數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)踐與探討

王清玲

摘 要：新時(shí)代新技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異，我國(guó)已進(jìn)入到信息化時(shí)代的背景下，檔案數(shù)字化管理也有了全新的發(fā)展。本文在論述數(shù)字檔案管理和技術(shù)特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，論述了如何做好數(shù)字化檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案;必要性;措施

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，世界各國(guó)都在進(jìn)行信息化變革，在此背景下人們的生活和工作方式也發(fā)生了顛覆式的改變。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，必須跟上時(shí)代的步伐，在信息化、數(shù)字化方面有所突破。所謂檔案數(shù)字化指的就是檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)實(shí)體檔案向數(shù)碼影像電子檔案轉(zhuǎn)化的過(guò)程，數(shù)字化檔案不僅能完整的記錄事件內(nèi)容，還便于資料的儲(chǔ)存，在很大程度上減少了資源浪費(fèi)，降低了制作儲(chǔ)存成本，但同時(shí)數(shù)字化檔案也面臨著檔案安全性和數(shù)字真實(shí)性和完整性的方面的威脅和考驗(yàn)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題會(huì)給單位和個(gè)人造成嚴(yán)重的影響。因此要客觀、全面的認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案，做好檔案數(shù)字化管理工作，是檔案管理工作者需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。

1 檔案管理工作數(shù)字化的必要性

在企業(yè)中，檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，且工作量較為龐大，而隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案的數(shù)量不斷增加，若是仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，不僅會(huì)影響到工作效率，還會(huì)為檔案查閱、調(diào)取、使用等帶來(lái)阻礙。因此，在步入數(shù)字化時(shí)代以后，檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。一方面，能夠改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案自身存在的弊端，以電子檔案的形式，將所有檔案信息保存起來(lái)，避免在因紙質(zhì)檔案損毀而影響檔案信息的精準(zhǔn)度，另一方面，可以有效提高工作效率，數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)能夠簡(jiǎn)化檔案管理工作，在調(diào)取檔案時(shí)只需要搜索關(guān)鍵詞即可，在提高工作效率的同時(shí)，還減輕了管理人員的工作壓力，對(duì)于檔案管理工作的進(jìn)一步優(yōu)化有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 數(shù)字化技術(shù)特點(diǎn)分析

數(shù)字化技術(shù)屬于計(jì)算機(jī)技術(shù)的范疇，目前，數(shù)字化技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用較為廣泛，數(shù)字化技術(shù)具有較強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

1）依賴虛擬化載體。數(shù)字化技術(shù)主要利用各類信號(hào)進(jìn)行數(shù)據(jù)和信息的加工、傳輸和存儲(chǔ)，信息和數(shù)據(jù)的載體需要依賴大容量的計(jì)算機(jī)內(nèi)存，還包括一些服務(wù)器和光盤(pán)、磁盤(pán)等，數(shù)字化技術(shù)需要依賴計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行查閱和處理，從這個(gè)角度上講，數(shù)字化技術(shù)也是一種虛擬化技術(shù)，這也是數(shù)字化技術(shù)的重要特點(diǎn)。

2）信息處理快速。數(shù)字化技術(shù)的另一個(gè)顯著特點(diǎn)是信息處理速度，數(shù)字化技術(shù)以快速的處理和傳遞信息為優(yōu)勢(shì)，在短時(shí)間內(nèi)，信息和數(shù)據(jù)的傳輸共享由數(shù)字化技術(shù)來(lái)完成，計(jì)算機(jī)高速處理能力十分明顯，對(duì)信息數(shù)據(jù)的處理速率決定了數(shù)字化技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)，這也十分符合檔案管理信息化的要求。

3 檔案管理中數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用對(duì)策

1）存量工程檔案數(shù)字化建設(shè)。制定存量工程檔案的數(shù)字化目標(biāo)和工作計(jì)劃，一步步實(shí)現(xiàn)工程檔案內(nèi)容的數(shù)字化，要進(jìn)一步提升檔案利用效率，還需要實(shí)現(xiàn)照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫(kù)或多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等。數(shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的，并且對(duì)已有的電子目錄的數(shù)據(jù)資源與實(shí)體檔案進(jìn)行比照，查漏補(bǔ)缺，優(yōu)化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)完整一致。

2）做好電子文件的收集和整理。檔案管理中有很多電子資料或文件，利用數(shù)字化技術(shù)比較重點(diǎn)的就體現(xiàn)在對(duì)于電子檔案的收集和管理，包括文件、照片、錄音、視頻等資料，檔案管理部門(mén)還可以利用專業(yè)設(shè)備，將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件資料，例如利用掃描儀等掃描檔案資料。檔案管理部門(mén)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人為管理模式，實(shí)現(xiàn)電子文件的科學(xué)歸檔和管理，節(jié)約大量的時(shí)間和精力。檔案管理部門(mén)要制定掃描機(jī)技術(shù)規(guī)范，確定掃描索引信息，對(duì)掃描過(guò)程環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，做好掃描監(jiān)督。

3）更新硬件設(shè)備。為了更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，企業(yè)在今后應(yīng)該根據(jù)可動(dòng)用資金數(shù)量，階段性的更新硬件設(shè)備，這樣才能夠?yàn)閿?shù)字化發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)良好環(huán)境。首先，更新硬件設(shè)備應(yīng)做好原設(shè)備上的保存工作，也可以存儲(chǔ)在“云”端，硬件設(shè)備更換以后的重新下載。其次，在設(shè)備更換完成以后，企業(yè)必須要對(duì)設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，確保所有的設(shè)備都能夠進(jìn)入正常工作狀態(tài)，尤其是計(jì)算機(jī)，作為數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)的主要載體，其性能、安全穩(wěn)定性關(guān)系到數(shù)字檔案的上傳、下載、存儲(chǔ)等，必須保障計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全無(wú)漏洞，為個(gè)后續(xù)開(kāi)展的各項(xiàng)工作提供充足保障。最后，除了硬件設(shè)備本身，企業(yè)還需要為硬件設(shè)備運(yùn)行提供良好的環(huán)境。一方面，針對(duì)用于檔案管理的一系列硬件設(shè)備，應(yīng)為其提供專門(mén)的房間，并安排專門(mén)的人員進(jìn)行定期打掃，同時(shí)，也方便統(tǒng)計(jì)檔案查閱人員，避免檔案出現(xiàn)丟失的情況;另一方面，需要定期對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行檢查，計(jì)算機(jī)為著重檢查部分，保證硬件軟件都不存在問(wèn)題。

4）數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在檔案檢索和查詢中。檔案管理數(shù)字化建設(shè)要突出檔案資料的價(jià)值，要重視檔案資料的檢索和查詢，在檔案資料檢索和查詢時(shí)，要根據(jù)固定的關(guān)鍵詞檢索檔案資料。及時(shí)確定檔案資料的位置，利用數(shù)字化技術(shù)在數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢索，避免檢索復(fù)雜化，提高了檢索的效率。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用可以打破時(shí)間和空間的限制，進(jìn)而提高檔案資料的管理應(yīng)用效率。

5）制定標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理規(guī)則。檔案管理部門(mén)應(yīng)該對(duì)電子檔案制定標(biāo)準(zhǔn)的管理規(guī)則，避免由于沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)降低工作人員的工作效率，造成不必要的人力、物力浪費(fèi)。標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理規(guī)則指的是檔案管理工作者的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，其內(nèi)容應(yīng)該主要包括工作的步驟、工作時(shí)間和具體工作要求等。另外，檔案管理規(guī)則中還應(yīng)該包括對(duì)人員的管理制度，包括各崗位的責(zé)任制，應(yīng)該將維護(hù)數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性納入各崗位的崗位責(zé)任制當(dāng)中，讓檔案管理工作人員明確各自的工作職責(zé)。

6）做好檔案數(shù)字化維護(hù)服務(wù)。檔案數(shù)字化結(jié)束之后，還需要將已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行維護(hù)，并為相關(guān)部門(mén)利用提供服務(wù)。首先是驗(yàn)收維護(hù)。組建檔案數(shù)字化驗(yàn)收小組，采用抽檢或全檢的方式，依據(jù)實(shí)現(xiàn)簽訂的合同內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收;驗(yàn)收完成后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化應(yīng)用培訓(xùn)，提供相應(yīng)的技術(shù)支持和服務(wù)。其次是體現(xiàn)特色服務(wù)。檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)其館藏的檔案資源，結(jié)合檔案數(shù)字化成果，建立若干專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如特色人物檔案;質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制度變遷檔案;質(zhì)量鑒定成果檔案;等等。最后是注重檔案利用。檔案的價(jià)值在于其利用，通過(guò)檔案數(shù)字化提升檔案利用的便捷化，為此，應(yīng)常態(tài)化地做好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的更新及維護(hù)，為檔案信息傳輸、檢索及下載利用提供便利。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)和結(jié)果，在新的歷史時(shí)期，強(qiáng)化是數(shù)字化和信息化技術(shù)的應(yīng)用有助于提高檔案管理的實(shí)效性。海陽(yáng)市檔案行政管理部門(mén)高度重視檔案管理工作，從企業(yè)到事業(yè)單位嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局8號(hào)令整理檔案，充分利用新技術(shù)優(yōu)勢(shì)和作用，增強(qiáng)檔案管理人員的自身素質(zhì)和專業(yè)能力，提高檔案資料管理工作的效率，促進(jìn)了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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