信息化時(shí)代下醫(yī)院檔案工作管理與創(chuàng)新化

王娜

摘 要：當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)成為社會(huì)時(shí)代發(fā)展的主流，信息技術(shù)的有效應(yīng)用，讓人們的生產(chǎn)生活變得更加便利，而且信息技術(shù)的應(yīng)用范圍也在不斷的擴(kuò)展，目前各行業(yè)領(lǐng)域中基本都在使用信息技術(shù)，包括醫(yī)院的檔案管理工作。信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作的科學(xué)應(yīng)用，能夠促進(jìn)工作效率的提升，提高檔案資料整理與查閱的便捷性。但是，信息化檔案管理工作依舊存在問(wèn)題，這就需要相關(guān)部門(mén)結(jié)合實(shí)際情況合理創(chuàng)新檔案管理工作方式。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;醫(yī)院檔案工作;管理創(chuàng)新

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，促使整個(gè)社會(huì)進(jìn)入到了信息化的時(shí)代，也有越來(lái)越多的行業(yè)領(lǐng)域開(kāi)始應(yīng)用信息技術(shù)，并構(gòu)建信息化的管理系統(tǒng)，實(shí)行相應(yīng)的信息化管理生產(chǎn)等工作模式。醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，也要順應(yīng)當(dāng)下時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行科學(xué)的改進(jìn)與創(chuàng)新，針對(duì)其中存在的問(wèn)題，制定出合理的解決方案，并將信息技術(shù)合理應(yīng)用到檔案管理工作中，加強(qiáng)對(duì)這一工作的信息化建設(shè)，提高工作有效性。

1 信息化時(shí)代下醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 信息化檔案管理的推行存在難度

信息化的檔案管理模式離不開(kāi)計(jì)算機(jī)這一設(shè)備，并且還要與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境結(jié)合在一起，才能夠保證計(jì)算機(jī)的有效運(yùn)行。不過(guò)，在醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際情況中，計(jì)算機(jī)設(shè)備并沒(méi)有得到有效的落實(shí)，而且醫(yī)院也沒(méi)有對(duì)電子信息檔案予以全面的實(shí)施，有一些部門(mén)仍舊使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，而這種檔案管理方式需要耗費(fèi)大量的人力、物力等資源，同時(shí)也會(huì)影響到整個(gè)檔案管理工作的效率。另外，醫(yī)院檔案管理部門(mén)的一些工作人員對(duì)于信息化檔案管理模式并不適應(yīng)，由于長(zhǎng)時(shí)間應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理方式，其自身對(duì)于計(jì)算機(jī)的操作并不熟悉，尤其是一些資歷以及年齡都比較大的檔案管理人員，其思想觀念也比較守舊，很難接受信息化的檔案管理模式，這樣就導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)難以順利開(kāi)展[1]。

1.2 醫(yī)院檔案管理體制缺乏完善性

醫(yī)院檔案管理工作的有效開(kāi)展，需要相對(duì)應(yīng)的檔案管理體制，而信息化檔案管理模式的應(yīng)用更需要與之對(duì)應(yīng)的管理體制，這樣才能夠保證檔案管理工作的有序性以及規(guī)范化。醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)運(yùn)行的過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生出大量的醫(yī)療檔案資料、以及會(huì)計(jì)，工會(huì)等多個(gè)職能部門(mén)的檔案，若是無(wú)法對(duì)這些部門(mén)檔案資料進(jìn)行有效的關(guān)聯(lián)及管理，則會(huì)對(duì)醫(yī)院各部門(mén)之間的溝通協(xié)作造成不良的影響，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作效率難以提升，管理工作質(zhì)量最終也不能夠達(dá)到相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)[2]。另外，將紙質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子信息錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之中，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料檢索查閱流程的簡(jiǎn)化，然而，一些醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，并沒(méi)有將信息技術(shù)的相關(guān)性充分的發(fā)揮出來(lái)，反而還在應(yīng)用傳統(tǒng)的管理模式，這樣就會(huì)增加人力、物力等資源的浪費(fèi)，甚至還會(huì)增加檔案管理人員的工作量以及工作時(shí)間，降低工作效率。一般醫(yī)院對(duì)檔案的管理意識(shí)比較薄弱，并沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，檔案管理工作都是由辦公室監(jiān)管，檔案管理分散在各部門(mén)，并受到傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，仍在使用單一落后的管理技術(shù)手段，對(duì)于先進(jìn)的檔案管理技術(shù)缺乏熟練的掌握，從而影響到檔案管理的信息化建設(shè)。

1.3 檔案管理缺乏統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院檔案管理工作的制度也不夠健全，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣很容易讓檔案管理工作出現(xiàn)混亂的情況。醫(yī)院檔案在產(chǎn)生的同時(shí)，相關(guān)管理人員就要將其及時(shí)歸檔，但是在實(shí)際工作中，檔案的歸檔工作并沒(méi)有做到位，在檔案管理工作中也經(jīng)常出現(xiàn)這樣的問(wèn)題：產(chǎn)生出的檔案資料沒(méi)有得到及時(shí)的歸檔處理，導(dǎo)致檔案中的重要原始資料丟失[3]。這不僅降低了檔案資料的完整性，也對(duì)醫(yī)療服務(wù)造成了不良的影響。除此之外，醫(yī)院各科室之間沒(méi)有在檔案信息的錄入、保存等多個(gè)方面形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，更沒(méi)有形成相應(yīng)的信息共享機(jī)制，這樣會(huì)造成檔案管理的混亂，且極容易出現(xiàn)重復(fù)、交叉工作，增加檔案管理人員負(fù)擔(dān)。

2 信息化時(shí)代下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的有效途徑

2.1 科學(xué)創(chuàng)新檔案的管理方式

在信息化的時(shí)代下，醫(yī)院檔案管理工作也需要進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新，以此實(shí)現(xiàn)自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。醫(yī)院的檔案管理部門(mén)可以根據(jù)自身的發(fā)展?fàn)顩r，以及社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，在這一過(guò)程中，可以引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)以及相應(yīng)的信息化設(shè)備，進(jìn)行信息化管理模式的構(gòu)建，同時(shí)也可以借助信息技術(shù)在計(jì)算機(jī)中建立信息系統(tǒng)，這樣更加方便對(duì)檔案資料的管理以及檢索，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。比如，在以往的檔案歸檔工作中，相關(guān)管理人員都是采用手工歸檔的方式，而且還是人工式的檢索查閱，拉低了整個(gè)檔案管理的工作效率，在這種情況下，醫(yī)院檔案管理部門(mén)則可以借助計(jì)算機(jī)，進(jìn)行檔案資料的起草、修改以及生成工作，以此完成電子檔案的即時(shí)傳輸，并實(shí)現(xiàn)電子檔案歸檔的管理方式，既能夠提高歸檔的時(shí)效性，也能夠提高檔案管理的高效性，達(dá)到資源共享。

2.2 創(chuàng)新統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院若想在當(dāng)下的信息時(shí)代提高檔案管理的有效性，不僅需要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，還要建立相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，創(chuàng)新檔案管理流程，促進(jìn)檔案管理工作效率與質(zhì)量的有效提升。而相關(guān)檔案管理部門(mén)在進(jìn)行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的創(chuàng)新時(shí)，也要注意保持其統(tǒng)一性，并結(jié)合醫(yī)院的具體情況以及檔案管理的實(shí)際流程，對(duì)檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)予以合理創(chuàng)新，以此提高信息化檔案管理的科學(xué)化水平，促使檔案管理工作的有效開(kāi)展?；诖耍瑱n案管理部門(mén)要設(shè)定科學(xué)統(tǒng)一的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，這樣也便于查閱，同時(shí)還要明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并設(shè)置具體的歸檔要求，明確歸檔期限，確保檔案資料的完整性。另外，相關(guān)部門(mén)在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化時(shí)，也要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，要求檔案管理人員要按照固定的格式錄入檔案信息，在錄入時(shí)要包含標(biāo)題、日期、內(nèi)容等等，以此保證電子檔案信息的完整性，也能夠方便管理人員的檢索工作，并有效篩出格式不規(guī)范的檔案文件，減少檔案錄入失誤的情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的細(xì)致化管理。

2.3 合理創(chuàng)新檔案管理工作制度體制

在實(shí)行信息化的檔案管理模式時(shí)，相關(guān)部門(mén)還要根據(jù)具體情況，對(duì)原有的檔案管理工作制度體制進(jìn)行合理的改進(jìn)與創(chuàng)新，使其能夠?qū)π畔⒒臋n案管理工作進(jìn)行有效的指導(dǎo)，提高檔案管理的實(shí)效性。因此，醫(yī)院的相關(guān)檔案管理部門(mén)要加大計(jì)算機(jī)管理的推行力度及宣傳力度，讓管理人員意識(shí)到這一管理模式的便捷性，以此推進(jìn)信息化檔案管理有效實(shí)行。另外，醫(yī)院還要對(duì)檔案的收集、歸檔、借閱等方面進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，并設(shè)置相應(yīng)的工作崗位，配備專(zhuān)門(mén)的管理人員負(fù)責(zé)相應(yīng)的檔案管理環(huán)節(jié)，明確其管理權(quán)限及責(zé)任，確保管理人員能夠承擔(dān)相應(yīng)的管理職責(zé)，提高其負(fù)責(zé)任的態(tài)度，一旦某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，就要讓實(shí)際管理負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任。此外，還要規(guī)范數(shù)字化的檔案管理工作流程，要聘請(qǐng)專(zhuān)門(mén)的技術(shù)人員進(jìn)行信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù)與管理，提高檔案管理的安全性。

3 總結(jié)

通過(guò)上述分析，醫(yī)院若想在信息化時(shí)代中，提高檔案管理工作的高效性，就要緊隨社會(huì)時(shí)代的發(fā)展潮流，構(gòu)建檔案信息化管理模式，以此提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。同時(shí)，醫(yī)院還要是對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題予以重視，通過(guò)創(chuàng)新管理方式以及完善管理制度，提高檔案管理的科學(xué)化水平，促進(jìn)其自身的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]蘇艷.信息化時(shí)代下醫(yī)院檔案工作管理與創(chuàng)新[J].新農(nóng)村：黑龍江，2018（36）.

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[3]申玉國(guó).信息化時(shí)代下醫(yī)院檔案工作的管理與創(chuàng)新思路研究[J].中國(guó)管理信息化，2016（12）：185-186.