

國家檔案局局長李明華在2015年度指出：“十三五”時期我國檔案事業(yè)發(fā)展的總體目標(biāo)是到2020年，初步實現(xiàn) 以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，建成與全面建成小康社會奮斗目標(biāo)相適應(yīng)的、有效服務(wù)和支撐國家治理的檔案事業(yè)發(fā)展體系。[4]在我國數(shù)字檔案信息安全保障體系的法律法規(guī)不完善的時候，作為檔案從業(yè)者人員需要付出更多的心血努力，多思考研究，規(guī)避風(fēng)險，把外包中能控制的因素緊握在手里，善于提出新辦法，結(jié)合實際工作，全盤考慮信息安全和使用便捷。

參考文獻(xiàn)

[1]劉秋華.淺談高校館藏檔案數(shù)字化服務(wù)外包——以武漢大學(xué)為例[J].蘭臺世界，2020（01）：52-54.

[2]馬偉偉.試探檔案整理外包風(fēng)險及防范[J].卷宗，2017（21）.

[3]鄭小利.試論數(shù)字化檔案信息的安全保障體系[J].卷宗，2017（21）.

[4]李明華.全國檔案工作暨表彰先進(jìn)會議上的講話[J].中國檔案，2016（1）.

作者簡介

姚娟（1985-），女，漢族，海南，本科，初級，檔案利用。