新時(shí)代檔案鑒定工作的困境與對(duì)策

陸光梅

摘 要：面對(duì)檔案事業(yè)的快速發(fā)展，檔案鑒定成為檔案管理的重要內(nèi)容，處于基礎(chǔ)性地位。檔案鑒定工作極具系統(tǒng)性與復(fù)雜性。立足新時(shí)代，尤其是在信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用不斷增強(qiáng)的情況下，檔案鑒定工作面臨諸多發(fā)展困境，需要引起高度重視，采取行之有效的應(yīng)對(duì)策略。本文以信息時(shí)代為背景，深入剖析了檔案鑒定工作面臨的困境，制定了有效的發(fā)展策略，以求不斷提高案鑒定工作效率與質(zhì)量，為檔案管理的有效開展提供保障，推動(dòng)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;檔案鑒定;困境;對(duì)策

對(duì)于檔案鑒定，其以檔案管理相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案價(jià)值的甄別與判定，達(dá)到針對(duì)性保管，為檔案利用創(chuàng)造有利條件。檔案鑒定是檔案管理的重中之重，難度較大，尤其是面對(duì)新的發(fā)展時(shí)期，科學(xué)地進(jìn)行檔案鑒定是檔案管理的重要工作，強(qiáng)化對(duì)檔案資源的整體優(yōu)化。在新時(shí)代，檔案管理工作的重心由保存變?yōu)楣芾砼c利用，而檔案鑒定更是基本前提，也就是說(shuō)，新時(shí)代的檔案鑒定工作不容忽視。

1 全面了解新時(shí)代檔案鑒定的內(nèi)容

1.1 遵循檔案管理規(guī)定，界定檔案歸檔范疇

對(duì)于檔案鑒定的范疇，其主要關(guān)注的是檔案資料與檔案管理機(jī)構(gòu)的職能關(guān)系。依據(jù)檔案歸檔相關(guān)規(guī)定，結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，明確檔案收集范圍，同時(shí)制定檔案保管期限表。從本質(zhì)上講，只要是記述與反映主體職能活動(dòng)的檔案材料都被納入鑒定范圍。結(jié)合文件來(lái)源渠道以及不同的職能部門，充分考慮檔案管理實(shí)際，判斷材料歸檔與否。

1.2 結(jié)合檔案價(jià)值，明確檔案保管期限

對(duì)于檔案期限的鑒定，主要是結(jié)合已經(jīng)明確的檔案收集范圍以及保管期限，對(duì)各個(gè)部門上交的文件材料進(jìn)行內(nèi)容鑒定，對(duì)需要保存的檔案資料進(jìn)行差異化保管期限的設(shè)定。具體講，檔案保管期限一般分為永久、30年以及10年。具體講，如果材料反映的是本公司核心職能行為，同時(shí)，對(duì)社會(huì)發(fā)展影響力較大、與經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及科學(xué)研究息息相關(guān)，這種資料需要設(shè)定為永久保管，一般包含文件、會(huì)議紀(jì)要以及相關(guān)文件資料;在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，服務(wù)于本公司工作需求的檔案，一般設(shè)定為長(zhǎng)期保管，多指一些傳達(dá)性文件、報(bào)告等;短期保管的資料多需要在一定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行查考與使用。在保管期限設(shè)定階段，要遵循期限表，實(shí)施針對(duì)性保管。同時(shí)，保管期限也不是一成不變的，需要結(jié)合其價(jià)值性變化，進(jìn)行合理調(diào)整。

1.3 遵守國(guó)家保密規(guī)定，強(qiáng)化檔案利用的有效鑒定

對(duì)于完成收集與歸檔的檔案，檔案利用的鑒定不可忽視。檔案利用的鑒定主要是對(duì)其公開性進(jìn)行界定。如果檔案資料隸屬涉密性文件，在使用之前，則需要經(jīng)歷解密或者降密環(huán)節(jié)。針對(duì)機(jī)密性文件，國(guó)家對(duì)其進(jìn)行針對(duì)性約定，結(jié)合機(jī)密等級(jí)，設(shè)計(jì)保密期限。因此，針對(duì)涉密檔案利用的鑒定工作，需要妥善落實(shí)，高度重視，為檔案利用提供便利。

1.4 多角度鑒定檔案質(zhì)量，以完整性與真實(shí)性作為基本原則

對(duì)于檔案的鑒定，質(zhì)量是關(guān)鍵，需要從檔案的完整性、原始性、真實(shí)性以及載體內(nèi)容角度進(jìn)行。具體講，針對(duì)完整性，主要考量檔案是否具有成套性的特點(diǎn)，從公司檔案系統(tǒng)性與齊全性出發(fā)進(jìn)行評(píng)估;原始性關(guān)注的是歸檔材料是否為底稿與原件，一般關(guān)注的是手稿、筆跡、印鑒等;真實(shí)性需要鑒定材料的是否具有偽造性 ，尤其關(guān)注其簽名與印章的真實(shí)性;載體鑒定需要關(guān)注承載材料的介質(zhì)的完好性，保證無(wú)損壞。

2 新時(shí)代檔案鑒定工作的困境

2.1 檔案載體形式多樣，檔案質(zhì)量鑒定方法面臨挑戰(zhàn)

在飛速發(fā)展的信息時(shí)代，各行各業(yè)都積極引入信息技術(shù)，信息資源類型多樣，規(guī)模巨大。檔案種類呈現(xiàn)多元化特點(diǎn)，融紙質(zhì)材料、視頻、音頻等多種形式于一體，其保存載體也突破紙質(zhì)的限制，促使檔案鑒定工作需要面對(duì)更多載體形式，需要采取針對(duì)性的鑒定手段，才能維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性與原始性，這也給檔案鑒定工作增加難度。

2.2 鑒定技術(shù)滯后，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范亟待出臺(tái)

在傳統(tǒng)檔案鑒定工作之中，其鑒定的資料多為紙質(zhì)形式，流程簡(jiǎn)單，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與要求都不高。但是，在信息時(shí)代，面對(duì)自動(dòng)化辦公的普及，電子檔案成為檔案的主要形式。從鑒定角度分析，一方面電子檔案鑒定工作尚未引起足夠重視，另外，檔案工作者電子檔案鑒定技能掌握不佳，專業(yè)技術(shù)有待增強(qiáng);除此之外，電子檔案鑒定領(lǐng)域缺乏有力的軟硬件支持，相關(guān)法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)也不健全。

3 新時(shí)代如何做好檔案鑒定工作

3.1 積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案鑒定技術(shù)，全面提升信息化鑒定水平

在新時(shí)代，檔案鑒定深受多方面因素的影響與制約，尤其是在電子檔案與數(shù)字化檔案不斷增多的情況下，檔案鑒定工作效果受制于信息化水平。依托案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，以保管期限為關(guān)鍵詞，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的準(zhǔn)確與快速鑒定。綜合使用先進(jìn)的傳輸技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、拷貝技術(shù)等，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，為檔案的鑒定提供更加有效的手段。為了提升原始紙質(zhì)檔案錄入速度，要積極完善目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化，積極升級(jí)檔案管理設(shè)施，做好檔案管理設(shè)備與設(shè)施的定期檢修與升級(jí)換代，實(shí)現(xiàn)對(duì)材料的科學(xué)管理。除此之外，電子檔案的歸檔利用軟件系統(tǒng)，采取安全備份保管的方式。

3.2 科學(xué)選擇檔案鑒定方法，力求合理性與高效性

為了將檔案鑒定工作落到實(shí)處，要選擇合理的檔案鑒定方法。通常情況下，一種鑒定方法為經(jīng)驗(yàn)類比法。這種方法更多依賴的是檔案人員在長(zhǎng)期工作中積累的鑒定經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合檔案實(shí)際，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行評(píng)估與鑒定，同時(shí)，明確利用依據(jù)，保證檔案保存價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。這種方法的實(shí)施離不開檔案人員豐富的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)的支撐。另外一種是綜合分析法。這種方法需要鑒定人員多角度關(guān)注檔案資源，從檔案來(lái)源、載體形式以及內(nèi)容出發(fā)進(jìn)行評(píng)價(jià)，獲取資源價(jià)值級(jí)別，構(gòu)建鑒定評(píng)價(jià)結(jié)論。還有一種方法是定性定量互補(bǔ)法。依據(jù)檔案資料的基本信息，形成定性結(jié)論，綜合使用多種鑒定手段與分析法，達(dá)到定量鑒定，最終實(shí)現(xiàn)定量與定性的結(jié)合，提升鑒定的精準(zhǔn)性。

3.3 健全檔案鑒定制度，構(gòu)建科學(xué)鑒定標(biāo)準(zhǔn)

為了做好新時(shí)代檔案鑒定工作，對(duì)于相關(guān)管理機(jī)構(gòu)，要在了解檔案鑒定發(fā)展現(xiàn)狀的前提下，結(jié)合社會(huì)發(fā)展需求，積極構(gòu)建滿足行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于不同的機(jī)構(gòu)，要在遵循國(guó)家法律的前提下，結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)以及需求，制定符合自身發(fā)展要求的檔案鑒定制度。另外，要將檔案鑒定納入檔案工作考核范疇，制定相應(yīng)考核與獎(jiǎng)懲方法。除此之外，要做好檔案鑒定工作的檢查與監(jiān)督，為檔案鑒定工作整體水平的提升創(chuàng)造有利條件。重視制定檔案鑒定時(shí)效性標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建檔案鑒定的相關(guān)規(guī)定與實(shí)施辦法，保證檔案鑒定工作有據(jù)可依，強(qiáng)化制度性保障作用的發(fā)揮。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上，立足新時(shí)代，檔案鑒定工作成為影響檔案管理效果的重要因素。因此，要結(jié)合信息時(shí)代背景，高度重視檔案鑒定工作的開展，在明確檔案鑒定內(nèi)容的前提下，正視存在的不足與問(wèn)題，依托先進(jìn)的制度，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，應(yīng)用高效檔案鑒定手段，促進(jìn)檔案鑒定工作的有序開展，為檔案管理質(zhì)量的提升奠定基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。

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