大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校檔案優(yōu)化管理路徑探討

張靜 孫寶輝 李竟彤

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)信息技術(shù)所能帶來(lái)的交流合作和信息共享功能，為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了新的發(fā)展動(dòng)力。大數(shù)據(jù)信息技術(shù)強(qiáng)大的信息檢索能力和海量的信息存儲(chǔ)能力，使其能夠更好地為各行各業(yè)的發(fā)展服務(wù)，進(jìn)而也帶動(dòng)了社會(huì)的電子信息化程度，是促進(jìn)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的重要信息技術(shù)之一。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，各個(gè)地區(qū)的檔案管理所和各個(gè)檔案管理應(yīng)用單位也在積極地引進(jìn)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，學(xué)校也是其中之一。但是，由于大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展歷史還較短，所以學(xué)校在進(jìn)行檔案管理的工作過(guò)程中還是存在一定的問(wèn)題的。本文就其發(fā)展中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并進(jìn)一步對(duì)相應(yīng)的優(yōu)化管理路徑進(jìn)行了探討研究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;學(xué)校;檔案管理;路徑優(yōu)化

當(dāng)前，隨著我國(guó)的信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。云計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘、人工智能等技術(shù)不斷升級(jí)變化，社會(huì)的發(fā)展和企業(yè)的管理都得到了長(zhǎng)足的進(jìn)步與發(fā)展，各行各業(yè)的信息數(shù)據(jù)管理工作也有了質(zhì)的飛躍，大數(shù)據(jù)挖掘與分析技術(shù)的應(yīng)用也逐漸拓展到了學(xué)校的檔案管理工作中，為檔案的管理工作注入了新的活力[1]。但是，由于發(fā)展的時(shí)間較短，使用的經(jīng)驗(yàn)不足，在學(xué)校的檔案管理工作中，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。因此，對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代下學(xué)校管理檔案優(yōu)化途徑方面進(jìn)行探討是十分必要的。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代下學(xué)校檔案的特征分析

1）數(shù)據(jù)規(guī)模大。學(xué)校檔案的容量隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展而不斷增多，二者呈正相關(guān)關(guān)系。學(xué)校檔案本身需要對(duì)學(xué)校發(fā)展過(guò)程中所經(jīng)歷的重大發(fā)展事件和杰出發(fā)展人物進(jìn)行記錄，除此之外，還需要對(duì)教學(xué)、管理、科研等學(xué)校的中心工作進(jìn)行方方面面的記錄。因此，其本身的內(nèi)容含量就較大。如今，隨著電子數(shù)據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展，相應(yīng)的需要記錄的電子數(shù)據(jù)信息就更多了起來(lái)，除了原有的文件檔案外，對(duì)于相應(yīng)的圖片、視頻等也都要進(jìn)行記錄，并進(jìn)行電子信息化的整理與錄入。所以，在這些因素的共同作用下，大數(shù)據(jù)時(shí)代下學(xué)校檔案的首要特征就是規(guī)模龐大、容量多這一特點(diǎn)[2]。

2）數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜。由于學(xué)校檔案的種類豐富、內(nèi)容和規(guī)模較大，因此，其相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的類型也就呈多樣化的特點(diǎn)。具體而言，檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)可以分為結(jié)構(gòu)化信息數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化信息數(shù)據(jù)以及半結(jié)構(gòu)化信息數(shù)據(jù)。這些不同的信息結(jié)構(gòu)類型，在實(shí)際的學(xué)校檔案管理工作中也就使得學(xué)校的檔案數(shù)據(jù)信息結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出復(fù)雜性的特點(diǎn)[2]。

3）價(jià)值密度低。由于學(xué)校檔案內(nèi)容的增多和數(shù)據(jù)信息容量的總體增大，這就導(dǎo)致了檔案數(shù)據(jù)信息在龐大的館藏基數(shù)下其檔案價(jià)值被分散，導(dǎo)致其使用價(jià)值密度偏低的結(jié)果。換言之，檔案信息使用價(jià)值與檔案信息數(shù)據(jù)容量是呈負(fù)相關(guān)的關(guān)系的。例如，檔案全宗以機(jī)構(gòu)來(lái)源為分類依據(jù)勢(shì)必影響檔案專題的邏輯性，在進(jìn)行某項(xiàng)歷史科研的資料搜查過(guò)程中，就得在海量的檔案數(shù)據(jù)中進(jìn)行這一專題的搜索檢查，相對(duì)較慢，效率較低[3]。

4）數(shù)據(jù)分析處理迅捷。利用大數(shù)據(jù)的信息處理和查詢工具，能夠更加方便快捷地進(jìn)行檔案資料整理和查詢，進(jìn)而在最短的時(shí)間內(nèi)為使用客戶展現(xiàn)出相關(guān)的資料檢索信息，進(jìn)而能夠最大程度地滿足使用客戶的信息需求。而這就是大數(shù)據(jù)時(shí)代下的便利，是大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，也是社會(huì)發(fā)展的未來(lái)前進(jìn)方向。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題分析

1）管理理念滯后。管理理念滯后是學(xué)校等事業(yè)單位中檔案管理應(yīng)用發(fā)展方面普遍會(huì)存在的問(wèn)題。這主要是因?yàn)?，學(xué)校等事業(yè)行政單位，其本職工作是教書育人，為社會(huì)發(fā)展提供相應(yīng)的服務(wù)，滿足社會(huì)發(fā)展需求，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。它們不像企業(yè)單位那樣需要在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)里進(jìn)行激烈的生存博弈，進(jìn)而十分清楚地意識(shí)到數(shù)據(jù)信息所帶來(lái)的巨大作用。因此，對(duì)于檔案管理者方面，相關(guān)的管理者是持保守態(tài)度的，沒(méi)有及時(shí)地轉(zhuǎn)化思想，進(jìn)而導(dǎo)致管理理念相對(duì)滯后。

2）軟硬件設(shè)備落后。軟硬件設(shè)備落后也是學(xué)校檔案管理中較為經(jīng)常出現(xiàn)的一個(gè)問(wèn)題。學(xué)校的大部分經(jīng)費(fèi)都主要用于科研教學(xué)、學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及教職員工的薪資待遇報(bào)酬支付方面，因此，除非是學(xué)校的必要項(xiàng)目建設(shè)，學(xué)校才會(huì)?？顡茴~外，其他方面的可能性較小。學(xué)校的檔案管理工作，屬于學(xué)校的軟文化建設(shè)方面，雖然其對(duì)于學(xué)校的校園文化建設(shè)是十分重要的，也有利于為學(xué)校后續(xù)的發(fā)展建設(shè)指明方向，但是，這一部分恰好也是最容易被遺忘的一部分，對(duì)于學(xué)校管理的人員來(lái)說(shuō)，學(xué)校的學(xué)術(shù)成績(jī)建設(shè)更為重要。因此，對(duì)于檔案管理工作中所需要應(yīng)用的軟硬件設(shè)備設(shè)施的更新并不很重視，導(dǎo)致了其軟硬件設(shè)備落后的問(wèn)題[4]。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下學(xué)校檔案優(yōu)化管理路徑探討

1）及時(shí)更新管理理念。學(xué)校檔案管理負(fù)責(zé)人員要積極轉(zhuǎn)化觀念，主動(dòng)了解大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理行業(yè)的最新發(fā)展態(tài)勢(shì)和發(fā)展前景，了解大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用條件和應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，深刻認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)信息技術(shù)對(duì)于學(xué)校檔案管理工作的促進(jìn)推動(dòng)作用，進(jìn)而自發(fā)地進(jìn)行相關(guān)管理知識(shí)的有效學(xué)習(xí)，在新興的管理理念下，進(jìn)行相應(yīng)的管理工作，提升檔案管理工作的工作效果和工作質(zhì)量。

2）加大資金投入，更新設(shè)備設(shè)施。學(xué)校管理者要重視檔案管理工作，有意識(shí)地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于學(xué)校發(fā)展的重要性。加大資金投入，對(duì)于破舊損壞的重要檔案資料要進(jìn)行?？顚ｍ?xiàng)維修，從而積極地保護(hù)珍貴檔案資料，為以后的歷史研究發(fā)展做貢獻(xiàn)。同時(shí)，也要積極地進(jìn)行無(wú)紙化電子檔案的建設(shè)工作，積極地轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)更為有效地檔案資料管理，切實(shí)讓學(xué)校廣大師生感受到大數(shù)據(jù)、數(shù)字化、智能化給學(xué)校發(fā)展和數(shù)字校園帶來(lái)的重要價(jià)值，從而得到學(xué)校的重視，提高資金投入和政策支持[5]。

3）提高準(zhǔn)入門檻，加強(qiáng)人員專業(yè)能力培訓(xùn)。檔案專業(yè)人才的缺乏是影響檔案優(yōu)化管理的重要原因。學(xué)校應(yīng)提高招聘檔案管理人才的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，招收檔案、歷史、計(jì)算機(jī)等相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生，保證檔案管理人員隊(duì)伍的專業(yè)性和可塑性。在保證了檔案管理的后續(xù)發(fā)展擁有相應(yīng)的人才資源的同時(shí)，還應(yīng)設(shè)立專業(yè)人才培養(yǎng)機(jī)制，建設(shè)復(fù)合型檔案管理團(tuán)隊(duì)。首先，應(yīng)進(jìn)行有計(jì)劃、有目的、規(guī)范化的專業(yè)能力的培訓(xùn)。例如召開信息數(shù)據(jù)技術(shù)操作專題講座或者是進(jìn)行檔案管理的專題演練操作培訓(xùn);其次，借鑒學(xué)習(xí)其他高校檔案館的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)與成熟理念，開展館際交流與合作;第三，鼓勵(lì)專業(yè)人員外出參加檔案學(xué)術(shù)年會(huì)和各種學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)。通過(guò)一系列的操作建立起多學(xué)科背景、多種專業(yè)技能的復(fù)合型檔案管理專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)，提升整個(gè)檔案管理工作的質(zhì)量和水平[5]。

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代下學(xué)校檔案優(yōu)化管理工作對(duì)于學(xué)校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展來(lái)說(shuō)是有十分重大的意義。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，我國(guó)當(dāng)前的學(xué)校檔案優(yōu)化管理工作除了應(yīng)采取上述措施外，還應(yīng)在工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，解決實(shí)際問(wèn)題，從而充分發(fā)揮檔案的文化傳承價(jià)值，使得高校檔案文化真正成為高校校園文化中的一部分和高校文化發(fā)展的軟實(shí)力，推動(dòng)我國(guó)教育事業(yè)與檔案管理行業(yè)的蓬勃發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

張靜（1986-），女，漢族，吉林長(zhǎng)春，講師，碩士研究生，檔案編研與校史研究。

孫寶輝（1974-），男，漢族，吉林長(zhǎng)春，副研究館員，大學(xué)本科，檔案管理與校史研究。

李竟彤（1988-），女，漢，吉林長(zhǎng)春，東北師范大學(xué)檔案館，館員，碩士研究生，高校檔案管理。