論檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

王金宇

摘 要：隨著社會的發(fā)展和時(shí)代的變革，社會各界對于人們的物質(zhì)生活和精神生活都越發(fā)重視，醫(yī)療條件和水平成為近年來被廣泛關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容，是社會發(fā)展的必然趨勢。為了保證我國醫(yī)療事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，檔案管理模式的改革決定著醫(yī)院整體前進(jìn)是否具備有效性和實(shí)質(zhì)性?；诖?，本文針對檔案管理數(shù)字化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理;醫(yī)院檔案管理;應(yīng)用研究

傳統(tǒng)的檔案管理模式一般采用紙質(zhì)檔案管理的方式，但是由于現(xiàn)在醫(yī)院需要管理的檔案數(shù)量越來越多，再采取過去紙質(zhì)化的檔案管理模式會產(chǎn)生很多困難。因此在社會不斷的發(fā)展下，檔案數(shù)字化管理及時(shí)的應(yīng)用必須得到重視，以此來推動醫(yī)療事業(yè)的逐步提升。

1 醫(yī)院檔案管理中的現(xiàn)存問題

1.1 管理機(jī)制不明確，檔案分類出現(xiàn)重疊

在醫(yī)院檔案管理中，可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前的檔案管理模式存在一些問題，首先最常見的問題就是管理機(jī)制不夠明確，各部門之間缺乏明確的職責(zé)劃分，導(dǎo)致在檔案管理出現(xiàn)工作失誤時(shí)，總是會出現(xiàn)無人問責(zé)、互相推脫的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象嚴(yán)重影響了醫(yī)院整體的工作效率和社會信譽(yù)。另一方面，因?yàn)獒t(yī)院檔案管理機(jī)制不夠明確，導(dǎo)致檔案在分類時(shí)容易出現(xiàn)一些重疊現(xiàn)象，經(jīng)過調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理中有40%都會出現(xiàn)重疊，這就導(dǎo)致在應(yīng)用到這些檔案時(shí)，總會查找出一些無用信息，浪費(fèi)了工作時(shí)間，導(dǎo)致工作人員產(chǎn)生錯(cuò)誤判斷。在這40%重疊的檔案中，還有將近5%的檔案記錄存在數(shù)據(jù)上的錯(cuò)誤，這些在醫(yī)院檔案管理中是堅(jiān)決不允許出現(xiàn)的。

1.2 檔案形式不統(tǒng)一，管理較為分散

醫(yī)院中有很多個(gè)科室，每一個(gè)科室都會針對患者記錄、就醫(yī)記錄、研究記錄等有一個(gè)詳細(xì)的記錄，都會形成一個(gè)檔案冊保存下來。也正是由于這種檔案管理模式，導(dǎo)致醫(yī)院各科室對于信息資源檔案形式的記錄方式不統(tǒng)一，有的是紙質(zhì)版，有的是電子版，長時(shí)間存放就會丟失一些數(shù)據(jù)，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象。另一方面，醫(yī)院檔案管理都會分區(qū)域存放，大多都是各科室的檔案放在一起，醫(yī)生很難有時(shí)間去管理這些檔案。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，30%的科室都或多或少的出現(xiàn)過檔案丟失的現(xiàn)象。這種分散的檔案管理模式影響了醫(yī)院檔案管理的效率和水平，必須要將其作為重點(diǎn)仔細(xì)分析。

2 數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的必要性

2.1 有利于促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的提高

在醫(yī)院管理中，很多時(shí)候人們都容易忽視檔案管理的重要性，但其實(shí)檔案管理是醫(yī)院管理模式中的重要組成部分，而且通過良好的檔案管理模式能夠?yàn)獒t(yī)院其它方面的工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，能夠讓很多方面的工作都有效節(jié)省時(shí)間，提高效率。比如說當(dāng)遇到一個(gè)相似病例時(shí)，醫(yī)護(hù)人員就可以通過數(shù)字化的檔案管理模式很快的從眾多檔案中找出之前患者的醫(yī)治檔案，從中結(jié)合一些專業(yè)化的分析，給新的患者提出更加有效的醫(yī)治建議，還可以根據(jù)這些經(jīng)驗(yàn)來修改治療或手術(shù)的具體環(huán)節(jié)，這些都能夠提高醫(yī)院的工作質(zhì)量，促進(jìn)整體管理水平的提高。

2.2 有利于促進(jìn)醫(yī)療業(yè)務(wù)水平的發(fā)展

將檔案數(shù)字化管理應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作中，能夠有效促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)水平的發(fā)展和進(jìn)步。因?yàn)樵跀?shù)字化檔案管理的過程中，醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員可以通過數(shù)字化模式，借助信息技術(shù)的優(yōu)勢來針對這些患者的檔案進(jìn)行研究，再結(jié)合當(dāng)前的一些最新情況，更深入的分析這一病癥，研究可能存在的病理變化，這樣當(dāng)再次接觸類似病癥時(shí)，就可以選擇更加合適的治療方式，降低患者的不適風(fēng)險(xiǎn)，通過這些有效的途徑可以有效推進(jìn)醫(yī)院整體醫(yī)療業(yè)務(wù)水平的發(fā)展，并且為更多的患者提供治愈的希望，減少后遺癥的發(fā)生。

3 數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用途徑

3.1 建立健全醫(yī)院數(shù)字化檔案管理體系

在醫(yī)院檔案管理中針對數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用，首先具備一個(gè)完善的管理體系是必要前提，也是重要基礎(chǔ)，在此前提下才能進(jìn)行接下來一切數(shù)字化檔案管理的功能措施，為醫(yī)院檔案管理工作效率的優(yōu)化提供有利的保障。為了健全醫(yī)院數(shù)字化檔案管理體系，首先醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到當(dāng)前的社會發(fā)展趨勢，從內(nèi)心深處肯定數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用價(jià)值，并且對健全相關(guān)體系表示高度的關(guān)注和重視，為其他醫(yī)護(hù)人員樹立一個(gè)積極的榜樣;其次要針對本院的實(shí)際情況，針對檔案管理問題進(jìn)行全面且深入的分析，制定具體的數(shù)字檔案分類規(guī)劃方式，為每一份檔案做好編號和分類，比如說每一個(gè)科室為一個(gè)單位，在這一單位中針對不同的疾病和患者再次進(jìn)行分類，一定要保證分類有條不紊的進(jìn)行，做好編號是為了尋找的時(shí)候能夠一目了然，提供便捷性的服務(wù);最后數(shù)字化檔案管理要實(shí)施明確的責(zé)任劃分，讓每一名檔案管理工作人員能夠明確自身的崗位職責(zé)，這樣在工作的過程中能夠各司其職，通過數(shù)字化檔案管理有效推動醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的提升，以及推動醫(yī)院事業(yè)的整體性發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的安全保障

在醫(yī)院檔案管理中針對數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到雖然數(shù)字化檔案管理模式具有很多方面的優(yōu)勢，能夠?yàn)楣ぷ魈峁┍憬菪?，同時(shí)還能夠提高醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)水平和工作效率，但是保障數(shù)字化檔案管理的安全性也是工作中的一個(gè)重點(diǎn)問題，同時(shí)也是一個(gè)比較具有難度的問題。因此想要發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，必須要強(qiáng)化安全保障措施，防止信息泄露等問題。一方面在檔案數(shù)字化管理之前，一定要將所有的檔案統(tǒng)一成一個(gè)格式，這樣如果一旦出現(xiàn)問題，在第一時(shí)間就可以發(fā)現(xiàn)，對于所有的檔案都要進(jìn)行提前檢查，對于格式不對或者打不開的文件第一時(shí)間返回要求負(fù)責(zé)人修改，并且在規(guī)定時(shí)間內(nèi)返回，所有符合要求、格式正確的檔案才能進(jìn)入數(shù)字化管理系統(tǒng)中;另一方面，對于所有沒有編碼的檔案，必須要求負(fù)責(zé)人進(jìn)行編碼，編碼方式必須統(tǒng)一，比如都采用阿拉伯?dāng)?shù)字、或者都采用漢字形式等。同時(shí)為了提高數(shù)字化檔案管理的效率，在系統(tǒng)中應(yīng)該多設(shè)置一些檢索工具，加快檔案查找的速度，節(jié)省工作時(shí)間。

3.3 促進(jìn)傳統(tǒng)作業(yè)與數(shù)字化的有效融合

在醫(yī)院檔案管理中針對數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理數(shù)字化的應(yīng)用和改革要一步一個(gè)腳印的穩(wěn)步進(jìn)行，不能急于求成，因?yàn)楫?dāng)前我國很多醫(yī)院對于數(shù)字化檔案管理的模式還是不夠熟練和了解，因此在轉(zhuǎn)型的過程中要逐步從傳統(tǒng)管理方式向數(shù)字化檔案管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在此過程中要將傳統(tǒng)作業(yè)形式與數(shù)字化檔案管理模式進(jìn)行有效結(jié)合，將其二者進(jìn)行深入的融合，促使傳統(tǒng)作業(yè)與數(shù)字化管理模式能夠互相促進(jìn)，相輔相成，共同為醫(yī)院檔案管理中數(shù)字化檔案管理模式的應(yīng)用提供有效的幫助。與此同時(shí)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升自身對于數(shù)字化檔案管理模式的認(rèn)知，提高自身的數(shù)字化專業(yè)技術(shù)和綜合能力，加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，推動數(shù)字化檔案管理模式的有效應(yīng)用，為醫(yī)院整體實(shí)力的提升提供保障。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著社會的發(fā)展和時(shí)代的變革，社會各界對于醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展質(zhì)量越發(fā)關(guān)注和重視，因此醫(yī)院必須要承擔(dān)起社會賦予的責(zé)任，為人們提供優(yōu)質(zhì)的就醫(yī)服務(wù)。為了推動醫(yī)院業(yè)務(wù)水平的提升，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量是非常必要的一個(gè)環(huán)節(jié)，因此醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員要充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化管理的重要價(jià)值，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的問題出發(fā)，將檔案數(shù)字化管理科學(xué)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作中，推動醫(yī)院綜合實(shí)力的增強(qiáng)。

參考文獻(xiàn)

[1]馬清.檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[C].2016年第一屆今日財(cái)富論壇.0.

[2]朱月恒.檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].中國保健營養(yǎng)旬刊，2018（9）.

[3]劉少德.檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討[J].哈爾濱醫(yī)藥，2019，032（002）：131.