檔案管理工作存在的問題與對策研究

蔡賽魁 樊楠楠

摘 要：在這個信息技術(shù)主導(dǎo)的社會中，人們的思想觀念與社會需求都發(fā)生了很大的變化，因此需要對現(xiàn)有的工作方式進(jìn)行信息化的改造，在檔案管理工作中運(yùn)用信息技術(shù)提升檔案管理的信息化水平對提升檔案管理的整體水平具有相當(dāng)重要的意義。在傳統(tǒng)的檔案管理中存在著，效率低下，管理混亂等問題，通過引入信息技術(shù)可以很好的對這些問題進(jìn)行彌補(bǔ)，但同時提升檔案管理的信息化水平也一項復(fù)雜的工作，需要去解決很多的問題，只有在檔案管理信息化的過程中，對于出現(xiàn)的問題能夠及時的發(fā)現(xiàn)，并分析出解決的方案，才能推動檔案管理的信息化水平，提升管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問題;對策

檔案管理工作是一項政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，對負(fù)責(zé)具體工作的相關(guān)人員的要求較高，不僅需要相關(guān)工作人員要具有很強(qiáng)的責(zé)任心，同時還需要具備較高的專業(yè)知識。而當(dāng)前我國一些地區(qū)的檔案管理工作的重視程度不高，相關(guān)工作人員的素質(zhì)也良莠不齊，這種情況的發(fā)生，容易出現(xiàn)檔案管理工作混亂，影響正常工作運(yùn)行的情況發(fā)生。在信息化時代背景下，各個行業(yè)都應(yīng)該對自身的工作效率以及工作方式進(jìn)行反思，并利用現(xiàn)代的信息技術(shù)來提高工作效率。對于檔案管理工作來說在信息時代下，就要積極的利用信息化的管理手段來提升檔案管理的效率與質(zhì)量，提升檔案管理的服務(wù)水平。

1 信息時代下檔案工作的必要性

相比于傳統(tǒng)的檔案管理，信息化的檔案管理具有很大的優(yōu)勢，首先，信息化的檔案管理，摒棄了傳統(tǒng)的紙質(zhì)的信息載體，利用電子進(jìn)行信息的存儲，因此無論是在信息的收集還是整理方面都具有相當(dāng)?shù)膬?yōu)勢，可以極大地提高檔案的收集與整理的效率，因為檔案都以電子信息的方式存儲，因此也不存在檔案丟失的情況，另外由于現(xiàn)代的信息存儲設(shè)備都具有比較高的容量，因此可以存儲大量的檔案信息，不僅可以節(jié)省出大量的空間，同時也一舉解決了檔案保管的難題，最后，在檔案信息的查詢方面，信息化的檔案管理具有明顯的優(yōu)勢，同時在軟件或者是網(wǎng)頁輸入想要查找的檔案，可以在極短的時間內(nèi)顯示出想要查詢的檔案。因此在信息時代的背景下利用信息技術(shù)提升檔案管理的質(zhì)量和效率具有重大的意義。

2 檔案管理出現(xiàn)的問題

檔案管理工作通常存在以下幾個方面的問題，需要改進(jìn)：一是部分地區(qū)對于檔案管理工作重視程度有待提高;二是部分地區(qū)檔案管理力量薄弱;三是硬件設(shè)施不夠完善。具體如下。

2.1 重視程度不夠

當(dāng)前，一些單位對檔案管理工作的重視程度還有待于提高。認(rèn)為檔案管理只是進(jìn)行對材料的整理，保管好材料，不是單位的主要職能部門，不能夠給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益。這些誤區(qū)的出現(xiàn)，致使單位的檔案管理工作得不到足夠的重視，這種輕視檔案的行為都表明了這些人員對檔案管理工作沒有足夠的認(rèn)識，對單位的發(fā)展也是非常不利的。目前，我國尚未構(gòu)建起有關(guān)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，導(dǎo)致檔案管理缺乏有效的法律依據(jù)。同時，基于檔案多頭管理，各有政策，久而久之，勢必將導(dǎo)致檔案管理被標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而，使檔案無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的職能。

2.2 管理力量薄弱

檔案管理的實施承載著兩大功能，即確保檔案信息的安全性和有助于企業(yè)信息使用者快速查詢和使用信息。伴隨著電子計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，檔案管理開始趨向于現(xiàn)代化，由于現(xiàn)代化科技手段存在著自身的缺陷，硬件資源極易受到自然災(zāi)害的影響，并且，存儲在軟件系統(tǒng)中的有效資源和數(shù)據(jù)信息易受到病毒的侵?jǐn)_和毀壞，再加上，當(dāng)前很多檔案管人員的沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案管理工作的具體工作方式方法不了解，不能夠規(guī)范的管理檔案。

2.3 相應(yīng)的硬件設(shè)施不全

由于檔案管理工作不能夠得到有效的重視，一些單位對檔案的存放設(shè)施和辦公條件上不能給予更大的傾斜。致使檔案的存放隨意，沒有專門的檔案存放條件。而有的單位即使有專門的檔案存放地點，但也大多數(shù)設(shè)置在偏僻處，“六防”設(shè)備不配套，由于環(huán)境差，會使紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變，蟲蛀等現(xiàn)象的發(fā)生，影響檔案的完整性。更有甚者，一些單位的檔案管理工作連檔案管理工作必備的切刀、統(tǒng)一檔案夾等這些最基本的設(shè)備的都沒有。

3 信息時代下提高檔案管理水平的對策

3.1 推動檔案管理的信息化建設(shè)

在檔案管理的信息化建設(shè)中，最重要的就是檔案管理軟件的開發(fā)，因為管理軟件是檔案信息化管理的重要工具。雖然目前已經(jīng)針對檔案管理開發(fā)出了管理軟件，但是仍有很多需要改進(jìn)的地方。在推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)的過程中必須根據(jù)實際的需求，來制定相關(guān)的解決策略。從目前信息化檔案管理的實際需求上來看，比較迫切的就是提升軟件的通用性，并提高軟件的共享性，打通與政務(wù)管理系統(tǒng)的信息傳遞。從而進(jìn)一步提高檔案管理的效率。

3.2 統(tǒng)一規(guī)范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)制度

提高檔案管理的信息化水平不僅需要在技術(shù)上對傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行更新，也需要制定相應(yīng)的政策來適應(yīng)檔案管理的信息化水平，由于目前檔案信息化建設(shè)的起步時間較短，以此相關(guān)的制度并不完善，導(dǎo)致信息化背景下的檔案管理不能保證高水平的服務(wù)。而完善的制度建設(shè)保證檔案管理信息化水平的重要因素，因此需要盡快建立起一個科學(xué)完善的管理體系，以適應(yīng)檔案管理的信息化水平，使信息化的檔案管理更加規(guī)范，更加科學(xué)。

3.3 完善信息化檔案管理的安全體系建設(shè)

對于檔案管理工作來說，保證信息安全是對工作的基本要求，但是由于信息化的檔案管理，其在信息存儲與文件保管方面有一定的特殊性，因此給檔案管理的信息安全保護(hù)工作帶來了一定的困難，因此在檔案管理的信息化建設(shè)中需要格外重視信息安全因素，可以聘請專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全管理人員對檔案信息存儲的平臺進(jìn)行加固，同時應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)工作人員的信息安全意識，以及保密意識，可以在相關(guān)工作人員的工作電腦中安裝防護(hù)軟件，讓網(wǎng)絡(luò)安全人員定期對網(wǎng)絡(luò)日志進(jìn)行篩查，及時發(fā)現(xiàn)存在的信息安全隱患，并進(jìn)行處理。我們應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識并重視檔案管理信息化中存在的安全問題，更好地通過完善的安全體系建設(shè)保障檔案資料的信息安全。

3.4 加強(qiáng)重視程度

在當(dāng)前的檔案管理工作過程中，要加強(qiáng)單位對這項工作的重視程度。首先，作為單位的負(fù)責(zé)人就要加強(qiáng)這方面的思想建設(shè)，加大對檔案管理工作的重視性。其次，最為檔案管理的直接操作者，檔案管理工作人員的素質(zhì)和知識結(jié)構(gòu)也是十分重要的，要加強(qiáng)這些人員的思想建設(shè)和定期對這些人進(jìn)行培訓(xùn)工作，使其真正掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案管理的質(zhì)量。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作作為一個單位或者企業(yè)的基礎(chǔ)所在，起著至關(guān)重要的作用。但在目前的實際工作過程中，會遇到很多問題，針對這些問題做出相應(yīng)的解決辦法，是確保當(dāng)前檔案管理工作的前提，也是一個單位或者企業(yè)能夠正陽運(yùn)行的保證。所以，相關(guān)單位要做好檔案管理工作，為單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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