新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響及對策

苗洪麗

【摘要】在高速發(fā)展的中國，新媒體的發(fā)展越來越迅速，有著越來越重要的地位。人們的日常生活都因新媒體的出現(xiàn)發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變。而在高校的檔案管理過程中，該如何將其與新媒體相結(jié)合。接下來就將從新媒體的概念和重要性說起，談?wù)勑旅襟w環(huán)境對高校檔案管理的影響及對策。

【關(guān)鍵詞】新媒體;高校檔案管理;影響及對策

一、新媒體的概念

新媒體是相對傳統(tǒng)媒體的一種說法。傳統(tǒng)媒體是指以報(bào)刊、廣播和電視等為媒介的信息傳播方式。而新媒體則是在無線通信網(wǎng)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和衛(wèi)星等渠道的作用下以電腦、手機(jī)等為載體，利用現(xiàn)代數(shù)學(xué)技術(shù)，為使用客戶提供服務(wù)和信息的方式。新媒體也是一種環(huán)境，其涵蓋了所有數(shù)字化，是一種萬物皆媒的形式，包括數(shù)字報(bào)刊、數(shù)字化傳統(tǒng)媒體、數(shù)字電視、移動(dòng)媒體和網(wǎng)絡(luò)媒體等。同時(shí)，新媒體不是一個(gè)狹隘的概念，它是一個(gè)寬泛的概念，即通過各種數(shù)字工具，向客戶提供娛樂服務(wù)和所需信息的形態(tài)。實(shí)際上，新媒體也可以說成是數(shù)字化新媒體。新媒體發(fā)展與數(shù)字化進(jìn)程息息相關(guān)。

二、新媒體的特點(diǎn)

（一）及時(shí)性。及時(shí)性是指所有以新媒體獲得的信息，都是最新的，及時(shí)傳送到用戶手中的，和以往的傳統(tǒng)媒體不同，由于信息傳播途徑的改進(jìn)，信息更新的速度極快，只要用戶需要，一秒鐘就有成千上萬條不同的信息出現(xiàn)在用戶的手邊，使用戶能夠第一時(shí)間獲取需要的信息。

（二）交互性。對于傳統(tǒng)媒體來說，無論是報(bào)紙、廣播還是電視，都是單向傳播的信息，很難收到或者根本收不到用戶的反饋。而在如今的新媒體下，所有的信息都是雙向傳播的，甚至是多向的，新媒體的用戶可以對其接收到的信息進(jìn)行評論、補(bǔ)充，表達(dá)自己的觀點(diǎn)。同時(shí)，一些以微博、知乎等為代表的新媒體技術(shù)，真正使信息的使用者變成信息的發(fā)送者和傳播者。所有用戶，都可以是信息的制作者、發(fā)布者，也可以是信息的接收者。信息的來源不再局限于一些官方公眾人物，任何人都可以是信息的來源地，人們也可以對其信息表達(dá)自己的看法，對信息進(jìn)行補(bǔ)充、評論，與信息的發(fā)布者互動(dòng)。滿足了普通大眾充分的話語權(quán)，激發(fā)了他們對于信息采納的主動(dòng)性和積極性，實(shí)現(xiàn)了雙向交流。

（三）跨時(shí)空性。新媒體時(shí)期的信息具有跨時(shí)空性。由于新媒體信息傳播工具的特點(diǎn)，使得其傳播打破了地區(qū)和國家的界限，不同地區(qū)、國家的人們都可以一起共享信息，一起討論信息，使地球上每一個(gè)角落都能與全世界相連接起來，這是傳統(tǒng)媒體遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能實(shí)現(xiàn)的。

（四）失真性。每一個(gè)人都能通過微博等工具傳播、發(fā)布信息，然而在這些平臺(tái)中，保存了一定的虛擬性，使人們之間有一定的距離，人們可以通過匿名，進(jìn)行信息的傳播和發(fā)布，雖然這樣能夠更好地保護(hù)公眾的隱私，最大程度上實(shí)現(xiàn)公眾的言論自由，但是，這樣也可能會(huì)導(dǎo)致信息的真實(shí)性不足，可信度不高。

三、新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響

（一）工作方式與思路之間的沖突。傳統(tǒng)的高校檔案管理工作模式過于單調(diào)、工作方式過于陳舊枯燥，難以有效地使信息達(dá)到即時(shí)共享查詢。管理工作沒有辦法和實(shí)際工作同步。但是，新媒體的出現(xiàn)使檔案管路方式開始尋求新的轉(zhuǎn)機(jī)與改變。越來越多的人更加推崇通過網(wǎng)絡(luò)來對高校檔案進(jìn)行管理，通過提升檔案管理工作效率來減輕人們的工作壓力，以此來保證信息的及時(shí)性，使信息更加完善。新媒體使檔案管理工作中所需要的信息及時(shí)地被收集、輸出并且能夠應(yīng)用。與傳統(tǒng)的人工操作相比，新媒體可以使檔案管理工作更加智能化、輕便化，能夠減輕人們的工作壓力，提升工作效率，從而減少工作時(shí)間，使檔案信息管理工作更加高效快速。

（二）改變了高校檔案管理工作的宣傳方式。傳統(tǒng)檔案管理的宣傳方式往往是落在實(shí)地，但是宣傳范圍不夠，宣傳范圍局限性較強(qiáng)。信息的發(fā)布在一定程度上受阻，信息的持續(xù)性也不夠。但是在新媒體影響下，通過網(wǎng)絡(luò)與實(shí)體信息相結(jié)合的宣傳方式，拓寬了高校檔案管理工作的宣傳范圍和宣傳途徑，從而提升了信息宣傳的效果，對宣傳人員的工作壓力和工作量也有一定的減輕效果。同時(shí)，由于新媒體的及時(shí)性，能夠使人們及時(shí)與服務(wù)對象進(jìn)行溝通，更加了解服務(wù)對象，在方便服務(wù)對象的同時(shí)，能使工作人員更好地對信息進(jìn)行宣傳。新媒體改變了高校檔案管理工作的宣傳方式，使宣傳效果提升，也更加符合現(xiàn)代社會(huì)人們接收信息的習(xí)慣。

（三）新媒體在高校檔案管理工作中的安全性問題。實(shí)際上，在傳統(tǒng)媒體中檔案管理工作也會(huì)出現(xiàn)安全性問題，但是在新媒體環(huán)境下，由于信息的傳播成本更加低廉，信息傳播方式更加便捷，使這一問題更加突出明顯。當(dāng)管理不善時(shí)，新媒體下的檔案文件會(huì)比傳統(tǒng)媒體下的檔案文件更加容易丟失和泄露。所以，在新媒體環(huán)境下，應(yīng)該對檔案管理的安全性更加重視和在意，應(yīng)該做好信息發(fā)布審核工作，以此來確保信息在流通過程中的安全性。

四、新媒體環(huán)境對高校檔案管理工作的應(yīng)對對策

（一）完善檔案管理制度。需要在充分考慮和了解新媒體環(huán)境特點(diǎn)的前提下進(jìn)行檔案管理工作，需要依據(jù)新媒體環(huán)境來制定相對應(yīng)的高校檔案管理制度。各個(gè)工作部門做好溝通和交流，共同對信息的傳播、共享和發(fā)布三個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，同時(shí)注意需要對檔案信息進(jìn)行分層管理，以此來避免檔案的不合理流出。不允許在網(wǎng)上發(fā)布重要檔案文件，同時(shí)也不允許隨意下載使用，需要對瀏覽對象有一定的權(quán)限設(shè)置，防止信息被他人盜用。做好信息瀏覽的記錄追蹤，便于出現(xiàn)信息問題時(shí)進(jìn)行調(diào)查。做好網(wǎng)絡(luò)化制度管理，對信息進(jìn)行規(guī)范化設(shè)置，避免因工作人員管理不善而造成的信息外流問題。同時(shí)，各個(gè)部門之間做好信息管理工作的考核，做到獎(jiǎng)罰嚴(yán)明。通過新媒體環(huán)境實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的高效性與規(guī)范性。

（二）對工作人員工作能力的優(yōu)化。注重對高校檔案管理工作人員工作能力的優(yōu)化，使新媒體技術(shù)融入工作人員日常生活中，積極學(xué)習(xí)新媒體，對新媒體進(jìn)行深入了解，趨利避害，利用新媒體的優(yōu)勢更好地完成檔案管理工作，同時(shí)盡量減少由于新媒體弊端帶來的對高校檔案管理工作的不利影響。了解新媒體環(huán)境下的宣傳方式方法，充分利用其優(yōu)勢，甚至可以創(chuàng)建新媒體隊(duì)伍來對新媒體下的檔案管理工作進(jìn)行專門的整理，保證高校檔案管理工作的專業(yè)性和針對性。對工作人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，以此來提升工作人員的工作能力，可以采取線上線下相結(jié)合的培訓(xùn)模式，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)的多樣化，增強(qiáng)培訓(xùn)效果，充分利用新媒體的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的高效化工作。

（三）充分了解新媒體，重視新媒體。從領(lǐng)導(dǎo)層到基層工作人員，都需要充分認(rèn)識(shí)到新媒體的優(yōu)勢，認(rèn)識(shí)到新媒體的發(fā)展是不可阻擋的，是順應(yīng)時(shí)代潮流的，是無法回避的，是需要正視的，并且要求他們能夠了解到新媒體是創(chuàng)新，是進(jìn)步，需要積極運(yùn)用與學(xué)習(xí)，利用新媒體來提升工作效果。同時(shí)作為新時(shí)代的職場工作者，不了解新媒體，不能很好地掌握新媒體的工作方式，是注定要被時(shí)代淘汰的，掌握新媒體，利用新媒體是他們工作提升的秘訣。對于新媒體背景下的高校檔案管理工作，需要引起所有人的重視，提高學(xué)習(xí)新媒體技術(shù)的積極性和有效性。也可以適當(dāng)采用激勵(lì)制度，以此來調(diào)動(dòng)工作人員對高校檔案管理工作的積極性。

五、結(jié)語

新媒體在高校檔案管理中發(fā)揮了一定的作用，但是仍然存在著一些不足的地方，檔案工作者仍需提高對新媒體的認(rèn)識(shí)，充分利用新媒體，創(chuàng)新高校檔案管理工作，將檔案管理與新媒體有機(jī)結(jié)合在一起。同時(shí)，需要建立相關(guān)規(guī)章制度來規(guī)范新媒體管理模式。在日常工作中，需要學(xué)習(xí)運(yùn)用新媒體更好地發(fā)展工作，不得對其進(jìn)行回避，利用其優(yōu)勢提升高校檔案管理的工作效率，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代腳步。

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