試析鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院病歷檔案管理存在的問題及對(duì)策

摘 要：病歷檔案是醫(yī)院檔案工作的一個(gè)重要門類，是醫(yī)院管理的重要信息資源。加強(qiáng)和做好病歷檔案是提高醫(yī)院管理水平的重要基礎(chǔ)。筆者就目前基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院在病歷檔案管理方面存在的問題進(jìn)行分析，提出措施對(duì)策，以供交流借鑒。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院;病歷檔案管理;問題;對(duì)策

病歷檔案作為醫(yī)院檔案工作中的一個(gè)重要門類，它在醫(yī)院開展的為醫(yī)療、教學(xué)、科研及管理服務(wù)工作中具有十分重要的參考借鑒和憑證作用。尤其是在處理醫(yī)療矛盾、醫(yī)療糾紛及醫(yī)療事故中更有著不可或缺的第一手資料和法律依據(jù)，這在依法依規(guī)快速處理新形勢(shì)下的醫(yī)患矛盾中顯得尤為重要。因此，切實(shí)加強(qiáng)病歷檔案建設(shè)和規(guī)范化管理已成為各級(jí)醫(yī)院做好整個(gè)檔案工作的重中之重。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院當(dāng)前病歷檔案管理存的主要問題與不足

1.1 檔案人員兼職過多，專業(yè)素質(zhì)不高

當(dāng)前，受各方面條件限制，絕大多數(shù)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院一般規(guī)模都比較小，人員編制也不多，專業(yè)技術(shù)力量不足，更談不上配備專門的檔案工作人員。從事檔案工作的同志大多數(shù)是兼職，一般由醫(yī)院辦公室的文秘人員或是負(fù)責(zé)信息和宣傳工作的同志負(fù)責(zé)，往往是一人兼數(shù)職，在開展醫(yī)院檔案工作的過程中很難投入過多的時(shí)間和精力，通常是心有余而力不足。特別是工作忙起來的時(shí)候，只能先干領(lǐng)導(dǎo)交辦的緊急和相對(duì)重要的工作任務(wù)，不可避免的就忽略了檔案這一重要的基礎(chǔ)性工作。加之工作雜而多，缺乏對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)研究，其專業(yè)素質(zhì)很難適應(yīng)和滿足開展檔案工作的需要。

1.2 病歷檔案歸檔不及時(shí)不完整

鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院普遍存在重視業(yè)務(wù)工作，而對(duì)檔案管理這樣的基礎(chǔ)性工作明顯有認(rèn)識(shí)不足、重視不夠、管理不到位的現(xiàn)象。其檔案工作中的重要門類病歷檔案，由于受制度不健全、工作條件差、人員專業(yè)素質(zhì)低等因素影響，往往是不能按要求及時(shí)歸檔，部分歸檔的檔案經(jīng)常存在不完整、書寫不規(guī)范等問題，少數(shù)病歷檔案由于不能及時(shí)歸檔而出現(xiàn)丟失、損毀現(xiàn)象。

1.3 檔案管理設(shè)施落后，安全保管條件差

鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院屬于基層醫(yī)療衛(wèi)生單位，與縣級(jí)醫(yī)院相比，難免存在經(jīng)費(fèi)不足、辦公條件差等實(shí)際困難。因此，在檔案安全保管方面，一般沒有按檔案管理的“九防”要求建立專門的檔案室，檔案、圖書資料、辦公用品等“一室多用”現(xiàn)象居多，檔案裝具也多是鐵皮櫥、木質(zhì)櫥為多，只有極少數(shù)的有條件的鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院配備了檔案密集架、空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度記錄儀等現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，檔案安全隱患十分嚴(yán)重，直接影響了醫(yī)院病例檔案的有效利用。

1.4 管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，缺乏規(guī)范

按照《檔案法》的規(guī)定，鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的檔案工作由其業(yè)務(wù)上級(jí)行政主管部門即各地的縣級(jí)衛(wèi)生行政部門負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)?？h級(jí)檔案行政部門的依法監(jiān)督職能目前僅限于一級(jí)單位（縣直科級(jí)部門），像鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院這樣的二級(jí)單位還沒有列入檔案主管部門的監(jiān)管范圍。因而，鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院由于沒有檔案部門制定的統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，故只能參照其他行業(yè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和方法，往往是各地有各地的管理體制，各家有各家的標(biāo)準(zhǔn)要求，沒有像機(jī)關(guān)檔案工作那樣全國(guó)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。這就造成了在檔案管理上的各自為政、各行其是的現(xiàn)象。

1.5 重管理輕利用，病歷檔案的作用發(fā)揮不夠

檔案保管的目的，就是為了利用。當(dāng)前受多方面條件限制，鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院在檔案管理方面普遍存在“說起來重要，做起來次要”和“重管理輕利用”的偏面認(rèn)識(shí)及做法，讓很多有參考借鑒價(jià)值的檔案信息資源被束之高閣，得不到充分開發(fā)利用，其潛在的價(jià)值和作用也得不到有效發(fā)揮，失去了加強(qiáng)和做好檔案工作的重要意義。

2 加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院病例檔案管理的有效對(duì)策

2.1 堅(jiān)持依法治檔，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

要通過召開會(huì)議，印發(fā)宣傳材料、宣傳欄等多形式多渠道，廣泛開展和加強(qiáng)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)宣傳貫徹力度，大力提高醫(yī)院全員檔案意識(shí)，不斷增強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)依法治檔的自覺性，為檔案工作的健康開展?fàn)I造良好的外部環(huán)境。同時(shí)要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作列入重要議事日程，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，切實(shí)解決開展檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和落實(shí)工作，切實(shí)解決開展檔案工作所需的人、財(cái)、物等難題，做到檔案工作與醫(yī)院的業(yè)務(wù)工作同步規(guī)劃、同步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)總體工作有人管、面上工作有人抓、具體工作有人干的良好工作局面。

2.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)能力

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，它要求檔案人員必須具備熟練地專業(yè)知識(shí)和實(shí)際操作技能，否則很難適應(yīng)和滿足檔案工作的開展需要。為此，一方面，要通過專業(yè)培訓(xùn)、以會(huì)代訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式，將檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)納入相應(yīng)的人才培養(yǎng)計(jì)劃中，有條件的還要積極支持他們參加檔案管理專業(yè)的進(jìn)修、函授學(xué)習(xí)，不斷提升專業(yè)水平。另一方面，要按照“一專多能”的要求，在檔案管理上多培養(yǎng)一些既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉醫(yī)療業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，只有這樣，才能收到事半功倍的效果，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院病歷檔案的規(guī)范化建設(shè)和健康發(fā)展。

2.3 健全規(guī)章制度，提高檔案科學(xué)化管理水平

沒有制度不成方圓。建立健全一套完整的檔案管理工作制度，是做好醫(yī)院檔案管理工作的有效保證。要根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際，進(jìn)一步建立和規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管、保密和查閱利用的一系列規(guī)章制度。依靠制度來管人管事，來保證和促進(jìn)檔案工作的依法監(jiān)管，依規(guī)開展，依序進(jìn)行，照章辦事。同時(shí)，醫(yī)院的相關(guān)科室人員也要積極配合支持檔案人員的工作，特別是在病歷檔案的形成階段、收集整改階段、歸檔移交階段，一定要按檔案人員的要求把好質(zhì)量關(guān)口，確保形成的病歷檔案質(zhì)量過關(guān)、手續(xù)完備、程序規(guī)范，齊心協(xié)力共同提高檔案管理水平。

2.4 加大資金投入，切實(shí)保證檔案的安全保管

改善檔案安全保管條件、提高檔案現(xiàn)代化管理水平，是做好醫(yī)院檔案工作的重要基礎(chǔ)。一方面，要加強(qiáng)檔案的實(shí)體安全保管措施，要積極爭(zhēng)取各方面的支持，加大資金投入，建立標(biāo)準(zhǔn)檔案室，配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、密集架、空調(diào)、除濕機(jī)、掃描儀、滅火器等現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，保證檔案的絕對(duì)安全。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的保證措施，在加快推進(jìn)檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)步伐的同時(shí)，可以通過異機(jī)備份、異地備份、刻錄光盤等形式，來確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全性、保密性。

2.5 多措并舉，提升醫(yī)院病歷檔案的服務(wù)作用

利用檔案是檔案保管工作的最終目的。檔案工作人員要與時(shí)俱進(jìn)，勇于樹立服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)觀念，“想利用者之所想，急利用者之所急”，由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)服務(wù)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，擴(kuò)大服務(wù)范圍，創(chuàng)新服務(wù)方式，注重利用效果。在認(rèn)真做好日常查檔接待工作的基礎(chǔ)上，可以通過編寫《大事記》《典型病例匯編》《病例數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析》《科研成果簡(jiǎn)介匯編》等形式，積極開展高層次的檔案信息開發(fā)利用服務(wù)工作，以滿足不同利用者對(duì)各類檔案信息的需求。

總之，鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案工作受客觀條件的制約難免存在很多問題和不足，也一定程度上影響了醫(yī)院管理工作的快速健康發(fā)展。為此，新形勢(shì)新任務(wù)要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院必須引起高度重視，采取有效措施，把檔案工作常抓不懈，促使其在醫(yī)院的管理工作中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

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作者簡(jiǎn)介

高玉玲（1977-），女，山東膠州人，膠州市醫(yī)療保障局，護(hù)師，大學(xué)本科，研究方向：檔案管理。