企業(yè)辦公室管理工作的新思路

趙鵬飛

摘要：辦公室是企業(yè)的綜合性管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間相互關(guān)系及對(duì)外形象窗口展示的重要作用，因此，其管理工作的思路對(duì)企業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展具有積極的促進(jìn)作用和深遠(yuǎn)的影響。為此，本文在對(duì)企業(yè)辦公室管理工作特點(diǎn)和主要內(nèi)容進(jìn)行分析和闡述的基礎(chǔ)上，提出創(chuàng)新企業(yè)辦公室管理工作的新思路和新方法，以供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：辦公室;管理工作;新思路

引言

辦公室是企業(yè)的核心管理部門(mén)，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)內(nèi)外及聯(lián)系左右等重要作用，是企業(yè)開(kāi)展對(duì)外交流的窗口單位，同時(shí)也是溝通協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)相互之間關(guān)系的紐帶，在不斷深化企業(yè)改革的新的歷史時(shí)期，企業(yè)辦公室管理工作彰顯得更加重要。在信息技術(shù)時(shí)代，加強(qiáng)企業(yè)辦公室管理工作新思路的研究，具有重要意義。

一、企業(yè)辦公室管理工作的主要內(nèi)容和特點(diǎn)

（一）企業(yè)辦公室管理工作的主要內(nèi)容

第一，制定企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度。企業(yè)辦公室要對(duì)市場(chǎng)的發(fā)展變化趨勢(shì)做出科學(xué)合理的預(yù)測(cè)，結(jié)合實(shí)際情況制定企業(yè)中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃和年度生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理計(jì)劃;根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理實(shí)際，提出內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)設(shè)置方案;制定并不斷修改完善企業(yè)規(guī)章制度和管理標(biāo)準(zhǔn)，以保證企業(yè)能夠在新形勢(shì)下適應(yīng)改革發(fā)展和市場(chǎng)的需求[1]。

第二，輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出決策。為了滿(mǎn)足企業(yè)的生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)及發(fā)展需求，應(yīng)注重收集市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)、行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)以及同行業(yè)發(fā)展信息，經(jīng)分析匯總后提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，為企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展戰(zhàn)略決策提供參考。

第三，維護(hù)公共關(guān)系管理。企業(yè)辦公室應(yīng)根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，做好與政府部門(mén)、行業(yè)管理部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，建立維護(hù)良好的企業(yè)公共關(guān)系。做好與同行業(yè)之間的橫向聯(lián)系及合作企業(yè)之間的公共關(guān)系，做好應(yīng)急公共關(guān)系的公關(guān)處理，確保企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

第四，日常工作的科學(xué)管理。日常工作的科學(xué)管理是企業(yè)辦公室的一項(xiàng)重要工作，主要包括：日常接待工作、印信管理工作、小型汽車(chē)的管理調(diào)配和使用工作、值班保障等日常性事務(wù)，同時(shí)還包括某些細(xì)化業(yè)務(wù)及相關(guān)業(yè)務(wù)的拓展，事無(wú)巨細(xì)，因此要緊密聯(lián)系企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)并實(shí)施科學(xué)管理。

（二）企業(yè)辦公室管理工作的特點(diǎn)

第一，協(xié)調(diào)性和操作性特點(diǎn)。企業(yè)外部收集及企業(yè)內(nèi)部信息的有效傳遞基本都是通過(guò)辦公室完成的，因此需要卓有成效的進(jìn)行溝通和聯(lián)絡(luò)，協(xié)調(diào)處理企業(yè)外部的公共關(guān)系、合作企業(yè)間的橫向聯(lián)合及企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間的關(guān)系，創(chuàng)造良好的工作和運(yùn)營(yíng)環(huán)境，培養(yǎng)員工之間團(tuán)結(jié)協(xié)作的創(chuàng)造精神。

第二，綜合性和全局性特點(diǎn)。辦公室是企業(yè)實(shí)現(xiàn)正常運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵的綜合性管理部門(mén)，其管理工作涉及企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理、物資供應(yīng)和產(chǎn)品（技術(shù)）銷(xiāo)售管理、企業(yè)技術(shù)及日常管理等方方面面，管理工作事無(wú)巨細(xì)，綜合性特點(diǎn)和全局性特點(diǎn)非常明顯[2]。

第三，輔助性和服務(wù)性特點(diǎn)。辦公室的管理工作是直接為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的，輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展日常管理工作和決策，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)、管理和發(fā)展直接起到了輔助作用和服務(wù)作用。

二、企業(yè)辦公室管理工作新思路分析

（一）建立高效和完善的管理制度

企業(yè)良好運(yùn)作的前提是優(yōu)化的工作流程和高效的管理效率，而這一切必須建立在規(guī)章制度的基礎(chǔ)之上，因此企業(yè)在日常工作中，必須擁有科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫群凸ぷ饕?guī)范對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行約束和管理。辦公室管理制度主要包括：印信管理制度、接待制度、例會(huì)制度、信息收集分類(lèi)匯總傳遞制度、公務(wù)用小型汽車(chē)派車(chē)和管理等項(xiàng)規(guī)章制度，制定辦公室各崗位工作標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范，注重工作流程的優(yōu)化，并加強(qiáng)日常管理和考核[3]。管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范的建立以及工作流程的優(yōu)化要具有全局性、系統(tǒng)性、高效性和可行性，做到統(tǒng)籌兼顧、合理分工，全面提高工作效率和工作質(zhì)量。

（二）提高辦公室工作人員的素質(zhì)

現(xiàn)代企業(yè)管理必須遵循以人為本的管理理念，因此辦公室管理工作的人員素質(zhì)必須與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)全面系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使工作人員能夠基本掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)并熟練使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，掌握相應(yīng)法律基礎(chǔ)知識(shí)，提高溝通協(xié)調(diào)能力和對(duì)外聯(lián)絡(luò)交際能力，以適應(yīng)新時(shí)期辦公室管理工作的新思路。

（三）辦公室內(nèi)部合理分工

企業(yè)辦公室管理工作涉及方方面面，合理的分工協(xié)作不僅能提高工作效率，同時(shí)也能夠促進(jìn)工作質(zhì)量的提高。企業(yè)辦公室工作包括業(yè)務(wù)咨詢(xún)、信息收集及處理、服務(wù)于管理等多項(xiàng)內(nèi)容，只有進(jìn)行科學(xué)合理的分工、細(xì)化崗位管理職責(zé)、合理安排工作量并加強(qiáng)考核，才能有效提高工作效率，防止推卸責(zé)任和推諉扯皮現(xiàn)象的發(fā)生[4]。

（四）樹(shù)立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)

嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)是確保辦公室各項(xiàng)工作順利完成的保障，辦公室日常管理工作存在許多不確定性，其工作態(tài)度和工作質(zhì)量對(duì)企業(yè)的對(duì)外形象和經(jīng)濟(jì)效益都具有直接影響。工作人員在具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)的同時(shí)，還要具備較強(qiáng)的分析判斷和預(yù)測(cè)能力、敏銳的反應(yīng)及靈活應(yīng)變能力，這些能力都是建立在嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)基礎(chǔ)之上的，是辦公室管理工作新思路的重要組成部分[5]。

（五）充分發(fā)揮協(xié)調(diào)公共關(guān)系的樞紐作用

企業(yè)辦公室是聯(lián)系企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)以及聯(lián)系協(xié)調(diào)企業(yè)外部關(guān)系的重要部門(mén)，是企業(yè)對(duì)外的形象和窗口部門(mén)，協(xié)調(diào)公共關(guān)系是非常重要的，應(yīng)具備相應(yīng)的公關(guān)能力和技能。這就要求其工作人員要熟悉企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)的工作職能，做好溝通協(xié)調(diào)和上傳下達(dá)，使辦公室公共關(guān)系得樞紐作用得到充分發(fā)揮。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，辦公室工作是企業(yè)綜合性較強(qiáng)的工作，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用，因此企業(yè)辦公室要不斷創(chuàng)新工作方法，拓展管理工作的新思路，在信息技術(shù)條件下，充分運(yùn)用辦公自動(dòng)化設(shè)備，有效調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，推動(dòng)辦公室工作的全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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