供銷社人事檔案管理問(wèn)題與對(duì)策探討

楊樹(shù)立

【摘要】近年來(lái)，伴隨著社會(huì)進(jìn)步及經(jīng)濟(jì)發(fā)展，供銷社人事檔案管理水平日趨成熟，社會(huì)對(duì)供銷社人事檔案管理的要求也更為嚴(yán)格。人事檔案管理作為供銷社日常工作的主要組成部分，其管理水平高低與內(nèi)部人才配置合理性間存在著密切聯(lián)系。一旦忽略人事檔案管理則可能影響其人員崗位結(jié)構(gòu)，造成不可預(yù)估性損失。本文以供銷社人事檔案管理為切入點(diǎn)，分析現(xiàn)存問(wèn)題，提出管理對(duì)策，旨在為相關(guān)從業(yè)人員提供更多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

【關(guān)鍵詞】供銷社;人事檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

自進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)健發(fā)展的大背景下，我國(guó)供銷社人事檔案管理水平趨向成熟，社會(huì)對(duì)于供銷社人事檔案管理提出全新的要求及標(biāo)準(zhǔn)。從供銷社角度來(lái)看，人事檔案是單位中所有工作人員基本信息的重要載體，真實(shí)記錄所有工作人員的儲(chǔ)備能力，占據(jù)著單位人員調(diào)整及工作分配極其重要的地位及作用。同時(shí)，供銷社所有工作均圍繞客戶開(kāi)展，并且各項(xiàng)工作開(kāi)展無(wú)法脫離工作人員的支持，說(shuō)明做好供銷社人事檔案管理工作具有重要作用。受社會(huì)環(huán)境持續(xù)改變的影響，供銷社日常管理工作內(nèi)容發(fā)生了較大的改變，而如何主動(dòng)迎合時(shí)代發(fā)展潮流，調(diào)整人事檔案管理模式，得到越來(lái)越多從業(yè)人員的關(guān)注及重視。鑒于此，本文針對(duì)“供銷社人事檔案管理問(wèn)題及對(duì)策”進(jìn)行分析研究，具有重要的意義。

一、供銷社人事檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題分析

（一）管理意識(shí)淡薄。目前我國(guó)供銷社人事檔案管理普遍存在認(rèn)識(shí)層面誤區(qū)，錯(cuò)誤認(rèn)為人事檔案管理工作無(wú)法為單位創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，其工作內(nèi)容可有可無(wú)，同時(shí)部分管理人員對(duì)檔案科學(xué)管理的方法規(guī)范不能清晰認(rèn)識(shí)。并且，部分供銷社管理人員自身人事檔案管理安全意識(shí)相對(duì)淡薄，以不注重檔案積累及保護(hù)為集中體現(xiàn)，尤其是表格填寫(xiě)過(guò)于隨意，造成人事檔案資料中出生年月及參加工作時(shí)間出現(xiàn)前后不一致的問(wèn)題。此外，與其他管理工作相比，人事檔案管理工作具有機(jī)密性、政策性及專業(yè)性強(qiáng)等鮮明特點(diǎn)。同時(shí)，受人事檔案管理往往需要交由專業(yè)人員全權(quán)負(fù)責(zé)的影響，其存放區(qū)域相對(duì)獨(dú)立，一旦供銷社自身辦公用房無(wú)法得到保證，則直接影響總體管理效果。相較于其他事業(yè)單位，供銷社人事檔案管理設(shè)備配置過(guò)于簡(jiǎn)陋，極個(gè)別供銷社檔案存放室始終與人事辦公室合用。此外，部分供銷社人事檔案往往交由人事相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督管理，造成其檔案管理專業(yè)性遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足的問(wèn)題，無(wú)法從根源上認(rèn)識(shí)到材料歸檔及信息收集的必要性及重要性，而檔案管理人員自身身兼多職，不僅難以保證自身精力完全投入到工作，而且還會(huì)影響歸檔整理的及時(shí)性。

（二）管理制度不全。即便供銷社基本形成完整的人事檔案管理規(guī)章制度，但是僅僅停留于檔案整理、檔案收集及檔案管理等基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)階段，尚未靈活運(yùn)用現(xiàn)代化及信息化技術(shù)手段，造成其檔案管理理念及管理模式遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后。從管理流程角度來(lái)看，人事檔案材料收集、整理、鑒別、歸檔、查閱及更新等環(huán)節(jié)的工作效率低下，而其管理工作效率低下問(wèn)題的產(chǎn)生原因相對(duì)復(fù)雜，與計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件購(gòu)買(mǎi)更新速度緩慢存在密切聯(lián)系。一旦缺乏專業(yè)的計(jì)算機(jī)則造成檔案管理人員僅僅停留于手工檢索及編輯的階段，造成檔案歸檔及利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，甚至可能造成檔案裝訂不夠及時(shí)，無(wú)法全面整理流動(dòng)性檔案，導(dǎo)致檔案信息混淆的問(wèn)題。

（三）檔案利用不足。現(xiàn)階段我國(guó)供銷社人事檔案利用水平相對(duì)較低，無(wú)法充分發(fā)揮其真正價(jià)值及作用。供銷社人事檔案管理中收集、鑒別、整理及保管等環(huán)節(jié)均應(yīng)以向受眾提供全面檔案信息資料為核心目標(biāo)，尚未在真正意義上做到服務(wù)于供銷社人員調(diào)動(dòng)等人事方面工作，為干部人事決策提供強(qiáng)有力的支持。同時(shí)，與其他管理工作相比，人事檔案管理廣泛存在“輕利用、重保密”的問(wèn)題，其檔案資源及服務(wù)開(kāi)發(fā)的意識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。即便開(kāi)展檔案利用，但是其利用范圍僅僅停留于內(nèi)容查閱的范圍，例如：工資、職稱、簡(jiǎn)歷及自然情況等，一旦其利用方式過(guò)于單一則造成檔案開(kāi)發(fā)利用工作始終停留于被動(dòng)服務(wù)階段。

二、供銷社人事檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策分析

人力資源信息具備準(zhǔn)確性、完整性及原始性等鮮明特點(diǎn)，而如何保證信息來(lái)源準(zhǔn)確可靠，完全服務(wù)于供銷社日常工作，得到越來(lái)越多從業(yè)人員的關(guān)注及重視。由此可見(jiàn)，搭建高效的人力資源信息化管理系統(tǒng)，不僅能實(shí)現(xiàn)供銷社人事檔案信息化管理的目標(biāo)，更大大提高了人力資源信息收集工作效率，確保人事檔案信息利用效果。

（一）組織崗位培訓(xùn)。一般說(shuō)來(lái)，供銷社人事檔案管理工作水平高低與自身重視程度及檔案管理人員綜合素質(zhì)水平間存在著密切聯(lián)系。因此在實(shí)際管理的過(guò)程中，相關(guān)供銷社秉持實(shí)事求是的工作原則，持續(xù)擴(kuò)大檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，幫助管理人員從根源上認(rèn)識(shí)到開(kāi)展檔案管理工作的必要性及重要性，糾正其認(rèn)知，并且加大對(duì)于人事檔案管理的重視程度，積極建設(shè)專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)，盡量納入日常議事日程，通過(guò)組建檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組等方法進(jìn)行定期督促、指導(dǎo)及檢查等方面工作，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)及徹底解決檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題，保證人事檔案管理工作有序開(kāi)展。同時(shí)，為了向人事檔案管理提供物力財(cái)力人力的支持，供銷社必須嚴(yán)格要求檔案管理人員的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，例如：要求檔案管理人員具備很強(qiáng)的責(zé)任心，保證作風(fēng)正派等。同時(shí)，需要做好人事檔案管理人才的教育培養(yǎng)工作，定期或不定期組織檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)活動(dòng)，幫助管理人員及時(shí)更新及全面掌握最新的理論知識(shí)及管理技術(shù)手段，有助于糾正其人事檔案管理的錯(cuò)誤認(rèn)知，樹(shù)立管理人員強(qiáng)烈的工作責(zé)任感及責(zé)任心，進(jìn)一步提高檔案管理的總體技術(shù)水平。此外，鼓勵(lì)人事檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)，持續(xù)提升自身綜合素質(zhì)水平及專業(yè)工作能力，真正意義上完成本職工作任務(wù)。

（二）健全管理機(jī)制。在實(shí)際管理的過(guò)程中，供銷社應(yīng)立足于自身人事檔案管理工作的具體情況，不斷健全人事檔案管理工作機(jī)制，例如：明確人事檔案管理相關(guān)實(shí)施細(xì)則，詳細(xì)落實(shí)其具體管理流程，并且積極引進(jìn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理機(jī)制，規(guī)范檔案材料收集、整理及歸檔的管理流程，尤其是檔案轉(zhuǎn)出及轉(zhuǎn)進(jìn)等環(huán)節(jié)，預(yù)防出現(xiàn)虛假材料入檔的情況。同時(shí)，細(xì)化人事檔案案卷整理工作內(nèi)容，突出人事檔案案卷整理工作的完整性、全面性及科學(xué)性，搭建具有供銷社特色的人事檔案管理模式，真正意義上做到檔案收集及時(shí)收集完整，消除影響檔案鑒別質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn)因素。

（三）形成業(yè)務(wù)檔案。在實(shí)際管理的過(guò)程中，供銷社應(yīng)盡早形成獨(dú)具特色的專業(yè)化技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案，實(shí)現(xiàn)高效管理專業(yè)技術(shù)人員的目標(biāo)，對(duì)于干部選拔任用及職稱晉升等方面占據(jù)著極其重要的地位及作用。同時(shí)，供銷社專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，包括基礎(chǔ)材料、專業(yè)技術(shù)資格任職材料及供銷社專業(yè)技術(shù)成果材料，例如：以基礎(chǔ)材料為例可細(xì)分為個(gè)人基本情況材料、學(xué)歷學(xué)位證明、繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、個(gè)人專業(yè)技術(shù)工作總結(jié)及脫離原單位參與借調(diào)、掛職及培訓(xùn)等工作經(jīng)歷證明。由此可見(jiàn)，建立具有供銷社特色的專業(yè)化技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案能完全服務(wù)于人事檔案管理工作，大大提高供銷社行政管理及業(yè)務(wù)開(kāi)展的效率。

三、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)本文探究，認(rèn)識(shí)到供銷社所有工作均圍繞客戶開(kāi)展，并且各項(xiàng)工作開(kāi)展無(wú)法脫離工作人員的支持，說(shuō)明做好供銷社人事檔案管理工作具有顯著作用。因此，相關(guān)供銷社應(yīng)秉持具體問(wèn)題具體分析的工作原則，加大對(duì)于人事檔案管理的重視程度，全面分析人事檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題，以樹(shù)立內(nèi)部管理意識(shí)為前提條件，采取相應(yīng)的解決措施，搭建以人力資源信息為主題的信息管理模型，充分發(fā)揮管理模型的作用，為促進(jìn)我國(guó)供銷社人事檔案管理水平進(jìn)一步提高提供強(qiáng)有力的支持。

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