新形勢下基層單位檔案管理標準化建設的思考

代路英

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各個領(lǐng)域都發(fā)生了新的變化，檔案管理在新形勢下也發(fā)生了新的變化，管理標準也更加成熟，這使得檔案管理在實際工作中發(fā)揮出了更為關(guān)鍵的作用。而隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人們的生產(chǎn)、生活方式發(fā)生了巨大的變革。檔案管理標準有著自身獨有的特點和優(yōu)勢，在基層單位的檔案管理過程中結(jié)合當下形勢建立檔案管理標準，能夠使檔案的利用效率得到進一步提升，從而提高檔案管理的效率和質(zhì)量，促進檔案管理工作的規(guī)范性。

關(guān)鍵詞：新形勢;基層單位檔案管理;標準化

一、引言

在基層單位檔案管理工作中，標準化建設能夠幫助基層單位的決策者實際了解本單位的情況，根據(jù)工作實踐中總結(jié)出的經(jīng)驗教訓，對檔案管理人員的綜合素養(yǎng)加強了解，對整個檔案管理工作結(jié)構(gòu)調(diào)整和發(fā)展規(guī)劃有著重要作用，在新形勢下，對檔案的內(nèi)容和管理形式進行數(shù)字化處理，能夠提高檔案的利用效率和檔案管理工作的實效性，但在標準化過程中還存在著一些問題，需要相關(guān)人員進行深入研究。

二、新形勢下基層單位檔案管理標準化建設過程中出現(xiàn)的問題

（一）沒有重視對檔案標準化管理的認識

沒有體現(xiàn)出對檔案管理標準化管理的認識首先體現(xiàn)在制度建設的力度不夠?；鶎訂挝坏墓ぷ鲀?nèi)容相對較多，涉及的業(yè)務范圍相對廣泛，常用制度的完善使得相關(guān)人員忽視檔案標準化管理制度。大多數(shù)基層單位的檔案管理制度不夠健全，一些基層單位雖然已經(jīng)建立檔案管理制度，但在實際的管理工作中沒有和本單位的實際情況相結(jié)合，導致檔案管理制度和實際工作不匹配。主要體現(xiàn)在檔案管理室沒有對產(chǎn)生的檔案及時整理和錄入，并且沒有明確規(guī)定檔案保管的期限，而對到期的檔案也沒有明確的處理方法。

其次，還體現(xiàn)在檔案管理過程中沒有設立專門的檔案管理人員，一般情況下，基層檔案管理過程中都是由辦公室人員兼管，而檔案管理人員在工作中除了管理檔案之外還需要完成其他工作，這在一定程度上降低了檔案管理效率。

（二）檔案管理人員業(yè)務水平有待提高

基層單位的檔案管理人員大多不是專業(yè)人員，一般情況下，檔案管理人員都是辦公室人員兼管，這種情況導致檔案管理人員的專業(yè)技能缺失，難以達到檔案管理的標準化。即使有一些基層單位配備了專業(yè)的檔案管理人員，其職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力都需要加強，除此之外，還有一些基層單位的檔案管理人員不少都是臨退休的老同志，他們的計算機水平有限，難以滿足新形勢下檔案管理工作標準化的需求。但由于基層單位沒有對檔案管理標準化引起足夠的重視，因此沒有對檔案管理人員進行定期培訓，從而導致檔案管理的標準化難以體現(xiàn)。因此，在新形勢下檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變，更需要擁有檔案管理的專業(yè)人才進行標準化建設和標準化管理。

（三）檔案管理人員的標準和素養(yǎng)不高

在新形勢下，基層檔案管理人員還沒有適應信息環(huán)境下標準化檔案管理的轉(zhuǎn)變，在現(xiàn)有的檔案管理模式下，基層單位的檔案管理人員沒有掌握信息化的檔案管理方式，也幾乎不具備信息技術(shù)設備的應用能力，因此難以實現(xiàn)新形勢下檔案管理的標準化需求。除此之外，基層單位也沒有對檔案管理人員進行標準的量化考核，導致檔案管理人員在管理過程中沒有根據(jù)標準化的要求進行檔案管理，檔案管理人員的工作積極性和工作效率低下，檔案管理工作隨意，也沒有根據(jù)新形勢的轉(zhuǎn)變對紙質(zhì)檔案進行電子化、數(shù)字化，這些問題的出現(xiàn)都導致新形勢下基層檔案管理標準化難以實現(xiàn)。

三、基層單位檔案管理標準化建設路徑

（一）提高檔案管理的規(guī)范性

提高檔案管理的規(guī)范性首先要求檔案管理人員做到管理標準，提高檔案管理的規(guī)范性，這就需要基層單位根據(jù)本單位的實際情況和檔案管理工作的現(xiàn)實需要制定標準化的管理制度，明確檔案管理的操作方法，從而在工作中形成有效的管理模式，制定科學化的檔案管理工作與操作依據(jù)，結(jié)合單位的實際情況和檔案的實際情況。在新形勢下，還需要結(jié)合檔案管理的未來發(fā)展路徑，制定明確的管理體系。除此之外，基層單位的決策部門還應當聯(lián)合單位內(nèi)的各個部門，共同配合協(xié)作，形成檔案管理操作的規(guī)范流程。

（二）體現(xiàn)信息化

在新形勢下，只有檔案管理工作適應信息化發(fā)展，才能發(fā)揮出檔案管理的標準化價值，在現(xiàn)代檔案管理標準化過程中，應當充分把握時代特點，以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，強化檔案管理的標準化方式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理形式，運用信息化的方式對檔案內(nèi)容和管理方式進行數(shù)字化，為提高其便利性打下堅實基礎，還應當深入挖掘檔案的使用價值。

（三）提高檔案管理的便利性

標準化建設的目的是為了提高檔案使用的效率，因此，在提高便利性的基礎上進行標準化的檔案管理方式變革，才能真正體現(xiàn)出檔案管理標準化的真正價值。在新形勢下，基層單位檔案管理標準化工作應當具有動態(tài)性的特征，根據(jù)本單位內(nèi)檔案的實際情況和使用需求不同，不斷更新檔案保管和應用的標準，除此之外，還應當在新形勢下依托新型的信息技術(shù)不斷改革檔案標準化的內(nèi)涵，提高業(yè)務規(guī)范的同時開發(fā)出標準化的檔案應用模式，使檔案信息能夠具有共享性，并且在共享中體現(xiàn)其檔案的基本價值。

四、針對新形勢下基層單位檔案管理過程出現(xiàn)問題的解決策略

（一）加強對檔案管理標準化的重視

檔案管理具有極其重要的現(xiàn)實價值，基層單位的相關(guān)部門應當對檔案管理形成正確認識，在此基礎上強化對檔案管理標準化的重視。實踐中，可以通過會議、宣傳等方式，在基層單位內(nèi)部培養(yǎng)人員的檔案管理標準化意識，在此過程中，根據(jù)實際情況提高管理人員的標準化管理意識，提高相關(guān)人員檔案借閱、維護標準化意識，通過這樣的方式實現(xiàn)加強對檔案管理標準化重視的目的。此外，還要健全基層單位檔案管理的制度，并且針對制度不斷優(yōu)化，使其與本單位的實際情況和檔案管理的實際模式相適應。其次，在檔案管理工作中應及時對檔案進行錄入和歸檔整理，明確檔案的保管期限，對于已到保管期限的檔案做出明確的處理方式，接下來，還要制定專職人員進行檔案管理。

（二）加強基層單位檔案管理人才隊伍建設

檔案管理是基層單位工作中不可缺少的一環(huán)，因此，基層單位要為檔案管理人員提供培訓和深造的機會，加強檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，促使其達到檔案管理標準化的要求。在實際工作中，基層單位要為檔案管理人員的培訓提供場地和資源，通過在職培訓、兄弟單位對口交流等方式，強化檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。除此之外，基層單位也可以在人才選拔之初提高選拔門檻，實現(xiàn)人才擇優(yōu)錄取、擇優(yōu)選拔，并且構(gòu)建檔案管理人員的福利待遇體系，吸引優(yōu)秀的人才。在新形勢下，基層單位要結(jié)合時代發(fā)展趨勢，引進具有組織信息化檔案建設、數(shù)字化檔案建設的人才進行檔案標準化管理。在此過程中，可以聘請其他單位的優(yōu)秀人才到本單位舉辦講座，以提高單位檔案管理人員的能力和素質(zhì)。為了促使檔案管理人員專業(yè)能力的成長，還需要進行人事考核，對于沒有達到考核標準的人員進行培訓，通過利用針對性的培訓方式提高其業(yè)務技能和思想認知。而基層單位在此過程中應當成立專項的標準化建設資金，用于引進設備和人才培訓，從而使人才隊伍更好的滿足新形勢下檔案管理標準化的需求。

（三）加強檔案管理的設施建設

檔案管理的設施建設是實現(xiàn)檔案管理標準化的硬件基礎。在新形勢下，基層單位應當配備檔案管理所需要的設備，為進行檔案信息化建設提供硬件設施基礎，利用網(wǎng)絡和信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理的專用系統(tǒng)，并且由專人管理。其次，要開發(fā)適合本單位實際情況的檔案借閱系統(tǒng)，保證檔案借得出去，還得回來，保證每一份檔案從出到入都能落實到個人，這樣才能提高檔案管理的安全性，有效防止檔案的損毀。最后，在檔案信息化過程中，將紙質(zhì)的檔案進行數(shù)字化，檔案借閱時可以根據(jù)實際情況，出借閱電子檔案，從而有效避免原始的紙質(zhì)檔案被損毀。除此之外，在檔案設施建設過程中還應當考慮到檔案管理的系統(tǒng)安全，利用信息技術(shù)對檔案管理安全系統(tǒng)進行保護，建立用戶登錄身份識別系統(tǒng)，從而避免檔案信息被惡意攻擊而導致數(shù)據(jù)丟失。

五、結(jié)語

綜上所述，要想在新形勢下實現(xiàn)基層單位檔案管理標準化建設，首先要分析當前檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并且針對問題做出解決策略，在具體建設過程中明確標準化檔案的運作制度，做好信息化檔案設備的基礎建設，提高檔案管理人員的標準化意識，并且選用專業(yè)的檔案管理人員進行管理，定時或不定時對檔案管理人員進行培訓，在提高其管理標準化意識的同時提高其業(yè)務能力，在實際工作中應當結(jié)合基層單位的具體情況和實際檔案管理需求，這樣才能更好地滿足現(xiàn)階段檔案信息化標準化建設的要求，從而為本單位的檔案管理制定標準化的建設方案，使檔案管理標準化發(fā)揮其應有的價值。

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