信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新

劉鐵軍

摘 要：普遍聯(lián)系和永恒發(fā)展是人類社會發(fā)展亙古不變的主題，人類社會歷經的農業(yè)時代和工業(yè)時代在大約19世紀中期迎來了更替，取而代之的是信息化時代。信息化時代大背景下，衍生的新興行業(yè)不斷興起的同時也給許多舊時代下推動社會發(fā)展的工作帶來了影響。

關鍵詞：信息化;檔案管理;創(chuàng)新

文書檔案一般是由機構、組織、各種類型公司企業(yè)在行政管理事務活動中用于記錄指示、決定、會議內容、計劃和總結等具有一定的社會屬性的文件資料，這個工作即便是在當今的信息化時代背景下也不可或缺，通過使用信息化相關技術來提高文書檔案管理的效率和水平，對文書檔案管理工作進行更進一步的創(chuàng)新，是人們關注的話題之一。

1 信息化文書檔案的存在問題

1.1 對文書檔案進行信息化管理的意識不強，管理理念仍然滯后

文書檔案管理是非常重要的。對文書檔案進行信息化管理可以提高工作水平以及管理效率，同時也節(jié)省了人力財力。但由于很多領導還沒有過渡到將文書檔案管理系統(tǒng)信息化的水平，因此一直采取以前的老方法進行文書檔案管理工作。不進行信息化管理，也就無法改進并解決我國目前文書檔案管理中存在的問題。

1.2 目前文書檔案管理工作信息化的程度水平較低，程序較復雜

很多文書檔案的管理部門雖然也采購配備了電腦等進行信息化處理的設備，但并未合理利用。大部分的管理人員因為傳統(tǒng)文書檔案管理的觀念與操作習慣比較固化，接受意識或能力不強，不會操作應用電腦等，只能繼續(xù)按照以往方式進行管理，難以在對紙質檔案的繁復收集、歸納以及利用的工作過程中發(fā)揮信息化技術應有的優(yōu)勢，尤其是在把檔案庫內的大量紙質文書檔案轉化成電子文檔和按照規(guī)定對一些需要電子備份的重要文書檔案的管理過程中。這就極大降低了管理工作效率。

2 信息化背景下文書檔案管理的現(xiàn)實要求

2.1 文書檔案管理工作先要對信息化的管理理念有所了解

在信息時代發(fā)展的過程中，計算機已經滲透到應用到現(xiàn)代社會的各行各業(yè)中，文書檔案管理也不例外，所以文書檔案管理的要求變得更加嚴格了，只有信息化的管理理念與之相互匹配，才能滿足現(xiàn)代化的發(fā)展要求，在這種情形下，如何完成文書檔案管理和信息化的有機結合使文書檔案管理向著更有利的方向發(fā)展，是我們優(yōu)先考慮的問題。

2.2 文書檔案管理在工作流程上也需要加以進一步的優(yōu)化

不斷提高人員素質，實現(xiàn)人機交互機制，這對工作水平的提高是很有幫助的，這是現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求，也是實現(xiàn)文書檔案管理水平提高的必然途徑，加強信息化的發(fā)展是十分重要的。

2.3 文書檔案管理工作也要在管理隊伍方面上多下功夫

文書檔案管理是政府機關以及事業(yè)單位等工作的重要內容之一，所以加強文書檔案管理過程中的管理人員素質是很有必要的，必須要進一步建立起一支高素質化的管理隊伍，這樣才能與信息化的文書檔案管理相互匹配。在當前的文書檔案管理過程中，正面臨著工作效率低、缺少時效性等問題，所以管理文書檔案的部門應該進一步認識到當前的發(fā)展趨勢，并且實現(xiàn)電子化的管理，這對促進管理水平的進一步提升有著重要的意義。高素質管理團隊的建立應該是由內至外的，并且是從上而下的，這是現(xiàn)代化管理的必然要求。

3 信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新方法

3.1 提高工作人員的綜合素質

我國是一個科技型發(fā)展大國，信息化大時代背景下的文書檔案管理工作在我國經濟市場依然有著舉足輕重的作用。而有關部門的工作人員的綜合素質對該項工作的方方面面都有著微妙的影響，所以提升有關該項工作的工作人員素質的提升就顯得尤為重要。知識就是力量，有關部門可以對相關工作人員進行不定期培訓保證工作人員們對該項工作的知識儲備達到一定水平。同時也要避免照本宣科，紙上談兵，要做到理論聯(lián)系實際，一切從實踐出發(fā)，實事求是將知識與工作良好的有機結合，培養(yǎng)出懂理論并且會實踐的相關工作人員。興趣使人產生巨大的創(chuàng)造力，可以通過激發(fā)工作人員工作興趣完成創(chuàng)新工作發(fā)展的同時創(chuàng)造更多的可能。每個人的能力水平不同，為此還可以成立學習小組，小組人員取長補短、共同進步，進而不斷提升檔案管理創(chuàng)新工作人員的綜合素質。

3.2 加強溝通與協(xié)調

溝通協(xié)調就是意見看法的交互，而信息化時代檔案管理創(chuàng)新工作過程中，也同樣不能缺少合理的溝通與協(xié)調，有了溝通和協(xié)調的同時，意見擇優(yōu)和采納，監(jiān)督和控制同樣都是必要的。所以，有關文書管理創(chuàng)新部門需要成立專業(yè)的檔案測評團隊，能推動文書檔案管理創(chuàng)新工作不斷進行的同時還可以對文檔管理創(chuàng)新工作進行監(jiān)督和控制，有必要成立專門的監(jiān)督團隊和交流溝通意見反饋團隊，從而保證文書檔案管理工作的創(chuàng)新順利進行。

4 結語

隨著時代的進步發(fā)展，公司、企業(yè)、機構是我國社會經濟發(fā)展的重要源泉，扮演著重要的角色，推動了社會發(fā)展進步的同時也為我國的信息化建設做出偉大貢獻。而文書檔案管理對一個企業(yè)，公司，機構有著舉足輕重的作用，是支持其正常運行的必要條件之一。然而現(xiàn)在社會處在信息化時代大背景下，應用信息技術手段創(chuàng)新文書檔案管理工作就有了很大的必要，相當于對傳統(tǒng)文書檔案管理工作進行了一個具有跨時代意義的優(yōu)化。使其更有效效率，更方便，更準確，更人文。而如果一味的守舊，將逐步無法滿足該工作的工作性質和工作要求，無法滿足時代發(fā)展的要求，并且還會對文書檔案管理工作的開展造成不利影響。所以也就需要與其相關部門從上至下迎合時代發(fā)展，使文書檔案管理工作早日完成全面信息化不斷創(chuàng)新開拓進取，為推動社會發(fā)展貢獻力量。

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