如何規(guī)范企業(yè)印章管理

唐夏萍

摘要：印章是企業(yè)行使職權(quán)落實(shí)的重要憑證，是象征企業(yè)權(quán)力和職能的重要標(biāo)志，具有合法性和權(quán)威性。本文闡述印章在企業(yè)管理中的重要作用，分析現(xiàn)階段企業(yè)印章管理存在問題，探討企業(yè)科學(xué)規(guī)范管理印章有效措施。

關(guān)鍵詞：印章管理;規(guī)范化;措施

印章管理是辦公室管理的一項(xiàng)重要工作，企業(yè)的各類文書、合同和材料要加蓋企業(yè)印章才能生效。加蓋企業(yè)印章的相關(guān)文件，受到國家相關(guān)法律法規(guī)保護(hù)。企業(yè)應(yīng)給安排專職人員負(fù)責(zé)印章的日常使用和管理，以及一些用印材料的保存，這是印章管理的基本要求。隨著企業(yè)不斷發(fā)展，企業(yè)使用印章的次數(shù)不斷地增多，如果沒有做好印章的日常管理工作，會(huì)影響企業(yè)的正常運(yùn)營和管理。因此做好企業(yè)的印章管理對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重大意義。

一、企業(yè)印章管理存在主要問題

當(dāng)前許多企業(yè)對(duì)印章管理缺乏足夠重視，致使印章在管理和使用中普遍存在一些問題，給企業(yè)造成不可挽回的經(jīng)濟(jì)損失，使企業(yè)承擔(dān)巨大的法律風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)階段企業(yè)的印章管理主要存在以下幾個(gè)問題：

（一）缺乏規(guī)范的印章管理制度

由于企業(yè)沒有規(guī)范健全的印章管理制度，導(dǎo)致印章使用不規(guī)范和印章隨意使用現(xiàn)象出現(xiàn)。許多企業(yè)在印章管理中缺乏合理規(guī)范的印章管理制度，僅在企業(yè)的審批材料和日期上加蓋印章，在對(duì)一些證明材料存在文字表述錯(cuò)誤或者在更改后沒有使用印章，容易引起矛盾糾紛。有些在使用印章后沒有標(biāo)注有效期限，有的在加蓋完印章后對(duì)已經(jīng)失效的文章或者加蓋錯(cuò)誤的印章，或者一些蓋有印章的空白文件紙張沒有及時(shí)銷毀處理，給一些有心之人可乘之機(jī)，給企業(yè)帶來經(jīng)營危機(jī)和法律風(fēng)險(xiǎn)。

（二）缺乏完善的審批程序和登記要素

當(dāng)前許多企業(yè)經(jīng)營管理者意識(shí)到印章管理的重要性，并加強(qiáng)了印章管理制度的制定，但是沒有明確落實(shí)印章管理制度，缺乏完善的印章使用審批程序。企業(yè)重要的文件沒有經(jīng)過相關(guān)人員的審核簽字，僅憑相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽字就可以使用印章，缺乏對(duì)用印章人員的有效約束，導(dǎo)致出現(xiàn)亂用印章現(xiàn)象。有些印章管理人員沒有對(duì)文件仔細(xì)審查，而是把印章直接交與用印人員加蓋，容易引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)和隱患。

（三）缺乏專業(yè)的管理印章人員

許多企業(yè)的印章管理人員多為辦公室主任、檔案員和文秘人員，企業(yè)因?yàn)橐?jié)約人力成本而沒有設(shè)置專人管理印章，導(dǎo)致對(duì)印章管理隨意，印章管理責(zé)任混亂。同時(shí)缺失印章管理流程，沒有完善的印章審批程序，最終影響了印章的管理存在安全問題。

二、規(guī)范企業(yè)印章管理的措施

（一）完善企業(yè)印章管理制度

現(xiàn)階段我國僅有一些規(guī)章制度對(duì)企業(yè)印章使用管理作了規(guī)定，對(duì)違印章管理規(guī)定的行為責(zé)任追究不嚴(yán)，是導(dǎo)致企業(yè)印章亂用和濫用的主要原因。針對(duì)這一現(xiàn)象，我國應(yīng)該專門設(shè)立法律法規(guī)對(duì)印章管理使用，從根本上杜絕亂用印章行為。企業(yè)內(nèi)部結(jié)合自身實(shí)際健全和完善印章管理制度，明確印章管理和使用，明確印章管理人員的責(zé)任和義務(wù)，對(duì)于因?yàn)橛≌鹿芾聿划?dāng)引發(fā)嚴(yán)重后果的情況的應(yīng)該追究相關(guān)管理人員和使用印章人員。

（二）加強(qiáng)規(guī)范印章管理程序

做好企業(yè)的印章管理就要從印章的刻制、啟用、變更到銷毀的全過程進(jìn)行規(guī)范化管理。企業(yè)成立初期就要安排專人負(fù)責(zé)印章的刻制，并將刻制好的印章交給相關(guān)部門進(jìn)行備案。分類管理和存放不同的印章，由專人負(fù)責(zé)對(duì)印章使用登記并對(duì)登記記錄做好保存，對(duì)于需要加蓋印章的文件和材料嚴(yán)格審查，并按規(guī)定填寫《印章使用登記表》，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字后方能加蓋印章。對(duì)于印章遺失、廢棄應(yīng)由印章管理人員填寫《廢止申請(qǐng)單》交與法人或者相關(guān)主管審核，由相關(guān)管理部門進(jìn)行統(tǒng)一處理。

嚴(yán)格按照印章使用登記制度，確保印章使用登記。對(duì)于要使用印章的人員要做好部門、審批人、經(jīng)辦人、用途和日期做好詳細(xì)記錄。印章管理人員要做好審批材料的收集和登記工作，裝訂成冊(cè)以作為印章使用登記的原始憑證便于日后查驗(yàn)。嚴(yán)格對(duì)空白文書蓋章的情況進(jìn)行管理。為有效防止印章不安全利用還要做好電子印章的管理和規(guī)范。

（三）培養(yǎng)專業(yè)管理印章人員

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人要提高印章管理意識(shí)，重視印章管理工作。加強(qiáng)對(duì)印章管理人員的教育和培訓(xùn)，提升管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)操守，確保印章管理人員能夠嚴(yán)格按照印章管理制度規(guī)范化管理。

通過與印章管理人員講解印章管理制度、法律法規(guī)和實(shí)際案例，使管理人員牢固樹立底線意識(shí)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度管理和使用印章。不得私自在有關(guān)文件或材料上用印，尤其是不能在空白紙張上加蓋任何印章。強(qiáng)化分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)用印材料、合同內(nèi)容的審核職責(zé)，提高印章管理人員對(duì)用印章材料的合法合規(guī)審核能力。

（四）運(yùn)用信息化手段加強(qiáng)印章管理

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)可以利用信息化手段提高印章管理水平?？梢酝ㄟ^網(wǎng)上辦公系統(tǒng)對(duì)用印材料進(jìn)行審批，為企業(yè)廣大員工和領(lǐng)導(dǎo)提供了便利，提高企業(yè)員工的工作效率。要求各類用印申請(qǐng)單之后上傳附件材料，這樣便于日后查詢用印信息。互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)給印章管理創(chuàng)造了良好的辦公條件，同時(shí)印章管理工作性質(zhì)也對(duì)網(wǎng)上辦公西戎的穩(wěn)定性、安全性和使用性提出更高的要求。

總而言之，企業(yè)要做好印章管理使用工作，首先收制定和規(guī)范用印管理流程，確保印章和使用規(guī)范化;其次要加強(qiáng)印章管理人員的法律法規(guī)意識(shí)，提高印章管理的業(yè)務(wù)水平和思想道德水平，使其自覺遵守用印規(guī)章制度。只有規(guī)范企業(yè)的印章管理，確保印章安全使用，才能使企業(yè)管理工作規(guī)范化、科學(xué)化和法制化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

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