現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理的影響及對策

趙耀

摘 要：現(xiàn)代辦公技術(shù)對提高檔案管理的效率有重要的意義，現(xiàn)代辦公技術(shù)更新了檔案管理工作理念，依托現(xiàn)代信息技術(shù)、電子計算機(jī)技術(shù)、專業(yè)技術(shù)人才實現(xiàn)了無紙化辦公，做到了對電子檔案進(jìn)行自動化的存儲。新時期應(yīng)當(dāng)研究現(xiàn)代辦公技術(shù)環(huán)境下的檔案管理方法，著力依靠有效的程序?qū)n案管理系統(tǒng)自動糾錯，從而達(dá)到全面提高檔案管理智能性和有效性的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：辦公技術(shù);檔案管理;優(yōu)化措施;改進(jìn)方式

現(xiàn)代辦公設(shè)備已經(jīng)極大的提高了體系的運轉(zhuǎn)效率，各種手機(jī)、計算機(jī)、共享信息設(shè)備與智能化的管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)行政資源的充分整合。電子檔案存儲與辦公系統(tǒng)的深刻結(jié)合，有助于實現(xiàn)檔案的智能化、實時化、全面化收集，降低了傳統(tǒng)檔案管理的工作壓力，極大的提高了檔案管理的精準(zhǔn)性。應(yīng)當(dāng)基于現(xiàn)代辦公技術(shù)研發(fā)新的檔案管理辦法，提高檔案管理的整體有效性。

1 現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理的影響

1）檔案管理難度增加。電子文件是易于修改和快速傳遞使用的文件，它雖然存在形式更加豐富，資源類型與數(shù)據(jù)量更大，但是也更難以有效管理，電子文檔具有容易修改和難充追蹤痕跡的特征，在現(xiàn)代辦公技術(shù)條件下相關(guān)電子文檔以電子文件的形式呈現(xiàn)，電子文件易于修改，而且很追蹤電子文檔的痕跡。雖然在現(xiàn)代辦公條件下更好的建立了電子文檔的防盜、防篡改技術(shù)，但是電子文件的保護(hù)難度仍然較大，一些經(jīng)過修改的電子文檔很難識別。由于檔案的追蹤難度大，因此電子文件管理還面臨著一定的技術(shù)難度，需要運用有效的制度和不斷更新的技術(shù)提高電子檔案管理水平。

2）辦公技術(shù)更新較快?，F(xiàn)代辦公技術(shù)更新的速度較快，現(xiàn)代辦公技術(shù)和科技信息技術(shù)使得傳統(tǒng)的計算機(jī)軟件難以有效的發(fā)揮作用，不僅電子文檔需要改善傳統(tǒng)的格式，更強調(diào)發(fā)揮計算機(jī)硬件技術(shù)的實用價值。首先，軟件的快速更新使得傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫不具有兼容性，各種新軟件生成的電子文檔未能納入統(tǒng)一的管理體系當(dāng)，僅傳統(tǒng)的辦公文檔WORD就經(jīng)歷了多次版本升級，隨著WPS軟件的興起，PDF格式文件大量在移動客戶端使用，這使得計算機(jī)磁盤不僅出現(xiàn)容量不夠的問題，而且電子文件的歸檔整理工作面臨新的挑戰(zhàn)。電子文檔整理、使用、傳遞方面的問題更加突出。由于辦公技術(shù)更新的速度較快，檔案管理更依賴專業(yè)的技術(shù)設(shè)備，需要持續(xù)性的進(jìn)行辦公系統(tǒng)、檔案管理設(shè)備的更新，大量的投資將用于檔案管理系統(tǒng)維護(hù)，從而提高檔案管理的效率。

3）管理人員素質(zhì)較低?，F(xiàn)代辦公技術(shù)的進(jìn)步速度較快，檔案管理人員不熟悉持續(xù)更新的辦公環(huán)境，特別是在大數(shù)據(jù)與云存儲時代，現(xiàn)有基層檔案管理從業(yè)者往往不熟悉新的辦公系統(tǒng)，對辦公技術(shù)掌握的不足，不能有效勝任快速發(fā)展的檔案管理工作。例如，一些電子檔案管理人員無法有效的辨別界定原文件，不能有效鑒定、校對、查閱電子文檔。由于檔案管理人員素質(zhì)不夠，因此制約了電子文檔管理水平的提高。目前檔案管理工作還缺乏現(xiàn)代辦公技術(shù)背景下的檔案管理工作制度，未能加大對檔案管理人員的培訓(xùn)工作力度，檔案管理人員還不能掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)環(huán)境下的新型檔案操作辦法。

2 現(xiàn)代辦公技術(shù)下檔案管理工作的基本原則

1）信息化?，F(xiàn)代公辦技術(shù)下檔案管理工作應(yīng)當(dāng)采用信息化的管理方法，注重構(gòu)建專業(yè)的檔案管理工作體系，著力進(jìn)行軟件與硬件設(shè)備的更新，強調(diào)在不斷進(jìn)行設(shè)備更新基礎(chǔ)上提高檔案管理的有效性。只有更好的發(fā)揮信息技術(shù)設(shè)備的輔助作用，才能更好的提高電子檔案管理工作的整體效率。

2）全員化?，F(xiàn)代辦公系統(tǒng)是一個高效的協(xié)作體系，檔案管理應(yīng)當(dāng)采用全員化參與的管理辦法，注重是確所有辦公系統(tǒng)中工作人員的作用，強調(diào)依靠基層辦公人員提高電子檔案管理的精細(xì)化水平，依靠所有人員的工作努力分擔(dān)專職檔案管理人員的工作壓力，這樣才能提高電子檔案管理工作的總體效率。應(yīng)當(dāng)形成良好的分工協(xié)作體系，這樣才能提升檔案管理的效率，降低檔案管理成本。

3）科學(xué)化?，F(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理的主要作用在于高效的收集檔案，自動化的管理檔案，降低基層檔案管理工作的壓力。為了現(xiàn)好的發(fā)揮現(xiàn)代辦公技術(shù)的價值，還要注重普及辦公軟件的操作知識，不斷更新檔案管理人員的知識系統(tǒng)，建立完善的檔案管理制度，以便于更好的發(fā)揮辦公系統(tǒng)的實用價值，提高電子檔案管理工作的效率，降低檔案管理的風(fēng)險，達(dá)到提高電子檔案管理質(zhì)量目標(biāo)。

3 推動現(xiàn)代辦公技術(shù)下檔案管理完善的對策

1）做好電子文件歸檔保存工作。做好電子文件的歸檔保存工作，還要從電子文檔的特征出發(fā)，消除電子文檔易于修改和網(wǎng)絡(luò)安全性低的弊端。既要發(fā)揮現(xiàn)代辦公科技的高效性，同時全面加強電子檔案的維護(hù)管理工作。首先，仔細(xì)核對電子檔案數(shù)據(jù)信息，建立分級制的電子檔案保存機(jī)制，明確各層級人員在電子檔案保存中的職能作用。其次，全面加強電子檔案的調(diào)取登記，劃分電子檔案的調(diào)取查詢權(quán)限，對電子檔案調(diào)閱情況進(jìn)行追蹤，限制檔案資源改動權(quán)限，防止電子檔案在調(diào)閱中被篡改。第三，對使用電子文件與原文件進(jìn)行有效區(qū)分，加大電子文件原始信息保護(hù)工作的力度，保證文件使用層面的安全性，將原始文件歸為只讀范圍。第四，文件未經(jīng)獲取需要經(jīng)過專門的審批手續(xù)，重點告知文檔的使用用途，加強文檔傳播權(quán)限的控制，做到電子文件傳播有跡可循。還要建立電子文件與辦公系統(tǒng)的局域網(wǎng)，防止重要電子文檔信息不加保護(hù)的在互聯(lián)網(wǎng)流轉(zhuǎn)。

2）建立雙套檔案管理機(jī)制。為了提高電子文件與紙質(zhì)文件的管理水平，充分發(fā)揮電子信息技術(shù)在輔助檔案管理方面的作用。機(jī)關(guān)單位、企事業(yè)單位還要明確檔案管理的建設(shè)方向，全面加強辦公自動化設(shè)施設(shè)備的引進(jìn)工作，逐步的推動紙質(zhì)檔案的電子化。其次，開發(fā)專業(yè)的現(xiàn)代檔案管理體系，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)、OA電子辦公系統(tǒng)的結(jié)合，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，以新型的管理方式提高檔案的管理效率。第三，將電子文件檔案與紙質(zhì)文件檔案有機(jī)結(jié)合，建立雙套檔案管理工作機(jī)制，著力提高檔案管理的總體有效性，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案互相補充，有效規(guī)避檔案管理不利因素，做到檔案管理的科學(xué)化與有效化。第四，委托專業(yè)機(jī)構(gòu)全面加強電子檔案的審核，推動電子檔案調(diào)取規(guī)范化，建立專業(yè)化的檔案管理體系，做到檔案管理有法可依和不斷更新，打破紙質(zhì)檔案文件管理的時空局限性，讓檔案管理更加合理高效，提高檔案管理工作的整體有效性。

3）提高管理人員安全意識。信息時代應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的安全意識，發(fā)揮檔案管理人員的主體作用，基于現(xiàn)代信息技術(shù)構(gòu)建更為專業(yè)的檔案管理工作體系。首先，提高檔案管理人員的工作效率，促進(jìn)檔案管理人員熟悉新環(huán)境下的檔案管理工作方法，重點要求檔案管理人員熟悉信息化、智能化環(huán)境的檔案管理操作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格檔案管理工作制度，圍繞信息安全開展一系列的檔案從業(yè)人員的技術(shù)培訓(xùn)。其次，促進(jìn)檔案管理人員主動學(xué)習(xí)現(xiàn)代辦公技術(shù)，在辦公自動化過程中更主動的掌握相關(guān)技術(shù)資源，著力培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案技術(shù)人才，讓檔案人員的專業(yè)意識、能力和素養(yǎng)得到全面提高。第三，還要不斷完善檔案管理監(jiān)控體系，加強對檔案管理人員的操作評估，指導(dǎo)檔案管理人員在檔案維護(hù)、使用與管理中的問題，針對性的提高檔案管理人員的專業(yè)操作水準(zhǔn)。

4 結(jié)論

傳統(tǒng)檔案管理模式不利于高效的收集處理各種數(shù)據(jù)信息，檔案管理的誤差率較高，檔案管理的準(zhǔn)確性低，無法提高檔案管理工作的整體效率，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步拓寬檔案管理空間，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的實時共享，從而提高檔案管理的針對性，達(dá)到高效、全面、實時和全方位進(jìn)行檔案管理目標(biāo)。

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