關(guān)于加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的思考

李嘉昕

摘 要：在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，社會(huì)經(jīng)濟(jì)取得了快速發(fā)展，事業(yè)單位為了自身的健康發(fā)展，需要重視財(cái)務(wù)管理工作。財(cái)務(wù)檔案是財(cái)務(wù)管理工作中較為重要的一項(xiàng)內(nèi)容，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作具有特殊性，通過(guò)加快推進(jìn)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理管理工作的信息化水平，利用信息化系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的統(tǒng)一和集中管理，可以進(jìn)一步提升事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作的水平，為事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作的有序開(kāi)展提供重要的保障。文中分析了事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化水平的策略進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;財(cái)務(wù)檔案;信息化;意識(shí);制度;完整性;安全

隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，將信息技術(shù)與檔案工作相結(jié)合，加快推動(dòng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，這不僅是時(shí)代發(fā)展的必然要求，同時(shí)也是檔案工作發(fā)展的重要趨勢(shì)。事業(yè)單位通過(guò)加快推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的步伐，能夠使財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)更具清晰性，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的順暢銜接，進(jìn)一步精化業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)對(duì)各階段財(cái)務(wù)狀況的實(shí)時(shí)核查，進(jìn)一步提高整體辦事效率。因此在實(shí)際工作中，事業(yè)單位輔導(dǎo)模式為財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)提供重要的支持，進(jìn)一步促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化水平的提升。

1 事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 財(cái)務(wù)檔案管理信息化意識(shí)薄弱

一直以來(lái)事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中對(duì)于財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)不重視，單位管理者對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作不了解，覺(jué)得只要保管好不丟失、不泄密，能夠應(yīng)付日常外調(diào)和查檔要求即可。而且多數(shù)單位也沒(méi)有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員，兼職財(cái)務(wù)檔案管理人員投入到檔案管理工作的精力有限，多數(shù)沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作缺乏了解，不僅無(wú)法及時(shí)完成檔案信息的收集、整理和歸檔工作，而且檔案管理信息化意識(shí)缺乏，這在一定程度上對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)帶來(lái)了較大的制約。

1.2 財(cái)務(wù)檔案管理制度不完善，軟件發(fā)展落后

事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，這與沒(méi)有完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度有直接的關(guān)系。當(dāng)前大部分事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化都處于停滯不前的狀態(tài)，而且管理體系混亂，沒(méi)有明確的信息化發(fā)展目標(biāo)，缺乏健全的檔案信息化管理制度。在實(shí)際事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，離不開(kāi)科學(xué)技術(shù)的支持，但當(dāng)前部分事業(yè)單位缺乏專業(yè)的信息技術(shù)人員，再加之規(guī)模較少，這也導(dǎo)致信息化改革推進(jìn)速度較慢，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)帶來(lái)了一定的阻礙。再加之受制于技術(shù)水平的制約，軟件開(kāi)發(fā)難度大，軟件發(fā)展相對(duì)落后，這也對(duì)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)帶來(lái)了一定的影響。

1.3 財(cái)務(wù)檔案管理缺乏完整性

事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)后，每天都會(huì)有大量的財(cái)務(wù)檔案信息載體產(chǎn)生，如電子文檔、程序文件及備份文件等，這些載體中的數(shù)據(jù)并沒(méi)有得到妥善的保存，在財(cái)務(wù)檔案管理軟件升級(jí)后，不同版本之間數(shù)據(jù)無(wú)法通用。再加之沒(méi)有完善的電算化財(cái)務(wù)檔案保護(hù)制度，這也導(dǎo)致不同人經(jīng)手的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)文件存在收集和歸檔不及時(shí)的問(wèn)題，財(cái)務(wù)檔案歸檔資料易出現(xiàn)缺失。

2 提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化水平的策略

2.1 轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)檔案管理理念，明確信息要求

在事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作推進(jìn)過(guò)程中，需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹(shù)立先進(jìn)的財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)理念，強(qiáng)化檔案信息意識(shí)。事業(yè)單位管理者需要認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要性，并進(jìn)一步提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重視度，結(jié)合自身的實(shí)際情況，充分的運(yùn)用現(xiàn)代化思維和先進(jìn)的技術(shù)手段，全面提高財(cái)務(wù)檔案信息化管理水平，使財(cái)務(wù)檔案能夠更好的服務(wù)于單位的財(cái)務(wù)管理工作。

2.2 完善財(cái)務(wù)檔案信息化管理制度

對(duì)于事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作而言，其具有較強(qiáng)的嚴(yán)肅性，而且與單位的發(fā)展息息相關(guān)。在當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大的新形勢(shì)下，財(cái)務(wù)檔案數(shù)量也隨之增加，在這種情況下，事業(yè)單位加快了財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，因此需要加快建立健全財(cái)務(wù)檔案信息化管理制度，為財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)工作的有序開(kāi)展提供重要的指導(dǎo)。在實(shí)際工作中，隨著財(cái)務(wù)檔案管理與信息化技術(shù)的緊密結(jié)合，需要積極推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理制度的優(yōu)化。針對(duì)財(cái)務(wù)電子檔案管理流程進(jìn)行明確，制定財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的檔案查閱、移交、歸檔、整理和利用等標(biāo)準(zhǔn)，積極對(duì)資源配置進(jìn)行估性價(jià)比，提高財(cái)務(wù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化水平。事業(yè)單位要針對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理、錄入和處理，完成對(duì)文字檔案的格式的轉(zhuǎn)化和數(shù)字化處理。針對(duì)電子檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行完善，使財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中各項(xiàng)工作的有序都能夠有章可循。另外，還要制定檔案崗位責(zé)任制，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理人員的行為，全面提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效性和安全性。

2.3 做好財(cái)務(wù)檔案的收集與保存，確保財(cái)務(wù)檔案的完整度

為了確保財(cái)務(wù)檔案不被篡改，事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理工作中宜實(shí)行電子簽單制度，并制定完善的財(cái)務(wù)檔案管理責(zé)任制，控制好電子件的簽入、簽出和安全。同時(shí)各軟件還要具有較強(qiáng)的兼容性，在財(cái)務(wù)軟件升級(jí)后，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)存儲(chǔ)的可續(xù)性和標(biāo)準(zhǔn)性。財(cái)務(wù)部門(mén)需要針對(duì)各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和文件進(jìn)行有效備份，及時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息進(jìn)行收集，保證財(cái)務(wù)檔案的完整性。目前財(cái)務(wù)檔案多采用磁性介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，因此宜采取雙份備份的方式，并在不同位置進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣即使有突發(fā)事件發(fā)生，也能夠第一時(shí)間對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)原。在財(cái)務(wù)檔案信息存儲(chǔ)過(guò)程中，需要定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查，并遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，避免發(fā)生由磁性介質(zhì)損壞而導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案信息丟失問(wèn)題的發(fā)生。

2.4 提高財(cái)務(wù)檔案信息安全意識(shí) 強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)監(jiān)管

在當(dāng)前事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，其安全風(fēng)險(xiǎn)呈現(xiàn)出不斷增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)。因此針對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)，需要強(qiáng)化安全防護(hù)和監(jiān)管。事業(yè)單位宜建立信息安全管理系統(tǒng)，明確管理員的權(quán)限，及時(shí)阻止可疑數(shù)據(jù)和操作。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理，需要實(shí)時(shí)進(jìn)行信息反饋和管控，消除不安全因素。同時(shí)還要強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理人員的安全意識(shí)，加大安全防范力度，盡可能的降低財(cái)務(wù)檔案信息發(fā)生泄露的概率，保證事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)安全、有序的運(yùn)行。

3 結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前新形勢(shì)下，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化工作的有序發(fā)展，為事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理水平的提升及財(cái)務(wù)檔案的高效利用起到了積極的促進(jìn)作用。在當(dāng)前事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中還存在許多不足之處，因此事業(yè)單位還要結(jié)合自身的實(shí)際情況不斷對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行優(yōu)化，加快推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展提供重要的信息支持。

參考文獻(xiàn)

[1]劉剛，封頔.事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].物流工程與管理，2017（6）：189-190.

[2]周妍倩.事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的困境和對(duì)策[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2018（12）：18-19.

[3]劉冶.事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化特點(diǎn)與發(fā)展趨勢(shì)[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018（09）：141+143.