電子信息檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)與控制

賴慶梅

摘 要：隨著新時期發(fā)展，在事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中，電子信息檔案已經(jīng)被廣泛應(yīng)用，為了進(jìn)一步提高電子檔案管理效率，要重視分析電子信息檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，通過有效的風(fēng)險(xiǎn)因素研究，利于不斷加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制能力，從而為事業(yè)單位電子檔案管理工作水平提高奠定基礎(chǔ)。希望結(jié)合實(shí)踐研究，能夠不斷提高事業(yè)單位電子檔案管理效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;電子信息檔案;風(fēng)險(xiǎn);控制

目前，在大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理的工作中，基本運(yùn)用了電子檔案的管理方式，使得自動化辦公有了充分的發(fā)展空間，大大提高了工作人員的工作效率。在電子檔案管理工作中，工作人員只需要將檔案的信息輸入到計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)之中，計(jì)算機(jī)便會將這些信息進(jìn)行編排，形成電子文件，然后再通過電子計(jì)算機(jī)后臺的運(yùn)作，將這些文件進(jìn)行統(tǒng)一的處理。這樣不僅僅方便了工作人員的檔案管理工作，同時也為用戶的檔案查詢帶來了一定的便利。這樣有利于事業(yè)單位各部門的協(xié)調(diào)發(fā)展，促進(jìn)我國事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

1 電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)

1.1 數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)

雖然電子信息檔案有著無可比擬的管理優(yōu)勢，但是具體應(yīng)用時也存在著較大的安全風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)殡娮有畔n案一般存儲于電腦、光盤或是U盤中，一旦遭遇停電、病毒攻擊等外來突發(fā)事故時，極易發(fā)生檔案信息的丟失、毀損與泄露問題。如一些黑客為了獲取事業(yè)單位的隱秘文件，則利用不法手段通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，盜取有價(jià)值的信息檔案，電子檔案的數(shù)據(jù)將會遭受極大安全風(fēng)險(xiǎn)。這類數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)，也是困擾事業(yè)單位電子信息檔案管理的最主要風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 檔案管理風(fēng)險(xiǎn)

電子信息檔案管理起步畢竟晚于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式，而且在使用的檔案載體上也與過去存在較大不同，以致于傳統(tǒng)的管理體制很難適應(yīng)電子信息檔案管理的需求。由于缺乏完善的管理體系支撐，電子信息檔案的管理呈現(xiàn)諸多漏洞和不足，帶來一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。同時，檔案管理人員多對電子信息保護(hù)的意識不高，且缺乏先進(jìn)的風(fēng)險(xiǎn)防范技術(shù)，對于風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)測、評估與防范能力較差，極大地增加了信息檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)。

2 電子信息檔案管理的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)控制措施

通過以上簡明分析，進(jìn)一步提高了對于電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識，為了不斷提高風(fēng)險(xiǎn)控制水平，要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)際，科學(xué)的制定更加完善的管理策略，下面具體分析。

2.1 確立科學(xué)的保密管理方案

在檔案管理工作的過程中，應(yīng)該重視保密環(huán)節(jié)。電子信息時代的檔案保密管理和過去紙質(zhì)檔案管理保管，在保存方式上存在著不同，所以做檔案管理工作時一定要制定科學(xué)化的保密管理方案。針對管理人員的級別，管理權(quán)限設(shè)置上也要有所差異，嚴(yán)格區(qū)分好信息瀏覽，修改權(quán)限和復(fù)制的內(nèi)容，最好設(shè)定兩人管理的權(quán)限制度，在保密信息的管理要求上要不斷增大，避免因?yàn)楸Ｃ芊桨傅牟缓侠碓O(shè)置，致使信息存在遺漏的風(fēng)險(xiǎn)性。而對于保密管理方案的制定來講，需要有相應(yīng)控制手段的前提下去建立，然后依據(jù)檔案管理需求，合理制定好處理的方案，如果管理中存在問題，在處理的力度上要加大，以此減少因管理不到位出現(xiàn)隱患。

2.2 減少網(wǎng)絡(luò)安全隱患

檔案管理電子信息化，最大的問題是網(wǎng)絡(luò)的安全性，這也是檔案管理工作，實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)控制最弱的地方。要想控制好網(wǎng)絡(luò)帶來的風(fēng)險(xiǎn)，需要從兩方面去做，一方面是內(nèi)部核心管理，另一方面是外部輔助管理。首先，對于內(nèi)部核心管理來講，主要是從內(nèi)部計(jì)算機(jī)硬件和計(jì)算機(jī)軟件方面提升運(yùn)行水平。而在建設(shè)防病毒軟件系統(tǒng)方面，應(yīng)該不斷加以重視，進(jìn)而有效減少網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行時出現(xiàn)安全隱患的概率。其次，需要把網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)病毒預(yù)防和系統(tǒng)運(yùn)行安全控制的服務(wù)，直接交給第三方管理機(jī)構(gòu)，這樣的外部輔助管理手段能夠全面提高風(fēng)控水平。最后，網(wǎng)絡(luò)安全隱患的控制應(yīng)該不斷增強(qiáng)管理部門的重視，特別是技術(shù)控制更要增加新型技術(shù)的引進(jìn)，規(guī)避技術(shù)能力不足產(chǎn)生安全性問題。

2.3 提升物理安全水平

要想降低檔案管理信息化發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的概率，必須提高物理安全水平，具體應(yīng)該從三個方面入手。首先，科學(xué)硬件設(shè)施維護(hù)制度的有效制定。作為工作人員，要求可以定期處理硬件設(shè)施和工作環(huán)境，有效減少破壞性的事情發(fā)生，比如潮濕環(huán)境以及其他的不良因素，這些會在一定程度上對計(jì)算機(jī)硬件構(gòu)成威脅。其次，信息的備份要做好，盡量減少信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)，這主要體現(xiàn)在因管理不當(dāng)和管理制度的不完善方面。最后，設(shè)備更新管理要不斷增強(qiáng)。電子硬件運(yùn)行生命有限，系統(tǒng)長期運(yùn)行的時候會發(fā)現(xiàn)損壞，所以需要建立良好的管理制度，及時更換運(yùn)行時長超年限的設(shè)備，避免因設(shè)備發(fā)生故障，產(chǎn)生數(shù)據(jù)可能丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 建立并完善工作制度

在事業(yè)單位，檔案的管理目標(biāo)主要是充分發(fā)揮事業(yè)單位運(yùn)行的作用，以此來達(dá)到合理性的利用。而提高檔案管理能力的主要依據(jù)是建立完善的電子檔案管理工作模式。以往事業(yè)單位的檔案管理，部門之間沒有很好的溝通，一般是自己整理并對檔案進(jìn)行收集。如今電子信息檔案的有效使用，能夠讓部門間的資源達(dá)到共享目的，不僅節(jié)約了人力和物力，而且還全面提高了工作的效率。為了進(jìn)一步確保信息資源的安全性，在事業(yè)單位一定要制定出適合的工作制度，對于檔案管理的工作人員必須要嚴(yán)格遵守各項(xiàng)制度。制度需要表明，只有檔案管理人員才能操作有關(guān)的系統(tǒng)，非工作人員不得進(jìn)入檔案管理室，更不能操作檔案管理的計(jì)算機(jī)。除此之外，還需要制定有效的監(jiān)督機(jī)制，逐層分配網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，根據(jù)秘密等級進(jìn)行合理劃分，不僅要讓領(lǐng)導(dǎo)層的監(jiān)督作用得以實(shí)現(xiàn)，而且還要讓工作人員互相之間做好監(jiān)督。

2.5 做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測評估

對于可能發(fā)生的各類電子信息檔案管理應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，事業(yè)單位檔案管理部門必須提升風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測、評估的技能。通過判斷出來的風(fēng)險(xiǎn)類型，進(jìn)行針對性的預(yù)防和化解，最大程度的控制風(fēng)險(xiǎn)影響。要建立及時的風(fēng)險(xiǎn)響應(yīng)機(jī)制，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行及時響應(yīng)，通過綜合分析電子檔案信息，探討實(shí)施過程可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)因素，包括風(fēng)險(xiǎn)概率、風(fēng)險(xiǎn)成本、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防控制辦法等。同時，這也需要管理者具備高度的風(fēng)險(xiǎn)意識，能夠機(jī)警地預(yù)見絕大多數(shù)風(fēng)險(xiǎn)，構(gòu)建一整套完善的預(yù)防、控制規(guī)劃體系，及時彌補(bǔ)漏洞、消除風(fēng)險(xiǎn)。可以設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全報(bào)警系統(tǒng)，一旦發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)苗頭，立即做出防御措施;還要利用殺毒軟件進(jìn)行定期病毒查殺與系統(tǒng)保護(hù)工作;此外，還要在全過程中監(jiān)督和控制文件管理工作，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，盡可能地降低甚至消除風(fēng)險(xiǎn)。

3 結(jié)束語

利用電子信息檔案管理技術(shù)能夠提升其工作效率，事業(yè)單位也開始使用電子檔案管理系統(tǒng)。檔案的管理變得更加方便快捷，并且準(zhǔn)確，最大限度地減少了傳統(tǒng)檔案管理帶來的一些弊端，但是計(jì)算機(jī)也不是萬能的，在實(shí)際的應(yīng)用中也存在各種各樣的缺陷，針對這樣的問題，我們在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的同時，也應(yīng)該用技術(shù)手段將相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

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