探析中學(xué)檔案的開發(fā)與利用

陳麗

摘 要：在學(xué)校中進(jìn)行檔案信息資源的充分開發(fā)和利用，可以有效的提升中學(xué)的管理工作效率，使其可持續(xù)發(fā)展下去，進(jìn)一步的提升中學(xué)教學(xué)的質(zhì)量。本文從檔案開發(fā)、檔案利用以及檔案管理三個(gè)角度來進(jìn)行分析，明確進(jìn)行中學(xué)檔案開發(fā)和利用的有效措施。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案;檔案利用;檔案開發(fā);檔案管理

一個(gè)學(xué)校的檔案情況可以很好的反映出該校的發(fā)展歷史和發(fā)展的具體變化，為此，對檔案資源進(jìn)行有效的開發(fā)和利用，可以為學(xué)校中的教學(xué)、學(xué)科申報(bào)、重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)以及畢業(yè)生的情況調(diào)研起到重要的指導(dǎo)作用。同時(shí)，檔案的管理工作還可以進(jìn)一步的促進(jìn)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，因此需要對其進(jìn)行研究。

1 進(jìn)行中學(xué)檔案開發(fā)與利用的重要性

在中學(xué)中的檔案主要包含著文字、圖片以及錄音圖片等形式記錄下學(xué)校日常開展的各種活動(dòng)，并以此形成相關(guān)文件資料，這種檔案的形成對學(xué)校的未來發(fā)展起到了重要的作用。需要進(jìn)一步提升中學(xué)檔案的開發(fā)和利用的程度，以此幫助學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展下去。

1.1 為學(xué)校的決策環(huán)節(jié)提供良好的數(shù)據(jù)信息

在學(xué)校的日常工作當(dāng)中，當(dāng)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層需要作出重要的決策時(shí)（例如有關(guān)學(xué)校的年度計(jì)劃的制定，又或者有關(guān)學(xué)校未來學(xué)習(xí)的發(fā)展安排等方面），就需要能夠充分結(jié)合學(xué)校內(nèi)的實(shí)際情況來做決策，這樣就可以保障制定出的計(jì)劃可以符合學(xué)校的需求，同時(shí)保障決策的完善性。同時(shí)，中學(xué)檔案可以對學(xué)校的歷史進(jìn)行科學(xué)、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠涗?，可以真?shí)的反映出一個(gè)學(xué)校從建校時(shí)期到現(xiàn)今的發(fā)展軌跡，在學(xué)校內(nèi)員工的日常工作當(dāng)中，則可以進(jìn)行高效的信息查閱。

1.2 為學(xué)校內(nèi)的各種申報(bào)工作提供數(shù)據(jù)支持

中學(xué)的檔案信息因?yàn)槭菍χ袑W(xué)學(xué)校發(fā)展過程中的詳細(xì)記錄，為此有著十分詳實(shí)的數(shù)據(jù)信息，例如對校園內(nèi)的師生情況、學(xué)校過往開展的各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)以及學(xué)習(xí)的建設(shè)性項(xiàng)目有著詳細(xì)的信息采集，這樣就可以在學(xué)校申報(bào)各種工作的過程中作為良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。當(dāng)學(xué)校要想創(chuàng)辦特色傳統(tǒng)校園等促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的項(xiàng)目時(shí)，可以借助檔案獲取明確的文字、圖片、影響等信息資料。

1.3 進(jìn)一步促進(jìn)學(xué)校的教學(xué)能力

中學(xué)的檔案的信息資源可以有效的對學(xué)校的教學(xué)方法、模式以及管理形式的升級(jí)和轉(zhuǎn)型進(jìn)行良好的記錄，同時(shí)也能夠?qū)W(xué)校的重要教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和教學(xué)成果進(jìn)行詳細(xì)的記錄，之后再進(jìn)行分析和總結(jié)，并可以利用檔案中的可靠信息資源進(jìn)行學(xué)校教學(xué)計(jì)劃的制定和安排，有效的促進(jìn)學(xué)校進(jìn)行教學(xué)方法的創(chuàng)新。

2 中學(xué)檔案信息開發(fā)與利用的有效途徑

本部分主要從強(qiáng)化檔案的編研工作、檔案利用等方面出發(fā)，對中學(xué)檔案信息開發(fā)與利用的有效途徑進(jìn)行了總結(jié)。

2.1 強(qiáng)化檔案的編研工作，整合專項(xiàng)檔案

現(xiàn)階段由于一些中學(xué)在進(jìn)行學(xué)校的管理工作中，并不重視對檔案的編研工作重心安排，而是將管理重心放在文書方面，沒有很好的將檔案與教學(xué)聯(lián)系起來，為此會(huì)產(chǎn)生較為明顯的不協(xié)調(diào)性，進(jìn)而在檔案中有一些與教學(xué)工作聯(lián)系很緊密的資源沒有得到很好的利用。同時(shí)對于中學(xué)的檔案編研材料的程度不夠深入，所以即使學(xué)校內(nèi)有著較多的編研成果，依然無法很好的服務(wù)學(xué)生，促進(jìn)學(xué)生的良好發(fā)展。

進(jìn)行檔案的開發(fā)工作，就是為了能夠進(jìn)一步的提升學(xué)校對檔案的利用效果，因此，在中學(xué)檔案管理部門的工作人員工作當(dāng)中，需要不斷提升對檔案信息資源的利用效率。首先需要加大檔案管理人員的工作范圍，保障檔案采集范圍的有效性，同時(shí)還需要進(jìn)一步的進(jìn)行檔案信息的深入挖掘工作，從而加強(qiáng)對檔案的編研工作，確保能夠在檔案的編研過程中收集具有較高價(jià)值性的資料，適應(yīng)現(xiàn)階段社會(huì)和學(xué)校發(fā)展的需求。在進(jìn)行檔案的編研過程中還需要保障檔案資料的足夠集中和系統(tǒng)，檔案信息需要有著明確的規(guī)范性，以此更好的服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展。并且，檔案的相關(guān)部門還需要在編研檔案信息的過程中，對檔案信息的內(nèi)容、保管的期限做出明確的分類，以此形成專項(xiàng)檔案，進(jìn)而提升檔案的高效利用效果。

2.2 檔案利用

在進(jìn)行中學(xué)檔案信息資源的開發(fā)利用過程中，存在基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施不夠完善和健全的問題，使得在檔案管理過程中的歸檔材料不夠完善，容易出現(xiàn)資料的殘缺和丟失的情況。而另一方面，檔案信息資源的開發(fā)和利用的相關(guān)設(shè)備也同樣落后，這對檔案管理工作造成了很大的影響，導(dǎo)致檔案的采集方式相對單一，讓檔案信息資源不具有全面性和廣泛性。

首先需要保證檔案服務(wù)具有先進(jìn)思想，能夠明確利用檔案信息的重要性。在進(jìn)行檔案相關(guān)工作過程中，需要首先樹立起正確的思想，以此來指導(dǎo)檔案部門的工作。對于中學(xué)中的檔案部門工作人員而言，需要不斷的加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，以此提升工作中的觀念，能夠在工作中起到良好的服務(wù)性，同時(shí)還需要在工作中以檔案信息資源的開發(fā)和利用為主要的工作方向，不斷尋找檔案的利用和保密工作之間的協(xié)調(diào)性，依靠保密的范圍和保密的等級(jí)來確定檔案的利用范疇。在利用檔案信息的過程中，還需要工作人員對管理的檔案信息有著足夠的了解，針對不同的用戶需求，進(jìn)行中學(xué)檔案管理的服務(wù)的定位，積極服務(wù)于用戶。例如在進(jìn)行檔案資源的利用過程中，就可以將服務(wù)方向定位為校內(nèi)的全體職工和學(xué)生。

在進(jìn)行檔案的利用過程中還需要進(jìn)行檔案信息資源的數(shù)字化，從而達(dá)到充分利用檔案信息的目的?，F(xiàn)階段社會(huì)科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展，使其社會(huì)上方方面面都受到了信息技術(shù)的影響，為此在中學(xué)的檔案利用方面，也需要進(jìn)行檔案信息資源的信息化轉(zhuǎn)化。中學(xué)檔案部門需要利用先進(jìn)的信息技術(shù)建立起檔案信息化平臺(tái)，可以在建立起的平臺(tái)內(nèi)進(jìn)行檔案信息的收集，并進(jìn)行高效的分類歸檔處理。這樣不斷健全檔案的信息化管理，使之在進(jìn)行檔案信息利用的過程中有著較高的效率。

2.3 進(jìn)行檔案管理，加強(qiáng)工作人員的職業(yè)素質(zhì)

因?yàn)槭艿搅藗鹘y(tǒng)的管理思想的影響，使學(xué)校的檔案部門工作人員在工作過程中存在著諸多的不足之處，沒有充分了解到進(jìn)行中學(xué)檔案管理對學(xué)校的重要作用，同時(shí)也無法有效的提升教育教學(xué)的質(zhì)量。解決這一問題，是學(xué)校健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)。工作人員對于中學(xué)檔案管理的認(rèn)同缺失，會(huì)影響到檔案管理工作的創(chuàng)新和利用，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息資源的開發(fā)和利用工作無法滿足現(xiàn)今社會(huì)的發(fā)展和學(xué)校的發(fā)展需求。同時(shí)在檔案部門也缺乏足夠的技術(shù)人才，導(dǎo)致檔案信息開發(fā)利用的能力不足。

為了進(jìn)一步的提升檔案管理的效果，需要提升檔案部門工作人員的管理意識(shí)，同時(shí)這也是檔案管理部門的管理基礎(chǔ)所在。需要在中學(xué)的檔案管理部門建立健全人才培養(yǎng)的相關(guān)體系，可以定期進(jìn)行工作人員的培養(yǎng)教學(xué)，使其不斷提升自身的管理能力，對檔案信息的收集和分類有一個(gè)較高的技能水平。學(xué)校還需要在工作人員工作的過程中做好管理思想的引導(dǎo)工作，摒棄傳統(tǒng)落后的管理理念，利用現(xiàn)階段信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案的開發(fā)和利用。

3 總結(jié)

綜上所述，在進(jìn)行中學(xué)的檔案開發(fā)和利用過程中，可以有效的幫助學(xué)校進(jìn)行詳細(xì)的數(shù)據(jù)記錄，同時(shí)促進(jìn)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展，對學(xué)校產(chǎn)生長遠(yuǎn)的影響。為此需要不斷強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)水平，同時(shí)還需要進(jìn)行完善的管理工作，進(jìn)行高效的檔案開發(fā)和利用工作。

參考文獻(xiàn)

[1]周海巖.淺談中學(xué)檔案信息資源管理現(xiàn)代化開發(fā)與利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（23）：143.

[2]陳佩環(huán).試論普通中學(xué)檔案信息資源在開發(fā)利用中存在的弊端及對策[J].今日科苑，2019（12）：262.